驻外办事处管理制度Word格式.docx

1、三、办事处业务人员管理规定（1）在所属销售部门的领导下认真履行自己的岗位职责并接受办事处主任的监督管理，自觉遵守公司的各项规章制度，维护公司形象与利益，规范操作，积极拓展业务，努力进取，不得有违法乱纪的行为；（2）按要求建立客户档案，保持良好的客户关系。定期检查和整理文件资料，确保公司资料文件的完整有序性，保证资料查询的快捷、方便、及时和准确。并对各资料文件进行分类管理；（3）办事处的业务人员必须保持良好的精神状态，得体的访谈举止，上班时间内衣冠整齐，仪表端庄得体；（4）办事处人员的电话必须保持24小时开机，无故原因导致公司及客户与业务人员无法联系者给予重罚；（5）严禁办事处人员私自直接向客户

2、收取货款或借支现金；（6）长驻办事处人员，驻地时间每月不低于20天（含周边业务时间，春节除外），业务淡季须按时驻守，业务部门不得无故召其回总公司。四、作息管理（1）办事处每周工作时间为周一至周五；（2）每天上班时间：上午8：30-12：00，下午13：00-17：30；注：（新疆上班时间：上午10：00-14：00，下午15：00-19：00）（3）办事处人员上下班须打卡，迟到、早退、旷工按集团公司考勤管理制度处罚，办事处主任（主管）负责考勤管理，每月1日之前把上月办事处人员考勤报表报集团公司行政部；（4）法定节假日按国家标准执行；五、卫生管理（1）办事处主任负责整个办事处的卫生管理工作，办事

3、处人员实行卫生值日制。（2）办事处的办公区域与卧室的划分要突出，要有明显的办公气氛，办事处内必须保持整洁；（3）办公区间保持清洁，办公设施相关物品摆放有序，整洁干净。（4）办事处员工住宿房间内床铺、生活用品摆放整齐，干净，保持通风，无异味。（5）办事处出差人员住宿房间定期清扫保持清洁，出差人员入住时，床上用品干净无异味。出差人员走后，要清洗床单、被套、枕巾，定期进行晾晒。六、办公设备、生活设施、办公用品、日常生活用品管理（1）办事处办公设备、生活设施属公司固定资产，办事处主任须登记台帐，报集团行政部并负责管理、维护好，使之高效运行。（2）办公用品需求采购需向集团行政部申请批准，做到合理发放，合

4、理使用，发放使用要有登记。办公用品库存、使用情况每季度末做成报表报集团行政部。（3）办事处日常生活用品计入“驻外津贴”里不计入公司费用。七、工作日志、周工作总结和计划及月工作总结和计划（1）工作日志是记录业务人员工作情况的书面汇报材料，是集团各级管理部门了解和指导销售工作的依据，也是集团提供资源支持和相关人员进行费用审核的依据，是对业务人员进行工作考核的一部分。（2）业务人员每天应将工作日志发给区域经理，在项目投标的关键时候，区域经理还应将有关情况向分管副总经理汇报，以便及时作出决策。（3）办事处员工的周工作总结和计划于每周五上午十时之前提交给各所属的直接上级领导；月工作总结和计划每月最后一天

5、下班前给各所属的直接上级领导；办事处主任（主管）向集团行政部提交周（月）的工作总结和计划八、项目信息和项目信息汇总表（1）项目信息表记录项目的的基本资料和项目架构的情况，并对项目情况特别是决策的情况作简明的分析判断。（2）办事处每周应向所属销售部门领导提交项目信息汇总表，汇总表详细记录掌握的项目资料和各方联系人的相关信息，随着项目的营销进程逐步补充完善。办事处和集团均应指定专人负责项目信息和项目信息汇总表的接收、整理、归档、业务人员离开公司时，不得将客户资料带走。九、报表管理（1）各员工必须严格遵守公司及办事处的报表缴交制度.（2）各员工在交报表前必须仔细检查报表内容，确保无差错，文字通顺，数

6、据无误以及所要表达的武汉天鸣集团有限公司意思准确。十、财务管理及费用报销规定（1）办事处备用金暂定为5000元，由借款人按程序办理借款手续。办事处主任（主管）为“备用金”借款人，借款人对“备用金”的安全负责，如有短缺借款人如实赔偿；（2）如业务急需，临时要加大借款，借款人在不能回公司的情况下，借款单以电子方式书写，由分管副总批示后，财务按批准的金额由银行汇到其指定的帐户。（3）办事处招待费支出，属于行政招待的由办事处主任（主管）报集团行政部分管副总批示，属于业务招待的该业务员报分管经理及主管副总批示。（4）办公用品、低值易耗品，由办事处主任（主管）统一管理，集中采购，每季度根据库存情况编制购置

7、计划申请以电子表报公司行政部批准后当地购买。（5）当月的费用要及时报销，如不能回公司的，可将粘贴好的报销凭证快递到公司所属部门，分管领导签字后交财务按实际报销额汇款到指定的帐户。十一、请假管理（1）请假按公司请假手续办理。（2）办事处主任负责把办事处请假情况记入考勤。十二、探亲假管理（1）办事处人员每2月有一次回乡探亲假，每次可休假3天。（个别地区除外，新疆办事处5天探亲假）（2）办事处业务人员须向办事处主任书面申请探亲假申请单，并同时向业务所属部门经理传递电子文档申请单，征得同意后，方可休假。探亲假申请单由办事处主任（主管）备档。（3）办事处主任（主管）须向集团行政部经理申请探亲假申请单，由

8、行政部分管总经理批准，方可休假。（4）集团公司如有重要会议及相关事宜需召其回公司总部，按探亲假规定休假一次。（5）探亲假路费集团公司给予报销。（线路：办事处武汉）。十三、出差人员住宿管理（1）集团公司副总经理以下，4人以内人员出差，当地有办事处的须住宿当地办事处，根据集团武汉天鸣集团有限公司公司费用管理制度第四条“差旅费管理”第“E款”规定：出差人员有办事处住宿的，其住宿费用不予报销。特殊情况或办事处无法安排住宿的报副总审批可选择外住。（2）副总经理出差可自行选择住宿。十四、办事处外派员工福利（1）武汉总公司外派（北京、乌鲁木齐）办事处常驻员工享受50元/天的“驻外津贴”。（包括餐贴、市内交通

9、、日常生活用品补贴）。办事处员工因公出差、回家探亲、回总公司开会起止日按总公司“差旅费管理”，不享受“驻外津贴”；驻外员工因私请假离开驻地期间停发“驻外津贴”。（2）办事处员工享受集团公司给员工发放的福利。十五、本规定自201*年5月1日起开始执行，解释权归属集团公司行政部。某某公司201*年4月11日武汉天鸣集团有限公司宿舍员工有偿使用供水系统文件编号：Q/TM42.003-201*发布日期：201*.3.4拟制：殷先泽审核：洪有义批准：肖志武管理规定版本：2/2五、卫生管理（1）办事处主任负责整个办事处的卫生管理工作，办事处人员实行卫生值日制。办事处主任（主管）向集团行政部提交周（月）的工

10、作总结和计划八、项目信息和项目信息汇总表扩展阅读：驻外办事处管理细则驻外办事处管理细则（201*年度）各办事处是公司的驻外营销服务机构，是企业向市场延伸的重要窗口，其管理直属于营销管理中心，为规范办事处管理，特制订以下政策：一、办事处组织结构及基础编制办事处经理（1）处方药销售经理（1）OTC销售经理（1）产品专员（1）备注：销售经理人员数量根据市场实际开发情况报公司批准后增加。二、办事处工作的重点一个中心以重点目标医院的欧立停学术推广和纯销为中心；两个网络遍布全省的商业网络和目标科室、医生网络；三个VIP团医院院长团、药剂科团、专家团；三、办事处工作职能：1、建设和管理办事处所在区域的市场销

11、售网络：销售工作就是围绕进药和上量的两个主题开展的。要想很好的实现这两个主题，那么我们的主要工作就是两个网络的建设，商业网络和目标医生网络。下面是办事处主要的日常工作：A、商业的渠道工作和商业业务员积极性的调动商业给我们所起的作用主要通过商业经理和业务员来体现。因为多年的业务关系，使他们和医院的联系和了解比我们更加紧密。通过他们可以实现：医院进药、优质服务、限制竞争对手。所以要善用我们的商业和其他任何有利于刺激业务员积极性的手段、政策和活动。每个省市我们至少有两家可以覆盖全省的配送商，条件许可的地市有一家配送商。B、医院的基本资料要按公司规定的表格进行汇总收集，这是我们确定目标医院的重要参考依

12、据。C、目标医生网络的建设：目标医生对产品的熟悉、开方，是产品纯销上量的保证。2、组织实施所在区域公司重点产品的学术推广。3、组织实施公司产品当地OTC市场的推广工作。4、组织协调当地的公共关系工作。5、收集反馈所在区域的行业、竞争产品的市场信息。6、办事处工作人员的日常管理和培训：A、言行举止，待人接物；B、面对面拜访；会议组织（小型会、大型会）C、早请示，晚汇报，周末例会、沟通信息加强即时管理；D、管理表格，总结工作；E、定期培训，以不同主题组织学习，不断提升能力；F、主管及上级的传、帮、带。四.办事处岗位职责:1.办事处经理职责:（1）、负责所辖市场产品年度销售计划的制定、执行及完成。要

13、认真分析研究市场,并对所负责市场合理细分,并对工作过程作书面陈述向公司营销中心汇报.（2）、根据市场需求向公司申请合理销售人员使用计划.（3）、负责所辖市场医院、医生、商业、医药代表的数据库的建立。（4）、负责所辖市场物价备案、招标、社保、药监及相关政府部门的协调工作。（5）、负责所辖市场对销售经理、代理商业务员及医生的培训。（5）、负责所辖市场对销售经理和产品经理的计划的执行、指导及考核；培养，培训一支作风过硬，技术过硬有战斗力的队伍。（6）、负责所辖市场指导、督导、参与销售经理与代理商的谈判、销售协议的签订、执行及维护。（7）、负责对所辖市场销售经理提供的报表、销售计划及信息分析的处理。（

14、8）、负责所辖市场销售经理费用的审批和核报。（9）、负责所辖市场现有代理商和新招代理商的协调。（10）、负责所辖市场一级城市医院的销售、VIP商业的拜访及维护。（11）、负责所辖市场权威学术带头人的建立和维护。（12）、负责对所辖市场货、款、票和公司配置的电脑、硬盘等资产的安全（13）、负责所辖市场发货和货物流向管理，防范窜货风险。处理客户和消费者的投诉，发现问题及时处理。（14）、负责竞争产品的分析和应对策略。多提有利市场拓展的建议和意见。（15）管理，监控，指导办事处所有人员对公司总部规定的各项管理办法流程的执行，杜绝违反规定管理和损害公司利益行为的发生，如有违反规定造成直接经济损失的办事

15、处经理要承担直接管理责任和经济处罚。（16）每月根据办事处人员的工作表现，进行工作成绩和业务能力的考核，填写工作人员月度评分表，配合公司总部对办事处人员工资核算和定极考核工作。（17）不定期对工作人员进行综合培训工作，并作好计划和记录。（18）负责不泄漏公司机密。2办事处经理权利：（1）对办事处员工和各项业务工作的管理权。（2）对公司销售总监的报告权（3）对筛选客户有决策和建议权（4）对直接下级岗位的建议权和任用的调配权和提名权（5）对下级的监督检查权（6）对下级争议有裁决权，对下级的管理水平，业务能力和业绩的考核权（7）对限额资金有支配权2.处方药销售经理职责:（1）协助办事处经理完成公司处

16、方药产品在当地市场的销售任务.（2）协助办事处经理做好处方药各种信息收集,数据库档案的建立工作.（3）完成办事处经理下达的销售（招商）任务.按照办事处经理的思路和策略，细划区域，深入一线挖掘客户资源，寻找目标客户。（4）负责完成办事处经理分派的其它工作。3.产品经理职责:（1）、负责区域产品学术推广工作，配合办事处经理开展物价、招投标及相关事宜；（2）、协助办事处经理搞好市场调研、产品分析和产品培训（包括幻灯片制作）；（4）、收集建立县级以上医院、医生档案；（5）、积极开展学术推广，参与组织召开学术会议，医生和专家访谈；做好公司产品在当地市场上量工作.（6）、负责接待VIP客户，并全程陪同，建

17、立接待档案，（7）、负责区域业务员专业培训工作（8）负责办事处经理分派的其它工作。4、OTC销售经理职责；（1）协助办事处经理完成公司OTC产品在当地市场的销售任务.（2）协助办事处经理做好OTC产品各种信息收集,数据库档案的建立工作.（4）做好公司基药（普药）销售网络的建立和产品的销售。四、办事处日常行政管理1、办事处办公地点尽量租民房。2、省级办事处直属营销管理中心领导，办事处组织结构尽量垂直管理，减少扁平管理，实行一个首长负责制管理办事处日常行政工作，业务上接受总部指示。3、加强办事处硬件设施，如传真、打印复印机，实行无纸化办公，建立网络管理系统。4、加强办事处纪律：为加强出勤监督，办事

18、处工作人员早晚报到，即第一和最后一个拜访点用固定电话向办事处经理报到，办事处经理每天需用座机向主管领导报到，如全天未报到者视为旷工；坚持周六例会制度，必要地方每周两次例会。并有会议记录。5、加强各级人员绩效考核，奖罚分明对各项考核不称职的人员将由公司决定是否试用、转正及辞退等。6、严肃人员进出程序，本着对公司、对员工个人负责的态度慎重招聘、任用、晋升及辞退。8、各办事处经常进行销售竞赛活动如学术推广、市场开发（占有率）、纯销、回款、费用产出投入比及演讲等内容。9、各办人员工作任用、解聘均由总部决定，地区只有建议权。10、任何病、事假均明确记录在考勤上。11、办事处经理，不得跨地区（域）销售，否

19、则，一经查明，其销量费用结算兑现给被跨地区（域）的市场办事处经理，公司有权对该办事处经理批评、处罚、辞退的权利，行为触犯法律的，移交司法部门依法处理。12、营销管理中心财务部门对各地办事处每月预算兑现费用日期为每月25日，拨付兑现金额给办事处日期为次月10日-15日（节假日顺延）。五办事处日常行政管理制度：1工作报表管理制度报表系统是公司上层及各级管理人员了解基层工作开展情况，发现存在问题并研究解决对策的重要信息来源，也是监督基层工作开展情况的有效措施，更是各级销售人员自觉检查自身工作、自我督促、自我鞭策的有力武器。各级人员应当打消被动应付的心理，以积极的心态，认真、严肃地做好这项工作。（1）

20、工作报表的类别：a.日工作报表（填写要求：当日工作任务，完成情况，客户开发沟通记录和成交客户沟通记录，存在问题和解决办法。）b.周工作报表（填写要求：1本周工作总结：重点工作完成，达成心得和未完成原因分析，存在问题和解决方案，存在困难和需要的支持；2下周工作计划：重点工作计划，行动方案和措施；c.月工作报表（填写要求：1本月工作总结和下月工作计划：重点工作完成情况和心得体会与经验交流，存在问题的解决方案和需要的支持，下月工作的重点和完成工作的具体方案和措施；2月度回款计划完成情况小结和下月回款计划；）d.客户资讯表（医院客户，商业公司客户，医生档案，医院档案）e.学术活动开展计划，跟踪，评价表

21、（2）考核：a.办事处各级员工每个工作日必须据实填写日报表，每少报一次罚款50元，每月累计3次未提交报表每次罚款100元，累计超过10次视为自动离职，扣发当月工资和所有提成奖励。b.周报表在每周六晚9：00前上报，每少一次罚款100元，月报表（含月工作总结计划，回款计划表，终端计划表，成交客户沟通记录表，客户开发进度表，客户资讯表）在每月最后一个星期天晚9：00前上报，每少一次罚款100元。C.报表填写内容不完整者一项罚款10元，弄虚作假发现一次罚款200元。三次以上扣发当月工资。（3）奖励：最佳报表奖（连续三月能遵守报表管理规定者，可获得最佳报表提名，最佳报表奖由公司管理层以无记名投票得出，

22、获奖者奖励200元。2会议管理每周一次周会，时间：周六下午1：30（5.1-9.1期间调整为2:30）；每月一次月例会，时间：每月初第一个周日（早上8:30开始）。1、无特殊情况下，每周六本区域召开周例会,要求区域内的所有销售人员必须参加，如不能参会需提前2小时请假，未按要求请假罚款100元2、每周例会由区域内名代表主持，每周轮流。会议时长至少4小时,包括工作回顾和详细工作计划方案,公司政策宣读，产品知识、企业文化培训学习,实战案例分享，上级不在场时，主持人指定人员做会议记录。无会议记录每次罚办事处经理50元。3、参加会议或培训不能迟到。迟到10分钟内，罚款20元；迟到20分钟，罚款30元；迟

23、到30分钟，罚款50元4、参会期间不得自由出入，违反规定者罚款50元。特殊情况需会前与会议主持人提前申请，在不影响会议效果的前提下可免除罚款。5、参会期间注意力不集中或未做会议记录者，经会议主持人认定的，需要当场表演节目。6、会后要维持会场卫生，并将椅凳收好复原，经发现未能保持会场卫生和秩序的，当事人需罚款20元。3、通讯管理1、不接电话并2小时内未能回复者，罚款50元。2、3小时内均关机者，罚款50元。3、一线人员应24小时开机。4、着装管理工作期间应着商务便装。不能穿圆领T恤衫、无袖T恤衫，户外运动装、拖鞋等。违反者每次罚款50元。5、办事处日常卫生制度办公场所、会议场所、集体宿舍内禁止吸

24、烟、赌博，如有发生，每人次罚款50元，办事处各寝室无特殊事情晚11：30必须熄灯，办事处谢拒任何无关人员非公来访，如有特殊情况（限员工亲属），需提前与直接领导请示。违反人员每次罚款100元。6办事处人员按照值班表轮流值日要求：1.周一至周五检查各寝室无人状态下的各种带电设备的关闭情况2.值班人员每日晚睡前负责打扫公共区域桌面、地面、厨卫卫生3.值班人员负责汇报公共场所及各寝室损坏的设备情况考核：1.主观原因损坏设备照价赔偿，如属故意每次罚款100元2.打扫卫生遗漏或不认真，罚连续值日三天3.如因住宿人员个人或非全体人员做饭、用餐等事宜造成卫生状况不良，则当事人自行打扫，否则当事人全部连续值日三

25、天4.个人产生碎纸、剩餐等其他垃圾不清理，罚款10元5.公用物品（含票据、设备、器具）使用完毕放回原固定地点，违反每人次罚款20元，如系多人共用，追究最后使用人责任6.各宿舍住宿人负责各自房间卫生，物品摆放必须条理、被褥等叠放整齐，地面无垃圾，否则房间住宿人员集体每人罚款10元。除报表管理罚款由公司统一执行外，其它罚款使用由办事处作为团队聚餐，娱乐活动的经费。六办事处业务管理：1市场执行的销售模式：以为重点，以学术推广为主线，以医院开发为目标，构建自已的经销商网络和自已的销售网络。重点产品以学术推广为重点寻找多形式合作代理商，以医院为目标进行开发，有条件的在一级市场的目标医院进行自营开发，（政

26、策另订）；其他产品以底价招商策略进行区域细分和渠道细分寻找合作代理商，基药（普药）根据各地市场不同由办事处经理提方案另行制订。2产品价格的制定和管理：1）办事处对外的产品价格和相关的价格政策应严格按公司规定执行，如因市场因素需要调整由办事处提出报营销中心批准后方可执行。所有产品的价格由营销中心销售总监和公司财务负责监督。2）办事处未经审批程序不得以任何形式变相降低产品价格，对违反规定扰乱经营秩序的公司将对责任人进行严肃处理。3）对提高产品价格开票的，但以开票价格与实际价格差额返还客户的业务须报营销中心和财务审批。4）所有产品的回款必须回到公司指定帐户，任何人不得以任何理由和借口向经销商和代理商

27、收取货款和借款，一经发现将严肃处理；造成严重影响公司形象和经济损失的将追究法律责任。3客户管理：1）客户选择：2）客户审查3）客户档案建立4）客户合同管理5）客户订单的处理和发货流程：4商业渠道和窜货管理：七、办事处日常费用管理内容额度使用及核销B类地区1500到201*/月，A类地区地区原则上不超过2500元/凭合同，公司支付到房东帐号或凭发票报月销手机号公司统一办理，属于公司资产。凭每个月的机打话费发票据实报销。房租物业费通信费用（手机、宽带、固定电话）前六个月每月4000元额度由办事处经理控制，全年总额控制在每月25号前向公司申请，凭发票（招待费全年回款额的1%以内，超出部需附宴请申请单和评价表）在额度内实报分，由办事处自己承担。特殊情实销。办公费在额度内凭购物发票和小票招待费用、办公费用况突破额度须向公司请示。据实报销。市内交通费省会城市每人每月补贴200元，省会以下城市每人每月100元。长途4000元/月（非驻地出差每月不能车票公司报销，不能当天往返的按150元/少于15天）天包干（B类地区