办公自动化操作说明书.docx

1、办公自动化操作说明书前 言近几年来，随着计算机技术、网络技术与数据库管理技术的高速发展，信息化建设已在全国各地全面展开并迅速渗透到几乎所有应用领域，全国各类高校更是首当其冲。对于国内各类高校而言，大部分早已摆脱过去仅仅借助笔、纸、电话、复印机、传真机进行办公的传统做法，逐步转向借助计算机和网络进行网络化办公。随着计算机的普及教育，计算机管理已经渗透到高校各个职能部门。然而，迄今为止绝大多数高校并没有借助于校园网与互联网真正实现办公自动化。各个职能部门的日常工作依旧是相互独立，信息与数据的传递依旧是通过电话或人工完成。由校长室、办公室、教务处等发出的批示、决议、通知等，不是由计算机传递，而是由管

2、理人员一级一级地传达下去。尽管这种手段在现阶段是可行的，但不是高效率的。随着高校规模的日益扩大、信息数据的日益增加，这种手段将无法适应高校的快速发展。同时，随着合并高校的不断增多，各分校区在地理位置不够集中，传统的办公方式无法做到各类信息迅速上传下达并得到妥善处理或安排，这就在客观上要求依靠当今世界最新信息技术手段引入全新的现代化办公方式。伴随着高校网络建设步伐的日益加快，大部分高校均已建成了一定规模的校园网。如何充分利用高校的校园网，建成一个从最高领导层、中间管理层一直穿透到各个执行部门的办公自动化系统，提高学校办公的工作效率与工作质量，加快学校的信息化建设，已成为各类高校急需解决的问题。湖

3、南青果软件有限公司针对高校日常管理的实际运作，切实结合用户的具体要求，推出了适应现代高校无纸化办公模式的KINGOSOFT高校办公自动化系统。该系统采用微软的.NET技术，以校园网为载体，构建一个由信息发布结合工作流自动化技术构成的信息交换平台，实现高校的办公现代化、信息资源化、网络传输化以及决策科学化，为管理人员办公、领导决策提供一站式服务。用户可在办公室之外通过拨号方式连接到Internet，并接入学校的办公自动化系统，实现真正的移动办公。学校员工可通过系统直接对外发送和接收电子邮件，并可上网浏览和查询信息。互通程度可由用户自行设置。KINGOSOFT高校办公自动化系统具有良好的可兼容性和

4、扩展性。可直接连接或移植现有数据库系统，同时提供或预留与其他管理信息系统的接口。鉴于我公司拥有教务、科技、人事及资产等管理信息系统，青果软件具有绝对的优势，可实现与其它管理信息系统的无缝衔接。KINGOSOFT高校办公自动化系统采用多层软件构架、统一的身份认证以及基于XML的数据呈现，能够基于校园网/互联网为高校教学运行提供先进、实用的信息化管理平台。湖南青果软件有限公司热忱欢迎全国高校的教育管理专家、学者，对于青果软件系列产品的质量与服务给予批评、指导，以便我们能够更好地为我国教育事业的蓬勃发展做出应有的贡献。一、系统功能概述KINGOSOFT高校办公自动化系统(以下简称“系统”)采用多层软

5、件构架、统一的身份认证以及基于XML的数据呈现，基于校园网/互联网，通过浏览器为教师教辅人员及管理人员提供简便、快捷的无纸化办公服务。系统由系统框架模块、基础核心模块、基本功能模块、扩展模块及增值模块五大部分模块构成，其模块构成如下图：系统依据高校的实际运行机制和工作流程，可实现公文的接收和发出、领导信息参阅、会议的申请安排和在线通告、各种事务通知的在线发送、办公资料的统一管理、请示报告的在线起草和审批、办公信息的直接传递与处理、公共信息(包括规章制度、机构设置、办事流程等)的网上发布、信访管理、档案管理、个人的辅助办公管理、邮件的集中管理、用户的自定义及权限设置等各项功能；为高校的工作流程管

6、理、档案管理、会议管理、督察督办管理、信访管理、公共知识管理及其它行政事务管理等提供集成化协同管理平台。二、系统功能介绍系统的基本功能模块主要由日常办公、行政事务、会议管理、活动管理、信息资讯、档案管理、个人事务及系统维护等八个子模块组成，具体功能如下。1、日常办公日常办公是指围绕公文流转、请示报告及帐单费用等主要的日常工作流开展拟办、待办、在办、转发、委托及其流程监控等一系列工作。能够实现公文的登记、签批意见的录入、公文的检索等。同时，在公文的传递中可实现公文的收、发文管理。可实现对来文的登记、批示、传阅、办理、归档等操作，对待批、待办、待阅等文档提示用户及时处理。发文、上报、请示由各部门发

7、出，逐级通过各级领导的审稿、签名、核稿直至最终签发文件。公文的发送包括单一发送、成组发送、广播发送等多种方式，同时提供反馈信息是否已发出；发送的公文包括明文和密文两种类型，可供用户选择，以保证公文的安全性；公文的接收可在收到公文后实现自动提醒。功能模块拟办工作待办工作在办工作转发工作委托办理工作查询工作统计流程监控2、行政事务通过对学校的来人、来电和来信访问的情况进行登记、批阅和跟踪处理。各类信访单经过登记、拟办、传送给领导批示后，由相关部门进行处理，记录处理结果，并可选择是否将此次信访情况及处理结果通过公告板向外公布。同时也可建立学校各部门的详尽的信访档案以备查询和跟踪。功能模块领导日程报刊

8、订阅值班安排来访接待来电登记信访工作用章登记用车管理车辆设置用车登记用餐登记3、会议管理可进行会议的在线申请和安排(包括会议时间、与会人员等)、会议表的生成、会议的通知、参加会议人员的答复与反馈、会议室的预订以及会议纪要的登记归档等。功能模块会议计划会议安排会议通知会议纪要与会人员反馈会议查询相关设置会议室设置会议管理员设置4、活动管理可进行活动的在线申请和安排(包括活动时间、参与人员等)、活动安排表的生成、活动的通知以及活动总结的登记归档等。功能模块活动计划活动安排活动通知活动总结活动查询相关设置活动管理员设置5、信息资讯 主要提供动态信息、校内通知、规章制度及办公指南等栏目的信息查询、浏览

9、服务，并为所有用户提供文件下载、论坛交流等功能。 功能模块规章制度办公指南公共下载动态信息电子论坛在线查询飞机航班列车时刻天气预报信息管理规章制度办公指南文件上传通知管理新闻编辑6、档案管理档案管理可将收、发文管理中的所有公文和会议管理中的所有会议资料以及其他一些必要的文档进行归档以供查询和借阅。能够对办公资料，包括文档、图书、多媒体等，进行统一管理；依据用户权限实现网上查阅、借阅等功能。功能模块参数设置全宗号设置案卷类别设置文件类别设置案卷管理文件归档文件录入文件管理档案销毁销毁申请销毁审批档案移交档案借阅知识订阅用户借阅借阅审批档案统计7、个人事务提供个人的辅助办公功能，包括密码修改、日程

10、安排、名片薄、个人邮件等，从而提高办公人员的办事效率。能够按部门为每个办公用户设置相应的电子邮箱，并提供邮件的发送、到达对方邮箱后自动反馈信息、自动接收、收到后自动提醒、转发和自动回复等功能。功能模块个人工作日程安排通讯录邮件备忘录自定义工作组修改个人密码个人设置基本资料联系方式详细资料系统设置即时通讯在线消息手机短信查看登录日志8、系统维护系统维护为系统管理员(OAMaster)提供实时监控系统运行的有效手段，涉及到基本参数、用户管理、权限管理、信息发布与系统日志。用户的权限由系统管理员根据工作岗位统一设置，也可将权限赋予各部门的负责人，由部门负责人设置其所属员工的相应权限。功能模块参数设置

11、岗位表单类别归档库新闻栏目邮件参数机构及人员学校信息部门信息教职工信息工作组设置权限管理角色定义菜单项角色管理人员定义角色管理人员限制登录拒绝IP绑定IP限制时间限制用户密码初始化表单定制流程定制流程定义环节定义流向定义滚动字幕日志管理用户登录明细用户登录统计操作日志明细操作日志分析三、系统环境要求1. 系统运行的硬件环境服务器：奔腾4以上CPU；1G以上内存；80G以上硬盘；PCI网卡，10M或100M。客户端：奔腾3以上CPU；256M以上内存；40G以上硬盘；PCI网卡，10M或100M。2. 系统运行的软件环境服务器：操作系统采用Windows Server 2003或Unix/Lin

12、ux；客户端：操作系统采用Windows XP/2000；邮件系统采用Exchange Server 2003；数据库管理系统采用SQL Server 2000或Oracle9i；浏览器采用Internet Explorer 5.5/6.0。3. 系统运行的软/硬件建议环境 WEB服务器：主机：高档PC服务器(奔腾4以上CPU)内存：1GB或以上硬盘空间：40GB或以上操作系统：Windows Server 2003邮件系统：Exchange Server 2003应用软件：IIS 6.0 数据库服务器：主机：高档PC服务器(奔腾4以上CPU)内存：1GB或以上硬盘空间：80GB或以上操作系统

13、：Windows Server 2003数据库管理系统：SQL Server 2005 客户端：主机：CPU586或以上)内存：64MB或以上硬盘空间：20GB或以上操作系统：Windows 2000/XP应用软件：Internet Explorer 5.5或以上第1章 系统主页 用户成功登录系统后，即可加载系统主页(图1-1)。 系统主页总体上由Banner区、菜单栏、工具栏、桌面及状态栏五个主要区域组成。图1-1 系统主页第2章 建立组织机构在正式启用系统之前，首先要在系统中建立本单位的组织机构。单位中部门和岗位的增加、调整或撤销，人员的调动，通过系统的“参数设置”和“组织机构及人员”模块

14、，能够灵活地进行调整，以保持系统的一致性。1. 建立学校信息单击菜单项“系统维护组织机构及人员学校信息”，即可加载相应页面（图2-1）。图2-1 学校信息录入学校信息，点击“保存”按钮，即可保存学校信息。2. 建立部门信息单击菜单项“系统维护组织机构及人员部门信息”，即可加载相应页面（图2-2）。点击“新增”按钮，录入部门代码和部门名称，点击“保存”按钮，即可添加部门。在列表中双击选定某一部门，修改部门名称，点击“保存”按钮，即可保存修改的信息；点击“删除”按钮，即可删除部门信息。图2-2 部门信息3. 建立岗位信息单击菜单项“系统维护参数设置岗位”，即可加载相应页面（图2-）。图2-岗位点击

15、“新增”按钮，录入职务代码和职务名称，点击“保存”按钮，即可添加岗位。在列表中双击选定某一岗位，修改职务名称，点击“保存”按钮，即可保存修改的信息；点击“删除”按钮，即可删除岗位信息。4. 建立教职工信息单击菜单项“系统维护组织机构及人员部门信息”，即可加载相应页面（图2-4）。点击“新增”按钮，录入帐号、工号、姓名，选择部门和职务，点击“保存”按钮，即可添加教职工信息。在列表中选择某一记录单击“详细”，弹出教职工详细信息窗口。在列表中双击选定某一记录，修改工号、姓名、部门和职务，点击“保存”按钮，即可保存修改的信息；点击“删除”按钮，即可删除信息。5. 工作组定义 定义工作组可以在工作时按工

16、作组来办公，大大增加办公灵活性，可以更快找到和选择工作联系人员，给工作带来极大的方便。单击菜单项“系统维护工作组定义”，即可加载相应页面(图2-5）。左边为原始部门组织，右边为定义的工作组，单击“”可展开人员。图2-5工作组定义5.1新建工作组 双击“工作组”(图2-6a)或鼠标右击“工作组”在上下文菜单点击“新建”(图2-6b)。 图2-6a 图2-6b 在选择组下拉框选择工作组，输入新工作组名称（图 2-7）图 2-7新建工作组 点击“新建”按钮，即可新建工作组。5.2 修改、删除工作组 展开工作组下面所定义的组 双击需要修改的组(图2-7a)或鼠标右击需要修改的组在上下文菜单点击“新建”

17、(图2-7b)。 图2-7a 图2-7b 点击“删除”按钮，即可删除工作组下面所有人员及工作组；录入新名称，点击“修改”，即可修改工作组名称（图2-8）。图2-8 修改工作组5.3 添加工作组人员 从右边框选择要添加的人员(图2-9)。图2-9 选择要添加的工作组人员 点击“”按钮，选择组（图2-10）,点击“确定”按钮，即可完成添加。图2-10 添加工作组人员5.4 修改工作组人员选择某一需要修改的工作组展开其下面的人员选择某一人员双击(图 2-11a)或右击直接操作（图 2-11b），点击“删除”，即可删除从本组删除，选择“移动到组”，点击“”，即可完成移动。图 2-11a 修改工作组人员

18、图2-11b 修改工作组人员5.5 查看工作组(图2-12a) (图2-12b) 图2-12a 图2-12b第3章 定制工作流程表单模板是日常办公中各种文档的格式。每一个具体的文档都属于一个流程。因此，不同的表单模板也对应不同的流程。比如：决定流程便有一个决定模板与之对应；出差请示流程便有一个出差请示模板来对应。经过大量的调研和分析，我们定制了10大表单模板，以满足日常办公中涉及到的工作。日常办公中的各种工作流程在“流程定制”模块中进行定义，每个流程都是一个独立完整的文档流转及处理过程；一个流程分成多个相对独立的处理环节，各个环节完成特定的工作，并由指定的办理人办理；各办理人具有明确的办理方式

19、和办理权限。当文档提交流转时，系统根据流程定义控制整个流转过程，当某个办理人办理完成后，确保流转到下一办理人，并进行相应的通知。流程定制是建立在充分调研的基础上，先完成细致的调研和科学的规划，再进行流程的定义工作，在实际应用中，还需不断对流程进行优化，使其更好地满足实际工作需要。流转自动化涉及单位中工作方式的转变，科学地定制流程和制订培训计划，使得办公人员能迅速掌握并适应新的工作方式，是十分重要的。【功能特点】 单位内各种工作处理过程，在系统中表现为流程形式。 流程定制过程通过一些选项组合设置完成，无须编程。 流程定制过程简单，并可灵活地进行调整。 独立的流程定制模块，与表单、文档实现分开管理

20、。1. 查看表单模板单击菜单项“系统维护表单模板”，即可加载相应页面。在页面中选择“表单类别”，录入“模板名称”后，点击“查询”按钮即可查找符合条件的表单模板记录。单击某一模板对应的“查看模板”链接，即可弹出并查看相应表单模板的界面。2. 流程定义单击菜单项“系统维护流程定制流程定义”，即可加载相应页面(图3-1)。2.1 点击页面中的“新增”按钮，即可弹出“新增流程”窗体(图3-2)。2.2 在新增流程页面顶部，点击“保存”，“关闭”按钮，保存流程；点击“关闭”按钮退出新增流程页面。图3-2 新增流程图3-2 新增流程【字段说明】流程名称 用来输入流程的名称。例如：出差请示、出差费用报销等等

21、。流程类别用来选择流程的分类名称。此项具有字典记忆功能，可以从列表内选择历史类别名称。流程定义人用来选择流程定义人的姓名。点击橙色的人形图标可以选取人员。流程监控人用来选择流程监控人的姓名。流程监控人的权限：在日常办公模块的流程监控页面中，可以监控本流程所有文档，同时拥有对文档的催办、特送、删除等操作权限。一般是将此权限设置给相关分管领导，操作方法详见日常办公操作手册。表单模板用来选择流程所用的表单模板名称(可以从列表内选择历史表单模板名称)。启用/禁用用来选择流程的应用状态。启用：启用流程，允许使用人在日常办公创建此工作文档。禁用：禁用流程，禁止使用人在日常办公创建此工作文档。本状态改变不影

22、响在此之前流程创建的文档的继续流转和处理。使用人用来选择流程使用人的姓名。如果只选择部分所有人员的单选按钮，那么点击“选择”按钮来选择相应的人员。也可以选择所有人员可用的单选按钮。使用人具有在系统的日常办公模块内利用本流程创建文档的权限。归档设置在“归档”的复选框不被勾选上时，表示文档在结束时将不被归档。系统将文档在处理结束后丢弃（即文档删除）。在“归档”的复选框被勾选上时，可以选择“归档库在流程结束时指定”单选按钮。选取此项，系统在文档处理结束时，列出系统所有的归档库名称，然后要求录入文件夹名，即确定了文档归档的位置。在“归档”的复选框被勾选上时，可以选择“归档库现在指定” 单选按钮，选取此

23、项后，选择好归档库名称，录入将归入的文件夹名。这样就定义好了本流程对应的文档在结束时将归档的位置。流程说明用来输入流程的有关信息，格式要求不限。 3. 环节定义单击菜单项“系统维护流程定制环节定义”，即可加载相应页面(图3-3)。3.1 点击页面中的“新增”按钮，即可弹出“新增流程”窗体(图3-4)。3.2 在新增环节页面顶部，点击“保存”，“关闭”按钮，保存环节；点击“关闭”按钮退出新增环节页面。【字段说明】环节名称用来输入环节的名称。例如：拟稿、审核、传阅、领导审批等等。 所属流程用来选择环节所属流程的名称。此项具有字典记忆功能，可以从列表内选择历史流程名称。 环节说明 用来输入环节的有关

24、说明信息。 办理方式 审批：选取此项，办理方式以审批文档为主。默认有填写意见（可填写自己的意见）权限，有关选项在“办理权限”内设置。 编辑：选取此项，办理方式以修改文档为主。默认有编辑文档（可修改正文）权限，有关选项在“办理权限”内设置。 办理人 a) 由上一环节办理人指定当前环节办理人：选取此项，文档的办理人是由前一环节办理人提交文档时选择的。此项有利于根据文档性质、内容选择下一步办理人。其特点是环节的办理人由前一环节决定。b) 选择当前环节办理人选取此项，马上就指定好该环节的办理人，点击“选择”按钮，在弹出的人员选择页面中选定一个或多个办理人。图3-3 环节定义图3-4 新增环节 办理权限

25、赋予此环节的办理人处理文档的操作权限。 允许编辑文档：复选。选取此项，赋予办理人编辑正文权限。在文档办理过程中，系统显示“编辑正文”按钮。 允许查看流转过程：复选。选取此项，赋予办理人查看流转历史权限。在文档处理过程中，系统显示“流转历史”按钮。 允许填写意见：复选。“将意见填写进文档中的意见域”，表示文档在该环节打开的意见域。办理人可以填写相应的意见。 允许填写以下文档域：在其表格中有对应文档的各字段，如标题，公文编号等等，在对应的项后勾选其复选框。表示此环节办理人可以编辑选中的字段，否则只能浏览。 提示催办勾选“新工作到达时，通过在线消息通知”，文档在流转到本环节时，给办理人发送提示信息。

26、 4. 流向定义单击菜单项“系统维护流程定制流向定义”，即可加载相应页面(图3-5)。4.1 点击页面中的“新增”按钮，即可弹出“新增流向”窗体(图3-6)。4.2 在新增环节页面顶部，点击“保存”按钮即可保存。【字段说明】流向名称用来输入流向的名称。例如：报告拟稿、转部门审核、部门阅办、领导审批等等。所属流程用来选择流向所属流程的名称。此项具有字典记忆功能， 可以从列表内选择历史流程名称。源环节用来指定流向的“源环节”名称，从下拉框列表内，选择一个环节的名称。“源环节”是一个流向的起始环节。目标环节用来指定流向的“目标环节”名称，从下拉框列表内，选择一个环节的名称。“目标环节”是一个流向的结

27、束环节。流向序号用来输入流向在视图内的序列号。条件分支字段： 用来选择要用来进行条件分支的数据字段。如“紧急度”、“密级”等等。比较符：用来选择公式的比较符号。如“大于”、“等于”、“小于”等等。比较值：用来输入公式的表达值。可以是字符串、数字等。如，“张三”、“1”等等。图3-5 流向定义图3-6 新增流向【注意事项】 一个流程内，出现“源环节”相同的两个或两个以上的流向时，文档完成“源环节”的办理后，系统提示选择其中的一个流向。 流程首个流向的定义必须遵循如下原则：a) 流向的“源环节”必须选择“开始”。b) 流向的“目标环节”选择一个您认为是第一个的环节。c) 一个流程内，必须存在而且只

28、能存在一个这样的流向。 流程最后一个流向的定义必须遵循如下原则（自由流程（只需定义一个初始的流向的流程）除外）：a) 流向的“源环节”，选择一个您认为是最后一个的环节。b) 流向的“目标环节”选择“流程结束”。c) 一个流程内允许同时存在多个这样的流向。d) 流向的“源环节”是“开始”时，其“目标环节”不能是“流程结束”。 条件分支 如以上注意事项中提到，当涉及出现多个“源环节”相同的流向时，将弹出流向给用户自己选择。此方法的不足在于，不管审核结果如何，都需要办理人决定选择哪个流向或环节。利用流向定义中的“条件分支”功能，可以有效地解决此不足。此功能的优点是文档在“源环节”完成提交操作并开始继

29、续流转时，系统依次判断各流向（具有相同的“源环节”）中的条件（即判断公式中的值是否为真）后，自动选择符合条件的流向。如果判断过程中发现有二个以上的流向都满足条件，系统自动选择第一个满足条件的流向）。5. 启动流程流程的应用状态分启用及禁用两种。新流程在定义期间，建议您将其状态设置为禁用，以避免一个尚未完整的流程被使用人应用，增添不必要的麻烦。流程的应用状态是启用时，允许使用人在流程内创建并提交文档。当需要对流程重新修改、调整时，建议您将其状态改变为禁用，避免使用人在流程内创建文档，因为修改中的流程所代表的是一个旧规则或是不完整的新规则。本状态改变不影响在此操作之前在流程（旧规则）内创建的文档的继续流转和处理。单击菜单项“系统维护流程定制流程定义”，即可加载相应页面。双击选定某一流程对应的记录，点击“修改”按钮，即可在弹出窗体中启用该流程。第4章 设置用户权限本章主要介绍青果办公自动化系统中权限管理的功能及操作方法。根据每个人员的身份、职责的不同，赋予给每个人的权限也是不同的。因此，系统需要权限管理来实现对每个人员的权限分配和管理等。权限管理模块中包括五大功能： 角色定义：设定角色，不同的角色将拥有不同的权限。 菜单项角色：给角色赋予菜单项（权限）。 管理人员定义：将用户设置为管理员。