第一部分文秘资料员的职能和素养.docx

1、第一部分文秘资料员的职能和素养第一部分 文秘资料员的职能和素养1、文秘资料员：指在机关专门从事办公室日常事务、资料工作的、并为领导实施服务的办公事务资料工勤工作人员。2、文秘资料工作分为：常规性工作和非常规性工作。3、文秘资料员必须遵循的四条原则：以政策为依据（最根本）准确及时保密。4、文秘资料员的基本职能：受意请示报告挡“驾”程序化工作。5、文秘资料员的主要职责：协助管理机关事务。做好这一工作的重点是：勤办实事。6、文秘资料员的重要工作职能：协助机关相关领导管理和办理日常事务。7、文秘资料员协助管理日常事务必须以机关日常事务为中心。8、协助管理机关事务的特点：层次性、适变性和机动性。9、办理

2、机关事务的工作要领：不分亲疏、不图名利、不违背原则（最重要）10、机关事务工作的自我督查最主要的是自查。11、优化办公环境的目的：有助于办公秩序的建设和提高办公效率。12、优化办公空间的四个原则：有效利用空间节约空间成本缩短工作流程方便人员沟通。13、文秘资料员为机关领导所能做到的辅助性工作有：参谋、协助决策、沟通协调和参与检查督办等。14、文秘资料员在协助机关领导决策应注意的问题：定位超前系统信息进谏。15、协调目标能否实现及实现程度如何，是评价协调活动质量与效率的主要标准。16、文秘资料员的协调工作分为：纵向协调，即上下级关系协调；横向协调，即外部关系。17、在内部协调上，机关领导是文秘资

3、料员服务的主要对象；文秘资料员在面对外部同级单位或不相隶属的单位时，更多地代表的是本机关领导。17、在对外协调工作时，应该始终把自己的角色定位在从属位置上。18、协调工作最主要的方法：面商协调法。19、协调工作力求达到的目标：沟通化解矛盾、变通淡化矛盾、融合缓解矛盾。20、文秘资料员的基本素质要求：政治素质职业道德知识素养能力素质心理素质。21、知识素养包括：科学技术、法律政策、专业知识和业务知识。22、能力素质包括：办事执行能力（主要）、文字处理能力、调查研究能力、信息处理能力。23、文秘资料员的工作能力：表达能力（主要）办事能力管理能力应变能力。24、文秘资料员所要办理的机关事务具有特点：

4、琐碎性、重复性和程序性。25、文秘资料员的办事流程：按机关特点，区分主次难易、轻重缓急，以便高效、准确、妥善地处理各种事务。26、学会挡驾艺术的目的：设法减轻机关领导的负担。27、文秘资料员管理能力主要体现：辅助计划能力（主要）、组织实施能力、沟通协调能力。28、文秘资料员的政治素质包括：思想素养（主要）、政策水平和法制观念。29、文秘资料员遵守的职业道德：恪尽职守，不图名利服从机关领导，文明办理机关事务谦虚谨慎、办事公道、平等待人、热情服务严守机密，廉洁奉公恪守信用、实事求是刻苦学习，努力提高综合素质。30、文秘资料员所应具备的基本素质：办事公平合理、谦虚谨慎、热情服务。31、心理健康的标准

5、：广泛的兴趣较坚强的意志成熟的情绪勇于和善于思维极强的记忆力。第三章32、依法治国是党领导人民治理国家的基本方略。33、法的基本特征：法是调整社会关系的行为规范法是国家制定或认可的社会规范法是规定权利和义务的社会规范法是由国家保证实施的社会规范法是规范、原则和概念的统一体。34、当代中国的各项法律都是以宪法为核心制定的。35、行政法规是国家最高行政机关国务院制定的，其法律地位和效力仅次于宪法和法律。36、行政法规的名称只限于条例、规定、办法三种。37、国务院各部门和地方人民政府所制定的规章不得称“条例”。38、地方性法规通常采用条例、办法、规则、决定、实施细则等名称。39、行政法是调整国家行政

6、管理活动中形成的社会关系的法律规范的总和。40、依法行政的内容：行政机关的立法行为和执法行为（基层）。41、依法行政的意义：一是维护国家法制的统一和尊严，维护宪法的权威。其中依法行政原则要求：有法可依有法必依执法必严违法必究维护法律的尊严维护宪法的权威。二是监督行政机关依法行使职权。行政执法监督有权力机关的监督司法机关的监督行政机关内部监督政治监督社会监督。三是维护行政相对人的合法权益。42、现代各国的法律一般都遵循法律不溯及既往的原则。43、法定解释可分为：立法解释、司法解释和行政解释三种。44、认定法律责任的原则：责任法定原则责任自负原则法律责任与违法行为相适应原则责任平等原则。45、认定

7、法律责任的特别原则：无过错原则和连带责任。46、法律责任（制裁）的种类：违宪责任刑事责任（主要是人身责任）民事责任（主要是财产责任）行政责任。47、免除法律责任的情况有五种：时效免责：经过20年不再追诉不诉免责自首、立功免责补救免责协议免责。48、行政处罚的性质：是对违法行为的一种制裁是一种具体的行政行为具有可诉性不是行政强制措施。49、行政处罚的原则：处罚法定：即：法无明文规定不罚；由行政机关实施；应当符合法定程序公开、公正处罚与教育相结合保护当事人合法权益监督、制约。50、行政复议制度的作用：对于防止和纠正行政机关及其工作人员违法或不录的具体行政行为，保护公民、法人或其它组织的合法权益具有

8、重要的作用。可纠正违法或不当的行政行为；可以防止违法或不当行政行为的发生；可以保护行政相对人的合法权益对于保障和监督行政机关依法行使职权具有重要作用最根本的目的是解决行政争议。51、行政复议制度的基本原则：合法、公正、公开、及时、便民、有错必纠、保障法律、法规实施、司法最终原则（也称救济原则）。52、行政复议决定的种类：维持决定履行决定撤销决定变更决定确认违法决定无证据撤销决定行政赔偿。53、受理行政诉讼的条件：必须符合行政诉讼法规定的受案范围起诉人必须具备有提起诉讼的原告资格必须符合有关诉讼代表和诉讼代理的法律规定必须有明确而且符合法定条件的被告必须经过了法定的前置程序必须在法定的起诉期间以

9、内提起诉讼不能违反“一事不再理”的原则必须属于受讼人民法院管辖必须有具体的诉讼请求和事实根据。54、国家赔偿的构成要件：侵权行为的主体是国家机关或国家机关工作人员法律、法规授权的组织所实施的侵权行为国家机关派出的被委托人实施的侵权和赤而造成损失自愿协助公务的人员在执行公务的范围内所为的行为假冒公务人员“执行公务”，造成他人损害的。55、司法赔偿的范围分为：刑事赔偿范围、非刑事司法行为赔偿范围和国家不予以赔偿的范围。56、国家赔偿的赔偿方式：以金钱赔偿为主，以返还财产和恢复原状为辅。57、行政监察的基本原则：监察权相对独立实事求是，重证据，重调查研究在适用法律和政纪上人人平等教育和惩治相结合、监

10、察与改进工作相结合。58、行政处分的级别：警告、记过、记大过、降级、撤职、开除。59、经济处分的级别：没收、追缴、责令退赔。60、行政监察职能：廉政监察、效能监察（勤政监察）和执法监察。第二部分 文秘资料员的工作职责1、文秘资料员的行政工勤事务服务主要体现三个方面：为机关领导服务为机关服务为社会服务。2、机关领导交办的工作大多数具有时间紧、要求高、综合性强等特点。3、文秘资料员完成机关领导交办的任务，要做到：保密、准确、高效。4、值班人员的任务：输机关领导交办的事务上传下达，沟通内外认真处理来函来电随时掌握机关领导的外出活动情况协调安全保卫。5、值班人员的素质要求：坚守值班岗位认真处理事务做好

11、值班记录热情接待加强安全保卫。6、文秘资料员处理重大突发事件的原则：尽量淡化，不可激化请求社会职能部门支援尽快联系机关领导。7、处理突发事故、事件，坚持实行统一指挥，分级、分部门负责的原则。8、处理突发事件的基本要求：赶赴现场协调处理突发事件妥善处理善后工作做好赴现场所需物品的保管和日常维护工作。9、办公低值易耗品的管理：合理计划保证重点厉行节约加强保管采用符合人体力学业的用具逐步改善。10、文秘资料员在日常接待中要学会认识各种车辆，以国产小型汽车的排气量划分等级：排气里小于1升的，是微型轿车；排气里在1-1。6升的是普通轿车；在1。6-2。5升的是中级轿车；2。5-4的是中高级轿车；4升以上

12、的是高级轿车。11、印章的作用：标志作用凭证作用权威作用辨伪作用法律作用信任作用。12、印章的识别：大小：尺寸越大级别越高形状：正圆为公章，椭圆为外资企业使用，三角形基本是军邮章，长方形党见于纠错章，正方形一般为名章，异型章则多为休闲章文字排列：环形排列的是法人章，大单位名称环形排列、从属单位横排列的是部门章。13、印章的种类：正式用章专用印章钢印缩印签名章名章戳记。14、文秘资料员保管的印章一般有三种：机关公章、部门印章和机关领导处理公务时使用的名章或签名章。15、介绍信存根要按保管要求归档备查，保管期为五年。16、宴请活动的程序：邀请，正式活动一般要发请柬安排席位服务工作：文秘人员要注意服

13、务人员以下几个问题：上菜要从客人左边上，斟酒从客人右侧斟，先给第一客人斟，再给第一主人斟，然后一左一右或顺时针逐次斟完。17、传真机的使用：发送时，首先将欲发送原稿放入传真机内，并根据原稿情况选择发送参数拨通对方电话，听到回答信号后，表明对方已经开机准备接收护下启动键开始发送，放下话筒待发送结束后，传真机自动恢复到待机状态。18、使用传真机注意事项：在发送时应注意原稿纸张的质量，防止发生堵塞、损坏等事故纸张太厚或太薄的文件，有皱折、卷曲、潮湿、切边不齐的文件皆不宜发送；应将要发送的文件上的紧固件全部去掉，以免造成机械故障；机器发出堵纸信号时，应及时将卡住的原稿小心地取出。19、复印机的使用：开

14、机预热放置原稿复印纸的选择与安装复印倍率的选择确定复印份数调节曝光量开始复印复印完毕。20、计算机系统的组成：运算器、控制器、存储器、输入设备和输出设备。存储器分为磁盘和光盘，磁盘又分为硬盘、软盘、内存和U盘。21、键盘的使用：剪切CTRL+X，关闭文件ctrl+F4,另存为ctrl+S,移至行首hone，移到文件首ctrl+hone，移至行尾end，移到文件尾ctrl+end。22、计算机网络：就是利用通信设备和线路将地理位置不同的、功能独立的多个计算机系统互连起来，以功能完善的网络软件实现网络中资源共享和信息传递的系统。通常由通信子网、资源子网和通信协议三部分组成。23、计算机的主要功能：

15、数据通信和资源共享。24、WORD界面由标题栏、菜单栏、工具栏、地址栏、工作区、状态栏、任务栏组成。25、接待场所的准备工作重点在会客室。会客室自然环境的准备目标是优化：绿化要赏心悦目、空气让人心情舒畅、光线是明暗适度、声音也娴静轻松。26、文秘资料员在接待服务中首先就应该具有真诚待客的心理素质。27、为塑造自身良好形象，平时要加强以下几个方面的修养：注重个人道德、社会公德、职业道德的品质修养加强文化知识、尤其是美学知识修养重视心理素质修养注意行为习惯修养。28、接待服务工作的主要内容：贯彻接待方针了解接待规格熟悉接待日程安排制定接待服务形式控制接待经费开支详细安排生活。29、接待服务的相关礼节：见面礼节：致意、握手引见介绍：自我介绍和介绍他人递接名片。30、文秘资料员在参加接待工作中要注意：讲究态度：这是在尊重他人的同时，也在尊重自己弄清关系：不同关系就有不同的礼仪规范，形成社会秩序把握分寸：节奏丰富着人类生活送礼贵在适宜：己所欲达于人，己所不欲勿施