企业会计档案管理实施细则Word文档格式.docx

1、 （一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证。 1.原始凭证：外来原始凭证、自制原始凭证 （1）外来原始凭证，是指在同外单位发生经济往来关系时，从外单位取得的凭证，包括：发票、财政票据、火车票行程单等类发票凭据、完税凭证、海关专用缴款书、个人收款证明等收款凭证、银行回单、以及从外单位取得的分割单。 （2）自制原始凭证，是指自制用于收入、成本、费用、损失和其他支出核算的会计原始凭证。包括收入计算单、物资出入库单、成本费用计提表、成本费用分割表、事前事项审批单、会计核算调整说明材料。 各单位原始凭证的具体名称如有与上述名称不相符的,应按照凭证内涵比照上述凭证分类。 2.记账凭证： 分为5大类凭证，即应收

2、凭证、收款凭证、应付凭证、付款凭证、总账凭证。 3.会计账簿：总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿。 4.财务报告： （1）月报、季度、半年度、年度财务会计报告，包括会计报表（主要包括资产负债表、利润表及现金流量表等）、附表、附注及文字说明。 （2）外部审计机构出具的审计报告、鉴定报告。 5.其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，纳税申报表，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。 第六条 按照载体形态，会计档案具体包括： 按照载体形态，会计档案分为纸质会计档案和电子会计档案。结合公司会计档案电子化工作实际，目前公司

3、纸质档案和电子档案分别为： （一）电子会计档案：已经具备以及即将具备会计档案电子化管理能力的会计档案 1.会计凭证：包括原始凭证和记账凭证。 （1）外来原始凭证：电子发票、银行电子回单、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书； （2）自制原始凭证：公司信息化系统根据内部设置规则及流程控制下形成和传输的凭证，包括出入库单、收入计算表、坏账准备、人工成本、税金、折旧摊销等成本费用计提表单、费用分割单； （3）记账凭证。 2.会计账簿；财务会计报告、附表等由公司信息化系统内生的会计报表。 （二）纸质会计档案：目前尚不具备会计档案电子化管理能力的会计档案，以及自身不适合电子化的会计档案

4、从外单位取得的纸质发票、财政票据、火车票行程单等类发票凭据、海关专用缴款书、个人收款证明等收款凭证、以及从外单位取得的分割单； （2）自制原始凭证:公司自制源于信息化系统之外的用于收入、成本、费用、损失和其他支出核算的会计原始凭证，包括内部往来分摊表、费用分摊表等。 2.外部审计机构出具的审计报告、鉴定报告 3.银行存款余额调节表，银行对账单，纳税申报表，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。第三章 会计档案的整理与归档 第七条 记账凭证、会计帐簿、会计报表和具备电子化管理条件的外来原始凭证和自制原始凭证仅以电子方式保存，不再另以

5、纸质形式保存；不具备电子化管理条件的纸质原始凭证、财务报告等其他会计资料仍以纸质形式保存。 第八条 每年形成的纸质会计档案，具体整理与归档要求： （一）原始凭证包括报账单及其他附件，对于其他附件要以报账粘贴单（A4标准）的面积尺寸按照先自右向左，再自下向上的顺序粘贴，此外，还应执行以下规则： 1.应付凭证、总账、应收凭证、收款凭证类原始凭证，按照报账单、发票、其他证明材料的顺序进行粘贴，整理后的原始凭证由各单位以自然月为周期按照凭证编号顺序进行整理。 2.应付付款类原始凭证，按照报账单、银行回单、其他证明材料的顺序进行粘贴，整理后的原始凭证由各单位以自然月为周期按照凭证编号顺序进行整理。 公司

6、通过资金平台进行资金支付，资金平台保管了全部电子支付数据且可查询付款凭证及电子支付信息。对已经实现资金平台电子化存储的银行回单停止纸质整理和保存，以电子介质保存资金平台支付的电子回单，通过电子回单和记账凭证的关联关系，采用信息化手段检索调阅；公司未通过资金平台支付的，需获取银行回单，完成付款类原始凭证归档。 （二）所有银行账户的对账单、银行余额调节表、重要票证盘点表等重要资金文档需纸质保存，按月装订归档。 （三）由其他系统传入的原始单据，在其他系统进行电子化保存，不再打印纸件。 （四）原始凭证装订 1.各单位指定人员负责导出各模块“CUC凭证对照表”，用于原始凭证装订。对照表中包含：记账凭证编

7、号、报账单编号、有无附件、制单人、金额、摘要、来源系统信息，另新增“实际附件张数”、“是否需纸质归档”、“原始单据归档人”三栏信息作为会计凭证归档对照表报表的归档补充信息，形成会计凭证归档对照表（新格式）（附件一）。 2.对应各系统来源的原始凭证归档要求参照附件二ERP核心各模块凭证对应子系统归档指导表装订归档，原则上指导表中明确要纸质归档的，按指导表要求及各模块记账凭证编号顺序装订归档，未列在指导表中但确属需要存档的纸质附件可提出归档需求，添加归档。 3.记账凭证原始凭证的装订，根据会计凭证归档对照表（新格式）整理，统一用有色A4纸打印已完成报账审批流的报账单封面或记账凭证（其他系统来源无报

8、账单封面需归档）。报账单封面：对应结算系统付款申请单、报账平台付款申请单、商城差旅报销申请单、SP代理商报账单等有审批流程的单据为封面。然后，按照记账凭证编号顺序装订，如“无附件”，该记账凭证编号可以空缺跳过，如 “有附件”，该记账凭证编号不可跳过。如系统出具的会计凭证归档对照表中“有无附件”和实际附件情况不符，需由会计在会计凭证归档对照表签章更改，相关要求如下： （1）各模块指定人员每月6号前将本模块上月会计凭证归档对照表ERP记录导出，按新格式要求设置后发送各票据审核岗位人员补充填写； （2）各票据审核岗位人员按照系统中总账（GL）、应付（AP）、应收（AR）各模块凭证流水顺序整理好所有报

9、账单及“有附件”类记账凭证，并按照会计凭证归档对照表（新格式）填写相关补充信息，将整理后的记账凭证及补充填写的信息于每月15日前交各模块指定人员。 （3）各模块指定人员每月20日前完成上月纸质会计凭证装订、装盒归档，并完成相关凭证资料移交会计纸质档案管理员。 （4）会计纸质档案管理员每月22日前收集完各模块归档资料的移交，并形成部门月度凭证资料归档清册，参照附件三月度凭证资料归档清册格式。 （5）所有银行账户的对账单、余额调节表需按月整理装订归档，每月20日前将上月资料移交会计纸质档案管理员。 （6）凭证装订成册时，各单位应对每册会计凭证加上封面、封底、单册凭证清单（详见附件四），册号每月一编

10、，编号规则为公司代码-类型-年月+四位流水顺序号，装订好凭证厚度在3.0cm至4.0cm之间。封面上注明公司名称、年度、月份和起讫日期、起讫号码，由装订人在装订线封签处签名或盖章。 第九条 每年形成的电子会计档案，具体整理与归档要求： （一）会计凭证。实现电子化管理的内外部电子会计凭证进行电子归档。归档工作包括文件鉴定和整理编目。 归集到数字档案馆的记账凭证、审批信息应有内在的关联检索关系，同时检索与记账凭证相关的业务档案，实现在数字档案馆系统中对所有会计档案及对应业务档案的相关查询。 每月28日前会计电子档案管理员对照月度凭证资料归档清册（附件三），在电子档案系统中按类创建档案盒号，进行会计

11、凭证电子装盒，完成上月会计凭证的电子归档。 （二）会计账簿。明细账、资产账簿等实现电子化的会计档案执行电子归档，按年度在数字档案馆完成归档工作。 （三）财务报告。月报、季报、半年报、年报报表，按年度在数字档案馆完成财务报告归档工作。 关于新ERP上线前，原财务账套电子档案的管理。各单位做好原账套数据的电子备份，并指定专人保管与维护，确保历史账套电子数据的安全、完整、可查询。财务部原使用过的财务软件包含：用友单机版、用友u8、原网通ERP、用友固定资产管理系统等（注：新ERP上线前财务系统）。 第十条 次年3月前，各单位将上年形成的会计档案，按照归档要求，负责整理立卷，编制会计档案移交清册。具体

12、整理与归档要求： （一）会计凭证按月立卷，以原始凭证装订册为基本依据，逐项进行填写，并履行签字手续。 会计凭证封面应设置单位名称、所属年月、凭证编号、册数、档号、保管期限等栏目，并须经装订人、会计主管签字或盖章。会计凭证脊背处应标注所属年月、册数、凭证编号、档号等信息。 （二）会计档案封面内容要求填写完整、准确，全部栏目由会计部门填写。归档的会计材料，应完整、准确、系统，卷内不得有铅笔字迹。 （三）会计档案的装订。会计档案案卷装订前应去掉会计材料上的金属物，要求美观、结实、不掉页、不压字。第四章 档案的归档与移交 第十一条 归档时间：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由财务部保管二年，隔

13、年6月底前，由会计部门编制会计档案移交清册（附件五），移交至本单位档案管理部门统一保管；会计电子档案移交参照纸质档案移交实施管理。 出纳人员不得兼管会计档案。 第十二条 会计档案按照中国联合网络通信集团有限公司档案分类规则进行分类、排列与上架。 第十三条 会计档案的移交： （一）会计部门在移交档案之前，应由会计部门负责人和立卷人检查归档的会计材料是否完整、准确、系统，对档案质量应严格把关。 （二）档案部门在接收会计档案时应检查档案质量，对不符合归档要求的案卷应退回重新整理。 （三）移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案部门应当会同会计部门和经办人

14、员共同拆封整理，以分清责任。 （四）交接纸质会计档案时，交接双方应当办理会计档案交接手续。会计部门须编制会计档案移交清册，列明移交的会计档案名称、移交顺序号、册数、起止年度等内容。交接双方负责人、经办人应在会计档案移交清册上签名，并加盖部门公章。移交清册一式两份，交接双方各保存一份。 （五）交接电子会计档案时，会计部门选择“档案保管”-档案传递，将整年档案传递入数字档案馆，档案部门查收无误后，在数字档案馆接收后，移交手续完成。 （六）建设单位在项目建设期间形成的会计及业务档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。 （七）企业产权发生变动时，遵照国有企业资产与产权

15、变动档案处置办法及公司有关规定执行。第五章 档案的保管与借阅 第十四条 各单位统一保管各单位会计档案，并设置专用库房或柜架保存纸质会计档案。档案库房要坚固，并有防潮、防水、防日光及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物（霉、虫、鼠等）、防盗和防火等设施。 第十五条 电子会计档案可通过数字档案馆，按照线上借阅流程相关要求进行借阅。纸质会计档案一般不得借出，如有特殊需要，须经本单位负责人批准。查阅或者复制会计档案的人员，应妥善保管和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整，并在规定时间内归还。第六章 档案的鉴定与销毁第十六条 会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，分为永久、定期两类

16、。定期保管期限分为10年、15年、30年3类。第十七条 保管期满的会计档案，除本办法第十四条规定的情形外，可以按照以下程序销毁： （一）由各单位综合部会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。 （二）各单位负责人应在会计档案销毁清册上签署意见。 （三）销毁会计档案时，应当由档案部门和会计部门共同派员监销。 （四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案，销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。 第十八条 保管期满但卷内有未

17、结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案保管清册和会计档案销毁清册中注明。保管期已满的在建项目会计档案不得销毁。第八章 附 则 第十九条 本办法由公司财务部负责解释，自发布之日起实施。附表企业会计档案保管期限表类别序号档案名称保管期限备 注会计凭证1原始凭证30年纸面保存2记账凭证电子保存帐簿现金日记账银行日记账3各类账簿财务报告年度财务报告（决算）永久月、季度财务报告10年其它类会计档案移交清册会计档案保管清册系统记录会计档案销毁清册4月度、季度税收会计报表及文字说明5年度税收会计报表及文字说明6银行对帐单15年7银行存款余额调节表