1、流程主要责任岗位成本管理部秘书流程涉及职位数目修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人1. 目的 规范各类文件的审批流程,保证文件传递的及时准确,及文件存档的完整、规范,提高工作效率。2. 适用范围成本管理部。3. 职责成本管理部负责本指引的制订、修改、指导、解释与检查落实;4. 方法和过程控制4.1. 图纸管理4.1.1. 得到出图通知后,当天到设计部领取图纸(一式两份)并知会前期成本人员;4.1.2. 当天电话通知咨询公司取图,并打印好图纸签收表,要求咨询公司人员确认、签收;(签收表格参见附件9)4.1.3. 当天在存档图纸的扉页上盖上部门、日期专用章,并做好图纸目录,最后将图纸分
2、项目放入指定图纸柜。(图纸目录表格参见附件10)4.2. 合同管理4.2.1. 审批4.2.1.1. 将合同文本提交前期成本人员复核并由招标负责人审批;4.2.1.2. 审批通过后,点击“ “合同拟稿审批表”右下方的“单据号”输入该页面的“流水号”表格中,点击“查询”按钮,再在状态栏中点击“签收”,最后点击“执行”按钮,待“等待审批”字样变为“成本签收”字样,即表示操作成功。网上合同自动进入下一部门审批;4.2.1.3. 在“合同交接签收本”中做好合同交接记录,将合同返回给经办部门秘书或经办人并要求其签名确认。4.2.2. 录入当网上审批和纸质审批都完成以后,须将合同信息录入成本软件。其方法是
3、,点击“ 进入“后台管理”首页,点击首页财务部合同管理成本导出,选择合同所属项目,点击 “筛选”,选中需要导出的合同,选择该合同对应的成本帐套、及项目期数,点击“导出”即可。注意:为确保导出合同信息的准确性,必须在成本软件中核对相关信息并立即对错误信息进行修改。4.3. 签证结算书审批、存档4.3.1. 将签证结算书提交前期成本人员复核; 4.3.2. 做好签证台帐登记,将原件分项目、分月份(按照项目成本人员审核时间)存档;(签证台帐见附件)4.3.3. 审批完毕后5个工作日内通知施工单位和咨询公司领取副本;在“签证领取本”中做好签证交接记录(分别分发给施工方及咨询公司)。4.4. 工程(预)
4、结算4.4.1. 审批4.4.1.1. 接收的当天将预(结)算书的“完成情况、结算造价”录入“部门月度工作计划预结算”表格中,在计划外的需要重新登记相关信息;4.4.1.2. 当天进入“工程预(结)算书审批进度表”登记接收日期及传递到下一步人员审批日期(按照审批权限分别提交相关人员),以便保证能随时查看审批进度,避免遗失和跟踪不及时;(见附件)4.4.1.3. 审批完成后,在“竣工结算造价协议清单”页的右下方贴上标签(正副本2处),并交给成本部负责人签署;4.4.1.4. 待成本部负责人签署完毕后,到总秘处借用公章加盖在竣工结算造价协议清单的甲方落款处。各项目的对应公章如下:序号项目名称对应公
5、章1万科城花园鹏利国际置业(广州)有限公司2四季花城佛山市万科房地产有限公司3深蓝花园广州市万科星房地产有限公司4城市花园广州市万科置业有限公司5蓝山花园广州市万科房地产有限公司6金色家园7天景家园8荔景家园4.4.1.5. 在“成本部文件签发记录登记表”中做好文件签发记录登记,在2个工作日内将盖完公章的工程预(结)算书的副本返回给项目秘书,由项目秘书转交给施工单位。(成本部文件签发记录登记表见附件3)4.4.2. 录入4.4.2.1. 审批完成后进行结算录入,其方法是,点击“ 进入“后台管理”首页,点击首页财务部合同管理结算造价,输入合同编号,点击“查询数据”,在新的页面中点击“编辑”,再对
6、该页面的“成本帐套”(如果该合同不录入系统默认的帐套中,才需要点击红色字体的“未设置”进行修改)、“结算名称”、“结算编号”、“结算造价”、“质保金”进行修改、填写,再选中“导入成本软件”及“修改”按钮,待系统提示操作成功后即可。为确保导出结算信息的准确性,必须在成本软件中核对相关信息并立即对错误信息进行修改。4.4.2.2. 保证已发生成本和动态成本的准确性。当月的24日至下一月的4日之间(如果有调整以适应集团最新的要求为准)必须停止结算录入,以确保当月成本信息月报数据的稳定性和准确性。4.4.3. 存档完成结算录入后,及时做好结算台帐,方便日后查找。当天内将“结算编号”贴在工程预(结)算书
7、的右上方【结算编号固定格式为“公司-项目-期数-结算流水号”,例如“FS-SJ-01Q-结算0001”。结算编号要打印成固定标识(见附件4)】,然后将结算书存入档案盒、贴上目录、放入档案柜。(结算台帐见附件)4.5. 付款申请单审批4.5.1. 接收付款申请单当天内交给项目成本小组负责人审批;4.5.2. 将通过项目成本小组负责人审批的、超过50万元(含)的付款申请单交给成本部负责人审批;4.5.3. 做好财务部付款单签收记录登记,将付款申请单交到财务部。(财务部付款单签收表见附件12)特别说明:部门内外任何人借阅都需遵守成本管理部文档借阅制度,必须填写成本部文档借阅登记表(见附件)方可借阅。每月最后一个工作日要检查资料归还情况。注:资料来源全国地产精英之家(216138731)1.本群宗旨:分享交流行业信息。促进项目合作,解答同行难题。群号(216138731)2.本群只允许开发公司中高管及人力行政部门同行加入。申请请注明公司,名字,职位,座机,未写明以上几项将会被拒绝。3.本群目前有全国开发公司中高管总计220人。包括龙湖,万科,恒大,碧桂园,雅居乐,万达,华侨城,招商等百强企业更多的免费资料下载请到本群共享内搜索
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