投标业务流程.docx

1、投标业务流程 投标业务流程 商务部二零零五年二月投标业务流程一、目的 为了保证公司投标书质量，提高投标书针对性和竞争力，规范投标项目业务行为，指导投标项目运作，指引各投标业务部门进行组织建设和投标规范的建设。二、适用范围 适用于所有国内公开招标、邀请招标、议标形式的投标项目。非正规招投标项目中，凡需要提交技术建议书和报价的，都需按照本流程的相应部分执行。三、业务流程 本程序文件的操作过程由业务流程图说明，有关的执行要点详见工作指导。五、工作指导01 获取项目信息并反馈 片区/办事处、技术部、商务部 市场人员通过各种渠道（包括客户、客户上级主管部门、设计院等）获得到投标项目立项或进行前期准备的信

2、息后，应及时将项目信息反馈至公司相关业务部 门：片区/办事处、技术部、商务部。02 成立项目组，任命项目组长 区/办事处、技术部、商务部在收到反馈的项目信息后，由各部门组织协调成立项目组，任命项目组项目组长及项目组成员，确定和区分项目组各成员工作职责。项目组中项目组长作为该项目全过程的负责人。 03进行标前引导 项目组 项目组成立后对该项目进行积极的标前引导工作，主要工作包括由项目组长组织召开技术研讨会、邀请客户参观公司、考察样板点、开好试验局，技术部 负责对项目招标书进行引导等主要工作。04 获取招标书及背景资料 项目组长项目组在获得项目招标正式启动的信息后，购买招标书或直接接收招标方的招标

3、书，同时把招标书与项目背景资料提交给技术部和商务部，并应详细通报前期标前引导的相关信息及工作成果。05 接收招标书 技术部 技术部接收招标书及相关背景资料后，对项目进行分解。06 阅读招标书及标书澄清 技术部、商务部、项目组 技术部在收到招标书及相关背景材料后，会同项目组、商务部通读招标书，并重点分析其所负责内容的相关条款。 对一般项目，由技术部完成招标书工程与服务部分的阅读。对招标书中需要澄清的内容，以书面的形式向招标方进行澄清。07 招标书商务超标条款汇总 项目组长 项目组长负责对招标书商务超标条款进行提取、汇总；08 招标书技术超标条款汇总 技术部 网络设计部会同中研产品线对招标书技术超

4、标条款进行提取、汇总；09 招标书工程与服务超标条款汇总 技术部 技术支援工程管理部负责对招标书工程与服务超标条款进行提取、汇总；10 超标条款分析汇总 项目组长 项目组长结合项目实际情况，负责对07、08、09所汇总的超标条款进行分析，交片区主管/公司领导填写审核意见决定是否参与投标。121成立标书设计组 技术部、项目组 若决定参加该项目投标，技术部会同项目组成立标书设计小组并任命小组成员及相关责任人，并将相关文档移交小组成员，将任命反馈商务部。 项目组长将负责标书设计期间标书制作小组内部的组织、协调工作。 13 制定投标书制作计划 项目组长 项目组长根据招标书要求和项目具体情况安排标书设计

5、进度，确定标书各部分设计责任人。14 制订总体方案 标书设计组 组织标书设计组成员按照招标书要求并结合标前引导情况，制订出投标书总体方案。15 总体方案评审 项目组长 由项目组长组织项目组、技术部等部门的技术专家组成项目总体方案评审小组，确定评审小组负责人，并组织对投标书总体方案进行评审；16 投标文件商务部分设计 标书设计组 总体方案评审通过后，由标书设计组根据总体方案制作商务文件及相关的附件。17 投标文件技术部分设计 标书设计组 由标书设计组根据总体方案制作技术文件及相关的附件。18 投标文件工程与服务部分设计 标书设计组 由标书设计组根据总体方案制作工程与服务文件及相关的附件。19 组

6、织投标书质量评审 项目组长 项目组长组织各部分评审人对标书各部分进行质量评审。20 制定商务策略 项目组长/公司领导 项目组长组织片区主管、公司领导讨论并根据项目实际情况制定投标策略。21 标书汇总 项目组长 根据超标条款的申请结果，组织修改标书，并组织标书设计小组完成标书技术、商务、工程与服务文件的电子总成。22 商务授权申请 项目项目 由项目组长结合项目实际情况向公司商务部提出商务授权申请，在得到公司商务部审批后，由项目组长制作投标书价格折扣表。23 标书总成、打印、页签、装订 项目组长/技术部 项目组长负责标书的总成、打印、页签、装订。24 通读投标书 项目组 投标业务经理组织通读投标书

7、，检查标书的完整性、一致性。25 标书复印、装订 项目组 项目经理负责组织投标书的复印、装订工作。26 检查封装 项目组 项目经理负责投标书递交前的最后检查并进行封装。27 递交标书 项目组长 项目经理组织投标项目组成员及时参加开标，作好开标记录。28 开标结果反馈系统部、投标办 项目组长 开标仪式结束后，项目组长应及时将开标结果及对开标结果的初步分析情况反馈给公司领导、商务部以及其它必要部门。29 组织标书澄清 技术部、项目组长 在招标方对投标书要求进行澄清时，由项目组长、技术部相关人员及标书制作人员进行澄清。 如果招标方要求对投标书进行修改，则由项目组长组织标书制作人员完成相应修改工作。3

8、0 中标结果分析并反馈 项目组长 在项目评标活动结束、确定中标人后，项目组长应及时将中标结果反馈给该项目各相关部门及领导。31 中标后的合同谈判 项目组 项目中标后由项目组长组织项目组相关人员参加合同谈判，并将谈判进展情况及时通报各相关业务部门：片区/办事处、技术部、商务部。32 技术方案、配置修改 项目组长 合同谈判阶段，如招标方要求对技术方案、配置进行修改，项目组长组织完成对技术方案、配置的修改。33 授权申请（商务授权、超标条款） 项目组长 合同谈判阶段如技术方案、配置和报价需要修改，项目组长需再次进行商务授权申请。如招标方提出新的超标条款，项目经理需再次进行超标条款的申请。 34 合同

9、签订 项目组 合同谈判达成一致意见后，由项目组长签订采购合同。35 项目总结归档 商务部/项目组长 项目组长负责安排标书制作过程中投标书相关文本、资料的整理归档工作，并对标书制作阶段的工作进行总结，填写投标业务总结表，见附表。项目组长对整个项目的投标工作进行总结，完成项目总结。六、名词解释：项目组长：投标项目全过程的总负责人。七、参考文件 无八、表格与记录 附表1、招标书超标条款汇总分析表 附表2、投标书制作计划表 附表3、投标项目总体方案评审表 附表4、投标书质量评审表 附表5、投标书封装检查表 附表6、投标业务总结表附表1招标书超标条款汇总分析表招标方： 招标号： 项 目 名 称 项 目

10、经 理 发 标 时 间 截 标 时 间商务超标条款汇总分析： 商务负责人： 年 月 日 技术超标条款汇总分析： 技术负责人： 年 月 日 工程与服务超标条款汇总分析： 工程与服务负责人： 年 月 日 项目组长意见： 年 月 日片区/办事处主管或公司领导意见： 年 月 日附表2 投标书制作计划表招标方： 招标号：项目名称： 发标时间： 截标时间：序号项目名称责任人完成时间审核责任人完成时间1总体方案制作2商务部分2.1商务函件2.2逐点答复2.3资格文件3技术部分3.1技术建议书3.2逐点答复3.3配置报价4工程与服务5标书电子件总成6标书书面件总成7标书递交8答标澄清注：以上计划表中的项目可根

11、据招标书的具体情况进行增减。拟制人： 批准人： 时间： 年 月 日附表3投标项目总体方案评审表招标方： 招标号： 项 目 名 称 项 目 经 理 发 标 时 间 截 标 时 间一、评审要素： 1、针对性（是否满足招标书技术要求？） 2、 先进性（是否能够体现公司产品的卖点？） 3、 竞争性（同竞争对手相比，优势何在？） 4、 可实施性（是否符合公司产品销售路标？） 5、 风险性（有无规避措施？） 二、评审意见： 评审人： 年 月 日附表4 投标书质量评审表一、商务部分项目名称： 评审人： 日期：评审内容标准要求评价意见商务函件齐备性：招标书中所要求的商务函件是否都已提供？格式：当招标书有要求时

12、应采用招标书规定的格式，当招标书无要求时，应采用公司提供的函件模板。正确性：各函件中的项目名称、项目经理姓名、公司名称、法人姓名是否准确？另，联合投标时有无按规范提交联合投标协议？商务逐点答复规范性：当招标书有规定时应符合招标书，否则应符合公司标书文件规范规定的五种答法。正确性：答复是否符合公司有关规定，超标条款是否经过申请审批？针对性：答复是否结合我司特点提供了一个能带来双赢的商务方案？报价格式：是否采用三层表？针对性：结合招标书要求和我司实际考虑。资格文件齐备性：招标书中要求提供的附件是否齐全？正确性：附件是否现行有效、内容正确？总分：总体评价意见： 共3页，第1页附表4投标书质量评审表二

13、、技术部分项目名称： 评审人： 日期：评审内容标准要求评价意见技术逐点答复规范性：当招标书有规定时应符合招标书，否则应符合公司标书文件规范规定的五种答法。正确性：答复是否符合公司产品技术规格？涉及到招标书对具体性能参数有要求的条款是否详细阐明了我司产品的满足方式（在保守技术机密的前提下）技术建议书齐备性标书文件规范规定技术建议应包括总体解决方案、系统配置、产品描述、产品应用实例*、英文缩写词表）技术建议书内容工程项目综述：对招标书的要求理解正确。技术方案：描述正确、清楚、易读。技术牵引：阐明方案的优点。系统配置和报价配置计算正确、报价合理，具有竞争力。产品描述功能结构描述：为保守商业秘密，不可涉及具体电路和芯片，不要列出技术指标清单。为与竞争对手拉开差距，对公司产品所提供的新功能和性能指标要重点宣传。对于正在研发的功能要给出能商用的时间表总分：总体评价意见：共3页，第2页附表4投标书质量评审表三、工程与服务部分项目名称： 评审人： 日期： 评审内容标准要求评价意见逐点答复中的工程服务条款关于系统升级、维护的答复是否符合公司要求保修期答复是否符合公司要求，或经过超标条款的审批其它服务承诺是否符合公司规定、是否体现了我司服务优势工程服务部分工程服务部分文件是否齐全（应有责任界面、技术支援队伍的介绍、培训部分、工程计划等）