干部人事档案整理工作实务文档格式.docx

1、二、干部人事档案材料收集归档工作的具体要求1完整2真实 3及时4规范 三、干部人事档案整理工作干部人事档案整理工作是根据一定的原则和方法，将收集起来的材料，以个人为单位，进行审核、分类、排序、编目、技术加工和装订等，使之成为系统化和规范化的专门案卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充。一是对新建干部档案的整理；二是因补充材料而对原有的档案进行局部整理。整理的第一个环节是鉴别。试卷、论文、入党思想汇报等都不必归档。如果是优秀论文，归论文评语部分就可以，论文主体不用归。要审核是否每一份材料都属于该干部的材料，要注意是否错归了别的同名同姓的干部的材料。除了鉴别以外，整理工作包括：分类、排序、编目、

2、技术加工、装订等。档案材料类型：第一类：履历材料。主要包括干部履历表、简历和属于履历性质的登记表等材料。第二类：自传材料。主要包括自传和属于自传性质的材料。第三类：考察、考核、鉴定材料；审计材料。主要包括考察材料、年度考核登记表、挂职锻炼考核、后备干部登记表（提拔使用后归档）、个人经济责任审计结果报告、党校党员锻炼总结表等。 注意：任职考察材料放任免审批表后作为任免表附件归九二类，平时的考察材料仍归第三类。第四类：学历学位材料；职业（任职）资格材料；评（聘）专业技术职务（职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。本类分四个小类：（1）学历学位材料，主要包括报考登记表、成绩单、学生登记表、毕

3、业生登记表、授予学位的材料、英语四六级证书等。注意，在第四类的第一小层次中,同一个学历的材料放在一起，比如读大专的时候又去报考大学本科，那么大学本科的报考表按时间可能是在大专毕业登记表的前面，我们整理的时候不要把它插在大专材料中间，先排完大专的材料再排大学的材料。（2）职业（任职）资格材料，主要包括专业技术职务任职资格评审表、聘任专业技术职务审批表、计算机等级证书等。（3）反映科研学术水平的材料。（4）教育培训材料，主要包括学员参加党校学习的登记表等。第五类：政审材料；更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。在2006年10月以前，已经按照组通字19902

4、4号更改了出生日期的，档案中必须有个人申请、所在单位党委（党组）或组织人事部门的调查报告、证明材料（原始户籍内册、登记卡片、出生证等的复印件）、按干部管理权限上级党委（党组）或组织人事部门的批复；这些材料归在干部档案第五类。注意：更改姓名的材料以前是放第一类的，现改放回五类。第六类：党、团组织建设工作中形成的材料。主要包括入团志愿书、申请书；入党志愿书、入党申请书、转正申请书；民主评议党员的组织意见，党员登记表；参加民主党派的材料。第七类：表彰奖励材料。主要包括干部荣获各类奖励的登记表、审批表、先进事迹材料等。第八类：涉法违纪材料。主要包括处分决定、处分通知、解除（变更、撤销）处分的材料等。第

5、九类：招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料；辞职、辞退，罢免材料；工资、待遇材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料。本类又分为四个小类：（1）工资待遇材料，主要包括各类工资变动审批表等。（2）任免材料，主要包括应征入伍登记表、干部任免审批表（含考察材料）、公务员登记表、公务员调任审批表、授予军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表、军人转业（复员）审批表、（离）休审批表；以及辞退、辞职材料等。（3）出国（境）材料，主要包括因公（私）出国（境）审批表等。（4）参加会议的代表登记表等其它材料。第十

6、类：健康检查和处理工伤事故处理；治丧材料；干部人事档案报送、审核工作材料；其他材料。以后转出档案时加一个报送档案有关说明在第十类，将需要说明的在里面写清：如本来有涂改的档案材料；经查找仍无法补齐的档案材料及原因。操作实务：第一步 技术加工对纸张破损、幅面不规则，或字迹材料不符合归档要求的档案材料，应进行技术加工。档案纸张裁剪、打孔时注意不要损害纸面文字。不能横着贴材料，要确保档案翻开后是竖着阅读的。现在新归档的散材料， A4规格的不必裁剪。大于A4需要折叠的不要直接往回折，要让本来的边折在外围，不然翻多了容易断。档案中材料如果是复印件的，必须加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织（人事

7、）部门公章。并在目录备注栏注明“复印件”。材料纸不够装订边的，要进行加边或包边处理。打孔装订不能压文字。必须拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料。第二步 分类档案材料的分类有几点说明：1、第四类、第九类材料的二级分类今后，凡新建的干部档案，第四类、第九类材料必须进行二级分类。 2、内容交叉材料的分类：1、学生鉴定表，如果档案第四类中有毕业生登记表，则毕业生鉴定表归第三类；如无，归第四类第一层次。2、招工政审表或招工登记表，后面有同意招工的审批意见和公章，而九二类无招工审批表，则招工政审表或招工登记表归九二类。3、参加培训的，比如参加党校培训等，学员鉴定表归第四类的

8、第四小层次培训材料类别去。一般归2个月以上的培训材料，不过建议只要是有完整材料的都收录。第三步 排序1.按材料形成的时间排序：第一、二、三、七、十类；第九类每一小层次按形成时间排序。第四类基本也是按时间顺序排，但第四类的第一小层次中，注意要将同一个学历的材料放在一起，比如读大专的时候又去报考大学本科，那么大学本科的报考表按时间可能是在大专毕业登记表的前面，我们整理的时候不要把它插在大专材料中间，先排完大专的材料再排大学的材料。2.按材料的内容以及材料之间的内在联系排序：第五、八类材料按材料内容的主次及内在联系排列：上级批复、结论或处分决定、本人对结论或处分决定的意见、调查报告、证明材料、本人检

9、讨或交待材料等，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。第八类要把解除处分的材料放在处分材料前面。第六类材料按共青团、共产党、民主党派的材料顺序排列，入团志愿书应排在入团的其它材料之前；入党志愿书应排在入党的其它材料之前。其它材料按时间先后依次排序。3、特殊情况下的排列方法：第五类、第八类材料，有时遇到特殊情况，即多次审查材料。主要有两种情况：第一种是同一问题的多次审查材料。如同一个问题经过三次审查的材料，其排列方法是：把最后一次审查的材料放在前面，接着是第二次审查材料、第一次审查材料。第二种是非同一问题的多次审查材料。其排列方法是先按问题性质排列，再按上述方法排列。1、每类材料

10、的第一份材料的右上角贴角标号。2、凡是有文字、表格的材料都应编页码，包括封面和有字的封底及扉页的填表说明。页码用铅笔写，位置：材料下边距居中。3、每份材料要在右上角标注类号和顺序号。不分小层次的类的标法如下：1-1，1-2，1-3，1-4前面的1是指第一类的标识；破折号是指联接标识，后面的1、2、3、4是指第几份材料的标识。其它类的依此类推，如第二类的，编为2-1，2-2，2-3，2-4分小层次的类（第四、第九类）的标法如下：4-1-1，4-1-2，4-1-3前面的4是指第四类的标识；破折号是指联接标识，中间的1是指第一小层次的标识，后面的1、2、3、4是指第几份材料的标识。其它小层次的依此类

11、推，如第二类的，编为4-2-1，4-2-2，4-2-3，4-2-4同第四类编法。9-1-1，9-1-2，9-1-39-2-1，9-2-2，9-2-3，9-2-4第四步 编目（具体请参照新目录版式）目录修订思路1. “类号”改为“序号”；2. “材料制成时间”改为“材料形成时间”；3. 删除“份数”栏。编目的具体要求1. 档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。2. 每类目录之前应注明材料类号和类别名称。3. “序号”填写材料类号和排列顺序号。4“材料名称”根据材料题目填写，必须名符其实。材料题目不长的应登记全称；无题目的应按材料内容拟定题目；材料题目过长的，可适当简化

12、；凡材料题目不符合实际内容的应在干部人事档案目录备注栏注明。填写证明材料的名称要简明扼要，但不能简单地写成“证明”或“证明材料”几个字。可写成“XXX同志写的证明”、“XX单位写的证明”。5. “材料形成时间”一般采用材料落款的时间。复制材料，采用原材料形成的时间。无形成时间的应尽量查明注明；若实在查不清的可空着不填写。6. “页数”填写材料的页数。7“备注”填写需要说明的情况。8. 每类目录之后须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。第五步 装订1、为了妥善保管并利用档案材料，档案材料应采取活页装放，不再使用缝纫、裱糊等装订方式。2、干部人事档案材料用纸规格、档案卷夹及打孔样式请按组通字20

13、1228号文的要求进行。3、对一卷装不下的档案材料，要进行分卷。但应保持干部人事档案上下有机联系、连贯，不得将同一类别的材料分成两半，分别作两卷。一般应以材料较多的那一类另立卷。比如：把第五类分出独立成为正本（二），留下的成为正本（一）。正本（一）的目录的第五类只填写“五、政审材料” 即可，不必逐份逐页登记目录，但要在备注栏注明“详见正本（二）”，并留出空格备用。而另立的正本（二），则必须写上第五类标题并逐份逐页登记目录，其他各类的标题不必写，也不留各类的空格。四、干部人事档案的保管和保护（具体按干部档案工作条例执行。）每千卷需20至25平方米；铁质档案柜；设置空调、去湿、灭火器等设备；防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温（温度14至24度；相对湿度45-65%）。每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。五、干部人事档案的提供利用和转递新提拔的处级干部，档案要按新标准整理装订，2个月内上报。