论现代秘书应该具备的素质要求Word文件下载.docx

1、五、心理素质-13六、参考文献-15 前 言我们作为一名即将进入秘书行业的秘书工作者，如何提高个人综合素质、加强职业道德修养，进而成为一名优秀的秘书呢？要做一个优秀秘书，最基本的素质应有两几个：一是执行,二是判断力。因为秘书是离公司管理层最近的人,但不等于管理者,他们要执行管理中一些具体的环节和步骤,要帮助管理者协助管理者做出决策。其次,做一个优秀秘书要有较强的判断力。有些事情可能由于秘书的介入更好地支持了决策。譬如说,秘书最好了解自己上司的个性了,如果上司代了情绪做了某些判断和平时的判断风格不符合,就需要秘书做出提醒。另外，加强秘书的职业道德修养是由秘书思想素质的重要性决定的。新时期对秘书职

2、业道德提出了具体要求：在政治上过得硬，要同党中央保持一致；要培养一个好的作风，要深入实际，密切联系群众；要兢兢业业，勤勤恳恳；要讲求效率，讲求质量；对自己要严格要求，在廉政问题上要以身作则，在办公厅（室）工作要有光荣感、责任感，不能有特殊感、优越感；要不断提高业务素质，其中最重要的是要有很高的政治水平。秘书职业道德修养是一个长期的磨练和实践的过程，需要秘书人员自觉地作出多方面的努力。理论和实践相结合是秘书职业道德修养的基本原则；秘书道德修养的最根本问题，是在秘书活动实践中改造主观世界，离开社会实践空谈修养，只能是虚伪的道德说教；要求每一个秘书人员要身体力行，把对职业道德规范的认识贯彻到实际工作

3、和日常生活中去。加强秘书职业道德修养是由秘书工作的现状和发展决定的。我们要实现四个现代化，必须在思想政治上坚持四项基本原则；秘书工作的现代化，各种先进电子技术和设备，只是秘书工作的手段、工具；对外开放是党和国家长期的战略决策，它将大大促进我们的现代化步伐。因此，良好的职业道德推动着秘书职业的发展，我们作为新一代的青年，应致力于提高秘书职业技能和综合素质，为秘书工作的发展出一份力！下面就秘书应该具备的素质具体讨论一下。 素质及其对秘书工作的作用素质，是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面，经过长期锻炼、学习所达到的一定水平。它是人的一种较为稳定的属性，能对人的各种行为起到长期的

4、、持续的影响甚至决定作用。秘书作为领导身边的参谋、助手，工作的特殊性决定了必须具有较高的素质。首先，高素质是秘书辅助领导贯彻执行好党的路线、方针、政策的可靠保证；其次，高素质是提高秘书部门工作质量和工作效率的重要依托；第三，高素质是建立一支符合时代要求的优秀秘书队伍的需要。秘书人员贴近领导，直接为领导的工作服务，必须有较高的思想水平和政策水平，过硬的专业能力，高速的办公效率，既能深刻领会党的路线、方针、政策，又能熟悉和掌握本地、本部门的情况，把“上情”与“下情”有机地结合起来，运用现代化办公手段，创造性地开展工作，做好综合服务，才能适应时代要求，充分发挥秘书职能，做好秘书工作。现代秘书应该具备

5、的素质一、职业品德 元典章吏部卷六有这样一句话：“首论行止，次取吏能，又次计月日多者为优。”可 见，古代选用官吏也是要求把“行止”即品德放在首位。职业品德是担负着不同的社会责任的职工所遵循的道德准则和行为规范，是职业的生命和灵魂。每个职业都有它的职业品德，秘书职业自然也不例外。（一） 敬业精神 南宋哲学家，教育家朱熹说：“敬业者，专心致志以事其业也。”敬业是一种对事业执着 的追求，对工作尽职尽责的崇高境界和高尚行为，是一种强烈的职业责任感。秘书工作的对象往往是一些繁琐、细小的事情，容易使人厌倦，感到辛苦劳累，但每种职业都承担一定的责任，即职责，我们必须热爱自己的职业，投入爱心和热情，从中追求我

6、们的理想，寻找我们的情趣，干出我们的成效，达到我们的目标。专心致志，奋发图强，自觉履行职业义务，对社会和他人做出贡献，得到大家的肯定和赞扬。敬业精神还要求我们对本职工作的业务纯熟，精益求精，勤于思考，不断改进。（二） 实事求是 实事求是是一种对客观事物规律的执着追求。坚持实事求是，就是要在工作中不断坚持和探求真理。秘书人员为领导者参谋，出主意，就要敢于实事求是，坚持真理、坚持从实际出发，去发现问题、分析问题和解决问题。秘书人员坚持实事求是，就必须敢于说真话，做到诚实正直，不弄虚作假，不耍小聪明，在工作中追求实效，不做表面文章，对领导不完善或者不正确的决定要以恰当的方式提出自己的意见，不随声附和

7、。在处理纷繁、复杂、琐 碎事务的工作中，坚持全面地、系统地、发展地看待事物、处理问题，要透过各种零散的表面现象去思索事物之间的联系，这样才能有明确的方向，看清目标，把握全局。（三） 谦虚待人 秘书人员人作为领导者的参谋和助手，一般是与领导者关系亲密，并且处在一个承上启 下的位置，对于同事或者下级要谦虚谨慎，平等以待，切莫指手划脚、盛气凌人，或敷衍了事，表现得冷淡傲慢，所谓尊重别人就是尊重自己，尊重，也就是要对人礼貌热情，虚心以待，不要高高在上，颐指气使，也不要阿谀奉承，溜须拍马，凡事多同别人斟酌商量，不要自以为是，独断专行。三国英雄曹操曾经说过一句话：“让一寸，得一尺。”可见，给别人方便，就是

8、要为自己行更大的方便，这也有助于搞好人际关系，为自己创造一个适宜的工作氛围，使自己能把更多的精力投入到工作中去，取得更好的成绩。（四） 参谋决策 这是一个秘书人员必须具备的基本要求和素质，也是一种积极、健康、富于责任感的良好心态，是做好秘书工作的不竭动力。作为领导工作的参谋和助手，就应当发挥参谋作用，为领导出谋划策，个人的积极性和创造性要服从领导的前提下发挥，应当严格按照领导的批示和意图办事，不能离开领导自行其是，别出心裁，用个人不成熟的想法甚至情绪化的意见，去影响和干扰领导的工作及决策，这些是职业道德所不允许的。 （五） 遵纪守法 遵纪守法指的是秘书人员要遵守职业纪律与职业活动相关的法律、法

9、规，是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证。它要求秘书人员在职业活动中不利用职务之便假借领导名义以权谋取私利，以国家、人民和本单位整体利益为重，自觉奉献，不为名利所动，以自己的实际行动抵制和反对不正之风。（六） 恪守信用 秘书人员恪守信用，就是要遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果。领导找秘书人员汇报工作，秘书人员不准迟到。秘书人员自己安排的会议或会谈，自己要事先到场，并做好一切准备工作。秘书人员要严格诺言，一经允诺的事情要尽力办到，遇到曲折变化，要事先说明原因，使人信服。（七） 保守秘密 秘书人员经常接触领导和一些重要文件，参加一些重要会议，了解一些重要机密，一旦泄露，必然造成巨大损失。对于

10、秘书人员来说，也许有别的缺点、工作失误等难以避免，而泄密却绝对不可原谅，绝对不允许。秘书人员不能有在领导者身边工作的优越感，不能自觉或不自觉地炫耀自己比他人“知之甚多”，这样一种思想情绪常常是一些秘书人员犯泄密错误的思想基础。秘书人员还应特别小心地对付有些人探询消息。当今时代，全球各国在政治、经济、军事等各个领域展开激烈的竞争和角逐，信息在为重要的战略资源，各竞争对手之间为了争得发展的优势，不惜采用各种方式手段广泛搜集信息，主要是国家机密、军事机密、商业机密，而熟知这些机密的秘书人员也就顺理成章地成为他们猎取的对象，且各国之间的交流日益频繁，联系越加密切，很容易发生窃密与泄密事件。因此，秘书人

11、员必须深刻认识加强保密工作的重要性，牢固树立保密观念，恪守职业品德，具备高度的自觉性和强烈的责任感，并经常接受保密教育，严格遵守保密制度和保密措施。二、知识结构 秘书人员的知识结构应当是广、博、杂。作为一名现代秘书要适应现代化的需求，适应经济发展的需要。尤其是现在信息爆炸，知识更新速度加快，秘书人员应具备与工作相关、有帮助的知识，力求博学多才，努力成为一个“通才”、“全才”。法律知识。市场经济不再是行政本位的经济，而是尊重公民、法人的地位及其权利，企业要依法经营。企业秘书必须具备一定的法律知识才能办理各类经济类和司法类文书，才能运用法律武器保护企业的合法权益。目前我国的法制建设正处于一个快速发

12、展时期，各种法律、法规不断出台，这正是秘书学习法律的良好时机。作为秘书，对围绕经济活动的一些法律，如公司法、合同法、企业法、破产法、仲裁法、税法、专利法等要熟悉并能运用。中国即将加入WTO，作为新时期的秘书，必须对国际贸易程序、中外贸易法规和WTO各项具体规则了解熟悉，只有与国际接轨，掌握了国际贸易规则和惯例，才能在入世后复杂的国际、国内环境中，利用有利条件，辅助企业领导做出正确决策，促进本企业壮大发展。 管理知识。管理的理论和实践在我国都是十分薄弱的，但在市场经济条件下，企业已形成了以市场营销管理、研究开发管理、生产管理、财务管理、人力资源管理为主体的企业管理制度。在这种体制下，管理知识便成

13、为秘书切实履行辅助决策、参谋咨询职能的重要工具。在市场经济体制中，一切经济活动都随市场和价值规律而变化。政府的经济政策制定者和企业的经济决策者都在研究宏观经济的发展和市场的变化、股市的波动和国外经济的动态，以利于科学的决策。因此，秘书必须对市场的感觉十分灵敏，要进行大量的经济信息的搜集和分析，为决策提供科学的依据。这一能力的形成离不开企业管理、市场营销、金融证券等工商管理知识。公关知识。公共关系是一门新兴的学科，它综合运用了社会学、心理学、新闻学、管理学、秘书学等学科的知识，在企业发展中起着重大作用。企业作为市场的主体，企业与政府、企业与企业、企业与消费者、企业与员工之间的关系都是公共关系的一

14、部分。西方国家的企业将公共关系作为企业发展的重要战略来研究，形成CI战略，即企业精神、产品、商标等融为一体，广泛的宣传，形成企业文化和品牌形象。因此，现代秘书应摆脱传统秘书规范的束缚，熟悉公关知识，培养良好的公关素质，将公关意识贯穿到秘书工作的每一个环节中。科技知识。传统的秘书工作多借助纸、笔、电话、电报和信函来开展，工作效率低下，不能适应市场经济快节奏、高效率的要求。而先进的办公自动化设备，大大减轻了秘书繁重的日常事务性工作。电脑的普及和网络的推广使公文的信息传递更加快捷，办公效率更高。作为秘书，能够熟练使用各种音像设备和多媒体技术，处理电子邮件和制作网页，进行远程办公和组织远程会议，掌握智

15、能化、网络化的办公自动化技术，将使我们的工作更加得心应手。三、能力素质 “工欲善其事，必先利其器。”要做好工作，必须有良好的业务能力，有德而无才，只能沦于平庸，不会做出成效，取得佳绩，不能解决实际问题，不能真正创造财富。因此，秘书人员要德才兼备。良好的专业知识和业务能力就是秘书人员的“利器”，只有掌握了这把“利器”，才能在工作中如疱丁解牛，游刃而有余，才能务实工作，解决实际问题，做出实效。（一）写作能力 写作是秘书人员的一项基本功和基本技能，写作的对象主要是公文。秘书人员应当熟练掌握公文处理的要求与方法，以熟而求巧，并且有较强的文字能力，有着丰厚的文化知识，头脑清楚，思路敏捷；有较强的认识分辨

16、能力和逻辑思维能力，加上丰富的词汇，流畅的文笔。公文的主要作用是解决问题、处理事务，这就涉及到工作效率的问题。为能撰写一篇高质量的公文，充分发挥公文的作用，提高工作效率，在写作时必须注意各个环节。公文写作前，要进行信息积累和文章的构思。信息积累也就是材料准备。文章的结构层次、文章的观点、主张，都从这里起点。公文绝不是凭空而生，无的放矢的，因此，起草文稿前，第一紧要处是积累材料，收取信息。大量占有丰富的材料和信息，经过加工处理，去粗取精，去伪存真，抓住要害，找出症结，在这个基础上进入文章结构和层次的构思。写文章必经过构思，构思写什么内容，达到什么目的，构思全局，列出提纲。这些要求秘书人员要对领导

17、意图融会贯通，然后进行发挥创作，想如何更好的体现领导的意图和决定。构思无非是要“文能达意”，起“欲画竹，先成竹于胸”的作用。公文写作有一定的格式规范，在写作时必须遵守。这些格式用以表明公文的来源、去向、内容、时间、传知范围及对公文印制规格，使人们一看标题就对公文来源、公文的中心问题以及如何对它进行处理等知道个大概，并且，公文格式能够体现公文的法定效力、权威性与严肃性，使所传达的上级领导的指示、命令能够得以贯彻执行有利于提高工作效率。公文写作虽有统一的格式规范，但也不要因此而死板僵化。文无定式，其式视需要而定，文喜变化，厌死板一路，要根据写作的目的、内容、需要以及所要解决的实际问题去进行创造性的

18、写作。公文写作最重要的就是公文语言一定要准确、朴实、简炼、意明。准确就是要用词精当、贴切、规范。要对所论事物或问题的范围大小、程度深浅、份量轻重进行斟酌区别，注意词义本身的细微差别，选择搭配合适的词，准确表达中心思想。公文语言朴实，便于理解，有助于正确的贯彻执行，有助于提高工作效率。要通俗易懂，不矫揉造作，不追求华丽的词藻，顺乎事物，自然陈述，多实事求是之意，去哗众取宠之心。公文就力求简炼，确实有内容、有新意、有真知灼见，有解决实际问题的切实可行的办法，切忌长而空，累赘重复，冗长拖沓，而是要说明问题干净利落。公文语言要含义明确，易懂，易读，易记，要直陈其意，不能含而不露，意在词外，要尽量不用生

19、僻罕见之词与艰涩难懂的语句。要用通用语体，句短顺口，少用太多的定语组成的长句。（二）协调管理能力 现在市场经济竞争日趋激烈，企业为保持竞争优势，提高竞争能力，竞相采用科学管理方法，对内部各职能部门和人员进行专业化、科学化的分工，各负其责，有自己的利益和目标，使企业内部也保持一种竞争的动力，从而提高工作效率，发挥企业的整体优势。但是，各职能部门和人员在工作联系和配合上可能会出现一些矛盾与冲突，这会影响企业整体效能的发挥，阻碍企业的发展，那么这就需要秘书人员对此进行协调管理，消除不利因素，密切各职能部门和人员之间的联系，促进企业的壮大。协调管理是秘书工作的主要内容，就其性质来说属于公共关系和管理科

20、学的范畴，协调与管理密切相关。秘书人员是领导的参谋助手，始终处于承上启下，联系左右，沟通内外的主体交叉中心，其位置的特殊性决定了它的主要职能是为领导服务，为本部门和其他部门服务。服务的主要内容之一就是协调上下左右的关系，使之步调一致，保证上级领导的意图决策得以顺利贯彻执行。人与人之间因分工、岗位、在管理活动中所处的地位不同，人们所了解情况、看问题的角度以及他们对工作的要求也不同，人们这间会产生认识上、思想上的种种矛盾，而这些矛盾可能会导致行动方向上的离散；同时各职能部门为保持其活力，有其相对的独立性，并为各自的利益制定具体的目标，在分工与合作的环节中，可能会出现不同步、不衔接、不合作的现象。这

21、就需要分析原因，及时采取措施，进行协调工作。在进行协调工作时，为能把工作做好，我们需要注意协调的方法，在处理问题时要有所依据。调查研究。在处理管理活动中各方面之间的关系或说各方面的矛盾之前，查清情况，研究和判断矛盾的性质、矛盾各方的需求、矛盾对于全局的影响，在此基础上向领导者提出协调意见、做出协调决定。切忌“情况不明决心大”的现象发生，否则，结果会适得其反。局部服从全局。全局的需要往往带有战略性、长远性、根本性，局部则更注重战术的、眼前的，当全局与局部发生利益矛盾时，就牺牲局部利益，服从全局。否则，由于全局受到局部的干扰而不能得到应有的发展，难以取得良好的经济效益和工作效率。依照政策，法规处理

22、问题。协调各方面的关系、处理各类矛盾，都需要有一定的依据，这些依据主要是国家的政策、方针、法规及本单位的规章制度，秘书人员在执行这些政策、法规、规章制度进行协调工作时，必须认真的、准确的执行其精神，公平、公正，不能有例外。注重思想教育。协调工作始终贯穿对人们关于客观世界与主观世界认识的统一，由此去实现行动的协调。协调也可以说是对人们的价值观念、道德观念、是非标准等进行说服教育，转变人们的思想，提高认识，达到行动的和谐统一。（三）对外沟通能力 现在全球经济一体化趋势加强，对外经济联系日益密切，特别是我国即将加入WTO，秘书人员面临着一个拓宽知识领域，增强对外沟通能力的问题。对外沟通能力的强弱，首

23、先表现在沟通语言工具的把握上。英语已成为国际普通话，它是国际经贸交往的语言工具加入WTO对现代秘书的英语水平的要求大大提高。一方面，为了更快提高现代化办公效率，必须尽量缩短母语和英语转换的时间，以加快信息处理的速度。另一方面，不同行业的企业秘书必须精通本行业的英语，以便成为本行业领导人参谋的行家里手。 同时，了解各国文化差异也是中外沟通顺利进行的必要手段。只有了解不同国家之间的文化差异并尊重各国的文化传统，才能使双方或多方沟通趋于协调。企业秘书了解各国文化差异的目的在于帮助企业在拓展市场中取胜。企业在市场开发与推广的过程中，务必要注重目标市场的文化背景，从而找准机会，迅速占领市场。（四） 听知

24、能力 秘书人员要接受和传达领导者的指示，代表领导说话、办事、出席会议、接待来访人员、与他人洽谈工作、做会议记录、接听电话等等，这都有需要秘书人员具备较强的听知能力。秘书人员要在听取批示或谈话时能迅速理解其意，记住要点，准确的捕捉住领导人发言的基本意图和出发点，触类旁通，多方面归纳综合。要能适应各种不同的表达思想习惯的人说话，即使有些人表达能力很差到东拉西扯、“语无伦次”的程度，秘书人员也要能在听话中掌握他的基本思想要点和目的。能够在会议气氛热烈、七嘴八舌、互相插话的情况下，敏锐地抓住与议题有关的内容和代表性的说明发言人态度的那些话。听知能力，关键在听，要听得快，听得清，记得住。听话时要有集中的

25、注意力，灵敏的反应力，深刻的理解力，随机的品评和判断力，机智的、即时的连贯和综合、归纳、组织语言材料的能力，还要有时间跨度较长、容量较大的记忆力。（五） 思维能力 逻辑思维能力。善于通过归纳与演绎、分析与综合、具体分析与抽象概括、通过概念判断与推理，把理论与实际结合起来，让经验上升为理论，准确的反映客观事物内部联系与本质。想象思维和创造性思维。在诸多的意见方案中能博采众长，综合形成更好的意见方案。借“他山之石攻玉”，取别人的经验或知识与本单位、本部门的实际相结合，改进工作；能在工作中预见即将发生的情况和问题，制定各种政策和处置办法。立体思维能力。善于解剖一个点，由点及线，由线及面，并能由若干个

26、侧面去立体思考工作活动的全局；有很强的整体目标观念，始终向着目标，围绕整体目标去思考和研究问题；能随时间、空间的变化，因时、因地而制宜的去分析、研究、处理问题。四、心理素质 秘书人员在当今高效率、快节奏的时代，能够具备健康的心理和良好的心理素质，无疑 对工作的莫大帮助。情绪稳定。情绪是人们对客观事物所持态度的体验。情绪稳定有利于秘书人员专心工作， 有利于理智地思考以及有效的应付工作中出现的问题，有利于创造宽松的环境，充分发挥自身的能力。秘书人员应当善于运用意志力调节情绪，降低消极情绪的波动力，保持适度的安全感。当然，也应有适度的紧张感，这可以刺激机体兴奋，提高工作效率。正视现实，培养自信。自信

27、来源于对自己的正确认识，对环境的清醒分析。在工作中不要高估或者贬低自己，这样才能正确认识自己的长处，发挥优势；发现自己的缺点，弥补不足。秘书人员在工作中经常遇到成绩考核、职位升迁、表彰奖励等事情，这都是不可避免的竞争，对此要正确认识，中肯合理的分析。只有正视现实，摆正心态，才能树立信心。不能怨天尤人、愤世嫉俗或意志消沉，应当精神抖擞，斗志昂扬，积极进取。没有信心，就不能做好工作，就没有成效。乐观幽默。古有一联云：“大肚能容，容天下难容之事。”我们从这句话里可窥见一种风度，那是宽容、乐观还有几分幽默。秘书工作忙、苦、累，正需要这样一种风度和健康的心理状态。工作紧张，导致精神压抑，言行拘谨，心情忧

28、郁，这样有损健康，无益工作。美国兰斯登在有效的经验中说：“跟阴郁的人在一起毫无乐趣可言，跟不能说笑的人为伴更是悲哀之至。”可见，乐观幽默也是融洽人际关系，密切交往效果的优化剂。乐观就能容人，就能宽宏大度，对上边的批评和下边的责怪就能冷静处理，不至于硬碰硬，以牙还牙，把事情搞僵，以致不可收拾。幽默还是自信心的一种表现形式，缺乏自信，心情紧张时是说不出幽默语言的。总之，现代社会竞争日益激烈，秘书人员的素质需要不断的提高，在各个方面严格要求自己，注重自身的修养，使综合素质得到全面的发展。参考文献1、劳动和社会保障是中国就业培训技术指导中心组织编写 蓝天出版社 2000年第2版2、朱传忠,叶明主编 浙江大学出版社 2001年7月第4版3、温祥主编 档案出版社 2000年第2版4、上海市秘书学会编辑委员会 语文出版社 2001年9月第1版5、季水河著 中南工业大学出版社 1997年12月第1版 6、傅西路著 中国档案出版社 1999年4月第1版 7、任群著 重庆出版社 1999年11月第1版秘书职务具有鲜明的繁复性和辅助性的特点，繁复的工作和高强度的精神压力使秘书人员产生了新旧堆积的心理问题和心理疾病。孤僻少言，冷傲残酷，工作懈