基建工程档案管理制度.docx

1、基建工程档案管理制度附件一：国电电力内蒙古新能源开发有限公司基建工程档案管理制度第一章基建工程档案管理制度-2-43第二章 设备资料开箱验收制度-44-45第一章 基建工程档案管理制度1 目的为做好国电电力内蒙古新能源开发有限公司工程档案管理工作，统一工程文件的编制和档案整理规范，特制订本制度。2 适用范围本文件适用于工程从项目立项前准备阶段到项目竣工投产验收期间国电电力内蒙古新能源开发有限公司（以下简称“公司”）及参建单位工程项目技术资料、档案的收集、整理、移交等管理。3 规范性引用文件GB/T113222000 科学技术档案案卷构成的一般要求DAT282002 国家重大建设项目文件归档要求

2、与档案整理规范GBT10609.3 技术用图复制图的折叠方法GBT139681992 档案交接文据格式国档发19884号 基本建设项目档案材料管理暂行规定国档发19928号 建设项目（工程）档案验收办法 档发20025号 企业档案管理规范档发20044号 国有企业文件材料归档办法国家电力公司 总文档200229号 火电企业档案分类表（6-9）大类（修订本）国家电力公司 总文档200229号 水电企业档案分类表（6-9）大类国家电力公司 总文档200229号 供电企业档案分类表（6-9）大类DL/T5229-2005 电力工程竣工图文件编制规定中电建协工20066号 关于印发电力工程达标投产管理

3、办法（2006版）的通知GB50319-2000建设工程监理规范GB/T11821-89照片档案管理规范4术语、定义和缩略语 工程文件：是指工程全套文件，包括工程前期文件、工程竣工文件和竣工验收文件。 工程前期文件：是指工程开工以前在立项、谈判、审批、勘测、设计以及工程准备过程中形成的文件。 工程竣工文件：是指工程竣工时形成的反映工程建设（包括土建、安装及调试）过程的文件。主要施工文件、配套设备技术文件和工程竣工图组成。工程施工文件：是指工程施工过程中形成的反映施工情况的文件。工程竣工图文件：是指根据施工结束后工程实际情况所绘制的图纸（简称竣工图）。工程竣工验收文件：是指工程竣工后试生产（试运

4、行）中以及竣工验收时形成的文件。 竣工验收：是指工程竣工、试生产后，由有关主管部门组织的对工程的全面考核、检查。工程档案：即建设工程档案，是由工程文件经整理、归档后形成的。档案移交：一方面指工程设计、施工、调试、监理等单位在工程完成时向工程建设单位（以下简称“建设单位”）移交的经系统整理过的全部文件；另一方面是指建设单位内部各部门将工程各阶段形成的文件经系统整理后定期或按阶段向档案部门移交。5 管理内容和方法5.1 工程档案管理总则工程技术资料、档案管理和工程建设必须做到“三同步”、“五统一”。“三同步”即在单位工程一开始，就与建立竣工图和施工技术记录同步进行；工程建设中就与竣工图和施工技术记

5、录的收集、积累、整理、审定同步进行；工程竣工验收时，要与提交整套合格的竣工图和施工技术记录同步进行。“五统一”是指工程的计划管理、施工管理、施工图预算、工程结算和竣工图、施工技术记录编制移交统一进行，是工程技术资料和工程管理的有机结合，是保证工程技术资料完整、提高工程管理水平的重要手段。工程技术资料、档案管理工作，按照统一领导、统一管理的原则，由项目公司全面负责。工程监理、勘察设计、工程承包、工程施工单位要按合同、协议和有关规定要求，认真做好各自范围内的档案工作。各参建单位应根据有关法律、法规，结合本办法，制定适合本工程的技术、资料档案管理制度。制度要求内容全面、条理清楚、可操作性强，并经各单

6、位负责部门批准，并上报本项目公司统一归档。为机组达标投产打好基础。根据电力工程达标考核管理办法要求，各参建单位资料（档案）室必须备有工程技术资料、档案管理依据性的文件和法规、规范、标准等、必须配备符合要求的档案装具、库房等。5.2 档案管理组织机构及档案管理网络5.2.1 成立工程档案管理领导小组。公司总工程师任组长，其它参建单位主管领导及公司档案室主管任组员。工程档案管理领导小组对整个基建工程档案管理工作负领导责任；负责协调各单位对本项目档案资料的管理，使档案资料完整、规范、统一；认真贯彻落实国家及电力部、国电集团公司等上级主管部门颁发的档案管理规定及实施本标准。5.2.2 公司、监理、设计

7、、施工等参建单位成立工程档案管理三级网络，由项目主管领导、部门主管领导、专职档案员、兼职档案员组成，工程档案管理网络人员名单报公司综合管理部、监理单位备案。5.2.3公司档案室是“工程档案管理领导小组”的常设办事机构。5.2.4 各有关单位应在各自职责范围内做好本工程文件材料的形成、积累、整理、编制、保管和移交工作。原则上谁承包、谁负责。各承包单位按照工程承包合同，负责汇总和移交工程竣工资料；工程承包单位要根据承包合同，负责做好承包范围内的分包单位竣工资料的管理工作，为确保竣工资料的质量，应经常对分包单位履行监督、指导的职责。5.3 基建工程档案归档范围及责任划分5.3.1建设单位负责基建工程

8、建设全过程档案管理的组织、协调、检查、指导、验收工作。负责监督各参建单位严格遵守公司的管理制度，并纳入合同条款中进行管理。负责接收项目（工程）的全部档案。负责提交工程建设总结。负责档案验收的申报、自检及汇报工作。建设单位各职能部门在各自的职责范围内做好本部门的科技档案管理工作，设立兼职档案员，负责本部门形成资料的收集、整理、组卷、归档工作，专业人员在工程结束或调离岗位时，要向部门负责人或兼职档案员移交资料。各职能部门具体职责如下：5.3.1.1工程管理部：负责各专业的设计基础材料、设计文件、设计变更、工程联系单等文件的收集、整理和归档；负责有关技术性的来往传真、信函的收集与归档；负责有关本专业

9、的会议纪要的收集和归档；负责对本工程项目各参建单位归档的施工文件、竣工图和调试文件进行审核，确保其完整、准确可靠，并在有关的工程竣工验收单及质量审核表上签字。5.3.1.2计划发展部：负责工程前期文件、工程管理性文件、征地、各类合同、协议、招投标文件、工程预概算和决算等收集整理归档。5.3.1.3 安全生产部：负责安全简报、安全通报、快报，安全专题会议纪要、安全检查考核记录、安全总结及有关安全的合同、协议等文件的收集、整理和归档。负责生产准备及试生产期间形成的科技档案材料整理和归档，如培训教材、运行记录、制度、规程图纸等生产准备和试生产管理过程中形成的档案材料。5.3.1.5财务产权部：负责工

10、程总决算、审计报告和批复等文件材料的整理和归档。5.3.1.6 档案管理人员：负责参建单位往来文件、图纸及资料的收集和催交；参加工程竣工验收，对所有移交归档的文件资料进行检查审核，符合规范要求方可接收，确保工程档案的完整性；负责对接收的全部资料按标准、规范要求进行整理，确保工程档案的归档率和准确率，达到验收标准和国家有关标准；对公司形成的科技档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、利用工作；接受国电集团公司以及公司所在地档案行政管理部门的监督和检查。5.3.2设计单位:负责按合同、协议要求向公司提交工程设计基础资料，以及工程各设计阶段的设计文件、施工图；负责提交工程全过程的设计修改通知单；负责按

11、合同、协议规定交齐全、完整、准确、系统的竣工图；负责提交设计总结。负责在机组及工程档案验收时，提供有关职责范围内的汇报材料。5.3.3施工单位：负责提交施工、安装全部技术记录（含隐蔽工程及测量记录）；负责提交设备到货、安装、调试及试生产等各阶段的设备缺陷记录、消缺记录和消缺率记录；负责提交全部机组建设期间的工程联系单及总结；负责收集、整理、移交工程施工过程中形成的施工文件和竣工文件；负责建设单位委托采购和自采设备、材料的出厂资料及建设单位委托办理的有关合同、协议的收集、整理与立卷归档工作；负责汇总、移交分包单位工程管理、施工、竣工文件材料；负责编制竣工草图。负责在机组及工程档案验收时，提供有关

12、职责范围内的汇报材料。5.3.4监理单位：负责收集、整理、移交工程建设监理过程中形成的监理规划（计划）、监理大纲、监理实施细则、质量监督文件、监理通知单、施工简报、监理月报、监理依据性文件等监理资料；负责对各标段竣工档案的齐全、完整、准确性进行审核；负责提交监理总结；负责对竣工图进行审核并提交竣工图审核报告；负责在机组及工程档案验收时，提供有关职责范围内的汇报材料。5.3.5调试单位：负责向建设单位提交审查批准的调试大纲和调试方案。负责提交调试过程中设备缺陷记录和处理记录。负责提交调整试运质量验评表。负责提交调试过程中变更设计资料。负责在试验调试完成后向建设单位提交完整的调试报告及调试工作总结

13、。负责在机组及工程档案验收时，提供有关职责范围内的汇报材料。5.3.6供货厂家：各供货厂家负责按照合同、协议中规定的设备、材料的资料内容和数量，向用户提供完好、合格的图纸、文件技术资料。对于进口设备还须向用户提供商检证、出厂证明书以及材料原产地证明书。5.3.7质量监督部门：负责提交所有监督检查项目规定的全部文件材料。5.4 工程技术资料、文件管理流程5.4.1各参建单位有关工程建设的技术、质量、安全、进度、物资等技术文件资料往来必须通过公司资料员传递收发，杜绝专业人员直接传递资料，所有工程流转单必须经公司工程部资料员办理登记手续。5.4.2工程所有技术资料、文件所使用的表式格式及编号，在监理

14、单位会同建设单位、质监站共同商定后，形成统一表式及编号原则，并经公司档案室确认后，各参建单位按统一标准执行。5.4.3工程技术资料、文件传递流程：设计院、设备厂家所提交的设计图纸、资料（修改图纸、补充资料，按照合同份数提交）建设单位档案室接收登记按照合同要求份数分发监理单位、施工单位、工程部直接负责的专工，其余作为资料供利用。各种会议纪要由组织会议部门整理后分发参加会议单位存档。安全、质量考核报表、施工作业计划、工程付款申请报告等，均要求提交6份送监理单位签署意见由监理单位送公司签署意见（留存2份，返监理单位4份）监理单位留存2份，其余2份由监理返回施工单位。设计变更资料传递程序及流程按照Q/

15、JMF 2084005-2005设计变更管理标准执行。施工图设计交底、图纸会审等会议记录单传递程序及流程按照Q/JMF 2084004-2005设计技术交底、图纸会审管理标准执行。工作联系单传递程序及流程按照Q/JMF 2084012-2005工作联系单管理标准执行。其它未列入的施工管理文件流程比照执行。5.5 工程技术资料归档范围、编制要求5.5.1 归档范围及保管期限对与工程建设有关的主要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理后归档。有声像电子文档资料的，应同时收集齐全。工程技术资料归档范围及保管期限表见“附录A（规范性附录）”。5.5.2 分类

16、整个建设项目工程档案，按照档案的统一分类进行立卷。风电企业分类表见“附录B（规范性附录）”。5.5.2 归档时间5.5.2.1 新建机组在投产后1.5个月内向生产单位档案部门移交完成归档范围内的全部竣工文件档案。竣工图按合同或原电力部电建1996666号文规定的日期提交；考核期内交清与本机组有关的全部档案。5.5.2.2 新建机组项目合同另有规定的，按合同规定时间移交工程竣工图和竣工档案。5.5.2.3 规模大、时间跨度又较长的项目，为防止档案散失，经主办部门与档案部门协商后可采取分阶段归档的办法。45.5.2.4 试生产运行部门形成的技术文件，如运行日志（典型日）、值长运行调度记录、设备运行

17、时数统计、运行分析记录等，试生产结束后移交归档完毕。5.5.2.5 各类生产技术管理月报、工程简报、质量分析、运行分析、安全简报、来往的电传传真、联系单等，在分发同时送档案部门归档。5.5.3 竣工档案的编制办法5.5.3.1 编制范围及责任单位5.5.3.1.1工程竣工档案资料是指工程总承包合同工作范围内的各项工程从酝酿、立项、施工、调试到建成投入试运行的全过程中形成的，按承包合同的有关规定，需交付业主单位使用的全部档案资料，包括竣工图、竣工文字资料和各阶段的各类文件资料。5.5.3.1.2工程施工阶段是工程竣工档案资料形成和积累的关键阶段。由监理单位牵头，组织工程各有关单位，认真、及时地做

18、好记录、收集、整理和检查工作。在完成每个单项、单位工程后，承包单位应及时组织编制竣工档案资料，并及时组织检查、验收，做到竣工档案资料与工程同步。竣工档案资料包括竣工图和竣工文字资料以及声像资料，各承包单位负责最终按承包合同的要求向建设单位移交规定份数的竣工资料（二套），并交一套与竣工档案资料相对应的电子光盘。注：对“原件”、“正本”、“副本”的定义1所有手写和打印的文字、数据资料，最初产生的区别复制件的原始文件（带有文件编制人与各方检查人亲笔签名的文件）加盖单位图章后，称为“原件”。2所有手写和打印的文字、数据资料，经签字后，再加盖单位图章后，有规范格式和生效标志的正式文本，称为“正本”。3再

19、现正本内容和形式特征的复本，备存查和有关方便之用，称为“副本”。5.5.3.1.3 竣工资料按阶段分成以下四大部分： 5.5.3.1.3.1土建工程（一） 每个单位工程的竣工图，由各有关土建承包单位在施工过程中，负责及时、准确地做好变更记录，提供完整的工程变更资料给设计单位，由有关设计单位负责编制竣工图。（二） 每个单位工程的竣工文字资料由各有关土建承包单位负责编制。一个单位工程的竣工文字资料应由以下九项内容组成：1、工程概况1)简介2)工程范围3)设计与设备主要特点、主要尺寸4)主要工程量5)主要施工方案6)开、竣工日期7)造价及总结8)上级质监站检查评价9)施工大事记2、 施工技术记录1）

20、 土、岩试验报告、地基处理（包括打桩）记录2） 建（构）筑物施工定位测量、高程测量和测量复核记录3） 建（构）筑物测试、沉陷、位移、变形观测站记录4） 技术复核记录5） 砼浇筑记录6） 结构吊装记录7） 排水系统灌水记录、通水试验记录8） 蓄水构筑物灌水记录9） 混凝土浇捣通知单10）混凝土施工记录11）混凝土工程冬期施工热工计算及施工记录12）混凝土配合比设计报告13）大体积砼测温记录14）焊接施工记录15）土建、安装交接记录16）设备、电气、仪表安装、调试记录17）电气绝缘和接地电阻测试记录18）空调调试记录及制冷系统试验记录19）管线标高、位置、坡度测量记录20）管道水压检验记录21）给

21、水、采暖系统试压记录22）其它有关施工记录3、 检验记录（出厂证件、出厂试验报告及施工试验资料）1） 原材料、构件、半成品、设备等质保书或产品合格证（包括焊条、钢材、水泥、砖、粗细 骨料、混凝土构件、钢制品、木制品、防腐、保温等）2） 原材料及焊接试验报告（包括钢材、水泥、砖、石料、构件、焊条、防水材料、保温材料、 耐火防腐材料、钢筋对焊、预埋铁焊接试验报告等）3） 混凝土试块强度报告4） 砂浆试块强度报告5） 混凝土数理统计6） 回填土试验记录（回填土的干容重或压实数试验报告）7） 钢筋跟踪管理记录（应包括：编号、厂家名称、到货日期、单位、数量、规格等级、出厂 证件编号、复试报告编号、宏观质

22、量描述、领用单位、领用日期、领用数量、使用部位及数 量、存在问题及处理情况等）8） 水泥跟踪管理记录（厂家名称、规格等级、数量、到货日期、出厂合格证编号、复试单位编号及复试报告、宏观质量描述、领用单位、领用日期、领用数量、使用部位及数量、存在问 题及处理情况等）9） 混凝土跟踪管理记录（同上）10）沙、石料跟踪管理记录及砂、石试验报告11）其他有关检验记录4、验评记录1）器材、设备移交、检查记录2）隐蔽工程（埋管、埋件）会签单（地基验槽记录、钢筋工程检验记录、地下混凝土工程检验记录、地下防水、防腐工程检验记录）3）隐蔽工程检查验收记录（注：隐蔽工程验收指：地基验槽、砼中钢筋、地下砼、地下防水、

23、防腐。）4）中间交工验收记录及中间验收交接签证5）预应力混凝土输水管线垒底及基础工程验收记录6）设备基础交工验收记录7）分项、分部、单位工程检验评定记录（单位工程质量验评表、单位工程砼强度检验评定表、单位工程观感质量验评表、单位工程技术资料核查表等）8）其它有关验评记录注：单位工程验评记录，除要有齐全的各参检人员签名外，还应加盖各单位的图章。5、不合格品及重大质量问题处理记录。1）质量问题及事故处理2）施工质量整改及处理3）不合格品项处理4）各类事故报告6、设计变更1）设计修改通知单2）设计变更申请单3）工程技术联系单4）材料代用单7、重要文件1）开工、停工、复工、竣工报告2）技术交底、图纸会

24、审记录3）施工组织设计、施工方案、施工作业指导书及各报审表4）各类施工技术会议纪要5）施工方案重大修改总结报告6）施工总结、技术总结7）竣工验收（竣工报告、验收报告）8）特殊工种证件。8、声像资料声像资料包括录像资料、录音资料、照片资料。提供完整竣工资料电子光盘一套。5.5.3.1.3.2 安装工程（一） 由各承包单位在施工过程中，负责及时、准确地做好变更记录。提供完整的工程变更资料给有关设计单位或制造厂商由有关设计单位或制造厂商负责编制竣工图。（二） 安装工程的竣工文字资料由安装单位负责编制。每个安装单位工程的竣工文字资料应由以下九项内容组成： 1、工程概况1)简介2)工程范围3)设计与设备

25、主要特点、主要尺寸4)主要工程量5)主要施工方案（包括质量控制和安全措施）6)开、竣工日期7)造价及总结8)上级质监站检查评价9)施工大事记2、 施工记录1）建构（筑）物、大型设备基础沉降观测记录2）主要轴线的测量记录（含水准点）3）设备安装技术记录和签证4）电气的仪表、保护、自动、控制装置校验记录5）电气试验报告6）电缆敷设记录（包括接头位置、路径）和原始安装记录7）隐蔽工程中间验收记录和签证。8）阀门校验记录9）其他施工记录3、检验记录（出厂证件及试验报告）1）设备质保书2）设备出厂证明书（合格证、试验报告）3）主要的施工材料试验记录和质保书（机油、变压器油、钢材、电缆、焊条、蓄电池材质、

26、保温材料等）4）焊接、热处理检验记录和图表、探伤底片、检验报告、焊接工艺评定书、质量评定及总结5）金属材料等的金相理化检验记录6）合金钢零部件和紧固件的光谱分析及硬度试验记录7）其他检验记录4、验评记录1）见证点签证书2）停工待检点验收签证书3）隐蔽工序验收记录签证书4）严密性试验签证书5）安装工程质量检验记录6）分项、分部、单位工程质量验评记录7）安装工程质量静态检验报告8）安装工程质量动态检验报告注：验评记录，除要有齐全的各单位参检人员签名外，还应加盖各单位的图章。5、不合格品处理1）施工质量整改2）不合格品处理报告3）设备缺陷处理和修补记录与签证4）质量事故报告6、设计变更1）设计修改通

27、知单2）设计变更申请单3）工程技术联系单4）材料代用单7、重要文件1）备品、备件、专用工具移交清单2）需要作为生产依据的与各参建单位往来的文件和重要的会议纪要3）施工方案、施工作业指导书4）未完项目的分工协调纪要5）质量监督检查签证6）安装工程施工总结7）开工、停工、复工、竣工报告、技术交底、图纸会审记录8）特殊工种证件及证件汇总表8、声像资料声像资料包括录像资料、录音资料、照片资料。提供完整竣工资料电子光盘一套。5.5.3.1.3.3 调试项目资料（1）调试项目的竣工图，由承担调试工作的调试项目承包单位负责在各项调试工作中，及时、准确地做好变更记录，提供完整的工程变更资料给有关设计单位，由有

28、关设计单位负责编制竣工图。（2）调试项目的竣工文字资料由各有关调试项目承包单位负责编制，内容应包括：1 调试大纲、方案、措施2 调试报告和调试验评记录3 调试工作总结 5.5.3.1.3.4 监理资料（1)监理大纲、监理规划、细则及批复。（2） 施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施、施工进度、延长工期、索赔及付款报审（2)开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书（3) 设计变更、材料、零部件、设备代用审批（4) 监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件（5) 监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录（6) 工程材料监理检查、复检、实验记录、报告（7) 各项测控成果及复核

29、文件、外观、质量、文件等抽查、抽查记录（8) 监理旁站方案、旁站记录。（9) 施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告（10)工程进度计划、实施、分析统计文件（11)变更价格审查、支付审批、索赔处理文件（12)单位工程检查及开工签证、工程分部分项质量认证、评估（13)主要材料及工程投资计划、完成报表（14)监督检查档案资料的专项报告（15)单位工程、分部、分项工程质量验评汇总一览表；（16)监理工作声像材料5.5.3.2 竣工资料的编制要求5.5.3.2.1竣工图的编制要求（1）所有竣工图均由有关设计单位和制造厂商负责重新编制，施工和调试单位应在施工及启动调试过程中及时、准确地做好

30、变更记录，并提供完整的工程变更资料给有关的设计单位和制造厂商。（2）竣工图的编制应及时、正确、完整。设计单位各专业工地代表应及时做好本专业的设计变更记录，收集施工、调试单位的工程变更记录并将变更情况及时反映在设计图纸上。对于涉及其它专业的设计变更，应及时通知相关专业。（3）竣工图编制单位应编制“竣工图编制总说明”，在总说明中应叙述竣工图的编制原则以及各专业的竣工图卷册目录。对每册修改图纸，编制分册说明，内容包括：修改内容、修改原因、提供修改资料单位等。竣工图编制深度应与施工图的编制深度一致，编制应规范，修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况，字迹清晰、整洁，签字手续完备。（4）对于建设过程

31、中发生修改的施工图要重新编制竣工图，图标内“设计阶段”栏为“竣工图阶段”，由设计人（修改人）、校核人和批准人签署。图纸按原图编号，设计阶段代字“S”改为“Z”。若有新增图纸，其编号在该册图纸的最后一个编号依次顺延。（4）竣工图章的使用：对于所有竣工图应由设计单位逐张加盖“竣工图”章。竣工图章应使用不退色的红色印泥，加盖在竣工图标题栏上方空白处。竣工图章的尺寸为L80mmX50mm。竣工图章样式见附页。（5）竣工图的份数应符合合同规定或按原电力部1996666号文要求提供。（6）竣工图按照合同及DL/T5229-2005电力工程竣工图文件编制规定组织编写。5.5.3.2.2 工程变更资料的编制要求(1) 作为竣工图编制依据的工程变更资料，由各有关设计、施工、调