讲义《南京市档案工作年检评分标准 》Word格式.docx

1、原则上，本单位的形成的档案均应保管在综合档案室，但从客观情况来看，很多单位的有些门类档案并不在综合档案室，比如会计档案在财务部门，但最低要求，应将各种门类和载体的档案目录保存在综合档案室。有些处室因为工作需要，在次年归档时，仍需要在本处室保管文件材料，对这种情况的处理，应由档案员将应归档的各种门类和载体的文件材料进行归档，再由各处室根据工作需要办理借阅手续。（2）积极贯彻国家档案局8号令，及时制定或调整文件材料归档范围和文书档案保管期限表，3分。国家档案局8号令的发布施行，是推进档案工作可持续发展的重要举措，不仅对机关正确界定文件材料的归档范围，准确划分文书档案保管期限，按时开展档案价值鉴定工

2、作发挥重要的指导作用，而且对档案移交进馆工作将发挥积极影响。目前，南京市各进馆单位绝大部分完成了文件材料的归档范围和文书档案保管期限表编制工作，但是，一是随着我市机构改革工作的开展，有的单位的职能也在不断发生变化，其归档范围和保管期限也随之发生了相应的变化；二是8号令发布以后，国家档案局陆续发布了9号令及国家基本专业档案目录等文件。这些都要求各单位应与时俱进，结合本单位职能变化和工作实际，对国家档案局8号令的及时进行相应的修订和调整。（3）制订文件材料归档、档案保管、鉴定销毁、保密、利用、档案人员岗位责任制、电子文件归档管理等档案工作制度，3分。（缺一项扣1分，扣完为止）。各单位应结合本单位实

3、际情况制定，制度不能仅仅看作形式，如果制定和贯彻得好，会相应地理顺各方面工作关系，有利于工作的开展，比如，在文件材料归档制度中，规定各部门兼职档案员须在在什么时间将文件材料搜集齐全并整理完毕后，办理好移交手续后移交到综合档案室进行归档，那么档案工作人员就可以依据制度规定要求各部门执行。（4）按时参加业务协作组活动，认真完成市档案局布置的工作任务，2分。按照惯例，各个业务协作组每年都会定期开展活动，通过业务协作组，各成员单位档案人员可以学习新的文件精神，总结去年档案整理的经验，了解当年档案工作的重点及工作打算，交流在档案整理过程中遇到的问题等，这些都是开展业务协作组活动的意义所在，所以在新出台的

4、档案工作年检评分细则中，把本条列入到评分标准予以保留，同时，为了更好地服务各单位档案工作，推动档案工作开展，市档案行政管理部门每年都会密切和各单位的联系，了解各单位档案工作开展的情况，不定期调研或布置一定的档案工作等，都需要各单位的密切配合，因此，也把认真完成市档案局布置的工作任务也列入到评分标准当中。如2011年开展的南京市电子文件管理情况的调查工作、近期和民宗局联合进行的宗教场所档案调研等，都是在各个单位的密切配合下完成的，也都纳入和将纳入到当年的年检工作当中。二、档案保管条件（10分）（1）档案库房采取“八防”措施，符合档案保管条件，8分。“八防”措施是指，本单位建设的档案库房要采取防盗

5、、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等措施，确保档案安全。具体来讲，应采取以下措施：防盗主要是为防止档案被偷盗。在库房安装防盗门窗、门锁，有条件可安装防盗报警器。防光主要是防止阳光中紫外线对档案纸张的破坏。一般可通过加挂窗帘及窗外加遮阳设施等进免阳光直封库内。另外因日光灯有大量紫外线，库内最好使用白炽灯。防高温档案库房可通过机械通风、自然通风或配备空调设备等方法减缓库内温度过高现象，以达到库房理想的温度。防火主要是防止火灾，库房周围应禁放易燃物，库内严禁吸烟，电器线路禁用明线，要配有灭火器。防潮是指在湿度较大的库房应配备除湿机及放置吸潮剂。防尘主要是防止灰尘和霉菌对档案纸张字迹的侵蚀，

6、必要时，可配备吸尘器及时吸除档案柜架上的灰尘。库房门窗要严密，库内四周墙壁要坚硬、光滑，防止墙皮脱落，档案及装具也应保持清洁。防鼠主要是防止档案遭受鼠害。一般平房或离食堂仓库较近的库房易发生鼠害，对此，库房门窗及墙壁要采取加固措施，如发现鼠迹应施加防鼠药，及时予以消灭。防虫主要是防止档案遭虫蛀侵害:有些档案由于进库前没有进行必要的处理，在保管条件不适宜的情况下，易发生虫害。因此要加强时进库档案的检查预防，同时在日常保管档案的箱柜中要施加防虫药。在档案库房采取“八防”措施，是保证档案安全的最重要的措施之一。（2）档案柜架、各类档案卷皮卷盒的式样、规格和质量符合国家和省有关规定，2分。这个没有专门

7、的规定，散见于各档案相关标准中，如文书档案案卷格式、会计档案案卷格式、归档文件整理规则等标准规范中对卷皮卷盒均有相关的规定，其中归档文件整理规则中5.6.1条中规定了档案盒的外形尺寸为310 mm220 mm（长宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm、30 mm、40 mm等。材质应为无酸纸制成。一般来说，应做到一是档案盒应使用无酸纸封底面、档案盒，档案盒背面一般都有档案行政管理部门监制的字样；二是档案柜（架）数量充裕而且质量过关，档案柜（架）以能放A4规格的为宜，并根据实际需要配备必要的管护设备。三 档案业务建设（45分）档案业务建设是年检的重点，分值占45分，所占的分值比例几乎占到了年

8、检评分的一半。3、应归档的各类文件材料收集齐全，归档及时 16 做好文件材料收集工作的重要意义：一是文件材料收集工作是档案工作的基础。档案是档案工作的物质对象，没有收集工作就没有档案，档案工作也就失去了工作对象，失去了存在的条件和基础。所以档案收集工作是档案工作的起点是档案工作的第一个环节，也是重要的基础性工作。有了档案，才使档案的整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用等各项工作有了基本的物质基础。二是文件材料收集工作是贯彻集中统一管理原则的具体措施。通过加强对各处室文件材料的收集档案的收集、接收，才能把各种门类和载体的文件材料集中到各机关综合档案室，才能实行积极有效的集中统一管理。 三是文件

9、材料收集工作的质量是影响其他业务环节的直接因素。文件材料的收集是否及时、完整、系统，直接影响后续各个环节的工作。如果收集的档案文件残缺不全，在档案整理过程中就难以保持文件的有机联系，同样在鉴定、利用等工作中也就难以对文件价值作出准确判断，使档案的作用难以得到充分发挥。在档案业务建设中，收集归档的分值比例又占到了档案业务建设中的1/3，所以各单位应高度重视档案的收集归档工作，将应归档的文件做到应收尽收。在这个问题上有的单位存在着一个认识上的误区，认为文件材料的收多收少，还不是自己说了算，检查也看不出来。其实不然，首先，年检时，会对照各单位各部门的职责进行检查，对有些职责上有的，但文件材料上没有体

10、现出来的，会要求有一个合理的解释；其次，在检查档案时，会看文件材料是否齐全完整，比如，有的单位的档案只有请示，却没有批复，也会要求有一个合理的解释；再有，有的单位文书档案或照片档案中明明体现了应有实物档案，但是在实物档案中却没有等等。所以各单位在进行文件材料的收集上一定要引起高度的重视，这是做好档案整理工作的前提和基础。档案收集工作要求：（1）建立完善归档制度。在我国，归档是党和国家明文规定的一项制度，并且以法律的形式固定下来，即通常所说的归档制度。归档制度是保证归档文件齐全、完整的重要保障，是档案室取得档案的必要手段，建立健全归档制度不仅能够确保档案室档案来源渠道的畅通，而且也是档案积累的重

11、要保证，还是各部门做好文件整理归档工作，及时、科学地移交档案的重要依据。（2）明确文件材料归档范围。为了规范文件材料的收集范围，1983年4月28日中共中央办公厅和国务院办公厅印发的机关档案工作条例（厅发198364号）第11条明确规定，“机关应建立、健全文件材料的归档制度。凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由文书部门和业务部门进行整理、立卷，并定期向档案部门归档。机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交有关部门整理、立卷。”机关档案工作条例从总体上规定了文件材料的归档范围，“凡机关工作活动中形成的具有保存价值

12、的文件材料”，均应收集归档。 为了完整、系统地保存本机关在工作活动中形成的文件、电报、簿册、图表、书信、录音、录像、照片等各种门类和各种载体的档案。提高归档文件材料的质量，为国家积累门类齐全、结构合理的档案史料。2006年12月18日国家档案局发布的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定中，对机关文件材料归档范围作了原则如下规定：一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料；四

13、是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。（三）明确归档文件质量要求归档案卷质量的基本要求是，遵循文件的形成规律和特点，保文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。归档的文件要齐全完整，要系统条理，便于保管和利用。（四）完善归档手续文书部门或业务部门在向档案室移交档案时，应当根据案卷移交目录详细清点案卷。经过认真核对，交接双方才履行签字手续 交接双方各存一份目录。（1）文书类文件材料收集齐全，归档及时，5分。本条在8号令文件材料归档范围和档案保管期限表中已经有明确的规定，尤其是各单位已经根据8号令制定了本单位的文件材料归档范围件档案保管期限表，这既是本单位的文件材料的归档范围，又是确定

14、档案保管期限的重要依据，档案员应仔细研读每一条款，依据相关条款，做好文件材料的收集和归档工作。 （2）会计类文件材料收集齐全，归档及时，2.5分。每年形成的会计档案一般应由会计机构进行收集和整理，会计机构应按照会计档案管理办法规定的会计凭证、会计账簿、财务报告、其他类等四大类进行收集归档，并编制会计档案保管清册。一般在保管一年后，向本单位综合档案室移交。所以本单位综合档案室应做好会计档案的监督和指导工作，如因不得已的原因，最低要求，每年的会计档案目录应保管在综合档案室。 （3）声像类文件材料收集齐全，归档及时，2.5分。声像档案主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式、在记录政治、

15、经济、科学、技术、文化等各项活动过程中直接形成的、具有保存价值的档案。包括照片（包括底片、反转片）、录音带、录像带、影视片（正负片）等专门载体的历史记录。现在形成的声像材料多是数码相机或数码摄像机等数码设备采集的。我们在业务指导过程中，发现有的单位在声像档案收集过程中会遇到一些困难。业务部门在形成照片等文件材料时，不注重收集和整理，给归档带来一些很大的困难，甚至有单位直接到本单位网站去抓取照片，而事实上，这些经过加工的照片是不能进行归档的。对于这种现象，有的单位采取了一些比较好的做法，即业务部门只有将声像档案收集齐全，并进行初步整理后，归集到档案室，经过综合档案室的签字认可，方能到财务室报销相关费用，