电力档案管理指南Word格式.docx

1、（2） 库房柜号标注：一般从密集架的第一列到最后一列，排列的原则是从上到下，从左到右。如：柜号001、002、003。7、文书档案库房档案柜的排列和要求？文书档案库房档案柜的排列应按照永、长、短划分区域，并标注出来。这样做的好处一是便于档案人员工作，二是如果遇到以外，便于抢救重要档案。8、对档案室要求的九防是什么？防火、防盗、防光、防紫外线、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。9、档案管理对打印机的要求？各单位档案应该使用激光打印机，不得使用喷墨打印。10、档案对打印纸张及脊背、封面的要求？一般情况下打印应该使用A3或A4规格的纸张。最少使用70g的纸张。脊背及封面应使用150g的牛皮纸，脊背

2、纸要按照档案盒的尺寸来定，一般可以比档案盒的高度少一个毫米（可以定为304x250），60万的机组一般可以订一万两千张。封面一般规格为：229x468，在212处压痕。60万的机组一般可以订一万张。11、什么是工程竣工验收？工程竣工验收是指工程竣工、试生产后，由有关主管部分组织的对工程的全面考核、检查和验收。12、文件材料转化为档案的三个条件？一是必须是办理完毕的文件材料；二是对日后工作有参考价值的文件材料；三是必须按照一定规律经过系统整理保存起来的文件材料。13、什么是件？归档文件整理单位，一般以每份文件为一件：文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；文件处理单与收文为一件；原件与复印件为一

3、件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；信息、简报等一期为一件；签报、合同、计划、总结等一份为一件；会议文件资料一套为一件；来文与复文为一件。如计算机打印的定稿与正本内容、形式完全相同，则只保留正本及签发稿。14、档案整理的质量要求？档案整理的质量要求是： 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制，应去除易锈蚀的金属物。 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。不能有圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。不能用热敏纸做传真文件归档。15、什么是全引目录？全引目录是将案卷目录与卷内目录相结合，按一定的

4、次序编排而成的一种档案目录。全引目录的排列次序是：全引目录索引、案卷目录、卷内目录。16、用什么样的方法进行会计档案组卷？会计档案组卷方法如下：（1）会计凭证按月份、凭证种类组卷；（2）会计帐薄，一本一卷；（3）会计报表按月份、季度、年度分别组卷；（4）工资表按月份组卷。17、如何编写卷内文件的页号？卷内文件页号的编写如下： 案卷内文件材料均以右书写内容的页面编写页号。凡是有文字和图表（包括原图目录）的卷内文件材料，均需编写页号。案卷封面、卷内目录（不包括原图目录）、卷内备考表不编写页号。 6-9大类的文字材料及图纸在每页的右下角（横、竖版均是）编写页号，背面在左下角编号，图样页号编写在标题栏

5、外；不装订的文件材料或图纸在每页的右下方？加盖件号章。（3） 成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料的最后，将其作为一份文件（页数作为一页）填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备考表中注明总页数。（4） 照片编号编排在背面右下角，底片号应用铁笔横排刻在胶片乳剂面处。（5） 页号易用铅笔编写。（6） 在编写页号时有几种情况要注意：A、原本就装订成册的档案，如果它由若干分部组成，而且每分部各编了自己的页号时的编法：可以顺着第一部分的页号，从第二部分开始，用铅笔继续往下编。B、如果成册的文件，有原来的页号

6、。但是页号前边还有几页没有编写页号时：可标注“0”、“1”“2”。并在总页数里加上新编的几页。C、如果成册的文件，在标有页号的后边还有几页未编写页号时：可以顺着往下编，并在总页数里加上新编的几页。18、如何编写案卷题名？案卷题名：应简明扼要、准确地揭示卷内文件材料的内容。案卷题名主要包括项目名称（代字、代号）及其结构、部件、阶段的名称（代号）等。项目名称与批准的原立项、设计（包括代号）应相符。归档外文资料的题名应译成中文，外文资料有译文的，应一并立卷。19、如何编制录音（录像）档案案卷封面？录音（录像）档案案卷封面编制如何下： 盘号：指录音带或录像带的盘（带）编号。 盘内序号：指盘内录制的文件

7、的顺序号。 题名：盘内录制的文件的标题。主要包括事由、时间、地点、人物和背景等要素，字数不应超过50个字。 起止时间：指盘内的某个内容从开始录制到结束录制的时间（X分X秒X分X秒）。 摄录日期：指盘内的某个内容录制的日期（年月日）。20、如何编制光盘（磁盘）档案案卷封面？光盘（磁盘）档案案卷封面的编制如下：指光盘或磁盘的编号。指盘内文件的顺序号。 文件名：电子文件存贮在光盘或磁盘上的电子文件名。盘内文件的标题。主要应包括事由、时间、地点、人物和背景等要素，字数不应超过50字。 日期：指盘内的某个内容形成的日期（年月日）。21、如何编制卷内目录？6-9大类档案卷内目录填写方法如下： 文件编号：填

8、写文件的文号或图样的图号、或设备和项目代号等。 文件材料题名：填写科技文件材料标题的全称。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“”号。 页码：每份文件首页上标注的页号（卷内最后一份文件要填写起止号）。 备注：注释文件需说明的情况，（如：散装以件组卷，应在备注中标注出此件的实际页数）。 照片档案目录项目有照片（底片）号、题名、时间、页号、楼号、存放地点。以照片自然张数为单元填写目录。照片档案目录位于册内的最前面。 实物档案的目录项目包括：序号、责任者（颂奖单位）、题名、载体、日期、档号、存放地点。（7） 卷内目录打印一式两份，一份排列在卷内文件材料首页之前，另一份用于编制全引目

9、录或分类目录。22、如何编制卷内备考表？卷内备考表编制要求如下： 立卷人：由立卷人的责任人签名。 检查人：由档案部门案卷质量审核人签名。 互见号：应填写同一内容而载体不同且另行保管的档案保管单位的档号。档案号应注明档案载体的形式，关用括号括起。 卷内备考表排列在文件尾页之后。23、如何编制照片档案册内备考表？答、照片档案备考表内项目包括：本册情况说明、立册人、检查人、立册时间。册内备考表应放在册内最后位置。本册情况说明：填写册内照片、底片缺损、补充、移出、销毁等情况。对照片、底片立册后发生或发现的问题，应由有关档案管理人员填写说明，并签名、标注时间。24、对案卷装订有什么样的要求？案卷采用装订

10、和不装订两种形式，要求如下： 案卷装订前要拆除金属物，对残缺破损，小于或大于卷面的和字迹偏左的要进行修补、被糊和折叠，图样要按4号图纸幅面，手风琴式折叠，图面向里，图标在右下面。 字迹不清的重要文件，应进行复制（打印或手抄），并与原件一起立卷。复制件在前、原件在后。 装订时做到右下齐，无倒页，无掉页，不漏订、不压字、不损坏文件，不妨碍阅读。 案卷采用三孔一线装订，装订线长度为18CM，装订结实、整齐、美观。 外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。对于某些不易拆散的投标文件也可保留原状。25、档案装订与不装订组卷的区别？为了档案整理的需要，档案要区分为装订与不装订两种组卷方式（

11、装订组卷的页数原则上不超过200页）： 需要装订的档案：凡是同一卷档案内，纸张大小一样，版面横、竖一样，且便于装订的，一般情况下均装订在一起（8大类档案装订的较多）。并且卷内目录放前，备考表放最后同档案一起装订成一卷。装订档案的页号编制：自档案第一页开始，按自然号编写。卷内目录与备考表不编页号。 不需要装订的档案：凡是同一卷档案内，纸张大、小不一；横、竖不一；不全球装订在一起的，均可以不装订（一般情况下是9大类）。不装订档案的页号编制：一件视为一页。并在每件的封面右下角加盖档案号章（见中国大唐集团公司档案文件资料汇编中64页），“档号章”中的序号，是按自然数从1开始填写，有几件就填写到几。每件

12、之间的页数没有必然联系，每件各自编写各自的页号（如文件中已经有号号，可不必再编写页号）。不装订档案的卷内目录和备考表不编页码。26、归档电子文件的保管有何要求？归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件： 归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。 单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。 存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。 环境温度选定范围：1720；相对温度选定范围：35%45%。27、在机组达标投产考核标准中“不合格项闭环”指的是什么？一般在阶段性验收中，验收人员会对质量的不合格项提出一些需要限期整改的要求，如果受检方整改后未经过原验收人员或有权代表原验

13、收人员的部门即为“不合格项闭环”。28、概念设计与初步设计有什么区别？概念设计比初步设计的深度浅一点，比可研深一点的一种设计，一般国外工程设计上有概念设计，国内概念设计比较少。29、对主送、抄送本单位的文件材料归档有何要求？对主送、抄送本单位的文件材料均应以红头文件（不能用复印件）归档。30、对加盖“竣工图”章有什么要求？竣工图章是把原施工图改变为竣工图的标志，竣工图章是竣工图的依据，要按照填写竣工图章的要求填写。按照国这重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T）中6、4、2中规定“所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章的内容填写应齐全、清楚，不得代签。”按照这个规定，

14、加盖竣工图章要做到以下几点： 所有竣工图都应由编制单位加盖竣工图章，包括施工蓝图的封面，图纸目录也要加盖竣工图章，签字手续要齐全，不得代签、不得用名章代替。 竣工图章盖在竣工图标题栏上方的空白处，或竣工图折叠后标题栏的上方。 竣工图章应使用不褪色的红印泥。 竣工图章签字的要求是有区别的：A、 施工图作为竣工图的，加盖的“竣工图”章，设计单位与监理单位必须签字；B、 如果施工图有改动，而重新出“竣工图”，则“竣工图”上加盖的“竣工图”章，设计单位可不再签字，但监理单位仍要审核签字。31、在工程中如表格为复印件，数据采用合格的书写材料能不能作为原件？不能。32、隐蔽工程应移交哪些文件？隐蔽工程关系

15、工程质量，隐蔽工程档案是工程今后维护、检修、扩建、质量事故处理的依据。各种隐蔽工程中间的检查验收记录，是工程验收文件的重要组成部分。在施工中主要的隐蔽工程项目有： 地基及基础工程； 砖石结构工程； 混凝土与钢筋土工程； 构件吊装工程； 层面防水与顶棚工程； 暖卫、煤气、通讯、空调工程、建筑电气、电梯安装等工程。以上这些工程的各种试验测定、检查、测试、试运行等记录，和标明其结构、位置、规格、品种、数量等文件材料，以及上述工程的竣工图，都应由施工、设计单位编制，整理。以上这些隐蔽工程档案经建设单位和施工单位、监理单位共同检查验收后，移交给建设单位归档保存。33、如果采用原材料证书及复试报告集中组卷

16、，每个单位工程在使用材料上跟踪如何体现？可在每个单位工程中增加“原材料使用跟踪单”，将该单位工程所使用的原材料按其种类分别汇总，做到跟踪到位，“原材料使用跟踪单”应包括以下几项：工程项目、使用单位、物资名称、规格型号、单位、使用数量、到货日期、使用时间、原材料合格证编号、抄件（物资出库质量证明书抄件）编号、详细工程项目部位及备注等。34、招投标文件如何归档？关于招投标文件按如下原则归档： 中标的招投标文件的归档问题：中标的招投标文件，按分类号归档。尽量不破坏文件原有装订方式，如文件外封皮较大，放不到档案盒里时，可考虑将封皮拆掉，加一个自己的封皮装订起来。 未中标的招投标文件的归档问题：未中标的

17、招投标文件，不作为正式档案保存，可另柜只保存一份，暂存到工程决算结束后，按文件处理规定处理。其余按规定销毁或退还投标方。35、工程档案组卷时，是按单位工程组还是按文种组卷？工程档案组卷时，以单位工程组卷为主，文种组卷为辅。一般情况下有四种情况可考虑按文种组卷： 合同、协议类文件。 原材料如：钢材、水泥、焊条、电缆、沙石、材料代用等都要有复试报告、批号、进厂日期、厂家说明等。 土建沉降观测记录：主厂房、烟囱、水塔、发电机桩基基础等观测记录。 设计变更、变更设计和更改通知书等。36、如两台机组是同一品牌、同等容量的其档案资料如何保存？竣工图和设备资料每台机组各存各的。因为它们的竣工时间是不一样的。

18、各台机组还是各自的不同情况，如今后进行设备的技术改造、大小修都要产生相应的技术资料，并且更改时间也不同，都需要对各自资料进行相应补充完善。所以，必须要各存各的档案，以便今后的利用。37、厂家设备的合格证如何保存？有几下两中情况： 重要设备（如给水泵、电机等）合格证，应统一粘贴在A4纸上，每个证都要归档。 某些小设备（如传感器、互感器等）合格证，如果是一模一样的，可以存几张有代表性的，并用线串起来，其余合格证可不作为档案保存。38、设备的附属设备的档案如何存档？有些设备的附属设备的档案随主设备档案存放，可不入附属设备所属的专业类。39、立卷单位应该写谁？案卷是哪个单位立卷的，就应该写哪个单位。是

19、施工单位立的卷，立卷单位就应该写施工单位，而不是写建设单位。40、卷内目录中的责任者应该如何标注？按中国大唐集团公司归档文件整理规则（试行）（资料汇编第50页）中规定：责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者过多时可适当省略，但立档单位是责任者的必须抄录。即：文件是由谁制发的，责任者就应该写谁。如果责任者过多时，一般情况下责任就写立档单位。41、两台机组由于同时建设，产生的某些文件无法区分属于哪台机组的档案怎么存？项目代号的前两位是用工期号，后两位标注首台机组的机组号。二期两台3、4号机组，档案可存放在3号机组里边，就标注“0203”。同时在4号机组相应的案卷里在备考表上

20、注明。42、整套启动及生产准备期间形成的文件材料，能归档入6大类电力生产中吗？不能，要归入8大类基本建设808生产准备及试生产文件类。机组正式投产并转入商业运行后，在生产运行中产生的文件材料归入“6电力生产”类。43、8003的环境预测、调查报告与8034中的环保等协议文件有什么区别？8003是指项目前期环境影响报告、评价大纲及请示怀批复。而8034中的环保是指在项目建设中产生的环保合同、协议等来往文件。44、在火电分类中8038工程监理文件与8040、8050、8060中的工程监理文件有何区别？8038工程监理文件是指监理综合性（普发性）文件，一般情况下基建工程监理文件最好都归入8038里。

21、8040、8050、8060中的工程监量文件是针对专指项目的文件。45、脱硫系统产生的前期、施工文件应该放入什么类号？分两种情况：第一种，脱硫系统与机组同时建成，这时的前期、施工文件应该放入8051类；第二种，脱硫系统属于环保项目，是对老机组的重大技术发行这时的前期、施工文件应与“828脱硫系统”竣工图放在一起组卷，便于查找利用，组卷时前期文件在前，竣工图在后。脱硫系统的设备文件均入“928”类的相应四级类目。46、火电工程中调试单位产生的机组整套调试报告和各专业的调试方案、调试措施、调试报告应放在哪个类号？由调试单位形成的文件，应集中存放比较好，建议放在“8080启动试运文件”类号下，因为“

22、804、805、806”所产生的档案都应该是施工单位形成的文件材料。47、对老机组的计算机信息系统改造所产生的竣工图、设备资料应如何归类？虽然在新分类表中已经增加了“855计算机分散控制系统”、“956计算机控制系统”，不属于8基本建设类，因无法按照此归类，所以应将老机组的计算机信息系统改造作为一个技术改造项目处理，与技术改造的文件放在一起，归入9015类。48、技术改造和设备大修的档案如何归类？为了防止工程完工后的插卷，新修改的火电企业的分类标准，技术改造和设备大修分别放在“901”和“902”；水电企业的可放在“9001”和“9002”。火电工程设备技术改造产生的文件材料归入901类，设备

23、大、小修产生的文件材料归入902类。建设细分一下可按如下做法：901技术改造：（技改项目计划、计划网络图、安全技术措施、可靠性分析、技改记录、验收记录、技术监督报告、调试措施、修后运行状况、技改总结）9011 燃料9012 锅炉9013 汽机9014 电气9015 热工9016 化学902 设备大修（准备工作计划、标准和非标项目计划、计划网络图、安全技术措施、修前可靠性分析、缺陷统计、设备变更、检修记录、验收记录、技术监督报告、调试措施、竣工报告、修后运行状况、大修总结等）90219022902390249025902649、火电工程进厂煤、入炉煤采制装置，在分类表中没有明确的类号如何归入？进厂煤、入炉煤采制装置属取样设备，分类表中无法归入，建议归入分类表中9112类计量设备中。50、火电工程五项监督是指哪几方面？应归入什么类号？五项监督是指：（1）锅炉监督，放9204；（2）金属监督，放9304；（3）电气监督，放9404；（4）热式监督，放9504；（5）化学监督，放9604。51、9大类的“99”其它设备类目录号标识方法？9大类的“99”其它设备类目录号（代号）用“9001”标识。“9”代表9大类，“001”代表第1个设备。