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1、信息组织第一章 绪论第一节 信息组织概述一、名词术语： 1、信息组织：在系统科学理论指导下依靠专门的技术方法和手段对信息资源进行选择和整理，从而达到使这类资源得以被充分利用的目的的工作。1）包括：分类标引、主题标引、信息描述、信息分析研究。前三项是整序性信息组织。2）信息进行整序性组织的目的：建立检索系统。 2、信息：具有特定传播、参考和使用价值范畴的音信、消息和数据等。3、信息资源：有广义和狭义之分。1）狭义的信息资源：信息内容和其载体。广义的信息资源：除信息内容和载体外，还应包括设施、资金、运行机制以及信息管理人员。4、网络信息资源：计算机网络中的各种信息资源的总和。1）种类：网络搜索引擎

2、、通过网络传递的镜像站点、联网后的图书馆馆藏书目、政府和企事业单位网站的数据库以及其它记录形式（BBS、同学录等）中的信息内容及设备等。2）性质：检索系统。二、检索系统的形成：1、信息采集：通过一定的方法得到存在于各种信息源中信息的过程。采集方法包括：购买、交换、索取、复印、社会调查、计算机自动抓取（网络搜索引擎的功能）。 2、信息标引：对采集到的信息选择后，确定反映信息内容的标识，并用规范形式表示的过程。包括：分类标引、主题词或关键词标引。3、信息描述：将反映信息外表特征和内容特征的标识按一定的标准格式记载和排序、提供检索途径和检索点、形成检索工具的工作环节。4、形成记录：按一定顺序记载在某

3、些载体上。三、相关概念： 1、记录：经过对一条信息的标引和描述、并将其结果记载在某种载体上、按某种顺序与其它信息的标引和描述结果排列起来的检索系统（书本式检索工具、计算机数据库、搜索引擎、镜像站点）中的一个单位。 2、数据：能够输入到计算机由计算机处理的数字、字母和符号。（和记录的关系？） 3、数据处理：用某种方法记载信息并通过机械化方法及时获得信息的过程。（方式：常规、倒置） 4、检索：从任何方式组成的信息集合中查找特定用户在特定时间和条件下所需信息的过程。5、数字化信息：一切优秀成果，借助计算机信息加工处理为核心的数字化技术，将各种作品中的原始信息全部变成二进制编码，形成可以在网上流动的信

4、息资源。6、数字信息环境：与数字信息有关的、影响信息传送和利用的技术、经济、法律和运行机制。（特征）7、文献情报机构：泛指进行信息组织和提供信息服务的机构。（传统的、新型的） 8、网络环境：以互联网为代表的高速信息网络为基础构筑的集信息的生产、传播、利用为一体的社会环境。四、信息组织的必要性 1、信息资源的现状：数量激增、经济发展依靠对知识和信息的利用、原始信息本身不能产生价值、信息组织能解决上述问题。2、信息组织在资源交流过程中的地位3、必要性的体现：是信息管理的基本范畴之一、是信息资源建设的中心环节、是建信息系统的重要条件、是信息检索与咨询的基础、是开展用户服务的有力保证。五、信息组织的专

5、业含义、要求及目的1、为什么还有专业含义： （由来、定义、广义的理解）P.5。2、信息组织的基本专业要求：1）信息内容有序化。2）信息流向明确化。3）信息流速适度化。3、信息组织的专业目的： （讲义中有四点，简明来说：通过做信息组织工作，为信息用户提供高效率的获取信息内容的途径。 （示范材料）第二节 信息组织的学科发展基础一、理论基础 1、系统科学理论：其整体性、内相关性、外相关性、层次性、有序性和目的性对信息检索系统有指导意义。 2、耗散结构论：开放系统的物质和能量交换、达到有序，指导了建立开放的检索系统。 3、协同论：数据库各子系统或各库之间有序转化时要协同一致。4、知识组织论：信息管理注

6、重客观知识管理。5、信息自组织理论：信息自我走向有序和优化。二、信息组织发展的方法学基础 1、语言学：使信息有序的符号系统，其语词、词汇、语法是信息组织的语言学基础。2、逻辑学：建立的信息检索系统符合用户的思维。 3、知识分类学：分类是人类思维的基本形式，信息组织活动要符合人们对知识的认识基础上，所以检索系统一般都建立分类检索途径。三、信息组织的学科发展研究第三节 信息组织的原则一、意义：忌讳信息组织工作的随意性，要有工作原则。二、基本原则1、 客观性原则：真实反映信息的实质。2、系统性原则：宏观与微观、部门与部门、工作个环节、信息处理方法的4个关系。总体来说是分工协作、协调统一、全局观念。3

7、、目的性原则：符合用户和培训用户。4、现代化原则：利用自动化手段。第四节 信息组织的方法一、优化选择 信息选择的定义：根据用户需要，从社会信息流中把符合既定标准的一部分挑选出来的活动，是信息内容、传递时机、获取方式等信息流诸要素与用户需要相匹配的过程。 信息选择的意义： 信息选择活动的开展是以选择主体对社会信息现象的认识为前提的，是人的主观认识与客观现实的相互作用。由于客观条件的限制，或者是受人的主观因素的影响，在初始信息选择采集活动中经常会出现信息失真、信息老化甚至信息混乱等问题。要想精简信息数量，提高信息质量，并控制信息的流速流向，就必须对从各类信息源采集来的信息进行优化选择。1、 化选择

8、的标准：原则性标准是信息使用者的最终需要。具体来说，1）相关性标准：相关性：信息内容与用户提问的关联度；相关性选择：在社会信息流中挑选出与用户提问有关的信息，同时排除无关信息的过程；挑选时相关性判断是模糊性的。2）可靠性标准：可靠性：信息内容能正确地反映客观现实；可靠性判断：要鉴别信息所描述的事物是否存在、情况是否属实、数据是否准确、逻辑是否严密、反映是否客观等；影响因素：人类认知能力、主体心理状态、信息采集方法、信息传递过程等等；可靠性的意义：因经过工作人员之手，易变异，可靠信息对决策有价值。3）先进性标准：在时间上：新颖的信息的更符合科学的一般规律，深入解释客观现象，从而正确地指导人类社会

9、实践活动；在空间上：信息代表的成果水平领先，比如：世界水平的、国家水平的、地区水平的等等；先进性标准因人因时因地而异：无统一和固定尺度。4）适用性标准：适用性：信息适合用户当前需要和便于利用的程度，是信息使用者做出的价值判定；适用性与用户需求的关系：由于信息需求的多样性，适用性在很大程度上是随机多变的，受客观环境、科技经济水平、人和自然因素、机构管理水平的制约；要求：优化选择时要密切注意用户信息环境的变化，兼顾当前与长远需要，综合考虑适用性问题。2、 优化选择的方法：定义：优化选择是对初选信息的鉴别、筛选和剔除，是对社会信息流的进一步过滤和深层次控制。任务：去粗取精、去伪存真，使信息流具有更强

10、的针对性和时效性。1）比较法：比较的解释：对照事物，以提示它们的共同点和差异点。目的：判定信息的真伪、鉴别信息优劣，从而排除虚假信息，去掉无用信息。可比较的事项：时间（新）、空间（大）、来源（权威）、形式（口头、实物、出版发行物的可靠性程度不同）等等。2）分析法：通过对信息内容的分析而判断其正确与否、质量高低、价值大小等。如某事件产生的背景、发展因果、逻辑关系或构成因素、基础水平和效益功能等进行分析，说明其先进性和适用性，从而辨清优劣，达到选择的目的。3）核查法通过对有关信息所涉及的问题进行审核查对来优化信息质量。实施方法：一是核对有关原始材料或主要论据，检查有无断章取义或曲解原意等情况；二是

11、按该信息所述方法、程序进行可重复性检验；三是深入实际对有关问题进行调查核实。4）引用摘录法：定义：从著名检索系统摘引的或综述评论文章中有所反映的信息选择。原因：信息的相互引用表明了各信息单元之间的相互关系，一般来说，被引次数较多或被本学科专业权威出版物引用过的信息质量较高。5）专家评估法：定义：是对某些内容专深且又不易找到佐证材料的信息选择方法。实施：请有关专家学者运用指标评分法、德尔斐法、技术经济评估法等进行评价，以估测其水平价值，判断其可靠性、先进性和适用性。 适用：因其费用大，一般只用于十分重要信息的选择。二、确定标识：原因：经过优化选择的信息要进行加工整理，确定每件信息在社会信息流这一

12、时空隧道中的位置，以便使人们在需要时能通过各种方便的形式查询、识别并获取该信息。标识的来源：1）信息外表特征：名称、类型、表现形式、生产者、产地、日期、编号等；2）信息内容特征：是该项信息所涉及的中心议题和学科属性等。3）每件信息与其他信息不同点就是因外表与内容特征各不相不同，检索系统中的记录可按标识排序，方便查找。1、描述项目的确定：1）描述项目：信息外表或内容的各特征即为描述项目。2）类型：初等项目：不能再进一步拆分的特征，也被称之为子项目，带有“天然”性。复合项目：由若干初等项目构成的综合性特征，人为将一些子项目归并在一起表示信息的特征组合。3）记录：经过对一条信息特征的标引和描述、并将

13、其结果记载在某种载体上、按某种顺序与其它信息的标引和描述结果排列起来的检索系统（数据库、检索工具、搜索引擎、镜像站点）中的一个单位。（文献信息数据库的记录中描述信息特征的项目最为规范、标准。）4）作用：任何一个描述项目都可能成为数据库的检索入口。描述项目的选取恰当与否，不仅关系到能否准确地代表所描述的信息，而且影响到数据库的功能和检索效果 。5）选取原则：（1）完整性原则：事项完整：尽可能把保证信息完整度所必需的事项作为必选项选出；任选项充分表征：再根据需要选取一定的任选项来更充分地表征整个信息。（2）标准化原则：要求：按照有关国际和国家标准的规定做工作；实施：了解和掌握已制定的各种标准，保证

14、检索系统的正确性、效率性、通用性。（3）方便性原则：项目方便：全面反映可供用户作为检索依据的项目；检索点方便：尽可能设较多的检索点，并在描述时反映出来。（4）低冗余原则：冗余原因：各事物关系复杂，项目的内涵和外延有时交叉重复造成冗余；冗余结果：给信息存储与更新带来很大麻烦；描述项目选择不当会造成数据冗余； 措施：在满足需要的前提下严格控制表征一个信息记录的描述项目数量，严格选择组成每个描述项目的初等项。（5）灵活性原则：原因：影响项目选取的原因很多，注意发挥项目的实用功能。措施：在与标准规范保持一致的基础上，根据用户需要和数据库的类型、性质增删、侧重选取。 6）信息外在特征的加工： （1）著录

15、：现在称为描述。（2）款目：现在称为记录。（3）目录、题录、文摘：现在称为检索系统或数据库。（4）传统文献信息描述：选定信息特征，按规定格式记录下来的过程。结果：形成款目，排列款目建成检索工具。（5）非传统文献信息描述：非纸质信息的特征按规定格式被记录下来的过程。结果：形成数据库之类的信息产品。信息外表特征的加工仅有描述这一环节。7）信息内容特征的加工： （1）定义：是在对信息内容进行分析的基础上，根据一定规则给信息的内容属性以标识，并作出描述的过程，给出内容属性标识的过程称为信息标引。（2）信息标引全面性解释：通过分析信息的主题概念、内容性质等特征，为它们赋予能够表示内容特征的简明代码或语词标识，从而为信息提示、组织和查找提供依据的信息加工环节。（3）类型：分类标引和主题标引。（4）简介： 分类标引： a、定义：按信息内容的学科属性来系统提示和组织信息的方法。b、作用：将具有共同学科属性的信息类聚在一起。c、分类工具：分类表，将信息的学科属性用表中的代码标记表示出来。d、目的：将原先无序的信息按分类表的序列组织排列成一定的学科体系。e、特点：把同一学科的信息集中在一起，不同的信息区分开来，方便用户按学科查找信息。主题标引：a、定义：是对信息内容进行主题分析，确定主题概念，然