文书与档案管理基础(三版)三单元PPT推荐.ppt

1、（4）把好管理关n n机关或单位的文书档案工作部门或工作人员应按照档案法赋予的权利与义务对归档文件整理进行检查、督导和指导。n n应建立健全“收发登记”、“谁办谁归”、“随办随查”的管理制度，确保文件办理完毕后能及时按预设类目盒（文件夹）或柜格“对号入座”，确保归经济建设文件齐全完整和查找有序任务一任务一 文件材料的平时整理文件材料的平时整理二、了解机关文件材料归档范围和二、了解机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定文书档案保管期限的规定n n2006年12月18日国家档案局第8号令：n n相关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定二、了解机关文件材料归档范围和二、了解机关文件材料归档

2、范围和文书档案保管期限的规定文书档案保管期限的规定n n机关文件材料归档范围机关文件材料归档范围（第（第3 3条）条）n n反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；值的文件材料；n n机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；民权益等方面具有凭证价值的文件材料；n n本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；文

3、件材料；n n 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。二、了解机关文件材料归档范围和二、了解机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定文书档案保管期限的规定n n机关文件材料不归档范围机关文件材料不归档范围（第（第4 4条）条）n n上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；参考的抄件等；n n本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的

4、事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；参考的文件材料；n n同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；需办理的抄送文件材料；n n下级机关

5、的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。报或越级抄报的文件材料。二、了解机关文件材料归档范围和二、了解机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定文书档案保管期限的规定n n 永久保管的文书档案永久保管的文书档案（第（第7 7条）条）n n本机关制定的法规政策性文件材料本机关制定的法规政策性文件材料；n n本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料材料；n n本机关职能活动中形成的重要业务文件材料本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；n n本机关关于重要问题的请示

6、与上级机关的批复、批示，本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等重要的报告、总结、综合统计报表等；n n本机关机构演变、人事任免等文件材料本机关机构演变、人事任免等文件材料；n n本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料记等凭证性文件材料；n n上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；n n同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料本机关的复函、批

7、复等文件材料。二、了解机关文件材料归档范围和二、了解机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定文书档案保管期限的规定n n定期保管的文书档案定期保管的文书档案（第（第8 8条）条）n n本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；n n本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；n n本机关人事管理工作形成的一般性文件材料本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；n n本机关一般性事务管理文件材料本机关一般性事务管理文件材料；n n本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，本机关关于一般性问题的请示

8、与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等一般性工作报告、总结、统计报表等；n n上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；n n上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料执行的文件材料；n n同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料与本机关的复函、批复等文件材料；n n下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报

9、告等文件材料要专题报告等文件材料。任务二任务二 整理归档文件整理归档文件一、理解归档文件的概念一、理解归档文件的概念n n1 1、归档文件：、归档文件：立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作为立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。文书档案保存的各种纸质文件材料。n n2 2、件：、件：归档文件的整理单位。n n3 3、归档文件整理、归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。号、编目、装盒，使之有序化的过程。二、归档文件整理的基本原则，明确文件归档范围n n遵循文

10、件的形成规律n n保持文件之间的有机联系n n区分归档文件的不同价值n n“便于保管、利用”任务二任务二 整理归档文件整理归档文件三、明确文件归档范围三、明确文件归档范围档案法档案法第十条规定：对国家规定的应当立卷归第十条规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不归档的材料，不得擅不得据为己有。国家规定不归档的材料，不得擅自归档。自归档。注意事项：要抓住文件材料所记述和反映的内容与单位的关要抓住文件材料所记述和反映的内

11、容与单位的关系。系。要严格执行要严格执行机关文件归档与不归档范围机关文件归档与不归档范围的规的规定。定。任务二任务二 整理归档文件整理归档文件三、掌握归档文件的整理与归档方法三、掌握归档文件的整理与归档方法第一步：确定归档文件整理保管的单位第一步：确定归档文件整理保管的单位“件件”一般以一份文件为一件。一般以一份文件为一件。文件的定稿和正式印发件合为一件。正文与附件合为一件。转发文与被转发文合为一件。来文与复文来文与复文 同一年内一项形成的相关的请示与批复、报告与批同一年内一项形成的相关的请示与批复、报告与批示或函与复函，合在一起作为一件进行整理保管。示或函与复函，合在一起作为一件进行整理保管

12、。跨年度的来文与复文，各作为一件归入所形成的年跨年度的来文与复文，各作为一件归入所形成的年度。并在各自的目录备考栏内注明互见。度。文书处理单与相关文件合为一件。三、掌握归档文件的整理与归档方法三、掌握归档文件的整理与归档方法第一步：确定归档文件整理保管的单位“件件”报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录等类报表、名册、图表、介绍信存根、会议记录等类似文件材料，按其本来的形式，以一个自然本似文件材料，按其本来的形式，以一个自然本（册）为一件。（册）为一件。原件与复印件合为一件整理。会议文件一份文件为一件。干部职工调动介绍信，以一干部职工调动介绍信，以一 人为一件。人为一件。干部任免、录聘、调资、

13、离退休、津贴补助等材干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。料。文件的中文与外文为一件；文件的汉文与少数民文件的中文与外文为一件；文件的汉文与少数民族文本为一件。族文本为一件。第二步：分年度第二步：分年度n n分年度，就是区分文件材料的所属年度，把属于同一年度的文件集中，把不同年度的文件分开。n n（一）一般文件，归入文件制发年度（指文件最后的落款日期）n n（二）跨年度的文件，归入文件内容所针（二）跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度对的年度三、掌握归档文件的整理与归档方法三、掌握归档文件的整理与归档方法（二）跨年度的文件，归入文件内容所针对的年度（二）跨年度的文件，归入文件内容所针

14、对的年度1 1、跨年度的请示与批复，一并归入批复年度；、跨年度的请示与批复，一并归入批复年度；没有批复的，归入请示年度。2 2、跨年度转发上级机关或批转本机关（包括批、跨年度转发上级机关或批转本机关（包括批转下级机关）的文件，一并归入批转、转发年转下级机关）的文件，一并归入批转、转发年度。3 3、跨年度的表彰决定，考评结果、审计结论等、跨年度的表彰决定，考评结果、审计结论等文件，归入表彰、考评、审计所专指的年度。文件，归入表彰、考评、审计所专指的年度。4 4、跨年度的规划，归入规划针对的第一年度。、跨年度的规划，归入规划针对的第一年度。5 5、跨年度的总结，归入总结针对的最后一个年度。、跨年度的总结，归入总结针对的最后一个年度。6 6、跨年度的会议文件，归入会议开幕年度。、跨年度的会议文件，归入会议开幕年度。7 7、年度工作计划、总结和各种基础数字统计报表，、年度工作计划、总结和各种基础数字统计报表，归入文件内容所针对的年度。归入文件内容所针对的年度。8 8、工作计划与总结一般不应写在一起，如写在一起、工作计划与总结一般不应