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1、一般与外界的联系，都首先要经过办公室，外界对一个单位的第一印象也常常是看办公室的精神面貌、思想作风、管理水平与工作效率等。本单位领导得到外界的各种信息，一般也是靠办公室这个“窗口”。总之，办公室是沟通上下的咽喉，是联系左右的纽带，是传递信息的中枢，又是协助领导决策的“外脑”和处理日常事务的手足。因此，办公室工作做得好坏直接关系到党和国家的路线、方针政策能否在本单位的贯彻落实,直接关系到本单位的形象和声誉。三、办公室工作的性质和特点（一）性质办公室是一个单位的综合管理机构，具有明显的综合性和服务性:（1）综合性。办公室的综合性主要是由以下四个方面组合形成:首先是多方面基础工作的组合。办公室的业务

2、范围很广，诸如调查研究、公文撰写、文印收发、会务接待、信访工作、上下联络、档案管理、机要保密等大量的政务性和事务性的基础工作，都在办公室综合承办。其次是多方面信息的组合。办公室作为一个单位的信息网络中心,四面八方，上下左右的信息，都在办公室汇集与综合，并且发挥出信息的综合效应。第三是多知识、多技能结构人员的组合。由于办公室的工作的多向性、多功能，要求办公室人员的知识和技能结构也必须多种多样，形成一个“通才”与“专才”相结合的有机整体。例如:办公室负责人要当领导的参谋和助手，必须具备较好的政治素质、知识文化修养和组织协调能力，能比较敏捷地领会领导的意图，善于统揽全局，善于集中领导的意见和群众的智

3、慧;从事文秘工作的人员，必须具备较强写作能力和较高的政策水平，吃透上情下情,熟悉业务，视野开阔，视觉敏锐，善于思考;从事接待工作的人员，必须朝气蓬勃，热情、耐心，任劳任怨，不怕麻烦，灵活周到;其他方面的工作人员，也要有相应的专业知识与技能。第四是多学科组成的综合体。办公室管理的基础理论就是在管理学、秘书学、统计学、档案学等多学科的基础上形成的，办公室本身也是由多种专业组成，并相互渗透、综合交叉形成的一个整体。（2）服务性。办公室除了具有综合性外，还具有服务性。不论是参与政务，还是管理事务，都是为了搞好服务;为领导工作服务，为同级、上下级单位服务。服务是做好办公室一切工作的指导思想。 （二）特点

4、任何事物都有它的特点和规律。从上述办公室的性质中，可以初步看出办公室具有以下七个明显特点:（1）工作政策性强。办公室的重要任务是处理公文，传递信息，办理公务，答复问题。这些都是政策性很强的工作。特别是对于重要公文，重要电话，重要信件，一字之差，就会造成重大差错;说话办事，稍有不慎，就有可能造成一个部门乃至全局的被动。（2）头绪多，综合性强。所谓头绪多，一是接触面广，既要承上启下，又要横向联系;二是工作范围广，既要参与政务，又要管理事务。所谓综合性强，首先办公室作为综合管理机构,上下左右的各种信息都要在这里汇集综合。其次，办公室本身就是多功能、多向性的综合体。另外,目标管理、工作总结等也往往先由

5、各股室提出，再由办公室综合。（3）要求高，时间性强。办公室要充分发挥助手作用，必须从偏重办文办事转变为既要办文办事，又出谋划策，从收发传递信息转变为综合处理信息，从单凭经验办事转变为实行科学化管理，从被动服务转变为主动服务。办公室各项工作如果没有高标准、严要求，就不能保证工作质量，没有质量的服务是不会受到欢迎的。同时办公室人员应有很强的时间观念。没有时间观念，就谈不上工作效率，更当不好领导的助手，（4）内容杂，服务面宽。办公室是具体办事机构，上下左右、大大小小的事都会汇集到办公室来，工作内容极其繁杂。但这些工作都是为单位发挥人、财、物的最佳效益而服务，为实现单位总体计划，管理目标而服务,必须认

6、真落实。（5）联系广，协调任务重。办公室处于枢纽中心地位，工作头绪多，涉及面广，来往人员复杂，很多问题都需要办公室来协调或牵头解决。（6）机要保密性强。办公室保密范围很广，诸如:文件保密、会议保密、传真保密等等，这是办公室保密工作的一个主要特点。另外，办公室人员在领导身边工作;接触机密的机会多，知道机密的时间早，所以办公室的保密工作与办公室每一位成员有直接的关系，办公室人员要有很强的保密观念，自觉遵守保密制度。（7）工作被动性强。办公室的辅助地位决定了它的工作的被动性。办公室工作的被动性主要表现在两个方面:第一，作为领导的辅助层，处于从属地位，办公室必须随时按照领导的指示和意图办事，不能自行其

7、是。第二，办公室又是单位的枢纽，每天要面对与处理一些事先不可能都估计到的事件，这是被动性的另一方面。四、办公室的职责和任务办公室的工作性质和地位作用，决定了其职责涉及的范围很广，头绪繁多。其主要职贡和任务是办文、办事、办会:（一）办文 文件收发处理流程及注意的事项：公文处理是辅助决策的重要工作，是改进工作手段、提高工作效率、实现规范办公的根本要求，不仅体现出一个单位的工作水平，更重要的是直接影响到工作开展是否畅通、工作能否及时有效开展。各学校一定要高度重视，加强领导，进一步明确做好综合信息平台管理工作。（一）严格制度，规范办理所有收、发文管理工作均由学校安排专人统一负责，所有学校应指定专人负责

8、公文的收文和发文工作，以便在开展工作时的资料查找。收发人员必须根据有关文件资料，如实填写好收文登记册和发文登记册，以便查找文件的去向，更好地做好各级各类管理工作。（二）高度重视，严格管理（收文途径：上级来文、平级学校来函）1.及时签收。收到上级部门下发的文件时要及时签收，（主要是教育和科技局来文，结合qq群进行讲解）公文管理员签收文件后，需要发送的文件，承办学校要安排专人及时送达，需要签收的按要求及时签收打印、登记，再次校核无误后，统一存放文件夹送学校主要领导阅批，按领导批示意见送相关责任人阅办，办理人员要急时，不得延误和积压，此时收文员要作好文件去向登记。（结合教育和科技局的收文处理签进行讲

9、解）各学校要指定一名校级领导负责此项工作，并确定一名公文接收员具体落实。在每个工作日至少保证上午、下午各登陆一次“平坝区教育系统办公群”，切实做好信息关注工作，以免延误工作的上报。一般情况下，三天内传件完毕，承办学校和承办人员必须严肃认真，讲求实效，办公室传送文件的管理员必须高度重视，认真履行职责，传送无误，适时催办督办，需要马上报送材料的文件如果找不到领导，可以通过电话进行沟通，讲出来意见汇报后发到相关股室，并在处理签上注明为电话请示：同拟。因传送文件失误，导致文件办理不当影响工作的，要追究相关责任人的责任。2.按时办结。学校主要领导认真阅批后，根据文件内容，在传阅文件处理签上签署办理意见；

10、但未经许可，不得随便代理收发工作，以免造成混乱；各承办人员按照规定程序和文件要求及时办理，并由负责此项工作的同志及时督促办理，确保落实，不得耽误，责任人办理完毕后，及时将文件底稿、领导批示和正式文件三份合一交文件管理员进行整理归档，确保文档完整。凡收存文件的文件柜要认真保管，借阅的要及时督促归还，保证文件资料完整、齐全。3.立卷归档。各学校要进一步加强公文的管理及归档工作。各学校文件按要求办结后，由公文管理人员及时将文件进行分类、整理归档，装档文件要以件为单位进行归档，凡没有归档和存查价值的公文，经鉴别后可以进行销毁，销毁前务必做好销毁文件登记。（档案管理在国庆节后在抽时间进行培训讲解）办公室

11、办文概念除了除了公文外还包括拟写公文。根据国家行政机关公文处理办法公文的种类共13种，包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要，学校用得最多的就是报告、计划、总结等。重点讲解函、通知（结合教育和科技局的函及通知进行讲解）学校用得最多的是请示与报告，请示与报告的相同点都是想上级汇报工作情况，都是上行文，区别主要体现在以下几个方面：（结合教育和科技局的请示、报告讲解）1内容要求不同。请示的内容要求一文一事；报告的内容可一文一事也可一文数事。2侧重点不同。请示属于请示性公文，侧重于提出司题和请求指示、批准；报告属于陈述性公文，侧重于汇报工作，陈述意见或

12、者建议。3行文目的不同。请示的目的是请求上级机关批准某项工作或者解决某个问题；报告的目的是让上级机关了解下情，掌握情况，便于及时指导。 4行文时间不同。请示必须事前行文；报告可以在事后或者事情发展过程中行文。5报送要求不同。请示一般只写一个主送机关；受双重领导的单位报其上级机关的请示，应根据请示的内容注明主报机关和抄报机关，主报机关负责答复请示事项；报告可以报送一个或多个上级机关。6篇幅不同。请示一般都比较简短；报告的内容涉及面较为广泛，篇幅一般较长。7标题写作不同。一般来讲请示的标题中不写报告二字，就是x x x关于x x x x x x的请示；报告的标题中不写请示二字，就是x x”x关于x

13、 x x xx x的报告。8结束用语不同。请示的结尾一般用“妥否，请批示”或“特此请示，请予批准”等形式，请示的结束用语必须明确表明需要上级机关回复的迫切要求；报告的结尾多用“特此报告”等形式，一般不写需要上级必须予以答复的词语。9处理结果不同。请示属于“办件”，指上级机关应对请示类公文及时予以批复；报告属于“阅件”，对报告类公文上级机关一般以批转形式予以答复，但也没必要件件予以答复。本次培训我们重点讲解学校在日常工作中用得最多，也不注意的文件格式，结合教育局2016年计划进行讲解。 （二）办事（1）承办职责从承办的工作内容来看，大体有三个方面:1.承办同级领导层的集体决策和领导同志个人交办的

14、事项。作为办公室，对本级领导层的集体决策和领导同志个人交办事项负有直接的承办责任。有些牵涉面较广、归属不太明确且其他有关职能部门不便于也不宜承担的事项，也须由办必公室去具体承担、落实。2.承办上一级办公部门交办事项。上级领导机构的办公室向下级机构办公室交办的调研信息、来信来访、自身建设等任务和事项，办公室应主动牵头承办。3.承办同级各职能部门和下级单位转办的有关事项。为了保持领导机构工作的正常秩序，各职能部门和下级单位向领导机构、领导同志汇报请示问题，往往不应直接去找领导同志本人，而是先找办公室;办公室作为所本单位与外界联系的窗口和纽带，经常需要安排、处理各职能部门和下级机关转办的事项。从办公

15、室“承办”的具体形式看，主要有“主办”、“会办”、“转办”、“催办”等。（2）参谋职责这是办公室在辅助领导决策过程中，应当承担的重要职责具体原因有三点：1.办公室的工作同领导层的工作同步运行与操作。由于办公室工作的从属性的特点，领导层要抓的工作，也多是办公室着力办的事情，使得办公室的工作与领导同志的工作合拍，从而为办公室辅助领导同志决策提供了便利。2.办公室与领导层之间具有经常接触的便利条件，可以随时向领导同志陈述自己的见解和主张。3.办公室接触面大，信息较为灵通，对外联系广泛，客观上为领导捉供咨询服务，为当好领导的“参谋”提供了便利。要正确发挥办公室的参谋职责，还应当注意如下两点:1.办公室

16、既是领导办事机构的“管家”，又是协助领导决策的“参谋”。作为“管家”，办公室是以贯彻和领会领导意图为使命，并以领会、贯彻的准确性和彻底性作为评价工作优劣的基本指标;作为“参谋”，则要独立地为领导服务，以能提出多少真知灼见作为评价工作成败的根本标志。2.作为办公室，应当做到领导决策前多参谋，领导决策后多反馈。在领导决策前，办公室要通过调查研究，协助领导广泛收集同决策密切相关的各种情况，然后进行纵向、横向的可行性研究，经过加工筛选，为领导提供可供选择的多种方案;在领导决策过程中，办公室要通过调查研究，收集和整理各个方面的意见，为领导进行冷静周密的思考提供准确的依据。在领导决策后，办公室还要通过调查

17、研究，了解和掌握决策意见的执行情况，协助领导抓好跟踪反馈，保证决策意见顺利地贯彻落实，或根据客观变化了的形势及时进行调整。 从对领导决策发挥作用的方向上看，办公室的参谋职能可以分为三种类型:一是“顺向参谋”即紧随领导决策的方向所进行的“辅助性参谋”。二是“逆向参谋”，即领导的决策意图不符合实际情况时，办公室所进行的“劝阻性参谋”。三是“侧向参谋”，即领导集中主要精力考虑某一方面工作时，办公室为避免领导顾此失彼而进行的“提示性参谋”。 （3）管理职责对机关行政事务实行管理，是办公室应尽的职责。主要包括以下四个方面。1.文书管理。文书工作是机关日常工作的组成部分，是实现机关职能的重要手段之一。公文

18、工作，即指围绕公文的拟制、处理与保管而进行的撰稿、审稿、签发、印刷、收发、登记。批办、催办、立卷、归档等环节所构成的整个流程。2.信息管理。信息工作是领导决策的情报部、掌握工作进度的显示屏、把握工作情况的晴雨表、处理问题的预警器。办公室辅佐领导决策，发挥参谋职能，主要通过向领导提供适用信息出谋献策来实现。办公室要始终把信息工作作为一项重要工作来抓。3.事务管理。作为领导工作的协助者，办公室既要参与政务，又要承办大量的具体事务。既包括为领导开展正常工作所需要办理的各种事项，如召开会议、接待、安排车辆等，也包括为机关工作人员生活事务的有关事项，如组织好机关的文娱体育活动，解决好干部职工的福利等等，

19、办公室都应主动参与或关注。4.信访工作管理。办公室在信访工作中，一是要从实践三个代表重要思想的高度，深化认识，增强责任感。二是要建立和完善有关的规章制度，进一步规范信访工作的程序。三是对来信来访，要坚持做到热情接待，及时处理，最大震限度地减少其重复来信来访和越级上访。四是要加大督办力度，挺高办案质量和结案率。对领导批示和上级有关部门要求上报调查处理结果的信访案件，要建立督办责任制，严格按照信访条例的有关规定，规范信访案件查处情况的上报程序。（4）协调职责从工作形式上来分，可以概括为纵向协调、横向协调和内部协调三个方面。即:1.纵向协调。办公室首先搞好纵向协调，即致力于上下级之间关系融洽，使上令

20、下行，下情上达。办公室在这方面的职责主要体现在:当上级的决定、决议、指示、命令形成后要尽快向下传达，使之得以认真贯彻执行，以保证政令畅通，上令下行;当下级对上级的某一决定、指示不理解或不完全理解，要以认真负责的精神去做解释、说服工作;当下级对上级的指示、决定、命令有不同意见，要及时、准确地予以反映，使下情得以“上达”，以利于上下沟通，步调一致。2.横向协调。即致力于同级各业务部门之间关系的协调。业务部门的一些部门性文件、规定，一般均须办公室先修改、审阅，进行协调，统一口径，以免下级难以适从;业务部门的一些主要工作部署、安排，如召开请领导同志参加的会议，开展由领导同志“挂帅”的突击性、临时性工作

21、任务等，一般也须经办公室统筹平衡、统一协调，以避免部门之间“撞车”和领导同志“超负荷”现象的发生。3.内部协调。内部协调很重要，只有办公室内部的的全体干部职工能够和谐相处，配合工作，办公室的工作才能真正得心应手。办公室还要强调合理的分工，根据干部职工的特点和长处，充分发挥其每一个人的作用，办公室的工作才有生机和活力。（三）办会（1）确定会议名称 接到会议通知后确定会议名称（2）成立会议筹备领导小组 重要的大型会议需成立会议筹备领导小组，由会议筹备 领导小组明确会议工作人员、分工及各项具体工作的截止时间。（3 ）确定会议议程1.会议议程主要包括会议时间、地点、主持人及会 议内容。2.会议主持人及

22、讲话或汇报人依据会议内容确定。 党委工作方面的会议由校长主持，支部书记讲话或汇报;行 政工作方面的会议由支部书记主持，校长讲话或汇报;单项 工作会议依据实际情况确定。具体议程包括:1.会议主持人对上级领导一行表示欢迎;2.请对方介绍对方参会人员;3.由会议主持人介绍学校参会人员;4.学校领导汇报;5.上级领导作指示;6.学校领导表示感谢并表态。一般会议 包括会议时间、地点、参会人员、列席人员及会议内容。 （加教育局具体的议程）（4）确定会议方案 1.明确人员、分工及各项具体工作的截止时间。 2、确定参会人员及列席人员。 3、确定迎接人员名单。（请上级领导参加的重要会议， 校领导需在学校大门口迎

23、接） 4、确定主席台就坐人员名单及摆放顺序。 （摆放顺序）（5）确定相关工作及负责人 1、会议通知 依据会议情况，确定采取电话通知、书面通知两种方式 之一或两种方式先后进行。会议通知内容包括会议时间、地 点、参会人员、会议主要内容、会议考勤及会场纪律维护负 责单位。2、会议宣传。依据会议内容，在屏幕上显示会议名称、主办单位和时间。提前安排好会议摄影 摄像工作人员，在会议或活动开始前一小时再次提醒确定。 3、会议服务。确定会议服务人员，确定服务内容，包括在会前开水、 茶杯、茶叶、矿泉水、水果的准备及会中续添茶水或矿泉水 服务。 会中由专门的会务服务人员进行服务。（会议桌上的顺序，重点讲）4、会场

24、准备确定会场准备人员，确定会场准备内容，包括台鉴打印 及摆放、主席台布置、观众席布置及会场卫生。必要时还包括签字席、发言席、演讲席布置、题词本、 题词笔准备。 5、会议材料准备 包括会议通知、议程、领导讲话、上会材料的起草、印 制、装订、装袋、发放。6、会议记录 依据会议内容，安排专人做会议记录。7、会议录音 依据会议内容，安排专人做会议录音并对录音进行整 8、会议信息或纪要的起草由会议记录人员在会议当日或次日起草好会议信息或 纪要，经办公室领导审阅及院领导审批后，按批示意见发文， 或刊登在学校信息或专项工作信息上，或由信息中心发布至 校园网。（6）会中的会务1.在有会议的情况下，根据会议开始

25、的时间提前30分钟领取会议室的钥匙2.到达会议室后，打开空调，开水器，普通照明灯、音响。巡视会议室及公共区域内的卫生情况，根据当天会议的相关事项，检查落实会议相关的准备工作及物品配备的情况，并到卫生间配备好卫生纸。3.会议室财产点数，清点消耗品的数量。4.根据会议开始的情况，与会议负责人确定会议开始的时间将茶水续好后，在会议开始前提前10分钟到会议室门口迎客。5.会议开始后，将会议室门关拢，站立于会议室左下角，呈45面向客人，以便为临时出入会议室客人开门。6.每15-20分钟续水一次，按先后顺序或宾主顺序倒茶，或根据客人需要为其续水，同时注意观察烟缸，烟头超过3个要及时更换。7. 每30分钟巡

26、视过道区域卫生,维持走道地毯,走道植物的卫生8.利用客人中场休息的间隙为客人把烟缸、茶水换好，以减少打扰客人的次数。9.会议室上半场会议结束后，服务员应询问客人下半场会使用时间与其它事项，根据客人要求，及时布置会议室。10.会议结束后，打扫会议室的卫生，清点会议室桌椅的数量，将茶具清理干净，关闭会议室所有电源，空调开关、开水器电源开关、关水，将门锁关闭后，检查落实后方可离开会议室。（7）注意事项 1.参会人员要注重仪容仪表。 2.参会人员要适时热烈鼓掌。3.办公室工作人员要随时观察领导需要，及时解决问 题，及时处理突发事件。五、接待工作（一）基本程序 1.收到上级领导、外地客人来访传真通知（函

27、）;2.接待程序;迎接住宿参观（考察或视察）现场工作汇报会（座谈会） 送行 3.送行。（二）具体细节 1.收到传真通知（函）。准确把握来房领导（客人）姓名、职务、性别，一行总人数、所带 到辆、主要任务、停留时间。2.接待程序 关于迎接 a、迎接领导（对口迎接）; b、车辆乘座安排（领导、工作人员、记者）; c、迎接时间（集中时间、出发时间、到迎接点时间）; d、迎接地点。 关于食宿 a、选定接待宾馆; b、根据来房领导（客人）结构统筹安排住宿房间; （注意把握房间内摆设:鲜花、欢迎卡、水果、烟） c、安排生活 包厢确定（或宴会厅、农家乐）; 包厢布置（或宴会厅、农家乐）; 主宾席席卡、座位卡（

28、重点讲顺序）摆设; 菜谱确定; 服务人员选配。 关于参观（考察或视察）现场活动 a、现场点选择; b、参观（考察或视察）具体线路; c、简介（综合和具体点）; d、车辆调配（前站车、开道车、主车队）; e、领导（客人）、陪同人员乘车安排; f、引导人、服务人（在车上）、现场介绍人安排。 （结合教育和科技局的接待方案进行讲解）（三）工作流程1.成立接待工作领导小组，下设后勤接待、材料、现场、三个小组。2.召开会议对相关环节进行安排部署。具体做好四个准备: 宾馆食宿房间预留准备，拿出具体方案; 汇报（情况介绍）材料准备; 参观（考察、视察）现场准备;（包括道路畅通、城区管理、亮化工程、参观点环境卫生、 氛围营造等）。 参观线路确定，拿出具体方案。 3.编制接待方案。接待方案基本格式: 来调研（考察或视察）接待方案 一行于时间来房调研（考察或视察）， 为了确保圆满成功，特制定此方案。 活