04人力资源管理系统使用教程下Word格式文档下载.docx

1、1.6.1 考勤管理 511.6.2 薪资管理 521.6.3 福利管理 531.7 期末工作 541.7.1 期末考勤管理工作 541.7.2 期末薪资管理工作 581.7.3 期末福利管理工作 641.8 考勤、薪资、福利的统计查询 681.8.1 考勤的统计查询 681.8.2 薪资的统计查询 691.8.3 福利的统计查询 701.9 其它薪酬管理 711.9.1 其它薪酬项目管理 721.9.2 其它薪酬登记 721.9.3 其它薪酬查询 751.10 小结 752 第四阶段：人事合同管理 762.1 与合同相关的概念及说明 762.2 主控系统中的基础设置 762.3 HR系统中的

2、主要功能 773 第五阶段：招聘管理 783.1 招聘管理流程 783.2 有关人员的授权 783.3 招聘管理流程说明 794 第六阶段：带薪休假管理 814.1 带薪休假管理 814.2 相关查询 815 其它功能简介 835.1 系统管理功能 835.1.1 定时任务管理 835.1.2 自定义查询管理 835.2 外协人员管理 836 总结：怎样尽快用好HR系统 85考勤、薪资、福利的管理下面介绍实施考勤、薪资、福利管理时涉及的系统功能以及需要做的工作。考勤、薪资、福利这三部分工作是相关的：考勤数据直接影响到薪资数据，薪资的计算与福利数据也有直接关系。所以，这三项工作应当同步进行。通过

3、这个阶段的工作，可以理顺本单位的考勤管理规则以及薪资、福利体系。系统的使用与业务管理工作是密切相关的，由于考勤、薪资、福利管理涉及的具体工作内容比较多，所以，本章不仅结合实例进行了演示，而且对考勤、薪资、福利管理都提供了一个实际业务的工作流程，可供人力资源部门的管理人员在实际工作中参考。1.1 业务简介用有门业启用HR系统后，经过前面的工作，已经能够较好地在HR系统中进行员工信息管理，包括转正、调配、离职管理。2012年2月3日决定准备使用考勤、薪资、福利管理模块。定义：考勤期间：考勤、薪资、福利是分期管理的，我们把每个期间称为一个“考勤期间”。比如，如果我们按“月”登记考勤、按“月”给员工办

4、理社保和住房公积金、按“月”发放工资并计算个人所得税，那么一个“考勤期间”就是一个“月”。注意：“考勤期间”并不一定与“自然月”完全相同。例如：用有门业的考勤、薪资、福利管理并不是以自然月度为单位的，而是以“上个月20日至本月19日”作为一个“考勤期间”，因此，2012年该公司的第三个考勤期间就是指2012年的“2月20日3月19日”，这与3月这个自然月从“3月1日3月31日”不同。用有门业决定从下个考勤期间即2月20日3月19日开始正式使用考勤、薪资、福利管理。很多企业出于管理需要，“考勤期间”的设置与“自然月”并不相同。下面先简单介绍一下考勤、薪资、福利管理的内容，以便先对这些业务及相关工

5、作有基本的了解。1.1.1 考勤管理考勤管理分为二部分工作：一是日常登记，即记录平时发生的请假、出差、加班、迟到、早退、旷工等事件；二是期末考勤处理，即在每个考勤期间结束后，根据日常登记的数据，生成这个期间的考勤汇总数据，这些数据会影响到薪资的计算。由于考勤数据直接影响到员工薪资，所以考勤管理非常重要。1.1.2 薪资管理员工的薪资由以下几部分构成：员工的“薪资等级”中确定的薪资，比如基本工资、绩效奖金等；根据考勤数据调整的薪资（如：加班、请假都会影响到薪资）；福利项目对薪资的调整（如：社保和住房公积金需要从员工薪资中扣减个人部分）；薪资并发项：薪资并发项是与薪资一起发放的一些项目（具体将在后

6、面介绍），这一部分内容最后也体现在薪资中。薪资管理工作可以分为两部分：一是日常工作，即平时对于各种薪资信息的管理，如员工薪资等级的设置和维护、薪资并发项的管理。二是期末薪资管理工作，即在每个考勤期间结束后，根据各种信息（如员工的薪资等级、考勤情况、福利数据），生成这个期间的薪资数据。1.1.3 福利管理福利管理部分用来处理员工的社保、住房公积金等业务。福利管理工作可以分为二部分：一是日常工作，即平时对于各种福利信息的管理，如员工福利等级的设置和维护。二是期末福利管理工作，即在每个考勤期间结束后，根据各种信息（如员工的福利等级），生成这个期间的福利数据。基础信息的设置考勤、薪资、福利管理需要用到

7、很多基础信息，因此，实施考勤、薪资、福利管理前，必须先在主控系统中设置好相关的基础信息。比如：前面我们提到过，在主控系统的“关联系统管理人力资源管理系统”菜单下，有一些关于考勤、薪资、福利的基础信息管理功能，如下所示：在前面只实施“员工信息管理及转正、调配、离职管理”时，这些信息都可以利用系统中的预置信息、暂时不必设置或只需简单设置（如：所有员工的薪资等级都被自动设置为系统预置的“零级”）。但是在本阶段的实施工作中，这些信息必须根据本单位的情况，进行认真整理和设置。登录主控系统，进行下列设置：1.2.1 银行信息可以执行“银行信息设置”功能，设置本单位工资发放等业务涉及的银行信息。可以有多个。

8、操作方法可以参照本功能的“说明”。1.2.2 考勤信息下面是与考勤管理相关的基础信息，包括请假类别、加班类别、出差类别、考勤项目。这些信息将会在考勤管理时使用。系统预置了一些常用值，可以根据需要增加新的类别，现有的类别如不再需要，可以改为“停用”状态。操作方法非常简单，可以参照系统中各个功能内置的“说明”。1.2.2.1 请假类别管理本功能用于管理HR系统中的请假类别。如：可以分为病假、事假、产假、工伤等。设置各种类别可以便于查询和分析，另外，不同类别的请假在薪资计算时对应的薪资扣减标准可以各不相同。系统中预置了一些常用的请假类别，包括1.2.2.2 加班类别管理本功能用于管理HR系统中的加班

9、类别。可以分为普通加班、公休日加班、节日加班等。系统中预置了一些常用的加班类别，包括：1.2.2.3 出差类别管理本功能用于管理HR系统中的出差类别。可以分为本地出差、外地出差、国外出差等。系统中预置了一些常用的出差类别，包括：1.2.2.4 考勤项目管理本功能用于管理HR系统中的日常考勤项目类别。要求分别设置迟到、早退、旷工的类型。迟到的类型可以分为：迟到30分钟以内、迟到30分钟以上。这样，不同类型的迟到对应的薪资扣减标准可以不同。或者，还可以修改为：迟到、早退改为以“分钟”为单位，即把名称改为迟到（分钟）、早退（分钟），旷工仍是按次为单位。这样在计算薪资时，可以根据考勤数据中迟到、早退的

10、“分钟数”计算应当扣减的薪资。系统中预置了一些常用的考勤项目类别，包括：1.2.2.5 操作示例用有门业根据本企业的情况，设置上述基本信息：1. 请假类别：采用系统中预置的值。2. 加班类别：增加一个“夜间加班”，停用“其它加班”。3. 出差类别：用有门业根据本单位的管理方法，改为“国内一类、国内二类、国外一类、国外二类”。这是因为出差到不同地区有不同的补贴标准。可以将现有的三个预置值先修改为“国内一类、国内二类、国外一类”，再增加一个“国外二类”。4. 考勤项目：采用预置的值。1.2.3 薪资信息下面是与薪资管理相关的基础信息：1.2.3.1 基本概念1. 薪资项目：是指员工薪资的构成项目，

11、系统中有一些预置的薪资项目，如基本工资、绩效奖金等，可以根据本单位的情况自行设置。但不包括下列内容：不包括加班、出差等的补贴或请假、迟到等的扣款，这些属于考勤项目，由系统自动计算后体现在工资中。不包括社保、住房公积金等福利项目，这部分在福利管理部分单独处理。2. 单位工价：是指每发生一次某种类型的请假、加班、出差、迟到、早退、旷工，应在工资中增加或扣减的金额。3. 薪资等级：是指薪资项目的构成及金额、各单位工价都相同的一种薪资标准。4. 薪资并发项目：是指与工资一起计算并发放，但业务性质上并不属于薪资的一些项目。可以是增加项或扣减项。如手机话费补贴、从工资中扣减的住宿费等。可以根据下面各个功能

12、的“说明”，设置好这些信息，它们将会在薪资管理时使用。设置时，应当按下列顺序依次执行：1.2.3.2 薪资项目设置本功能用于管理HR系统中的薪资项目。操作说明：可以进行下列操作：1. 新增薪资项目：点击“新增”，然后在弹出窗口中录入下列信息：项目名称：可以中、英文或数字，必填。项目编号：必须是数字，且不得与现有编号重复，必填。项目类型：可以选“固定”或“浮动”“固定”项是指在员工工资中，这个项目的金额是根据薪资等级中已确定的数值，在薪资任务执行时不可以修改其数值；“浮动”项是指在员工工资中，在薪资等级上设置的数值仅作为这个项目的缺省金额，在薪资任务执行时可以根据实际情况修改其数值；计算方式：可

13、以选“加”或“减”“加”项是指在工资中要增加金额的项目；“减”项是指在工资中要扣减金额的项目；项目描述：用于对薪资项目进行描述，可以不填。填写完毕后，点击“确定”，即可完成一个薪资项目的设置。2. 查看现有薪资项目，并进行修改执行本功能时，系统直接列出所有“在用”的薪资项目。可以点击后面的“修改”按钮，对现在的薪资项目进行修改。如果有的薪资项目今后确认不再使用，可以把这个薪资项目的状态改为“停用”。如果需要查看或修改“停用”的薪资项目，可以把检索条件“状态”选为“停用”，然后再点击查询，列出停用的薪资项目，并可以进行修改（包括可以把状态改为“在用”）注：如果一个薪资项目改为“停用”，那么原来引

14、用过这个项目的薪资等级中这个项目就自动没有了，合计金额也会自动改变。但不影响以前的已做完的员工薪资数据。这样非常便于维护薪资项目、薪资等级以及员工薪资历史数据。【说明】：整理薪资项目时，应当注意以下几点：薪资项目应当是归纳后的结果，不要简单罗列现有的项目，以免薪资项目太多、太杂。比如，对于车间工人可能有计件工资，司机可能会根据出车次数和行驶里程计算一部分奖金，这些都属于根据某个数量指标（如件数、次数、里程）计算的薪资项目，可以统一设置一个薪资项目“计量津贴”。应当把本企业可能涉及的薪资项目全部整理出来，有的薪资项目可能并不是全部员工都会涉及，但只要有员工涉及这样一个项目，就需要设置这个薪资项目

15、。比如，集团职能部经理的薪资中可能没有类似计件工资这样的项目，但在设置整个公司的薪资项目时，仍必须设置“计量津贴”这个项目。注意“项目类型”和“计算方式”的意义。系统中预置了一些常用的薪资等级，可以根据本单位的需要直接使用，如果有的项目不需要，可以改为“停用”。下面对这些项目做一些简单的说明：1. 基本工资这是一个最基本的薪资项目，是一个固定项，很容易理解。2. 考勤奖金、考勤奖金扣减很多企业有全勤奖之类的薪资项目，是对于全勤员工的一个奖励。对于未能全勤的员工，除了要根据请假、旷工的次数来扣减薪资之外，当请假、旷工的次数达到一定程度后，还要再额外扣除全勤奖。车间工人的全勤奖为每月300元，请事

16、假一天扣70元，当请事假达到3天时，除了要按天扣减薪资外，还将再扣除一半全勤奖，当请事假达到5天时，将扣除全部全勤奖。这样，当请假二天时，薪资会扣掉140元，请3天时，除了要扣掉210元外，还要扣掉一半全勤奖即150元，即共扣掉360元；当请假达到5天时，将扣掉350+300=650元。系统中设置了二个薪资项目：考勤奖金、考勤奖金扣减。前者为固定项，可以理解为全勤奖，后者为浮动项，用于记录对全勤奖的扣减。每月结束后，只需要对需要扣减考勤奖金的员工填写“考勤奖金扣减”，其他员工不需要填写（即可以得到全勤奖）。说明：也可以在系统中只设置一个“全勤奖”并设置为“浮动项”，但是，由于多数员工肯定是可以

17、拿到全勤奖的，因此，如果这样设置的话，就需要每个月填报每个员工的“全勤奖”（因为浮动项是要求每个期间都单独填报的），这样就增加了很多工作量。因此，采用上面介绍的方式，工作量会小得多，而且可以从“考勤奖金扣减”这个项目上很直观地看到哪些员工被扣了“全勤奖”。3. 绩效奖金、绩效调增、绩效调减这三个项目用于记录员工的绩效奖金。很多企业薪资设计比较复杂，希望设置一个“基础”的“绩效奖金”（注意：这个项目设置为固定项目），然后，再根据每个月的绩效情况，单独记录绩效增加值和减少值，即绩效调增、绩效调减，前者为浮动、增加项，后者为浮动、减少项。主要目的是以这个“绩效奖金”为基础，体现上浮与下浮的数据。比如

18、，一般情况下工程部副经理的“绩效奖金”确定为1500元，作为一个固定项目，如果某个月工作绩效较好，可以将“绩效调增”设置为600元，即相当于这个月比基础的“绩效奖金”再多发600元；如果某个月根据工作绩效不好，可以将“绩效调减”设置为400元，即相当于这个月比基础的“绩效奖金”少发400元。即通过“绩效调增、绩效调减”来反映绩效的影响，而不是直接体现在“绩效奖金”（该项目是一个固定项）。如果企业的薪资设计比较简单，可以只设置一个绩效奖金、并将该项目改为浮动项即可，并不需要绩效调增、绩效调减这二个项目（可以把这二个项目停用）。比如象上面的例子，可以在绩效较好的这个月将“绩效奖金”确定为2100元

19、，在绩效较差的这个月将“绩效奖金”确定为1100元。实际薪资与上面一样。这二种管理方式在使用效果上有一定的区别：1） 前一种管理方式的优点是：如果绩效经常比较稳定，即“绩效调增、绩效调减”经常为0，那么管理工作量较小，因为在期末确认薪资时就不必填报这二个浮动项（系统缺省为0）；另外，由于单独记录了“绩效调增、绩效调减”，因此能直接看出变化的增减、额度。这种方式的缺点是理解起来不够直观。2） 后一种管理方式的优点是薪资项目设置简单、直观，易于理解；缺点是即使绩效经常比较稳定，每个月也都必须填报这个浮动项目（否则缺省为0），因此会多一点工作量。4. 计量津贴用于记录一些以某种数量为基础计算得到的薪

20、资数据。如计件工资。虽然有时这些项目也可以归入绩效奖金中，但有些企业为了对某些岗位或工种单独管理，可以单独设置这样的薪资项目。5. 工资调增用于记录一些因特殊情况对员工薪资所做的直接调增。比如，上个月给某个员工少算了工资，本月就可以直接填写在本项上。6. 工资调减用于记录一些因特殊情况对员工薪资所做的直接调减。比如，上个月给某个员工多算了工资，本月就可以直接填写在本项上。7. 代扣项目一般用于财务上需要单独核算，并且仍需计税的项目。一个员工的电话费报销标准150元，如果有超标部分，则需要在发放薪资时扣除，会计认为这不属于薪资，但需要单独核算，并且仍需计税。一般情况下，如果没有特别核算要求，可以

21、不必设置这个项目。上面是一些常用的情况，可以根据本企业的情况，设计需要的薪资项目。例：用有门业根据本公司的管理需要，确认需要以下9个薪资项目：并把不需要使用的项目改为“停用”状态。1.2.3.3 薪资等级管理“薪资等级管理”功能用于设置本单位的所有薪资等级。薪资等级是薪资管理中最基础的信息之一，不同的薪资等级可以由不同的项目构成。通过整理薪资等级，可以规范本单位的薪资体系。1. 新增薪资等级：分为二步操作：1） 薪资等级的基本信息录入：等级名称：等级编号：等级描述：用于对薪资等级进行描述，可以不填。2） 薪资等级的项目构成及标准金额设置：点击“查询”，查出新增的“薪资等级”，然后点击“修改”，

22、在弹出窗口中录入这个薪资等级的项目构成及标准金额。2.1 薪资项目设置：不同的薪资等级允许由不同的薪资项目构成。可以在这里指定这个薪资等级所包含的薪资项目。点击“添加项目”：要求输入下列内容要求选择薪资项目（已选择的薪资项目就不再显示），选择后，项目编号、项目类型、计算方式可以自动显示出来。如果选择的项目是“固定”项，则要求输入项目金额，即在这个薪资等级中，这个项目的金额是多少。如果选择的项目是“浮动”项，则要求输入以下三项：项目金额：即在这个薪资等级中，这个项目的金额是多少。由于这个项目是浮动项，所以在实际做工资时，这个金额只是作为缺省值，可以根据当时的情况进行修改。金额上限、金额下限：要求

23、指定这个浮动项的上、下限，在做工资时，如果输入的浮动项的数值超出了范围（大于上限或小于下限），则系统会提示：“本项目金额必须在N至M之间，如果需要超出此范围，请与系统管理员联系修改”。这主要是为了防止做工资时因金额录入错误导致的问题。录入后，点“确定”，则这个薪资项目就增加到这个薪资等级中。然后再按上述方法把其它薪资项目设置好。已经设置的薪资项目可以点击后面的进行修改（如修改金额或上、下限），或点击删除。2.2 单位工价设置：要求必须指定每个考勤类型的单位工价。可以填0，但不能为空。全部填写完毕后，点击“确定”，即可完成一个薪资等级的设置。系统中存在一个缺省的薪资等级“零级”，薪资等级等于“零

24、级”的人员没有工资。2. 查看现有薪资等级，并进行修改：执行本功能时，系统直接列出所有“在用”的薪资等级。可以点击后面的“修改”按钮，对现在的薪资等级进行修改。如果有的薪资等级今后确认不再使用，可以把这个薪资等级的状态改为“停用”，那么以后在设置员工的薪资等级时，就不能再选择这种薪资等级。如果需要查看或修改“停用”的薪资等级，可以把检索条件“状态”选为“停用”，然后再点击查询，列出停用的薪资等级，并可以进行修改（包括可以把状态改为“在用”）。如果一个薪资等级此前已被引用过，但后来进行了修改，那么修改只会对以后的薪资工作有影响，不会影响以前的薪资数据，即使从这个薪资等级中删掉了某个薪资项目，也只

25、是以后做工资时没有这个薪资项目了，以前的历史数据中，采用这个薪资等级的员工的薪资明细中，仍可以看到原来的构成项目。现在点“修改”并在弹出窗口中录入或修改了薪资项目及金额后，当时就保存好了，即使下面没点单位工价下面的“确定”、即使单位工价没录入，薪资项目的金额也变了。所以需特别注意，尤其是在测试或练习时如果改了项目构成或金额，但没点单位工价下面的“确定”，如果以为原来的金额没变，就会出问题。如果某个薪资项目后来被停用了，那么具有这个薪资项目的所有薪资等级中，这个项目都消失了，相应的，各个等级的总金额也会变化。用有门业设置了下列薪资等级：上表中只列出了普通加班（天）薪资标准，用有门业的公休日加班（

26、天）和节日加班（天）分别按二倍和三倍计算。限于篇幅，上表中没有列出。可以根据上面的信息，在系统中设置好各个薪资等级。例如，先增加第一行的薪资等级。保存后，可以显示出这个新的薪资等级。然后点击“修改”按钮，弹出窗口中显示为：点击“添加项目”按钮，在弹出窗口中添加第一个薪资项目“基本工资”，如下所示：点击确定后，再添加其它项目。对于浮动项，还会要求填写“金额上限、金额下限”。这样可以非常好地避免在确定员工薪资浮动项金额时出现大的异常错误（如录入时的手误）。可以参照上面EXCEL中的数值录入。例如，下面的考勤奖金扣减，将金额上限定为100后，在每个月给员工做工资时，这个项目的实际金额就不可能超出10

27、0。完成薪资项目部分的设置后，显示如下（其中：固定项无需录入金额上限、下限，所以显示为“”）：然后再进行“单位工价设置”，按照上面的薪资等级表中的数据，设置如下：上述内容确认无误后，点击“确定”按钮，即可完成这个薪资等级的设置。此时可以看到列表显示如下，其中显示了这个薪资等级包括几个薪资项目、总计金额是多少：可以按上面同样的方式，完成所有薪资等级的设置。实际操作中，一般可以先把所有薪资等级增加完后（即先只录入各个薪资等级编号、名称），再逐个点击“修改”按钮进行设置。不同的薪资等级可以由不同的薪资项目构成，比如有的薪资等级只适用于高层管理人员、肯定不需要“计量津贴”，那么在设置这些薪资等级时，就

28、可以不选择这个薪资项目。这样就可以非常灵活地管理本单位的各种薪资等级。1.2.3.4 薪资并发项目设置薪资并发项目是指与工资一起计算并发放，但业务性质上并不属于薪资的一些项目。实际工作中，有些项目不适合作为工资项目（如住宿费、手机话费补贴），因为实际上不是工资等级的构成要素，只不过是要在做工资时体现出来，这些项目是与个人情况有关的，如果用的是个人手机、话费不是单位报销，就可能有话费补贴这一项；如在单位住宿，就可能要扣住宿费，这样组合起来，如果作为工资项目处理，会把薪资等级变得非常多、非常杂乱，而且也不合理，所以不应体现在薪资等级中。但这些项目如果要求单独交（如住宿费）或单独发放（如话费），可能

29、比较麻烦，从工资中加或扣会较为方便，因此实际业务中常与工资一起处理。但不应当理解为薪资等级的构成项目。这些项目与工资合并在一起发放（或扣减），但并不是薪资项目。称为薪资并发项。本功能用于设置本单位的各种薪资并发项目。1.2.3.5 税率表管理本功能用于根据国家的规定，设置与本单位人员相关的各种类型的个人所得税税率表。例如，可以分为：标准税率表：适用于一般的中国大陆地区公民在境内取得的工资收入。特殊税率表：适用于来源于境外的所得以及外籍人员、华侨和香港、澳门、台湾同胞在中国境内的所得。系统中有一个“在用”和“停用”的预置值，可以参考。系统中预置了目前中国大陆地区最新的税率表，如下所示：今后如需修改，可以参照系统中内置的本功能“说明”。1.2.4 福利信息下面是与员工福利（社保、住房公积金等）管理相关的基础信息，可以根据下面各个功能的“说明”