做好企业档案管理工作,促进企业发展.docx

1、龙源期刊网做好企业档案管理工作，促进企业发展作者：姜兆玉来源：卷宗2014 年第 06 期摘 要：企业档案是企业生产管理的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护企业发展历史面貌的一项重要工作，对企业的发展起着至关重要的作用.而目前企业档案工作现状远落后于企业发展需要。做好企业档案工作要健全档案管理制度，实现档案管 理现代化、立卷程序规范化。关键词：企业档案；档案管理；现状；措施；办法企业档案是一个企业非常重要的财富，内容涉及企业的经营、生产、行政、党务、技术、 设备、基建、会计等各个方面，而且很多档案都具有非常强的机密性和使用性。档案管理工作 是企业管理工作的一部分，是提高企业

2、工作质量和工作效率的必要条件，是维护企业发展历史 面貌的一项重要工作，对企业的发展起着至关重要的作用。档案管理工作做好了，可以为企业 高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供 支持性依据；同时有利于社会各界认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定 坚实的基础。做好档案管理工作的目的是立足于企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理 工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，指导企业的档案管理工作，达到逐步培养档 案管理工作人员的历史责任感感和使命感，进而激发企业档案管理工作人员工作热情的目的。 因此，做好档案管理工作对于促进企业的全面发展、

3、不断提升企业在经济社会发展中的影响力 具有重要意义。然而在对企业档案管理工作的认识上很多人存在误区，认为档案管理工作可有可无，对这 项基础性工作的重要性认识不够。目前大部分的企业档案管理都是采用一台电脑一套软件的工 作管理模式，档案管理与提供利用远远不能满足企业运营与发展需要。主要原因有以下几点： 一是部分企业领导对档案工作的认识不够，人力、物力、财力投入少；二是一些企业虽然购置 了先进的档案管理设备，但档案工作人员没有经过档案知识的系统培训，造成了资源的浪费； 三是领导重视和监管力度不够，档案仍按手工进行工作。档案工作缺乏制度化管理程序。当前 企业档案管理的不规范主要存在以下几方面的问题：一

4、是档案收集不规范，在收集资料以行政 方面为主，其余资料能收多少收多少；二是档案整理不规范，档案人员交替频繁，且大多没有 接受专门档案知识培训，导致档案整理较为混乱，档案资料的漏失现象时有发生。此外，在档 案归档时间上，有时会几年档案累积起来一次整理，既不符合档案整理要求，也不便于查找利 用；三是档案综合管理力度不够；四是档案利用不规范。有的企业档案室没有建立规范的档案 借阅制度，借出的档案往往不能按期归还甚至找不回借出的档案。加强档案管理工作，更好的服务于企业发展，应从以下几个方面入手：1 建立健全档案管理制度档案种类繁多，形式各异，主要有经营管理、生产技术、行政、党群、产品、设备、基建、会计

5、、声像等门类档案，要实行规范化的管理，就必须建立完善的档案管理制度。档案管 理制度要以中华人民共和国档案法和企业档案工作规范为指导原则，首先要加强硬件 设施的配备，档案存放必须要有专门的档案库房，并设有专门档案装具便于存放查找，同时也 应着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案 文件汇编等参考资料，系统、准确地提供、满足档案利用工作的需要。库房内要常通风，每天 监测温湿度，定期除尘杀菌，库房内禁烟禁火种，切实做到库房安全“九防”要求，即做到防水、防火、防盗、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠、防潮，以确保档案安全和延长档案寿命。 其次，建立档案工作网络，制定领

6、导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业 务档案工作的总要求，具体制定各项档案管理制度，对档案管理进行督促指导。应指定专人管 理企业档案，档案员应深入了解企业各科室主要业务活动，以便对各科室业务档案建立统一立 卷要求，促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期 向档案室归档。归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，归 档、文件标题简明扼要，便于保存和查找利用。最后要严格档案借阅手续，确保档案及时按时 归还，防止档案流失。2 实现档案管理现代化现代企业制度的基本特征是产权清晰，权责明确，政企分开，管理科学。企业的档案工作 要适

7、应现代企业制度，就必须使企业档案工作与现代化技术接轨。随着计算机网络技术的不断 发展，对如何做好档案管理工作提出了新的挑战，只有正视这个挑战，实现档案管理同现代技 术的有机结合，档案管理工作才能走上良性发展的轨道。档案管理工作是一门专业性很强的工 作，要求档案管理人员既要有档案管理者应具备的服务意识，又要掌握现代化管理技能。档案 汇集着大量的知识，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐 枯燥，重复工作多，劳动强度大。而利用现代化手段整理档案，使用专业档案管理软件，如天 津的津科软件等，可实现档案全文数据扫描并建立目录索引，既降低了人为因素在文件归档工 作中的影响，又发

8、挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了检索速率和工作效率，也延 长了档案使用寿命。3 严格把关纸质档案立卷质量在档案整理归档过程中，文件材料的收集是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷 问题与档案装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素，因 此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，一方面要解决好立卷方法问题，以便于档 案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要解决好案卷装订的质量问题，以便于档案规范化 管理。综上所述，企业档案工作作为企业管理的一部分，必须适应现代企业和新时期的发展需要，树立新的观念，建立新的体制，实行新的管理制度，开创档案工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断提升一个企业的管理水平，做好档案的开发利用，不但可以实现档案管理工 作的自身价值，而且可以为企业的长远发展提供助力。