国家开放电大考试《办公室管理》设计题题库【供参考】.docx

1、国家开放电大考试办公室管理设计题题库办公室的清理和清扫方法。 答：文员应该参照以下标准做好办公室的清理和清扫工作。(1)办公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家则应打蜡，而金属用品要用清洁剂擦拭。(2)办公用品。电脑、打印机等不用时要用罩子盖好，定期用干净的抹布擦拭。电话机听筒两端要用消毒液定期消毒。其他物品养成随时清理，归置整齐的习惯。(3)书架上的书籍、文件夹里的资料应该摆放整齐，没有灰尘。(4)地毯。每天打扫办公室和会客室，用吸尘器吸去地毯、墙角的灰尘。(5)整套沙发装饰。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要换一次，并拿去清洗。(6)抽烟工具。来访者离去后立即检查香烟是否用完？打火机还能点燃吗？

2、烟火缸是否清洗干净？检查清楚并收拾妥当。(7)挂画、摆设。用掸子或毛刷子把灰尘拂掉，抹布容易使纤维污渍附在上面，最好不用。(8)废物筒。每天清倒废物筒。文员在清理上司字纸篓时要特别细心，因为可能有上司随手丢弃的机密文件或底稿，需要拣出来用碎纸机打碎，不可粗心大意地一倒了之。办公室人员应该如何准备和开好座谈会。答：(1)座谈会邀请对象必须是对部门工作熟悉，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；(2)座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；(3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；(4)主持人负责引导、组织，可不做记录；(5)详细的记录应由文秘人员在不引入注目的座位上去做；(6)座谈会的时间不必严格

3、规定，可长可短；(7)会场也可准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。当来访者自称事先已和上司约好会面时，文员如何接待与应对？答：(1)先向来访者说：“是吗？请稍等一下。”(2)然后请来访者稍坐，再联系上司。(3)向上司汇报：“您约好的某某单位某先生(女士)，现在已经来了”。(4)如果上司确认已事先约好，文员就回来向来访者说：“某先生(女士)，真抱歉，不知您已约好，让您久等了，请往这边走”。然后引导客人去会见上司。给下面的情境设计礼貌用语。(1)问人姓氏说(贵姓)(2)仰慕已久说(久仰)(3)长期未见说(久违)(4)请人解答说(请教)(5)求人办事说(拜托)(6)请改文章说(斧正)(7)求人

4、指点说(赐教)(8)身体不适说(欠安)(9)看望别人说(拜访)(10)请人接受说(笑纳)(11)希望照顾说(关照)(12)赞人见解说(高见)(13)归还物品说(奉还)(14)请人赴约说(赏光)(15)需要考虑说(斟酌)面对两位领导几乎同时布置的工作，请你为李助理设计一个合理的应对之策。答：(1)办公室的一项基本职能是为领导(政务)服务，李助理对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可回绝，而是应当承担下来。(2)李助理接受任务后回到办公室，向办公室主任汇报，与其他助理协商，由他人完成杨副市长交办的事项。(3)李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代的紧急材料写作任务。(4)他人查找完杨副市长所要的材

5、料后，李助理亲自将材料送至杨副市长处，如果可能，可以顺带把实际参与查找人员的名字讲一下。某中外合资公司总部德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？答：(1)清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；(2)征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；(3)比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；(4)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；(5)附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。如何接受对方的名片？答：(1)在接对方名片时，务必表现出尊重的态度。(2)当对方递出名片时，应点头致

6、意，双手在平行胸部的位置接过名片，最好不要捏到名片上的字，以示尊重。(3)双手接过名片，再收回双肘，扔轻捧名片，抬起头，注视着对方，郑重地读出名片上的名称，以确认无误。(4)遇到名片上有不认识的字，不可轻率错读，可诚恳地请教对方：“很冒昧，可否请问一下，这个字怎么念？”对方回答后，可按对方发音，重复一遍：“您是某某单位某某，很抱歉！”并行礼致歉。上司在与客人谈话，这时有某公司张总经理来找上司解决紧急事情，文员如何向上司传话？答：(1)用便条把所要传达的内容逐项书写：“某公司张总，为急事来访，请他等几分钟，还是请何人代为会见，要问他哪些事情？”然后将写好的便条对折折好。(2)走入会客室，在上司背

7、后说一声：“对不起，打搅一下”。(3)上司回头时，递上便条与铅笔。(4)退一步，等候指示。设计一份A4白文件纸库存记录卡库存记录卡库存参考号B4项目A4白文件纸最大库存量100令最小库存量15令单位数量(1令=500页)再订货量25令接受发放接受数量发票号供应商发放数量申请号个人/部门余额设计一份电话记录表答：来电人姓名：_单位部门：_职务：_电话号码：_来电时间_年_月_日_时_分通话地点来电人地点：_受话人地点：_通话要点1._2._3._结束时间_年_月_日_时_分处理要点1.交由_进行处理2.请_尽快回电3.约定_再来电话记录人设计一份归档文件目录答：件号责任者文号题名日期页数备注设计

8、一份开业典礼的筹备工作流程答：开业典礼筹备工作的流程：开业典礼的舆论宣传工作(可运用传播媒介在报纸、电台、电视台广泛发布广告或在告示栏中张贴开业告示)要做好来宾邀请工作发放请柬现场的布置准备开幕词、致答词要做好接待服务工作要做好礼品馈赠工作拟定典礼程序做好各种物质的准备工作。设计一个新闻发布会的筹备流程答：主题的确定时间的选择地点的确定人员的安排材料的准备发送请柬准备胸卡和名签准备好视听设备制定预算计划。设计接待方案答：(1)接受任务；(2)了解来宾；(3)制订计划；(4)预订食宿；(5)迎接来宾；(6)商议日程；(7)安排会谈；(8)陪同参观；(9)送别客人；(10)接待小结。所谓“有问题”

9、的来访者一般是怎样的？文员应如何应对？答：(1)固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协，但要注意礼貌地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。(2)进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。(3)情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；如果是女性；女文员可能会使她平静下来；如不行，找一个成熟的女同事来帮忙。(4)骗人的老手。他们介绍的产品或服务价格低得离谱；公司经营时间不长；个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。文秘

10、人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？答：(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用；(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报，如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案；(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作；(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用；(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？答：(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签

11、字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作。(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。作为办公室文员，在上司办公室或接待室的整理方面应注意哪些具体事务？答：(1)要建立器具和备用品的台账，简要记载购入时间、修理经过。(2)器具和用品脏了、坏了时，应立即找有关部门安排更换或修理。(3)注意保持室内的清洁，经常打扫。(4)注意预防火灾，要了解灭火器和紧急电话的使用方法，以及灾害发生时的避难途径，对遇有紧急情况需要拿走的文件也要放好。(5)对橱柜、房门等钥匙，要认真管理，防止丢失，注意保密。