收款管理规定.docx

1、收款管理规定收款管理规定制度名收款管理规定电子文件编码GLZD096页码6-1一、账单的分发第一条 储运部管制组依业务人员按地区划分整理账单,定期汇集编制账单清表一式三份,将账单清表两份连同账单寄交业务人员签收。第二条 业务人员收到账单清表时,一份自行留存,另一份应迅速签还储运部管制组;如发现有不属本身的账单,应立即以挂号寄回。第三条 客户要求寄存账单时,应填写”寄存账单证明单”一份,详列笔数、金额等,交由客户签认。收款时才还予客户;如因寄存账单未取得客户签认致不能收款时,由业务人员负责赔偿。第四条 收到公司寄来的账单后,访问时如未能立即收款,则应取得客户收账单的签认;若未能取得客户的签认,则

2、应迅速于寄发日起3个月内向储运部申请取得邮局包裹追踪执据,凭以收款,否则逾期不办致无法收取货款时,由业务人员负责赔偿。二、收款的处理程序第五条 业务人员于每日收到货款时应于当日填写Collection Report(收款记录)一式四份(一份自留,三份寄交公司会计部出纳科)。第六条 市内者直接将现金或支票连同Collection Report(收款记录)第一、二、三联亲交出纳并取得签认。第七条 外埠地区者应将现金部分填写后将送款单或邮政划拨储金通知单存入附近银行分行或邮局。次日上午将支票、银行送款单存根或邮政划拨单存根用回形针别于Collection Report(收款记录)第一、二、三联,以挂

3、号寄交会计部出纳科。业务人员应将挂号收执贴于自存的Collection Report(收款记录)左下角备查。签发人责任人签名制度名收款管理规定电子文件编码GLZD096页码6-2三、收款记录的填写第八条 收款记录的填写方法如下:第一栏:CustomerNo(客户号码)。第二栏:CustomerName(客户名称)。第三栏:InvoiceNo(填发票附单号码),若系自己先行开发票且尚未打出发票附单而已经收款者,请填写发票号码,若系收回退票款项时,请填写”退票通知书”的编号。Date(账单开立日期);Amount(销货金额)。第四栏:AmountCollected(收款金额);Cash(所收现金金

4、额);Check(票据);Amount(所收现金金额);MatDate(所收票据的兑现日期)。Sort:所收票据出票人为客户本人者填”S”,属客票者填”T”。BankName(所收票据兑付机关名称地点)。BankA/CNo(支票上的银行账号)。注:如因附单号码及客户号码缺填或误填,以至冲不到账,无法找出应有的销货日期以计算成绩时,不予计算收款成绩。四、收款票期的规定第九条 依产品种类及客户的区别规定如下:1AM专卖店:自销货日期起4个月内的票期。超市:自销货日期起5个月内的票期。签发人责任人签名制度名收款管理规定电子文件编码GLZD096页码6-32BS直接客户:以货到收款为条件者,由送货员收

5、取现金,签收的客户则为销货日期一个月内的支票或现金。直销点:自销货日期起2个月内的票期。一般商店:自销货日期起2个月内的票期。3CF直销点:自销货日期起2个月内的票期。一般商店:自销货日期起3个月内的票期。第十条 收款票期超过公司的规定时,依下列方式计算收款成绩。1AM超过130天时,扣该票金额20%的成绩。超过3160天时,扣该票金额40%的成绩。超过6190天时,扣该票金额60%的成绩。超过91120天时,扣该票金额80%的成绩。超过121天以上时,扣该票金额100%的成绩。2BS超过130天时,扣该票金额20%的成绩。超过3160天时,扣该票金额40%的成绩。超过6190天时,扣该票金额

6、70%的成绩。超过91天以上时,扣该票金额100%的成绩。3CF超过130天时,扣该票金额20%的成绩。超过3160天时,扣该票金额40%的成绩。超过6190天时,扣该票金额60%的成绩。超过91120天时,扣该票金额80%的成绩。超过121天以上时,扣该票金额100%的成绩。签发人责任人签名制度名收款管理规定电子文件编码GLZD096页码6-4五、收取票据须知第十一条 法定支票记载金额、发票人图章、发票年月日、付款地,均应齐全,大写金额绝对不可更改,否则盖章仍属无效,其它有更改之处,务必加盖负责人印章。第十二条 支票的抬头请写”股份有限公司”全称。第十三条 跨年度时,日期易生笔误,应特别注意

7、。第十四条 字迹模糊不清时,应予退回重新开立。第十五条 收取客票时,应请客户背书,而且写上”背书人股份有限公司”,千万不可代客户签名背书。第十六条 ”禁止背书转让”字样的客票,一律不予收取。第十七条 收取客户客票大于应收账款时,不应以现金或其它客户的款项找钱,应依下列方式处理。1支票到期后,由公司以Cash(支付现金方式)找还。2另行订购抵账或抵交未付的账款中的一部分第十八条 本公司无销货折让的办法,如因发票金额误开或转交机关的商店佣金未扣时,需将原开统一发票收回,寄交公司更改或重新开立发票。如无法收回而不得已需抵扣时,则于下次向公司订货时,以Memo(备忘录)说明,经业务经理核准后扣除,不得

8、于收款时,扣除货款或以销货折让的方式办理,否则尾数由业务人员负责。六、退票的处理第十九条 ”退票通知书”由信用科填发,业务人员收到后应先行核对并于3日内将回执联填妥撕寄信用科。第二十条 业务人员收到退票通知书后应于15日内(客票应即时)前往洽收,并将结果填写”退票洽收报告”寄回信用科,否则若发生问题,概由业务人员负责,如因未能如期洽收,应先函告信用科并说明拟往洽收的日期,以确保时效,维护公司的权益。签发人责任人签名制度名收款管理规定电子文件编码GLZD096页码6-5第二十一条 退票洽收若系换票,新开的票期不得超过退票通知书填发日期45天,否则计算收款成绩时,扣减该票金额的80%,超过75天则

9、扣减100%。七、问题客户的处理第二十二条 业务人员于访问客户或退票洽收时,如发现客户有异常现象时,应填写”问题客户报告单”,并建议应采取的措施,或视情况填写”坏账申请书”呈请批准,由征信科追踪处理。第二十三条 业务人员因疏于访问,未能明了客户的情况变化并填写”问题客户报告单”通知公司,致公司蒙受损失时,业务人员应负责赔偿该损失25%以上的金额。(注:疏于访问意味着未依公司规定的次数,按期访问客户者。)第二十四条 为掌握公司全体客户的信用情况及来往情况,业务人员对于所有的逾期应收账款,均应将未收款的理由,详细陈述于账款分析表的备注栏上,以供公司参考,否则此类账款将来因故无法收回形成呆账时,业务

10、人员应负责赔偿25%以上的金额。八、坏账的处理第二十五条 ”坏账申请书”填写一式三份,有关客户的名称、号码、负责人姓名、营业地址、电话号码等,均应一一填写清楚,并将申请理由的事实,收回的可能性等,做简明扼要的叙述,经业务部门及经理批准后,连同账单或票据转交征信科处理。第二十六条 坏账发生的金额,于当月份计算业务人员销售成绩时,应先予扣减坏账金额的300%。签发人责任人签名制度名收款管理规定电子文件编码GLZD096页码6-6九、账单的移交及对账第二十七条 账单移交时,应填写”账款移交清表”一式四份,移交人、接收人及核对人均应签名以示负责,其中二份寄交征信科及账款组,接收人接交时,除核对账单金额外,并应注意是否经过客户签认,账单千万不可私下移交。第二十八条 财务部应随时对客户办理通讯或实地对账,以确定业务人员手中账单的真实性。第二十九条 财务部应定期三个月一次核对业务人员手中的账单,或于特殊目的下不定期抽查业务人员手中账单。第三十条 业务部主管及主任应随时核对业务人员手中的账单,并负督促收款工作及催收的责任。十、禁止事项第三十一条 对账的结果,如发现有下列情况者,除限令业务人员于一周内予以补正外,并依公司的规定处分。第三十二条 收款不报或积压收款。第三十三条 退货不报或积压退货。第三十四条 转售不依规定或转售图利。签发人责任人签名