学院印章管理规定.docx

1、XXXX学院印章管理规定为进一步加强学院印章管理，规范印章使用程序，提高工作水平，根据上级有关规定，结合我院实际，特制定本规定。一、 印章的范围本规定所指印章包括“XXXX学院”（含钢印）、“中国共产党XXXX学院委员会”、“XXXX学院证明专用章”、“XXXX学院党委办公室”、“XXXX学院校长办公室”、院长公务名章以及各单位党政公章。二、 印章的管理（一） 印章的刻制各单位和单位内有对外业务的科室因工作需要刻制公章或专用章，须凭机构成立通知提出刻章申请，单位负责人签署意见，交校长办公室审核并经校长同意后，由校办根据流程和有关规定办理刻制手续。（二） 印章的规格印章规格一般为：圆形，党委印章

2、中间为镰刀斧头，行政印章中间为五星；外环机构法定名称。印章直径按上级有关规定执行。（三） 印章的启用各单位印章正式启用前，需在校办留存印鉴备案。未经留样备案的，一律不准自行使用。（四） 印章的停用有关单位如变更名称、隶属关系，印章保管人应在领用新印鉴时将原印鉴交回校办，以旧换新。收回的印章，要交由档案室保管。如果要予以销毁，须经校长批准，2人监销。（五） 印章的保管各单位必须指定能坚持原则，办事公正，工作认真负责，组织纪律性强的人员管理本单位印章，专人专管，不得委托他人代存代管。负责保管人员名单要送校办备查，人员变动时要及时知会校办。管理人员临时外出时可将印章交所在单位主要负责人代存代管。院级

3、公章和学院介绍信由校办负责保管，不使用时，交由校长保管。（六） 印章的使用要求1. 监印人必须亲自用印，用印前须按各级用印负责人的审批意见，审查用印文件的内容、格式，无误后方可用印。用印应端正清晰。印章应及时清洗，细心保护。2. 印章应加盖在正文右下方、落款时间的中上方，上沿应不压正文，底边在发文时间之下，即所谓“齐年盖月”。三、 印章的使用范围只有校级印章才有权对外使用，各部门印章只限在校内使用，一律不得对外使用，如因对外需要用印，要申请加盖校级印章。在对外文件中使用了部门印章（一） 钢印仅用于学院颁发的各类证件和证书（工作证、学生证、毕业证等）的照片压印，不能独立使用。（二） XXXX学院

4、1. 以院行政名义发报的各类公文。2. 以学院名义发放的各类证书、证件、请柬、奖状。3. 院级合同或协议书。4. 向上级送的科研申请报表、报告、鉴定书。5. 荣誉、客座、兼职教授的聘书。6. 统计报表、工资报表、职称申请表、出国审批表、基建报表。7. 其他公文。（三） 中国共产党XXXX学院委员会1. 以校党委名义发报的各种公文、函件。2. 各类出国人员政治审查材料。（四） 经院党委书记、副书记审批签字的其他材料。（五） 校长公务名章用于毕业证书、聘书和以院长名义发布的行政人事任免公文，以校长名义签发的各类报表、合同、协议书等。 （六） XXXX学院办公室、XXXX学院党委办公室用于以党办或校

5、办名义上报、平送或下发的各类公文、函件。（七） XXXX学院证明专用章限用于有关证明材料。四、 印章的使用程序（一） 院级印章1. 以学院名义发报的各种公文，由各单位根据发文的流程进行处理，最后由校办用印。2. 以学院名义签订的合同、协议，先由承办单位提供参考意见，负责人签字后送审核部门提供审核意见，负责人签字后送法律顾问签字，最后由校长签发。3. 各类证件、证书、聘书必须由各有关职能部门（人力资源办、教务办等）审核造表，经主管院领导签署后校长签发，由专人带同人员名册到校办办理用印手续。4. 各种申报材料、职称（务）申报表等由有关职能部门审核，主管院领导同意后校长签发，由该职能部门派专人到校办

6、用印。5. 科研申请报表、报告、鉴定书等，由教务办负责人签署意见，主管院领导审签校长签发，由校办用印。6. 部门定期或不定期报表，凭部门负责人签字报主管院领导同意后校长签发，校办用印。7. 因公因私出国（境）申请、登记、审查等，由人力资源办审核，经主管院领导同意后校长签发，由有关职能部门到校办用印。8. 机动车辆年审、减免公路使用税等，由后勤办审核签字后由校办用印。9. 开具介绍信或证明信，凭所在单位签署意见并加盖公章后到校办用印。10. 学生证明材料、推荐表等，由学生办或教务办签署意见并加盖公章后到校办用印。11. 其他特殊情况，须校领导审批同意方可用印。12. 上述（1-11）条所涉及的所

7、有用印均须履行审批和登记手续，如未履行审批登记手续而私自用印，产生的后果由其个人承担法律责任。（二） 各单位印章各单位公章应严格履行审批登记手续，要有使用登记记录，防止丢失和滥用。使用本单位公章前应报经本单位领导批准。未经本单位领导批准，不得在办公室以外地点存放或使用印章。单位负责人作为单位公章的责任人，要负起监督的职责，如因未履行审批登记手续和监督、管理不严而导致损害学校利益的，将由单位负责人担负由此而产生的法律责任。五、 本规定自公布之日起实施，由校长办公室负责解释。 附： 1、印章刻制流程2、校级印章使用流程印章刻制流程旧印章交档案室存档启用印章拟写启用通知橱窗橱窗校办留印模、登记、收缴旧印章校办负责刻制否决退回申请单位校长签发校办确定印章规格凭机构成立通知提交印章刻制申请