AA项目部费用管理制度Word文件下载.docx

1、第一章 总则第一条 为了加强上海XX建筑工程设计研究院AA项目部（以下简称项目部）费用的管理，明确职责分工和管理权限，规范费用开支范围和控制费用支出，保证各项管理工作的正常开展，根据企业会计制度和上海宝钢建筑工程设计研究院财务规章制度，制订本办法。第二条 本办法所称费用是指本项目部为组织和管理生产经营所发生的管理费用以及在营销过程中发生的经营费用。第三条 本办法包括四个管理细则（见附件一至附件四）。第四条 本办法适用于建研院。第五条 本项目部主管负责人对费用内部控制的建立健全和有效实施负责。第二章 费用的管理第六条 费用的管理体系（一） 费用的管理业务包括费用的预算和费用的日常管理。（二） 财

2、务部是费用的综合管理部门，各项费用责任中心是项目部，其责任人是项目负责人。第七条 费用的预算管理（一） 本项目部的费用实行预算管理，费用支出严格按照预算执行。（二） 费用的年度预算和月度执行预算的编制、调整、追加、反馈、报告等，按照建研院预算管理制度执行。第八条 费用的组成内容包括员工工资、职工福利费、差旅费、办公费、修理费、物料消耗、劳咨询费、业务活动费、以及其它费用项目。第九条 费用报销流程及审批权限本项目部费用报销审批实行一支笔的原则。为了保证项目部业务正常运作，现金流畅通，对差旅费、招待费、汽车费用等日常费用按预算严格控制支付。工程项目付款视工程项目进度及资金净流量，按项目预算同进度严

3、格控制。费用必须据实凭发票报销，先填写相关报销票据，在发票背面详细写明该费用的发生情况，再在报销单据上将费用予以归类，然后报经部门负责人审查，每月邮寄或财务人员来新都区根据预算审核，院主管负责人审批后在财务部报销。（一） 日常报销，如：预算范围内的办公费、水电费、午餐费、包车费等，先由归口部门负责人对发生的费用进行审核确认，再由财务部门对报销的单据进行确认，依据院财务及相关制度进行审核，并核查发生的费用是否在预算范围内，然后由报销人交院主管负责人审批，最后到出纳处报销。（二） 差费报销单必须经项目经理先对发生的费用进行审核确认，再由报销人交院主管负责人审批，然后由财务部门按建研院费用管理细则附

4、件二“差旅费管理细则”核定差旅费，最后到出纳处报销。如果相关费用超出公司制定的“差旅费管理细则”核定的标准，则在相应的费用单据背后有情况说明和院主管负责人的签字确认方可报销。（三） 招待费报销，先由项目经理对发生的费用进行审核，再交院主管负责人审批，然后由财务部门对单据进行审核，最后到出纳处报销。（四） 工程项目费用支出，如采购材料，发包合同支付款项等，由项目经理（或其指定经办人）填写“支票申请单”，由归口部门负责人进行审核，再由经营计划部审核，院主管负责人审批，经办人凭院主管负责人签字的支票申请单附相关协议、结算单、申购单等，交财务部门审核后按相关规定付款。（六）贸易类业务应同时提交设备（材

5、料）采购合同（或订单），项目经理审核后，交财务部门审核，同时核查收款情况，然后交院主管负责人批准。（七）有预算外的支出，一律须经院主管负责人及相关制度确定的负责人审批方可支出。（八）报销单据及用款申请单据在未支付前，由经办人各自保存，财务部门不负责保存任何未经支付的凭证。（九）项目部传递发票到财务部门及财务部门传递发票或支票等到项目部时，均应有签收手续。第十一条 费用的考核财务部根据公司管理的要求制订费用预算考核办法，确保生产经营目标的实现。考核结果同员工考评相结合。第三章 附则第十二条本办法由项目部负责解释。第十三条本办法自下发之日起实施。 二00九年三月附件一：业务招待费管理细则第一条 业

6、务招待费是指项目部为生产经营的合理需要所支付的各种应酬性费用。第二条 项目业务招待费采用：从实列支、规定限额、合理使用、年终审计、定期报告的管理方式。项目经理经请示批准后按实报销、未经请示限额为1000元/次、其他项目管理人员因业务需要经项目经理批准限额为500元/次，超出限额须经院负责人批准后报销。第三条 预算管理（一） 业务招待费实行专项预算管理。项目部提出所需的业务招待费指标，由财务部根据院经营情况和项目部业务和管理的需要，综合平衡，报院主管负责人批准后下达执行。项目部应本着小额、合理、必需、从简的原则，统筹安排，节约使用。（二） 业务招待费必须控制在预算之内，不得发生超支。（三） 项目

7、部的业务招待费在预算中单独列示。第四条 开支范围（一） 与本院保持长期良好供销协作关系且信誉好的单位和个人，可适当赠送小额、有意义的纪念品。（二） 用于物资采购等业务交往中的各项必要的应酬开支。（三） 用于有特殊意义的座谈会、茶话会和其它活动必要的费用。（四） 用于经院领导批准，在项目部召开的各种会议所发生的补贴费用。（五） 用于合理的但不能直接计入成本、费用的其它零星开支。第五条 内部管理（一） 本项目部业务招待费的预算执行情况，由财务部按月提出预算执行情况分析报告。对外招待、应酬，不得任意挥霍、铺张浪费，经办人员不得从中谋取私利。（二） 业务招待费一律不得用于内部各部门之间的业务招待。第六

8、条 项目部兼职财务负责人应加强对业务招待费的管理，做到帐目清楚，手续完备，项目经理审核后报院主管负责人一支笔审批。（一） 附件二：差旅费管理细则第一条 申请借支差旅费，一律凭借款单经项目经理及院主管负责人签字批准，到财务部办理借款手续。第二条 成都市内公出，原则上不得住宿，若确因条件限制、工作需要，经项目经理批准，可报销食宿费。第三条 出差住宿费标准为（包括外省市）：项目经理限额240元/天，其他员工限额140元/天，多人出差时，同性别人员两人也为140元/天，据实报销；因本项目部已实行工作餐补贴，故原则上市内出差不补助误餐费（节假日例外）。对市外出差，按实际住宿天数发给用餐补助，补助标准为1

9、00元/天，同时上海的工作餐补贴在下月扣回。（接待单位安排食宿的除外）。第四条 员工到外省市出差限乘坐火车硬座和硬卧、轮船三等舱及长途汽车。为节约费用开支，公司员工乘坐飞机、高速旅游列车、高速气垫船等收费档次较高的交通工具，必须从严控制，确需乘坐时，应事前向院主管负责人申请，经批准后乘坐。第五条 除新都区外, 到成都市内交通费报销标准，以公共交通工具为主，按实凭票报销，若确因需要叫出租车的，必须事先通报项目经理审批，经同意后，凭票报销；使用公司车辆的则不享有该项报销。第六条 出差天数的计算，按长途汽车及火车的发车、飞机起飞、轮船启航离沪时间至出差结束返回抵沪时间的日历天数计算。凡超过半天算一天

10、，未超过半天算半天。第七条 出差人员因私绕道发生的差旅费，应按直线距离相应的费用报销，超支部分自理；若绕道费用低于直线费用，据实报销。绕道期间的各项补贴不予计发。第八条 外省市差旅费实行预算总额控制。出差申请借款的金额根据具体情况借支，申请借款的应在回院后一周内凭部门领导签字的出差报告核销借款，超过一个月未核销将从工资中扣除。前账不清，后账不借。 多人参与的费用，应尽量分开结算，或进行合理分摊，以便于更准确地进行费用核算。第十一条 对于现场工程管理人员的外地出差费用实行费用包干。包干费用包括：住宿、餐费、地区交通费（不含从上海至现场及现场回上海的车费）。费用包干的标准为100元/天。附件三：办

11、公费用管理细则第一条 办公费是指通讯费、邮电费、资料费、办公用品费等费用。办公费管理实行预算单列管理。本着必需、合理、节约的原则在办公室用品费用的年度预算指标内控制使用，不得超支预算指标。通讯费报销及补贴办法：项目经理通讯费用据实报销；其他人员的通讯费按每月50元执行。业务往来信件尽量用电子邮件寄送，确需通过邮局寄送的，除所寄资料有时限要求或特别重要外，一般不使用特快专递形式。项目部员工在打印、复印资料时，在不影响工作效果及效率的前提下，应尽量物尽其用，充分利用已用过的纸张。严禁利用公司复印机、打印机、纸张等公司财产为个人或他人复印与工作无关的资料。办公用品由综合员管理。项目部员工是办公用品的

12、领用人。 第二条 综合员负责制订办公家具的配置标准，协调选用办公用品的档次和确定使用的范围，负责协调处理办公用品质量上出现的问题。第三条 项目部员工领用办公用品，应本着节约、必需的原则进行，事先填制办公用品申领单，写明所需物品的名称、规格，项目经理审核后予以购买或配置。第四条 项目部员工领取办公用品，凡属日常办公或有同类品种的，不得领用高档或进口办公用品。第五条 新进项目部人员所需办公用品，以节约为原则，尽量利用旧的，可先在本部门内调剂解决，确需要新增（或部分更新）的，报项目经理审核后方可领用，未经审核手续而擅自购买所发生的费用财务部一律不予报销。第六条 办公用品的购买与发放，由综合员统一经办

13、，综合员建立入库、发放记录， 第七条 项目部应将于每月25日之前办公用品领用清单和结算价格，书面传真报财务部，不得跨月。附件四：其他费用管理细则一、 会议费第一条 参加外埠召开的会议，凡是由会议统一安排住宿的，凭会议证明，据实报销；无会议证明的按出差住宿费用标准执行。第二条 会议期间的伙食补贴，按出差标准执行（交纳会务费的，无伙食补贴）；外埠市内交通费不给予补贴，由与会人员自理。第三条 发生的会务费用，事先经项目经理、院主管领导同意后，据实报销。第四条 会议发生的资料费用，由综合部登记确认后，据实报销。二、员工探亲费第一条 项目部员工享受每三个月一次探亲假，每次15天，每月补助500元探亲费，往返费用不予报销，探亲期间不发外地补助费。第二条 探亲往返途中，因限于交通条件需中途转换交通工具并在中转点住宿的，每中转一次，可凭票报销1天的普通床位费（80元/天以内），超过规定的天数及住宿标准的费用由个人自理（因自然灾害等不可抗拒因素除外）。第三条 员工市内公出发生的交通费用的报销：（1）公司派车的不予报销；（2）公司未派公车的，可据实报销公交车费；如由于工作需要或时间紧迫需要乘坐出租车的，需事先申请，经项目经理同意后可据实报销。第四条 其他未尽事宜按上海宝钢建筑工程设计研究院财务制度执行。二00九年三月