展会成功必须的注意的问题Word文档格式.docx

1、 垃圾篓 家具 、安全服务是否必要？ 、是否安排好展位的安装与拆卸？ 3、怎样安排货运？ 、有什么需要了解的当地工会条款？ 、保险安排34、是否准备好工具箱？ 、酒店服务预定好了吗？ 、注意展位付款的最后期限 、需要提供展位信用卡交易方式吗？ 、需要营业执照吗？ 、指引卡片已设计并打印好了吗？推广计划提前6-8个月制定 、展前推广如何进行 个人邀请函（包括介绍和回复函） 广告（贸易出版物，当地媒体） 直邮广告 电话推广 公关 1、我们的展位号有否包含在展前的推广材料中 2、需要印制额外的传单、目录和价目表吗？ 3、印刷品准备好了吗？ 4、对其他的公关活动做好了计划吗？ 5、我们的展览指引条款已

2、完成并寄出了吗？ 6、怎样的赠品能取得更好的效果？ 7、我们要组织什么样的现场推广活动？ 机场广告/户外广告板 酒店电视广告 运输广告 展会每日广告 酒店房间推广 展会目录广告 、我们要组织一次观众竞赛吗？ 、我们的竞赛和赠品符合当地的法规吗？ 、要预定多少门票？ 、欢迎仪式筹备好了吗？人员提前4-6个月计划好参展人员 、展位上需要多少工作人员？ 、谁是代表公司的最佳人选？ 、展位经理指定了吗？ 、参展人员的培训准备好了吗？ 、定好展前会议的时间吗？ 、参展人员熟悉展出的商品和服务吗？ 、是否组织好一个演示会？ 、是否有一个准备回答问题的技术代表 、是否确定了服装代码？ 、是否为参展人员预定了

3、足够的证件？ 、参展人员是否有足够的名片？ 、展位时间表是否制定好？ 、谁负责监督展位的安装和拆卸？ 、该负责人是否清楚展会的出入程序？效率在展会前为展会后的事情做好准备 、是否为参观者提供引路服务？ 、是否制定了每天的总结会时间？ 、是否会向登记的参观者寄出感谢信？ 、怎样处理展览指引？ 、怎样监管展会上的销售？ 、参展工作人员会得到怎样的奖励？ 、怎样评估该次展览？ 、展览费用是否在预算之内？ 、是否应修改下一年的预算？ 、还有什么别的国内、国际展览？ 展台搭建有什么要注意的？ 成千上万的观众涌进展览会，看到的是各家厂商各具风格的展台，那多姿多彩的场面常常使人目不暇接。他们几乎不能想象，就

4、在展览会开始之前，这里还是一片 有计划、有组织的 的混乱，运输车辆横七竖八，卡车司机忙着对号入座，参展商等侯着自己货物的到来。展览会货运的重头戏首先是按时地搭建和拆除展台，这一任务非行家里手不能胜任。 多种多样的展览会有各种不同的展品，天上飞的、直升机、地上跑的活动物均可入主展览场地，那么对展览会货运也就有相应不同的要求。参展商应根据货物的内容和数量确定是使用自己的还是租用运输装卸器械，或者干脆委托搬运公司。他们可以在展览会搬运商那里得到很多有用的建议，因为后者负责搭建过程和协调工作，比如在许多供货商同时来到的时候安排先后顺序，他们还出租人力和器械。 对展览会展台搭建来说一般有两种装卸的可能。

5、首先一种是直接装卸，就是说按照搭建日期把卡车直接开到展厅里，由展览会搬运商负责卸货和中间储存。由于参展商自己不必操心这一环节,可以节约一些相应的费用.另外那些易破损物品如玻璃或大理石板等只须一次搬运即可。采用这种方式应注意，时间预算要打得宽松一些，要考虑到种种延误的可能性，例如交通阻塞或事故等等。如果数量较小或是提前送货，则最好集中运输。在开始搭建之前，货物应运抵展览会搬运商处，由他们暂时储存货物，并按照规定的时间运到展台位置。需要注意的是，笨重的、占地多的物品最好先行运人现场，一般在展馆内没有一辆汽车起重机，可以起吊这些材料，但是如果展台搭建过半，这样的机器就难有用武之地了。当然专业的展览会

6、搬运商肯定能想方设法把所有的展品弄进展厅，有时也演出 千钧一发 的好戏。试想如果吊车与两边展台的距离只有十来公分，与巨大的车身相比，这点空档几无异于 一发 了。遇到物件不能从大门处运进的情况，那么 老大难货运组 就泥上了用场，他们先要招物件从车上卸下，然后在其下安上轮子，最后用手工推入展厅。还有一种情况是参展商自行卸货，而不委托展览会搬运商。这时，一般在搭建现场备有11种固定的器械供租用，其中包括叉式装卸机和手动小起重车。到了高峰期各种机器，甚至一些特殊机械，如12吨的铲车都纷纷投入使用，有时50台机械同时不间断地工作，一眼望去，搭建现场上机器车辆高低错落，大有叠床架屋之感。在这种情况下，参展

7、商最好较早地预约运输时间，提前6 8周为宜。展览会服务手册中附有预约表格上面列有时间、器械和人员需要。参展商要特别注意准确地填写以下儿点； 材料运往哪里? 材料什么时候运输? 需要哪些器械? 何时需用这些器械? 需用多长时间？ 需要多少人力? 两种方法相比较，各有千秋。雇用展览会搬运商，费用无疑不菲，参展商特别是中小企业理当精打细算。另一方面搬运商也自有一番道理，他们认为，参展商把一项运输计划一揽子委托给搬运商，这是员保险的做法。因为作为专业队伍他们能够面面俱到，例如他们可以按照专业要求，把出于安全原因不能在展览现场存放的运输容器合理地储存，每个有关的展览商得到一个计算机标签，上面注有名称、展

8、厅和展台号码，他们把这些标签贴在空容器上，交给搬运商保管。搬运商还可提供其它服务，例如测量、运输、保管及临时确定撤展日期等。 天下没有不散的宴席 ，这句话用来形容展览会再贴切不过了。干辛万苦搭成的展台在几日热闹之后又要 无可奈何花落去 了。货物回运有时在展前就作好了计划但展览当中才决定亦属正常。因为参展商开始时难以决定，哪些东西要带回去。宣传手册分发了，许多展品也将卖掉。如果定了如上所说的一揽子委托合同，那么展览会搬运商还负责把这些东西运到新主手里，并与海关谈判确定货物进口的有关事宜。 最后一项工作尽管也需要经验，但是即使最有经验的搬运商也不敢夸口他们在各国海关都 路路通 ，毕竟国情有别。所以，参展商可以把展台搭建的业务一揽于委托出去，但如果认为因此就可以高枕无忧了，显然过于乐观，直到走好员后一步棋才算大功告成