采购签字流程.docx

1、采购签字流程采购签字流 程为了提高工作效 率、有效降低采购成本、明确岗位职责，进一步规范 物资采购流程， 加 强与各部门间的配合，满足 XXX 的需求，特制 订本签字 流程。1、请购及其规定：1、请购单的要素： 完整的请购单应包括以下要素： （1）请购的部门； （2）请购物品所属项目；（ 3）请购的用途； （ 4）请购的物品名称 ； （5）请购的物品数量； （6）请购的物品规格及执行标准； （ 7）请购物 品的样品、图片 或详细参数资料等；（ 8）请购 物品的需求时间； （9）如 有特殊需要请备 注；（10）请购单填写人签字；（ 11）请购部门负责人签 字；（12） XXXX负责人签字；（13

2、） XXX总指挥签字；（14） XXX负责人 签字。2、请购单及其提报 规 定：请购单应按照 附表一（物资申请表） 的格式填 写，提报要素应填写完整、清晰。由xxxxxxxX相关领导审核批准后报采 购部门；3、物资审请表的填 写与提报：（ 1）请购数量较多时，可以附件清单的形 式进行提交，为 提高效率该清单的电子文档也需一并提交； （ 2）遇 XXX急需的物资且主 要负责领导不在的情况，可以通过电话或其他形式请示， 征得同意后提报 采购部门，签字确认手续五日内后补完善；（ 3）如果是 单一来源采购或 指定厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。（4）请购单的更改和补充应以书面形式由 XXX

3、X负责人、XXX总指挥、XXX负责人签字后报采购部。 （5）请购部门在提报请购单时，应要求采购部接收人签字 备份；二、请购单的接 收及分发规定1、 请购的接收要点：（ 1）采购部在接 收请购单时应检查，文件填写是否按规定完整、清晰填写，是否经过XXX相关领导审批；（2）接收请购单时应遵循无计划 不采购，名称、规格等不完整不清晰不采购， 图片或详细 参数资料不全不 采购，库存已超储积压的物资不采购的原则； （ 3）采购部接到请购单后 ，应通知仓库管理处核查请购物资是否有库存，进行内部 调剂；（ 4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。2、 请购单的分发规 定：（1）对于紧急请购项目

4、应 优先处理；（ 2） 无法 于请购部门需求 日期办妥的应通知请购部门；（ 3）重要的材料 采购前应 征求XXX相关领导的建议。3、采购周期的规定 ：（ 1）招标类材料 采购周期为 15 天；（ 2）常规、通用类材料采购周 期为7 天。（ 3）遇到紧急采购应汇报集团公司领导采取快速优先采购的 策略，紧急采购材料周期为 3 天；3、询价及其规定 ：1、 询价前应认真审 阅请购单的品名、规格、数量，了解图纸及其技术要 求，遇到问题应 及时的与请购部门沟通；2、 属于相同类型或 属性近似的产品应整理、归类集中打包采购； 3、对于紧急请购项 目应优先处理；4、所有采购项目必 须向生产厂家或服务商直接询

5、价，原则上避免通过代 理或各种中介机 构询价；5、对于请购部门需 求的物资或设备，如有成本较低的替代品可以推荐采 购替代品；6、遇到重要物资、 项目或预估单次采购金额大于 10 万元的采购情况， 询价前应先向集 团公司相关领导汇报拟进行邀请招标或公开招标，拟投标 单位的基本情况 按照附表二（拟投标单位名单）的格式提报XX审核、集 团公司领导批准 ，方可发放标书；7、 询价时对于相同 规格和技术要求的材料，应对不同品牌进行询价：8、 所有材料项目原 则上都应要求至少三家以上的供应商参与比价或投标 报价；单次采购 金额预算价格在 10 万元以上的项目应由采购部组织招标； 或由集团领导指 定其他部门

6、进行采购；9、 比价采购或招标 采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提 供和完成我公司 所需物资和项目的能力；10、 比价采购或招标 采购应按照附表三（询价表） 的格式或拟定完整的招 标文件进行询价 、报价；11、 在询价时遇到特 殊情况应书面报请集团公司领导批示。四、比价、议价 ：1、对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；2、对于合格供应商 的 价格进行市场分析，是否比其他厂商的价格更低， 所报价格的综合 条件更加突出；3、收到供应商报价 或 进行开标后应向集团公司领导汇报情况，设定议价 目标或理想中标 价格；2、 重要材料项目应 通过一定的方法，对于拟定供货单位的实力

7、资质进行 验证和审查， 并进行实地考察了解供应商的各方面的实力；2、参考目标或理想 中 标价格，与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条 件的进一步谈判 。五、比价、议价 结果汇总 ：1、比价、议价汇总 前 应汇报集团公司相关领导，征得同意后方可汇总；2、比价、议价结果 汇总应按照 附表四（比价 /招标汇总表） 的格式完整列 出报价、工期、 付款方式及其他价格条件、列出拟定供货商及选用理由；3、如比价、议价结果未通过集团公司领导审核应进行修改或重新处理。六、采购汇报的 签批：1、拟定供货单位后 ，由采购部起草采购汇报。2、 采购汇报必须由 经手人上报，XXXX负责人、XXX总指挥、XXX负责人、

8、XX负责人、集团总经理全部 签批后才能采购。3、 如遇XXX急需的物资且签字领导 不在的情况，可以通过电话或其他形 式请示，征得同 意后先履行采购，待相关领导回来后完善签字手续。七、合同的签订 及其规定：合同：合同是当 事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协 议。依法成立的 合同受法律保护。1、合同正文应包含的要素：合同名称、编号、签订时间、签订地点、合 同履行地；采购 物品/ 项目的名称、 规格、数量、单价、总价及合同总额， 清单、技术文件 与确认图纸是合同不可分割的部分；包装要求；合同总额 应为含税、含运 费送达公司的总价，特殊情况应注明； 付款方式；工期； 质量保证期； 质量要求

9、及规范； 违约责任和解决纠纷的办 法： 双方的公 司信息及其他约 定。2、合同签订及其规定： （1）如涉及到技术问题和公司机密的，注意保密 责任；（ 2）拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；（ 3）为防止 合同工程量追加 或 追加无依据，打包采购时应要求供货商提供分项报价清 单； （4）遇订购数量较多且价值较大或难清点的情况时，需由供货商派 代表来场协助清 点；（ 5）质保 期一定要明确从什么时间开始，并应尽量 要求厂商延长产 品质保期；（ 6） 详细约定发票的提供时间及要求； （ 7） 针对不同的合同 约定不同的付款方式；（ 8）与 初次合作的单位合作时， 应少付预付款或 不付预付款；

10、（ 9）违约责任一 定要详细、具体；（ 10）合同签定前应按 照附表五（合同审批表） 的格式对合同初稿进行巡签审查； （11）合同审批表应由经手人上报， XXXX 负责人、 XXX 总指挥、 XXX 负责 人、财务总监、 XX 负责人、集团总经理签批后，才能进行后期合同的签订 工作。（ 12）经招标或数额较大（ 10 万元以上 的）需由律师审核；（ 13）XXXXXXX所有合同均由XXX负责人签字、加盖合同印章后方能生效;（14）采购部签订的所有采购汇报及合同应及时报送财务部门。八、 付款及合同 执行 ：1、 付款规定 ：（1）所有已签订合同付款时应参照公 司付款流程中的相关 规定执行;（ 2

11、）按照进度付款的采购项目必须有请购部门出具的 附表六 （验收报告） 方可付款;（3）按照公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应 填写附表七（资金支出审批表）或附表八（付款申请单）， 由经办人上报、XXXX负责人、XXX负责人、XX负责人、财务总监、集团 总 经理签批后提 交财务部付款;（ 4）财务部门在接到付款审批单后应在 3天内付款，以免 影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况需延期付款的应 及时的通知采购 部并汇报集团公司领导。2、 合同执行：（ 1）已签订 合同由采购经办人负责跟进，如出现问题，采 购部应及时提出 建议或补救措施，并通知请购部门及相关领导; （ 2） 已签订的合同在

12、执 行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行 情况，跟踪并督 促其保质保量，按时履约; （ 3）合同在履行期间应按照双方约定严格执 行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。九、 报验与入库 ：1、报验 ：（ 1）供应单位已经履 行完毕的合同，采购部应及时的通知请 购、质检部门进 行验收;（ 2）对于不同类型的合同标的物验收标准参照 合同相关规定执 行;（3）请购 、 质检部门在接到采购部报验通知后应及 时报验，并出具 报验结果证明单或质检单;2、入库：（1）公司所有的生产 材料、设备及外协加工件入库前均应通过 请购、质检部门 的检验或验收；（2）合同标的物在运达公司后采购部应及时

13、通知请购部 门，由请购部门及时安排卸货与搬运；（ 3）请购、质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单。十、其他说明：定价材料按采购 流程一 六条执行。1一、签字顺序一览表:序号项目名称签字人员（由左向右依次签字）最终签字人12345附表一（物资申请表）单位工程名称： 时间:序号材料名称型号规格材质执行标准单位数量单重总重使用工况使用时间品牌或生产商参考价格备注施工单位年 月 日监理单位年 月 日建设单位年 月 日注：（此处注明是否含税、含运费、含卸车费等其他费用）材料型号确定后，需提供电子版计划一份附表二（拟投标单位名单）序号单位名称注册资金联系人联系方式备注123456789101112131415161718192021按照附表三