青岛市财政预算单位会计档案管理规范文档格式.docx

1、会计凭证应一册作为一个案卷。（二）会计账簿整理原则应保持原貌，一本账簿应作为一个案卷。打印成册的会计账簿装订时应附加统一规定的账簿封面（见附表2），采用三孔一线或不锈钢装订针左侧两钉装订。（三）会计报告应在年度决算之后将年报和季报、月报分别立卷。装订成卷的会计报表应附加统一规定的报表封面（见附表3），采用三孔一线或不锈钢装订针左侧两钉装订。年报应归入各单位文书档案保存。（四）银行存款余额调节表和银行对账单，参照会计账簿整理方法。会计档案移交清册、会计档案销毁清册、会计档案保管清册装订成册归入各单位全宗卷保存。第七条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类，从会计年度终了后的第一天算起，具体按财政

2、部、国家档案局会计档案管理办法“行政单位、事业单位会计档案保管期限表”（见附表7）执行。第八条 各单位应选择下列一种分类方案进行会计档案编号，分类方案应保持一致，不得随意更改。（一）类别年度保管期限分类法。即将本单位的会计档案分为报表、账簿、凭证三类，同一类别的会计核算材料按年度顺序排列，同一年度再按照保管期限排列案卷。每类分别从“1”编制案卷号，某类案卷号到“999”后自动终止，三个类别同时分别从“1”另编案卷号。（二）年度保管期限分类法。即将本单位的会计档案按照年度分开，同一年度再按保管期限由高到低进行排列，从“1”编制案卷号，第二年重新从“1”另编案卷号。第九条 归档的会计报表、会计账簿

3、、会计凭证应依分类方案在封面的右上角用阿拉伯数字逐卷编号。第十条 各单位应使用档案行政管理部门认可的档案管理系统，将会计档案案卷目录输入计算机管理，并打印一套纸质案卷目录。第十一条 会计档案应装入专用档案盒保存，专用档案盒应编制档号标签（见附表4）、目录标签（见附表5）。（一）档号标签内容如下：全宗号：暂空。目录号：起止案卷号：盒内排列最前和最后的案卷的顺序号，其间用“”号连接，如“1121”。（二）目录标签内容如下：案卷类别：填写会计档案种类，如“会计报表”、“会计账簿”、“会计凭证”等。盒号：年度：填写案卷所属的年度，如：2006。月份：填写案卷所属的月份或起止月份，如：13。册、本数：填

4、写每个月份形成的数量。备注：填写案卷的情况说明，如会计账簿，应填写账簿的种类名称。立档单位：填写会计档案形成单位的全称或通用简称。保管期限：填写案卷的保管期限。立卷人：填写立卷人的姓名。审核人：填写财务负责人的姓名。第十二条 实行财务工作电算化的单位应保存打印出的纸质会计档案，并建立财务电算化数据备份制度。电算化数据应使用只读光盘一式两套存储，一套封存保管，一套供查阅使用，套别用符号表示分别为：A、B。一个会计年度的电算化数据应使用一张或多张光盘存储，几个会计年度的电算化数据不应存储在一张光盘中。跨年度使用的固定资产账等应在使用完毕年进行存储。第十三条 存储财务电算化数据的每张光盘根目录下应有

5、说明文件、归档财务电算化数据子目录。每张光盘应有如下信息组织结构：根目录电算化数据子目录说明文件（一）说明文件（文件名为README.TXT）用于保存与该光盘内容相关的各种信息。包括全宗号、全宗名称、归档年度、盘号、套别、制作人、检查人、制作时间。说明文件为字符文件。每行的左边为标题，右边为说明内容，中间用中文冒号分开。（二）财务电算化数据子目录（目录名为DATA）用于保存通过财务电算化系统形成的各类电算化备份数据。第十四条 存储财务电算化数据的光盘背面应使用光盘标记笔注明全宗号、归档年度、盘号和套别，格式为“全宗号归档年度盘号套别”，全宗号、归档年度、盘号使用阿拉伯数字。光盘装具上应制作光盘

6、封面（见附表6）。第三章 会计档案的移交第十五条 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位会计部门保管一年，期满之后，应由会计部门编制移交清册移交本单位档案部门保管。第十六条 档案人员应对归档的会计档案案卷质量进行检查，对符合标准的予以接收。档案部门整理会计档案时，原则上应保持原案卷的封装，个别需要拆封重新整理的，档案部门应当会同会计部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。第十七条 单位因撤销、合并或其他原因终止的，其会计档案按照财政部、国家档案局会计档案管理办法第十三、十四、十五、十七条规定处理。第四章 会计档案的保管和统计第十八条 会计档案应纳入本单位档案管理体系，配备会计档案管

7、理必需的库房和设备，做到无尘、无霉、无虫蛀、无鼠害、无杂物，库房温湿度应达到国家规定标准，确保会计档案的安全管理。第十九条 会计档案原则上应由本单位档案部门集中统一管理，确因工作需要，可以实行分室管理，会计部门应按年度向档案部门报送会计档案纸质或电子目录。第二十条 各单位档案部门应定期对会计档案进行检查清点，确保档案不丢失，不损坏。发现破损、虫蛀、褪色或字迹模糊等现象时，应及时修补、复制或进行其它技术处理。 第二十一条 会计档案管理人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。第二十二条 各单位档案部门应对会计档案的收集、管理、利用、鉴定销毁、移交等情况进行准确统计，填写档案工作基本情况统计报表，并

8、按规定报送上级业务主管部门和同级档案行政管理部门。第五章 会计档案的利用第二十三条 各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。第二十四条 各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。第二十五条 各单位查阅或者复制保存在青岛市财务统一结算部门属于本单位所有的会计凭证时，须持有本单位负责人签字的行政介绍信，介绍信上应注明“查阅”、“复制”等字样。第六章 会计档案的鉴定销毁第二十六条 会计档案保管期满后，应由本单位会计部门提出初步存毁意见，会同档案部门共同鉴定，编制会计档案销毁清册。未结清的债权债务和其他未了结事项的原始凭证不得销毁，应单

9、独抽出立卷，在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中注明，保管到未了事项完结时为止。第二十七条 单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。第二十八条 市直各单位销毁会计档案时，应有同级财政机关、审计机关派员监销，本单位档案人员和会计人员共同参与。财政部门销毁会计档案时，应由同级审计机关派员参加监销。第二十九条 各单位在销毁会计档案时，应于销毁档案10天前以书面形式邀请有关机关派员监销。第三十条 监销人在销毁会计档案之前，应清点核对，销毁后应在档案销毁清册上签名盖章，并将销毁情况报告本单位负责人。第七章 附则第三十一条 本规范由青岛市档案局、青岛市财政局负责解释。第三十二条 本规范自发布之日起施行。

10、附表1：11.3CM记 账 凭 证 封 面单位名称时 间 年 月册 数本月共 册 本册是第 册张 数本册自第 号至 号财务负责人： 装订人：23CM附表2： 29.7CM青 岛 市 行 政 事 业 单 位总 账21CM单位名称：所属年度： 记账单位：XXX单位附表3：青岛市行政事业单位会计报表年 月 报表单位： （公章） 单位负责人： 财务负责人： XXX单位编制 年 月 日附表4：5.5 CM全 宗 号目 录 号2.8 CM起止案卷号附表5： 盒号：年 度月 份册、本数备 注立 卷 人： 审核人：11CM11.5CM附表6：0.6CM12CM全宗号年度盘号套别财务电算化数据光盘全宗名称归档年

11、度制作时间制作人审核人附表7：财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表序号档 案 名 称保 管 期 限财 政总预算行政单位事业单位税收会计一会计凭证类1国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证10年2各收入机关编送的报表3行政单位和事业单位的各种会计凭证15年包括：原始凭证、记账凭证和传票汇总表。4各种完税凭证和缴、退库凭证缴款书存根联在销号后保管2年。5财政总预算拨款凭证及其他会计凭证拨款凭证和其他会计凭证。6农牧业税结算凭证二会计账簿类7日记账8总账9税收日记账（总账）和税收票证分类出纳账25年10明细分类、分户账或登记簿11现金出纳账、银行存款账12行政单位和事业单位固定资产明细账（卡片）行政单位和