档案管理系统Word文件下载.docx

1、/实物（音像）实物/照片/实物证书实物电子（相同）实物电子（不同）电子（文件）档案录入及归档1、 档案可由各级档案管理员直接录入，也可由员工投档或从公司知识库中投档产生。必须选择档案类型（以便根据类型决定是否创建卷宗）。（暂时不做）2、 档案条目需具备关键字段描述以反映档案的主要内容，并便于档案的查询及定位。3、 归档内容不能更改。4、 投档后由所属本部级档案管理员负责审批。并填写必要的归档字段后归档，按三级目录+年度的方式。按类型不同决定是否立卷，如需要立卷的文档归档时必须已有相应卷宗，如无卷宗需新建才可实现归档功能，并只能放入未满卷宗并要求档案管理员具有管理权限的卷宗，即录入时自动过滤已滿

2、卷宗及无管理权限的卷宗。5、 关键字段必填才能审核通过。本部及以上级别档案管理员只具有审批归档资格，不具有创建档案权限（此点由档案管理规定来实现）针对档案实现状态管理1、 文件状态（新建）2、 审批状态3、 归档4、 借出状态（电子无基础）5、 销毁状态跟踪档案的创建访问记录及时间（按服务器时钟管理）卷宗管理（由档案类型决定是否归入卷宗）1、 档案卷宗可由各级档案管理员创建2、 卷宗修改必须在无相关文档时才可进行或批量更新相关档案后才可操作4、 如卷宗下文档完全销毁，则标记该卷宗为销毁。5、 卷宗按照三级分类+年限的规则创建6、 卷宗权限为包含关系，即本部档案管理员具有相应下级事业部的卷宗管理

3、权限权限管理1、 档案管理员权限（公司级、本部级、事业部级）；密级为机密不能设定为公共级。2、 各本部及各事业部之间的档案内容、档案条目、以及卷宗实现隔离，但是公司档案管理员在查询或查看时可以提到公司所有档案内容。3、 在公司组织结构发生变化或业务调整时时，能够调整系统的权限结构，更新相关档案权限，并同时批量修改档案物理位置，保证档案的利用。4、 可以实现权限分配的批处理修改相关档案的权限更改档案移交（权限不变情况下）档案可实现以下移动方式：1、跨档案室的单一及批量移交。查询管理1、 具有高级搜索选型功能，档案管理员可轻松实现匹配查询2、 查询根据权限控制表显示相应文档。借阅管理1、 跨事业部

4、借阅管理2、 跨本部借阅管理3、 记录借阅信息状态并反映到相应条目（实物类）销毁功能1、 电子无销毁2、 实物销毁更新相应卷宗及相关文档标识打印功能4、 系统可打印以下表格（具体见档案管理实施细则中的附件）：表1、归档文件封面（卷宗封面）表2、卷内文件目录表3、卷内备考表表5、档案销毁清册表6、档案移交清单系统维护1、 档案管理员维护2、 权限维护3、 卷宗维护4、 目录维护性能要求1、 条目（自动作为查询目录了）与附件分开存储2、 考虑后期平台拓展3、 考虑后期的数据库移植二、权限结构库1 数据库描述功能：保存系统管理权限信息。角色：公司档案管理员权限：管理者公司档案管理员作者本部档案管理员

5、、事业部档案管理员读者default2 维护流程3 表单1. 本部信息表a） 表单本部信息表本部名称：本部长：本部档案管理员：本部群组名称：主管总裁：b） 权限创建：修改：公司档案管理员、本部档案管理员删除：说明：公司档案管理员创建完成本部信息后，必须指定本部档案管理员，指定后，由本部档案管理员对内容进行维护。c） 描述字段名称类型值产生流程权限其他本部名称字符填写1公司档案管理员创建。必填本部长姓名选择、可多值2本部档案管理员维护。本部档案管理员公司档案管理员维护公司档案管理员必填本部群组名称群组从通讯录选择主管总裁2. 事业部信息表事业部维护表事业部名称：事业部总经理：事业部档案管理员：事

6、业部群组名称：总裁：事业部档案管理员本部档案管理员创建完成事业部信息后，必须指定事业部档案管理员，指定后，由事业部档案管理员对内容进行维护。选择3本部档案管理员选择。事业部名称事业部总经理事业部群组名称3. 操作 创建本部信息 创建事业部信息 编辑 删除4 权限分配规则条目查询档案阅读卷宗管理IV同档案阅读权限事业部员工、本部长、总裁、本部档案管理员、本事业部档案管理员本部档案管理员、所有事业部档案管理员III事业部总经理、本部长、总裁、本部档案管理员、本事业部档案管理员II本部长、总裁、本部管理员I总裁三、档案目录库保存档案目录结构信息。作者公司档案管理员2 表单1. 权限档案条目管理只能由

7、公司档案管理员创建、编辑、删除，其他人员只有阅读权限2. 内容 用户按级别维护目录 在维护下一级目录时，需要先选择上一级目录。 目录编号按目录编码规则完成，用户自行填写。一级目录信息一级目录名称：一级目录编号：二级目录信息二级目录名称：二级目录编号：三级目录信息三级目录名称：三级目录编号： 创建一级目录 创建二级目录 创建三级目录四、档案条目库保存档案条目信息。作者default2 档案投档1. 流程：员工创建档案文件事业部档案管理员归档2. 内容： 普通员工创建投档文档，填写内容（红色部分）：档案条目档案编号页数1文件号文件名称备注产生日期产生部门保存期限归档部门承办人特殊权限是否存档密级项

8、目档案信息（如是项目或合同填写以下信息）客户名称归属地项目名称金额项目周期结项日期服务期档案文件档案类型附件档案库信息创建人创建日期归档日期审批信息审批人：审批时间： 提交事业部档案管理员归档。3. 操作： 创建档案 编辑3 档案归档1. 内容： 档案管理员创建档案流程： 创建档案时，选择档案一级目录、二级目录、三级目录、卷宗。 如果从卷宗库中选择已存在的卷宗，则自动产生卷宗中已有的分类，并根据已有的卷宗号和同一卷宗号中的文件号，自动形成完整的档案号。 如果没有卷宗，则需先维护卷宗库中的卷宗内容，然后创建档案。 在文件加入档案库时，如果不选择卷宗，只选择档案分类，可作为文件放置。 档案在系统中需填写以下内容，形成档案条目。卷宗名称卷宗编号：4 档案编码规范一位三位两位两位一位 四位三位一级目录年度 年限 级别 卷序号 文件序号二级目录三级目录 案卷号一级目录编码按 A/B/C/D编码，按选择的目录名称自动生成。 二级目录编码三位数字，按选择的目录名称自动生成。三级目录编码两位数字，按选择的目录名称自动生成。年度编码两位数字，系统自动生成。年限编码一位罗马数字，对应关系如下：5年 10年 15年30年永久 级别编码（权限）按权限级别选择卷序号编