档案管理制度V1Word文件下载.docx

1、 2014 年 04 月 第 1 次 修订共 11 页2014年4 月 发布一、目的为有效管理及控制公司档案，确保档案资料正确指导经营管理，防止误用失效或使用已经作废的文件,防止档案资料泄密及外流，保证公司智慧与财产权益，特制定本制度。二、范围本制度确立了我公司档案的管理原则、管理职责、管理流程和管理系统等要求。确定了我公司档案管理部门、其他部门以及全体员工对文件档案的管理和使用要求。三、职责1、人力行政部经理1）领导本单位的档案管理工作，负责传达和贯彻文档管理方针，监督、检查和指导档案管理员的工作。2）负责档案管理过程中的部分审批工作。2、档案管理员1）在部门领导下开展工作，接受上级领导的监

2、督、检查和指导。2）负责对进入档案室的档案进行管理、发放、更新、把关和回收处理，并建立相应的档案化管理、文档借阅和登记制度。3）积极推进文档信息化建设，积极参加专业知识和技能的培训与自主学习，不断提高档案管理水平，对全体员工贯彻文档知识和管理要求。3、其他部门经理1）负责对本部门员工的文件借阅、复印等申请进行审核。2）负责对本部门文件的形成、鉴定、整理和归档工作进行指导，并保证文件的质量要求。4、全体员工1）每位员工应认真理解文档管理方针，对文件的形成、整理和归档负责。2）在业务活动中使用真实、可靠、完整的文件。3）对业务活动中所形成的具有保存价值的文件，应根据文件管理规定，在业务工作结束、告

3、一段落或离职前进行整理和组卷，并向档案管理员移交归档。不应将本单位的文件档案据为己有，不应私自销毁正式的文件和记录。4）在利用档案时遵守相应的制度，确保档案的安全。四、档案类型本规定涉及的归档资料，不包括财务产生的各类财务报表、账单、凭证、账簿等资料，所有财务资料均由财务部负责归总、分类、建档、保管。本规定涉及的归档资料，主要包括以下各类文档资料、图片资料和影像资料；1、公司制订发布的文件、规范、标准、公司简介（宣传资料），以及重要的通知、通告等文件；2、公司产品研发成果（软件）和相关资料、产品说明书、注册商标、产品包装设计资料；3、公司运作中产生的重要的会议记录、培训课件；4、公司项目招投标

4、文件，中标通知书，以及项目实施中产生的相关材料,包括合同、协议、备忘录、方案、实施计划、实施日志、验收报告、会议纪要等的各类文件；5、公司开展的重要活动的图片影像和文字资料；6、员工人事资料；7、各类资质申报资料；所获得的各类资质文本及标牌；8、外部来函、来文； 9、国家标准、地方标准和内部资料。五、工作程序1、文件质量要求1）真实性：文档与其使用意图相符；文档的形成和发送与其既定的形成者和发送者相吻合；文档的形成和发送与其既定的时间一致。2）可靠性：文档的内容可信，可充分、准确地反映所证明的事务活动过程、活动或事实，在后续的事务活动过程或活动中可作为依据。3）完整性：文档齐全、并未加改动。4

5、）可用性：文档可查找、检索、呈现或理解。2、文件控制1）文件应当受控。参与编写、修订、审查和批准文件的所有人员应明确分配文件的控制工作，并有能力胜任。2）应确保文件用户清楚和使用恰当和正确的文件。3）文件的变更应有审查和记录，并得到文件原有级别人员的批准。4）公司档案原则上对内不对外，不向公司外人员开放。外来人员查阅档案，必须经总经理批准；公司员工只能查阅职权范围内许可阅读的档案，且需经部门经理许可，方能查阅。3、质量要求1）档案收存以电子文件为主，纸质文件为辅。凡是可以采用电子文件的资料，均应收存电子文件。需要经常查阅的文件、制度等档案，则应备有纸质文本。重要的纸质档案资料，必要时应扫描成电

6、子文件备份保存。2）文件应保证字迹清楚，图样清晰，图面整洁，审批手续完备。3）文件的纸张、书写、装订材料应符合档案保护的要求，没特殊要求的文件应使用耐久的字迹材料书写，如碳素笔、碳素墨水、蓝墨水，不应采用圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸等易褪色字迹材料。4）录音、录像、影像、磁介质等特殊介质文件应保证载体的有效性和符合归档要求。5）归档文件应齐全完整、装订整齐、并经适当的整理和组卷。6）电子文件的保存应使用不可擦除光盘、移动硬盘等进行存储。4、归档流程1）公司制订的文件规范等资料，在产生并发布之后，立即由各部门档案管理员负责收存，保存纸质文本一份供查阅，并建立电子文档。未及时处理的罚分520分

7、。2）重要的会议、活动和培训所产生的资料，在事件发生一周之内，由关联部门档案管理员负责收集。3）招投标文件、资质申报资料在事件完成之后，由当事人将电子文稿上传档案管理员收存。若有纸质文本，也一律上交档案管理员收存。作废的文本，应做销毁处理。4）软件开发周期较长。研发人员应根据工作进程，定期上报阶段研发成果。研发部管理专员应根据研发人员的工作计划，及时催收。未及时处理的罚分20-100分。5）工程项目的档案资料，应随时上交存档。每当一个节点完成或重要事件产生后，都应立即将产生的资料文档上交存档。工作日志之类的文档，按月上报。工程项目档案的搜集上报，由项目资料管理员或部门管理专员负责。6）人事档案

8、由人力行政部人事专员整理并保存。7）各部门所接收的重要的外来文件，尤其是政府部门下发的文件，原件均应上交人力行政部档案管理员收存。六、档案管理1、档案整理1）档案分类后应对其进行编目整理，具体方法见公司文件“档案分类及编号规则”。再将档案按分好的区域放置于相应位置。2）公司电子文件的归档与整理参照纸质文件。文档管理员对电子文档应进行每月一次存档备份。2、档案保管1）档案存放应依据档案载体选择档案柜架。底图不宜折叠；磁性载体应选择防磁设施。重要档案应异地备份。2）档案入库前受损的档案应及时修复或补救。对于易损的制成材料和字迹如传真件等，应采取复制手段加以保护。3、档案室管理1）档案室应保持干净、

9、整洁，并具备防火、防盗、防光、防有害气体、防尘、防有害生物等防护功能。2）档案应定期清理核对，做到账物相符。4、档案鉴定工作在档案的形成、整理、归档、保管、下发、借阅、利用等过程中均应进行鉴定。鉴定的实质是去伪存真、去粗取精。科学的鉴定档案的利用价值并确定档案的保密性。5、档案统计工作1）档案管理员应及时、准确地在企业档案工作年报及月报中进行统计。2）档案的统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠、内容齐全。3）档案统计工作应保持连续性。6、文件借阅1）各部门员工需经部门经理审批后方可进行文件借阅。重要文件借阅还需经总经理审核后方可进行。2）任何人员借阅文件均需填写“文件借阅登记表”。7、文件

10、归还1）借阅的文件应确保文件完整、无损坏，并应按时归还，档案管理员负责档案的追讨责任。2）准备归还入档的文件由档案管理员进行详细检查，如有损坏、拆散、缺失等情况，需报部门经理审查后作出相应处罚，重要文件还需报送总经理，由总经理审查后作出相应处罚。3）经检查无缺失的文件需由档案管理员找出该文件的借阅记录，并在相应位置填写归还日期。4）归还的文件归档应存放于借阅前的摆放位置。8、文件更改、回收及销毁。1）需要更改的文件归档时，需将文件更改单与更改文件一起归档。2）需要更改的文件归档时，需由档案管理员找出需要更改的文件，并对其进行替换。并将作废的文件拿出后方可进行归档。3）更改的电子文档归档需将旧文

11、件进行覆盖或删除。4）更改的文件中的常规文件下发，档案管理员需找出作废文件发放记录，并将更改过的文件重新进行下发，下发时需回收替换作废文件，并填写“文件回收登记表”。5）回收的文件与档案室内作废的文件需由档案管理员再次核对后方可进行销毁。6）为防止作废文件的混淆与错用，销毁需及时。七、流程图 1、文件归档流程图2、文件借阅、复印流程图3、文件归还流程图4、文件更改、回收流程图八、附则1、本制度由公司人力行政部负责解释及修订。2、本制度自发布之日起执行。九、相关附件1、附件一：档案分类及编号规则档案类别一级编号文件内容及编号备注A【】（工程项目）A【】0 （立项）客户资料、立项表等【】 填写项目

12、名称或项目编号A【】1 （方案）设计基础资料、方案、设计过程资料A【】2 （招投标）招投标文件和中标文件A【】3 （合同） A【】4（工程实施） 工程设计文件、过程记录、验收文件A【】5 （售后服务）售后服务过程记录及其它B【】公司制度规范B【】公司文件分类及编号：质量认证（QP）行政（XZ）、财务（CW）、人事（RS）、项目（XM）、保密（BM）、产品（CP）【】填写相应编码C【】公司运作文件C 【】通知（TZ）、会议纪要（JY）、外来文函（WL）、对外文函（DW）、宣传资料（CI）工作日志（RZ）D【】销售项目D【】1立项资料、合同资料、D【】2供货商资料、商品资料E【】人事资料E【】【】填写员工姓名F【】资质资料F【SB】（资质申报）申报资料（SB）F【WB】（资质文本）文本（WB）G【】产品G【】1研发过程记录：会议纪要【】填写产品名称G【】2产品成果，包括阶段性成果H【】国家标准内部资料H【标准】国家标准H【内部资料】重要内部资料2、附件二：档 案 借 阅 申 请 表借阅部门：借阅人：借阅档案名称：借阅事由：借阅时间：借阅档案： 原件 或 复印借阅期限：归还日期：部门经理审批：年 月 日总经理审批：3、附件三：档案借阅登记表序号文件标题份数借阅人姓名借阅人部门借阅时间借阅用途借阅人签字归还时间归还人签字