Lecture 2 英文EmailWord文档格式.docx

1、Tommy，或者Mr. Smith。E-mail文体的另外一个特点是简单明了，便于阅读，太长的内容可以以附件的方式发出。一个段落大多仅由一到三个句子组成。信尾客套话（Complimentary close）通常也很简明。常常只须一个词，如：“Thanks”，“Best”，“Cheers”，不需要用一般信函中的“Sincerely yours”或“Best regards”。称呼和正文之间，段落之间，正文和信尾客套话之间一般空一行，开头无须空格。Jimmy, I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday. Best

2、 regards, David 在电子邮件的使用者中还流行使用一些由首字母或读音组成的缩略词，如：d u wnt 2 go out 2nite：Do you want to go out tonight?lol：Laughing out loud oic：Oh, I see. mte：My thoughts exactly. brb：Ill be right back. c u 2morrow：See you tomorrow. fanx 4 ur elp：Thanks for your help. gr8：great btw：By the way imho：In my humble opin

3、ion asap：As soon as possible. 另外，网友们为了给枯燥的文字加入感情色彩，还创造了一种表示感情的小符号，英语）叫smiley.如： ：-）代表“Im smiling at this”， ：-（代表“Im sad about this”。上述缩略词和小符号要视具体情况而定，不宜滥用。E-mail的非正式的文体特点并不意味它的撰写可以马虎行事，特别是给长辈或上级写信，或者撰写业务信函更是如此。写完信后，一定要认真检查有无拼写、语法和标点符号的误。当然Outlook Express等软件的“拼写检查”功能可以助你一臂之力。与英国大学email联系注意事项 作为国际学生，e

4、mail发挥的作用不言而喻。怎么有效的和国外大学联系，从而得到自己需要的信息尤为关键。当然，我相信这里的很多朋友都比我有心得体会，这篇文章只是抛砖引玉，希望引发大家更多更好的评论。首先，email的主题（subject）尽量简短，但最好不要空着不填。没有subject的email虽然不至于被忽略，但给人第一印象就不是非常好，至少说明你没有花足够的心思在上面。如果有紧急的事情，建议实用urgent help之类的短语，简洁但很显眼。在称呼上，首先要确定学校网站上的联系信息上有没有联系人的名字。如果有，强烈建议直接以该联系人姓名（比如“Dear Mr. Barbrook”）代替泛泛的“Dear S

5、ir or Madam”。当然，如果学校没有提供，则最好使用以上提到过的“Dear Sir or Madam”，或者“To Whom It May Concern”。这里还有一个小技巧，一般大学工作和教职人员都有自己的邮箱，绝大多数和本人的姓氏有关，比如以姓氏和名字的部分组成，所以，当看到一个email是barbrookruniversity.ac.uk，那八成是一个姓Barbrook的人的信箱，而他的initial是字母r。这个方法比较适用于double confirm的目的，也就是说如果你不确定这个信箱是不是正确，可以用这样的逻辑推断。对第一次进行email联系的朋友不适用，因为有一定的危

6、险性，搞错了就笑话了。接下来是正文部分，还是一定要本着简练的目的。因为admission办公室的人一天都要看很多这样的来信，过于冗长繁琐让人本能反应就不舒服。而条理清晰、简洁明了的信会不知不觉让对方在回答的过程中慢慢的透露出越来越多的信息。重点是逻辑清晰条理清楚。这点不是很容易就做到。因为一般我们有“情况”才需要联系学校，而往往这种情况让我们心情焦虑，恨不得一下子把事情全部说清楚。但越这么想越容易把事情越说越糊涂。在写email前，应该把事情在脑子里理一遍，最好跳出来在旁观者的角度上看问题。前因后果都要想清楚。为什么会出现问题？它是什么原因造成的？一定要交代一下背景，如果一上来就是问题会让人摸

7、不着头脑。但也不要走另外一个极端：很多人在急急忙忙讲了一大堆事情后，什么问题都没问就结尾了。这样学校的负责人会不知所措，给出的建议的质量也要大打折扣。所以千万记得，把事情陈述清楚以后，把问题清晰的罗列下来，这样方便别人一一作答，email的目的才能达到。在罗列问题时候，最好也不要一股脑儿什么都搬上去，一下子十几条问题会吓倒对方的。最好的策略是，先从最紧要的问题开始，一封email最好不要超过3个问题。问题的归纳要注意条理，不要重复，记得要具体一点，不要太过泛泛而谈。这样得到的答案才是最有效的。一般英国的大学在回复email方面还是反应很快的，而且有调查标明新兴的大学在这方面尤其突出（上次论文就

8、是关于英国大学的网站在中国学生择校选择中所发挥的作用，所以阅读了大量这样的学术性期刊，也调查过一些学校的网站内容，所以这样说还是有一定依据的，呵呵）。在收到回复以后，不管有没有用最好都回信表示感谢。另外，如果之前没有说清楚的可以继续深入探讨。最好直接点“回复”键回复，这样原文会在下面引用，可以让对方知道你已经收到回复，更重要的是，由于学校每天处理大量这样的信件，把原文引用在下面可以有助于他“回忆”一下你的case。当然，如果第一次回复就达到目的，也不要就这样不理不问了，时刻记住我们“礼仪之邦”的传统美德，回复别人以表感谢是很必须的！记住在结尾部分另起几行写“with my best regar

9、ds”。如果遇到逢年过节或者周末的，不要忘记加上几句“Happy New Year”或Have a good weekend，这样会让人觉得心情愉快！最后，如果前面的称呼是具体到某人的（如Mr. Barbrook），则使用“Yours sincerely”；如果只是“Dear Sir or Madam”，则使用“Yours faithfully”。当然，这些是很正规的写法，如今网络的语言愈趋随便随兴，所以乱用也不是太大问题。电邮英语的写作技巧日常要处理许多信件电邮,因而运用英语上不得不留神,以下有一些个人意见,也参考了一些书本,希望大家有所得益。 A. 文法上 1.切忌主客不分或模糊. 例子:

10、 Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.” 应改为 Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. （We决定呀, 不是report.） 2.句子不要凌碎. 例子: He decided not to audit the last ten contracts. Bec

11、ause of our previous objections about compliance. 应该连在一起. 3.结构对称,令人容易理解. 例子: The owner questioned the occupants lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 应改为:s lease intentions and ink alterations of the contract. 4.单众数不要搞乱,不然会好刺眼,看不舒服. 例如: An authorized per

12、son must show that they have security clearance. 5.动词主词要呼应. 想想这两个分别: 1.This is one of the public-relations functions that is underbudgeted. 2. This is one of the public-relations functions, which are underbudgeted. 6.时态和语气不要转变太多.看商务英语已经是苦事,不要浪费人家的精力啊. 7.标点要准确. 例如: He did not make repairs, however, h

13、e continued to monitor the equipment. 改为: He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment. 8.选词正确. 好像affect和effect, operative和operational等等就要弄清楚才好用啦. 9.拼字正确. 有电脑拼字检查功能后,就更加不能偷懒. 10.大小写要注意.非必要不要整个字都是大写,除非要骂人,:,例如: MUST change to OS immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样. 要强调的话,用底线,斜字,粗体

14、就可以了. B. 文体 1.可读性.对象是大学程度的话,用高中的英文就行,不要以为人人都是语言大师.多用短句（15-20字吧）, 技术性的字,就更加要简单易明. 2.注意段落的开头.一般来说,重要或强调的事情都放在信件或段落的开头,而句子就放在最尾. 例如: 1.Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape. 2.He forwarded his congratulations on cassette tape because h

15、e was unable to attend the meeting personally. 两者强调的事情就有分别了. 3.轻重有分. 同等重要的用and来连接,较轻放在次要的句子里. 4.意思转接词要留神. 例如: but （相反）, therefore （结论）, also （增添）, for example （阐明）. 分不清furthermore和moreover就不要用啦. 5.句子开头不要含糊不清的主词. 例子: These decisions have been a big disappointment to the committee members. They have d

16、elayed further action. They是指什么呀?开头少用this, that, it, they, 或 which. 6.修饰词的位置要小心,例如: He could only reimburse the cost after July 15. 应为 He could reimburse the cost only after July 15. 7.用语要肯定准确.切忌含糊. 例如:The figures show a significant increase.” 怎样significant呀,大哥? 改为: The figures show an increase of 1

17、9%. 8.立场观点一致. 少用被动语. 例如: Partial data should be submitted by April. 改为: You should submit partial data by April.就很好了. C. 格调 1.式样和句子长度不要太单调. 千篇一律的subject-verb-object会闷死人的.有时短句跟着长句可以化解一下. 2.弱软的词（e.g. was, were, is, are.）可以加强一点. 例如: Prunton products are highly effective in . 改为: Prunton products excel

18、in .就有力很多了. 3.亲切,口语化是比较受欢迎! 用宾词和主动的词,让人家受落. 例如: 1. This information will be sincerely appreciated.” 2. We sincerely appreciate your information. 明显地,我们会喜欢第2句. 避免发邮件犯错误的好方法For small businesses, just like for everyone else, email has become a way of life. You dont always have the time for chit chat wh

19、en you have to deal with clients and other people in the field so what better way than just shoot them and email. There is, however, some sort of etiquette that should be followed when sending an email, especially if you want to seem like a professional. There are also other mistakes that should be

20、avoided at all costs.对小企业而言，和任何人一样，电子邮件成为了一种生活方式。你没有时间和顾客、其他人唠嗑，那么还有什么比发邮件更好的方法。不过，当你发邮件时需要一些礼仪，尤其如果你想看上去专业一些。另外，还有一些无论如何都要避免的错误。When it comes to etiquette, just remember these few things. Dont write while youre angry. Youd be surprised how easy it is to have things get out of control over the inter

21、net. Wait, calm down, and have someone else edit your email for you. Dont use sarcasm. You may think its funny and clever, but the person that youre dealing with wont. DONT USE UPPERCASE. People dont want to feel like youre shouting at them, and on the internet, uppercase is the equilavent of yellin

22、g. Use clear subject lines. People are extremely busy. By being able to scan the subject lines, it tells them what is important and needs to be addressed first. Keeping your emails short also helps with this. People dont have time to read something that is pages long. Keep it to just a couple of par

23、agraphs at most.提到礼仪，只要记住几点。不要在生气的时候写信。你也许会惊讶在互联网上让局面失控是多么容易地一件事。等一等、平静心情，让别人为你编辑邮件。不要嘲讽，你也许认为那是“机智”是“幽默”，但是接受方却不会那么认为；（英文）不要用大写。人们不喜欢你对他们大吼，而在互联网上大写就等于在大叫。用明确的主题，人们很忙，通过看主题，告诉他们什么是重要的，需要首先处理。保持邮件内容简短也有助于这一点。因为人们没有时间看长篇大论。Another mistake that people tend to make is to send an email to the wrong pers

24、on. Service providers are trying to make it easier for you by creating an address book where one click can send an email to a person, however, this also makes it easier for you to make a mistake. Clicking on the wrong person is extremely common. So just double check to make sure that you have the ri

25、ght recipient.人们往往会犯下的另一个错误是把电子邮件发错。服务商为了使你方便添加了一个地址簿，只要点击就能把邮件发送给一个人，不过这也让人们更容易犯错误。点错了接受人非常普遍。只要再检查一遍，确保收信人是对的就可以了。Using one email address for everything that you do. Although you might think this is a good idea, this will make it harder for you in the long run. Its a lot easier to have separate em

26、ails for business, personal, even shopping needs. If you only have a few minutes and need to take care of something regarding business, you dont want to have to scan through a lot of personal emails trying to find the one that youre looking for. By keeping it separate it just helps you stay more org

27、anized.用一个邮件地址做任何事情。虽然也许你认为这是一个好主意，长久会让你难办。将邮件分为个人、公司甚至购物三类就容易地多。如果你有几分钟的话，需要处理公事，那么就不会在个人邮件堆里找一封工作电子邮件。分开让你更有组织性。Sending the email too fast. We know that everyone is busy and that you dont have a lot of time, but if your email is full of mistakes, it will make you look unprofessional to someone tha

28、t you want to do business with. So just take a couple seconds to skim over everything youve written to see if thats what you want to say.发邮件太块。我们知道每个人都很忙，没有时间，但是如果邮件中充满错误，这会让你在和你做生意的人眼里看来不专业，所以花片刻扫一眼写过的内容是否是你要表达的。Also, when you rush, people have been known to forget the attachment. It may sound sill

29、y but there have been a number of times that people have sent me things that said its all explained in the attachment when there was no attachment. This leaves me clueless and them looking very unprofessional. So just think about what youre doing and take the time to get it done right the first time.而且在匆忙之中，你经常出现忘记附件的情况。听上去愚蠢，但有很多时候人们的邮件中称：“附件中有详细解释”，可没附件。这会让我不知所云，而让他们看起来很不专业。所以认真考虑自己在做什么，花时间第一次就把事情办好。如何用email询盘网络的发展使得做外贸方便了许多。用email进行询盘是现今很多外贸人士的做法。下面就教教大家如何用email询盘。1. 文体介绍在对外贸易中，询盘，也叫询价（inquiry或enquiry）是买方对于所要购买的商品向另卖方作出的询问。询盘是交易的起点，可以