QG09-016-2015用户供热信息档案管理办法资料下载.pdf

1、本制度由厂标准化委员会提出本制度由供热维护部归口本制度起草部门：供热维护部本制度主要起草人：本制度审核：贾少江本制度审定：于孝宏本制度审批：陈云山本制度由供热维护部负责解释。QG/09-016-20151用户供热信息档案管理办法1总则为规范公司供热用户信息档案管理工作，提高档案的质量，确保档案资料的安全性、完整性、准确性、及时性、规范性，防范公司经营风险，特制定此办法。2归档范围2.1用户供热信息档案资料是公司与热用户在热力购销过程中形成的，有保存价值的各种文字、程序往来单、证照、图表、账册、凭证、技术资料、认证资料、证件等不同形式的历史记录。2.2根据相关部门业务范畴，要求用户信息档案主要按

2、如下类别归类管理：a）合同类：主要包括热力购销合同及合同签订所需的各项资料、补充协议、程序往来单、停供热申请、用户账号、税号、开户行变更申请、委托付款书以及相关会签单。b）调账类：主要包括调账相关程序往来单，早供晚停和期间停热证明，生产调度加减单，各类核减协议及会签单。c）质疑类：主要包括用户质疑申请、质疑处理结果，以及在质疑处理过程中留存的相关证明和文件。d）投诉记录类：主要包括投诉记录、测温记录、投诉处理结果、供热质量分析报告。3控制措施3.1用户供热信息档案的建立由收费营业处负责，设立档案管理员负责档案资料的收集、保管与整理工作，确保档案的管理，要做到万无一失。3.2建立用户档案资料台帐

3、、用户档案交接登记台帐，档案入库要及时，责任要明确。3.3用户供热信息档案资料必须真实可靠、形式规范。档案编号采用用户编号，按序排列以便查找。档案的保存环境应干净整洁、无安全隐患。在收集、保管、查阅的过程中应爱护档案，确保档案的完整性，不得涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散或损毁。3.4对用户供热信息档案要妥善保管，严格保密，不得向无关人员借出档案或透漏档案内容。3.5用户供热信息档案必须永久保存。4流程要求4.1业务完结后，应将用户供热信息档案资料在 3 个工作日内移交档案管理员。4.2档案管理员审查档案资料是否完整、规范，对内容不全的，应督促补齐资料或在用户档案交接登记台帐上注明情况。QG/09

4、-016-201524.3交接双方在用户档案交接登记台帐上签字确认后，业务办理方将档案资料正式移交档案管理员。4.4档案管理员应及时完成档案资料的整理工作，将资料内容随时汇总进用户档案资料台帐，定期对档案的保管情况进行检查，确保档案内容的安全性和完整性。5用户电子档案5.1对各类用户供热信息档案，应分别建立电子文档耐久储存。电子文档的格式和内容应遵照相关制度规定，和按照明确记录档案要素的原则建立。5.2电子档案应随时进行更新维护，与实物档案资料内容保持一致。5.3客户服务处负责用户电子档案资料的汇总管理，收费营业处要以严肃认真的态度准确报送用户电子档案资料，遇有资料更新，要求随时报送，共同确保档案资料的一致性。6监督、检查与考核6.1客户服务处对用户信息档案的管理工作有监督、检查与考核的职责。6.2客户服务处针对用户信息档案管理的安全性、完整性、准确性、及时性、规范性进行考核。