酒店智能化服务管理系统设计报告文档格式.docx

1、三、功能齐全扩展性强前台和后台系统联网，可进行一体化管理。工资人事、仓库管理可脱网运行。前台系统可包括整个客房管理预订、接待、收银、客房中心、夜审、客史、客户关系等系统。后台系统包括工资人事系统、仓库管理、系统管理等系统。系统还可提供电话计费系统接口、门锁卡接口、一卡通消费系统、宽带计费系统接口、远程查询系统。提供证件自动扫描功能：身份证扫描功能指的是客人开房的时候只要身份证扫描一下,自动把身份证里面的相关信息如姓名,证件号码,地址之类的信息自动填入到我们的酒店管理系统中去. 从而实现客人的快速开房 .我们软件中已经有该功能.不过需要专用的身份证扫描仪,软件出货, 而自动把资料上报给上级主管部

2、门是指可以把资料传送到酒店的公安软件中去. 这需要酒店的公安软件提供相应的接口.但是因为每个地方的利益问题.每个地方的公安软件用的也不一样.所以需要你们当地的公安软件提供相应的接口.我们才可以把数据导进去.这个其实很简单.关键是公安接口的问题.四、接口系统酒店管理系统应是一个开放的综合管理系统，它不仅提供处理酒店日常事务的能力，更应具有友好的、开放的系统扩展接口。 酒店综合ERP系统为用户提供了以下丰富的扩充接口，以备酒店在不远的将来使用。 IC卡门锁接口 一卡通消费接口 程控交换机自动计费接口 酒店PMS接口 语音留言信箱接口 语音查帐接口 传真信箱接口 多媒体查询接口 办公无纸化接口等等第

3、二章酒店管理系统网络结构图前 台：运行前台管理系统（预定,接待,收银,问讯,报表等模块）,须配备一台1000W的UPS（不间断电源）,已备酒店停电时应急使用。建议前台放置一台宽行打印机,接待收银可以共享这台打印机。1、管家部：管家系统,配备一台打印机和UPS。2、商务中心：配置电脑和宽行打印机（只需打印大型报表）,运行商务中心管理系统3、财务部：配置电脑,运行财务审核系统,由于财务审核系统需要产生报表,故建议配置4、夜间审核：配置电脑运行夜间审核系统,配置一个500W的UPS。5、总经理室：配置电脑,运行经理查询系统,可以不用打印机和UPS7、办公室：配置电脑,运行工资人事系统,可以不用打印机

4、和UPS。8、仓库：配置电脑,运行仓库管理系统,可以不用打印机和UPS。第三章酒店管理系统功能介绍第一节 预定管理一、散客预定管理1、根据客人的基本资料做预订：系统界面会自动显示各种房类的订房情况！以方便前台接待控制房态，所有预订的房间都有将到的标志。2、散客预订是单个房的预订。3、该系统提供客历资料：输入客人姓名回车，系统会自动提示其以前消费的所有记录和客人的详细资料。方便做快速预订。4、客人姓名系统可自动查出是否是黑名单客人。5、同一间房可根据不同时间做多次预定6、支持预定客人备注功能7、支持已预定客人加预定房8、系统自动产生相应的未来30天房态预定图功能报表。9、系统支持押金功能10、支

5、持客人留言功能11、支持客人外籍资料的输入二、团队预定管理1、 团队预定除技持散客预定所支持的功能外2、 还增加了多房间的预定、排房功能、队员资料相对应一个个的输入。第二节 接待管理一、客人接待：实时房态列表根据各酒店的实际情况按顺序房号列出的入住，很全面地显示客房房间的入住人员，低店日期和离店日期、客人性别、客房类型等信息。可直接房间类型来查询，选择显示各楼层同一房态类的房间列表也可以直接单击散客预定或团队预定，就会看散客或团队预定的浏览框。可直接在散客或团队预定的浏览框中选中一行客人的预定信息，然后直接单击预定入住进行操作。可直接在房态图上进行房态修改，方便客房中心人员6、选择预定房间要入

6、住的客人，然后点击预订入住。就进入了客单的编辑。（如图Y-01）图Y-017、在这儿可以对客人的身份证进行扫描。和客单信息的编辑。二、实时房态图1、根据各酒店的实际情况按顺序房号列出客房，很直观地显示客房所属的房间类型及用图形及颜色表示不同的房态2、可直接按楼层和房态类型和过滤，选择显示各楼层和各种房类的房间列表3、可直接在房态图上选择房间进行散客/团队预定、散客/团队入住、散客/团队结帐等操作4、可直接在房态图上进行房态修改，方便客房中心人员5、可与客房导航器进行配合使用6、用鼠标单击任一房间，如是在住房，系统界面（房态图）会自动显示住该间房的客人的部份资料：（姓名、抵/离店日期、支付/消费

7、/的金额及所剩余额等等）；7、支持态设置，可以用右键点击，在下拉菜单直接选中清房单击。三、客人管理方便的入住登记：直接双击便可进入：1、选择所需的房间直接单击“房间号”进入选房间里面，选择所需要的房间如图2、可从电脑房态图右键点击有预订的房间，在下拉菜单中选择预订入住，选择客人登记直接做客人登录（多间房的预定可同时登记入住）3、根据已订房客人资料进行快速登记4、按客人姓名系统可自动调出回头客信息及历次住店统计信息以确定房价优惠和客人具体的消费记录5、按客人姓名系统可自动查出是否是黑名单客人6、更改住客资料和房价7、对于电脑入单以后因其它原因没有入住的客人可提供删除客单的功能第三节 前台收银处理

8、一、完备的帐目操作消费记帐 消费转单 退房离店 编辑帐务 折合帐目 帐单收银 转付退房 分类帐单明细帐单 押金 可分类输入客人消费 可按不同的录入方式对客人消费进行快速录入二、功能强大的客人离店结帐1、支持按多间房一起结帐2、支持团队团员分开结帐4、支持多种方式结帐：现付、支票、一卡通、招待、信用卡及签单挂帐等。用户可自行定义5、完备的帐单编辑能力，可处理客人的特殊要求6、支持多客人分开结帐。7、自动加收房费提醒：可根据客人的结帐时间自动提醒加收半天房费及一天房费并根据实际情况进行加收。8、提供不结帐退房：主要针对客人电话退房或不方便马上结帐的客人退房9、提供给结帐退房的客人恢复入住：此功能针

9、对的是在本班内退房的客人10、完善的交班管理：此功能主要对收银在交接班时的帐务做的汇总，包括各种方式的结帐金额，可记录当班未完成需留给下班人员跟进的事宜，实现无纸交班。交班的计算公式为：交接金额 = 上班结余 + 本班收入 + 帐面押金 + 下放营业款 上交营业款（上交营业款和下放营业款需按实际情况自行输入）11、支持客人帐务单项结帐或部分帐单结帐。12、支持客人未住店消费但在总台购物消费的处理。13、支持帐单打印，可随时打印历史客人和在住客人的帐单14、支持挂帐单位消费后再次跟酒店结月帐或一段时间的帐务15、支持转其它房间退房三、支持多种客户关系（签单单位、挂帐单位、协议单位）1、签单挂帐：

10、支持将客人挂帐客人帐务一次结算可分多次结算。2、协议单位：支持用协议价为客人结算帐务，系统可自动识别协议价3、房价自动关联。第四节 管家一、日常房务管理1、清洁状态管理脏、清洁，清脏房转换可对其进行修改。2、维修状态管理正常、维修3、增加/修改/删除房管信息4、对房态进行批量修改5、对各类维护修进行维修原因定义。6、产生各类房务报表和房态报表，方便房务人员对客房进行打扫处理。二、其它房务管理1、拾物招领管理：记录客人丢失或拾到的物品及日后来店认领情况。（如图Y-02）2、房态导航器：此功能在客房部一般用来配合清理房间，以便更有效合理地控制好房间状态。3、未来房态：可直观地显示未来30天房间的酒

11、店客房预定情况4、客房消费：可看到现有房间的消费情况。5、维修管理：这是一些需要要大的维修时的操作，是对房态维修的补充。6、物品租借：实现了对物品的借出和归还管理。方便酒店在客人去时一些不必要的损失。7、清洁管理：是对清房单的管理。图Y-02三、吧台管理1、实时库存：方便管家中心对现时库存项目库存数量的查询（如图Y-03）2、商吧盘点3、商品审请4、普通库存项目的销售分析第五节 全面的提醒功能事件提醒：预抵提醒 叫醒服务提醒 预订超时提醒 催缴提醒 留言提醒 当日生日住客提醒员工留言提醒 积分超限提醒 流失预警提醒 过期提醒 本月会员生日提醒第六节 营销商务中心1、销售员管理可对酒店销售人员进

12、行统一管理2、支持协议类别管理：方便用户进行统计3、支持协议单位管理4、支持房价协议管理5、支持贵宾卡管理6、支持一卡通管理7、支持自定义客人协议单位8、支持挂帐单位签名字样管理，以方便用户为客人结帐时核对挂帐客人笔记9、支持会员卡查询、增加、删除、修改、充值等功能操作第七节 信息查询本模块可以为管理者提供查询过去时间内酒店运行情况，方便操作者、客人等查询客人的入住信息或消费信息。在操作中可实现多条件查询和模糊查询。一、单据查询单据查询：系统在查询菜单可对客人进行查询操作，此是系统非常强大，可以查全部单、预订、预订取消、入住、结帐离店、入住取消、欠挂离店等符合条件的各种单据。二、信息列表查询信

13、息查询列表：用户可看到酒店各种类型客人的各样式列表，如：预定客人列表、在住客人列表、结帐客人列表等等。并可以单击列表右边菜单中的查找功能进行查询操作，查找内容只需输入一个关键字，系统便可自动找出与此关键字相关的所有内容。功能强大的客人信息查询：可按帐号、姓名、到店离店日期、房号、团队帐号和国籍模糊查询功能强大的团信息查询：可按帐号、名称、团号、到店离店日期等模糊查询其它查询：区号查询、交通信息、城市信息、天气预报、内部信息、酒店知识、万年历、世界时钟等等三、未来房态预测查询未来房态查询：根据各房间来统计未来的房态，为酒店合理安排客房提供准确的依据。四、可售房查询可售房查询：根据房间不同可以把房

14、间分为不同的类别，这样方便了客房中心对客房的统一管理，并且可以看到未来30天的房态和未来30天的预订情况。这样方便了管理人员对房间的统一调拨，能更合理的利用资源。第八节 夜审夜审流程主要功能是对一天内各种营业单据和报表进行深入细致地查对，以纠正错帐或追查责任，并对在店旅客进行过帐，加收房费。保证酒店收益的正确、合法、真实。另外，如果酒店设有夜间审计人员还要接管并处理总台服务接待工作，负责夜间旅客的入住或离店等操作。夜间审计是酒店运转中的一个重要环节，如果酒店因某天未做夜间审计，可能造成房费计算错误，而给酒店带来损失。所以用户在每天使用本系统时，就需注意系统界面底部的状态中的系统工作日期是否与当

15、前日期相同，因为系统工作日期是以夜审为界限改变的。如果你的系统工作日期与当前日期不符，请检查旅客的房费是否正确，如果差半天或一天的房费，请补做夜间审计，以保证数据的正确性。夜间审计的基本步骤：开始-单据检查-房租过帐-收益试算-收益终结-结束审计。开始：数据备份用于向前台审计人员说明，在使用系统的夜间审计功能时，需要做的准备工作。单据检查：主要对所有输入电脑的的收银报告或各种单据进行核对检查，防止金额差错。增补修改帐单：主要是对用户漏输的帐单进行重新输入，如果存在错帐也可进行补救纠正。（其操作过程与客人消费入单相同。）打印房租预审表：用于打印本日的客房租住明细表。房间过费：将本日房费自动记入各

16、房间住客的帐户中，进行房租过帐操作。收益终结：编制收益终结表。即结束本日所有的帐务收益活动，生成收益终结表。将余额转至下一个营业日。查阅客房营业报告：浏览本营业日的客房营业日报。*内部控制原则：在进行夜间审计时应做到深入细致，以保证酒店收益的真实、合法，以防止不进行认真地核对工作，就让电脑过入房租，造成数据的错漏，给以后的工作带来麻烦。 第九节 客户关系一、合约管理1、可针对酒店合约进行类别管理：主要对每种类型的客人设立一个代码，方便拟定协议房价2、可针对酒店管理对客户进行分类：主要是把不同类的客户分别开来，为以后有针对性的销售打下基础。3、合约价类：把每种类型的合约按价位进分类，方便对合约的

17、管理。4、合约单位管理：把有合约关系的单位记录下来，以后合约单位入住就可以直接按合约价，不用每次来设定价格，为酒店人员减少了工作量，方便查询，加强了酒店和客户的联系。5、应收单位管理6、业务员管理7、名片管理二、会员卡管理1、会员卡类型:根据会员消费级别的不同，会员卡也分为不同的级别，享受不同的优惠。这样可以加强酒店与会员间的联系，促进会员消费。2、会员个人资料的录入：卡号、卡类、姓名、电话等信息。3.卡类挂失4.积分兑换5.一卡通管理第十节 前台应收帐管理一、应收业务处理1.支持应收帐务结帐2.签单帐户帐务结帐3.公司帐结算4.临时帐结算二、应收报表单位结帐明细：是指各挂帐单位在酒店所挂帐消

18、费的明细表。单位支付明细：是指各挂帐单位每一次的结算的金额、所剩余额的支票管理：给挂帐单位的所有支票。第十一节 系统操作（维护）一、系统设置1、客房设置： 房类设置 房间床型设置 房间风格设置 房间朝向景观设置 楼号设置楼层代码的设置 客房详细特征客房类型、房价等2、支付方式维护：结帐代码设置：结算方式、结算类型设置记帐代码设置：记帐代码、记帐类型3、消费分类维护:A、库存记帐明细：库存商品记帐明细：由吧台或前台直接出售的商品，直接减库存。库存商品记帐类型：可以把库存商品分为不同的类。B、普通记帐明细：普通记帐明细：记录了具体的普通消费项目。普通记帐明细类型4、系统参数设置：设置一：注册公司设

19、置、前台参数设置、计租规则设置、房租服务费设置设置二：前台参数设置：对房间属性的设置。设置三：提醒功能设置、连锁会员设置、一日内消费卡次数设置、可视卡设置。设置四：IC卡（会员卡）读卡器设置、仓库参数设置、功能模块设置、酒店发票打印信息设置设置五：封面和公司标志设置5、本机参数设置：只对当前计算机有效收银是否支持钱箱设置顾显设置门锁设置：可以有系统直接对门锁进行操作。前台参数设置包括登陆界面的设置、打印的设置、提醒商团等。6.客人设置客人代码设置：抵店方式、行业分类、接待方式、证件类别等与客人相关的各种信息设置。7.计量单位设置8.国籍代码设置9.省级代码设置10.行政区域设置11.清洁类型设

20、置12.收银班次的划分：把不同的上班时间划分为各个班次，方便管理。13.其它代码设置：一些原因的设置14.人事的设置人事管理:员工档案、员工请假、员工奖惩、员工变动、员工离职、基础资料设置。15.考勤管理：接我公司提供的考勤机。16.工资管理：提供接口17.仓库管理仓库管理：采购管理、库存管理、分仓库存、货口库存、单据查询、价格查询、基础资料等设置。18.固定资产：只对资产起记录作用。19.出纳管理：对一些款项、帐户的简单管理。20.数据备份21.清机管理二、用户权限设置1.操作员设置对系统进行操作的各部门员工进行设置2.操作员权限设置可对各部门各员工的对系统菜单权限进行设置，此功能可细分到每

21、一个操作。从而实现负责到人。第十二节 报表中心这一模块为酒店的营业情况提供了可靠的依据，用于查找某营业期中前台所有的收支情况。供酒店的管理人员对整个客房的收益情况进行分析和决策。接待分析：预订分析表、抵店离店表、团体分析表、早餐卷报表、房租分析表、工程维修表、客房清洁表、住客生日表、签证到期表、客源分析表、户口申报表、客房营业总表、经营统计总表。收银分析：收银交班表、记帐分析表、收入分析表、发票明细表、前厅佣金表、借贷总表、支票信用卡表、项目销售分析、应收帐分析表、酒店营业总表、房间营业分析、营业日对比表。营业监控：客单取消表、物品租借表、关键操作监控。会员分析：充值消费积分、挂帐客户分析、会

22、员帐单分析、充值方式统计、消费积分排行、会员生日查询、卡有效期分析、连锁会员结算。1. 工资分析：工资发放表、部门工资汇总、人员结构分析、类别工资汇总。2. 仓库分析：货品最近进价表、采购价格分析表、仓库单据明细表、出品部成本分析、仓库进销存分析、货品进销存分析、供应商供货汇总、供应商供货明细、货品采购汇总表、货品采购明细表、组织部门领料表、部门员工领料表第四章酒店管理系统优点介绍第一节 稳定统一的系统平台系统前端使用视窗系列平台如Windows95/98/2000以及NT-Workstation，网络管理采用Windows NT Server、Windows2000 Server。第二节 提

23、供一个开放的酒店管理平台系统提供一个开放的帐户-帐号-帐单-帐页的四层帐务结构系统已内嵌了多种帐户及帐号在系统内嵌的帐户及帐号的基础可方便地进行帐户及帐号的扩充第三节 提供完善的培训解决报告对先进的酒店管理信息的投资成功，必须让酒店具体营运情况与信息技术完美的结合。我们公司高度重视员工培训在系统实施中所起的作用。根据普通员工、管理层人员、信息维护人员三级层次不同的需要，制定相关的应用培训、管理培训、技术培训报告，提供给用户全面有效的培训，确保用户的投资获得最高效益。我们的培训课程突出以业务为主线，重点讲授如何运用信息系统来处理日常业务，强调训练员工的实际操作能力，使员工经过培训后，能够立即上岗

24、操作；培训课程中，专门有管理人员的培训，目的是为了让管理人员能够领悟用信息系统进行管理的精髓，使得应用信息系统后，管理能够完全脱离手工操作，达到真正的信息化；并且还专门安排技术课程培训信息化人员，同时让他们全程跟踪酒店信息安装、调试、培训，以能够进行酒店信息的日常维护。根据对不同类型酒店成功实施的经验，针对操作人员、管理人员、维护人员的具体情况，我们对培训课程及教材进行了不断的修正和总结，制订了一套完善的提高员工素质的培训课程；在培训前，工程师会根据酒店经营模式与具体运作，制定合乎酒店实际情况的培训计划。由初级至高级，理论课程结合实习操作进行，使每个酒店业务与信息操作环环相扣，充分地让培训人员

25、吸收信息技术与业务融合的精髓。培训课程包括： 应用培训对象：使用酒店管理信息的具体操作人员应用培训包括信息系统的基础操作培训和结合酒店业务的功能操作。经过培训后，员工能够掌握信息操作方法，了解信息的功能以及信息之间的联系。管理培训酒店管理人员管理培训包括管理人员的信息化管理培训，让管理人员掌握如何利用酒店管理信息进行酒店信息化化管理。 技术培训让电脑部技术人员能够进行信息的日常维护。第四节 提供功能强大的查询功能支持对在住客、离店客、历史客人等详细信息的全文检索提供按姓、名、拼音首字母、全名及登记单全字段的智能检索提供按通配附的智能模糊查询第五节 使用先进的网络消息机制实现酒店业务的工作流化系统提供内嵌的消息服务器来实现饭店业务工作流处理，如：房态的及时刷新帐目的及时刷新电话记费与系统的连接智能门卡（磁卡/IC卡/TM卡）系统的连接一体化的系统设计前台管理系统全面集成了电话交换、多媒体、互联网、VOD、电子门锁、内部寻呼等多种接口。 财务部可直接查询、跟踪、分析酒店的各项业务数据，对整个酒店的经营项目起到监督和控制作用。全面弥补了酒店业务中容易出现的漏洞，如对逃帐的防范、结帐时自动提醒加收半天房费及一天房费的确定、应收帐款的跟踪管理、折扣管理、处理客人的特殊要求、多客人同时结帐等都提供了直观、形象的量化分析和反馈信息。所有帐务的操作都