商务信函的特点与规范外贸英语PPT文档格式.ppt

1、房屋或大楼名称、号码；所在街道或路的名称；省（市）名称及邮编；国家名称等从小到大的顺序排列。在一般的英文书信中这部分可以省略，但是在正式商务信函中，此项不可免。称呼敬语称呼敬语（Salutation）：如果知道对方姓名，就用DearMr.X或者Mrs.X或者MissX或者Ms.X；如果不知道对方姓名，可用DearSir或者DearMadam,也可用Towhomifmayconcern；如对方职务较高，最好用其职务名称，如DearProf.Smith,DearDr.Henson等。称呼一家公司就用DearSirs或Gentlemen（注意是复数形式）。正文正文（Bodyoftheletter）：

2、正文即信的主体部分，一般包括写信的原因、目的、己方的要求、对对方的期盼等内容。结束礼辞结束礼辞（ComplimentaryClose）：英文中结束礼词一般用“Yourssincerely”，“Yoursfaithfully”，“Yours”，“Sincerely”等。值得注意的是，值得注意的是，结束礼词应该和称呼敬语相匹配，如果称呼用DearSir，DearSirs，DearMadam，结束敬语就应该用Yoursfaithfully；如果称呼用DearMr.John，DearMr.Smith等,结束敬语就应该用Yourssincerely。签名签名（Signature）：签名后书信才能够让对方

3、信服,才具有法律效力。附加部分：有时可以根据实际需要对信函的次要内容和遗漏的内容进行增补，包括：附件（Enclosure，简写Enc）；再启（即附加遗漏内容）（Postscript，简写P.S）；抄送（CarbonCopyNotation，简写CC.）等等。内容的简明性内容的简明性商务信函不需要使用华丽优美的词句，而是要求用简单朴实的语言，清楚而准确的表达信息内容。鉴于商务的习惯和要求，商务信函力求简洁明了，一方面直入主题，如普通社交信函往往是通礼寒暄在先，正题叙述在后，而商业信函则往往免却通礼寒暄的客套，直接切题，就事论事；另一方面，要长话短说，行文简短，切忌长篇垒牍，避免罗嗦和重复。商务信

4、函与普通社交信函的区别就在于其简明性上，具体表现为开门见山，直入主题；主体鲜明，要点突出；内容简洁,语言精炼。例1HavinghadyournameandaddressfromtheCommercialCounselorsofficeoftheEmbassyofthePeoplesRepublicofChinain.,wenowavailourselvesofthisopportunitytowritetoyouandseeifwecanestablishbusinessrelationsbyastartofsomePracticaltransactions.译文：译文：从中华人民共和国驻（国

5、）大使馆商务参赞处获悉获悉贵公司名称和地址，现冒昧与贵方联系，欲以一些实际业务为开端，促进双方建立业务联系。这是一封建立业务关系函的主体部分。建立业务关系函的目的在于试探对方的意图，希望和对方建立业务往来关系。所以这封电函在开头部分就提出了获得对方信息的途径，然后开门见山地提出了自己的想和对方建立业务关系意图，内容简洁而明了。语言的准确性语言的准确性商务信函对重要的信息强调完整而具体，尤其是涉及到双方的利益和责任的内容，更要求精准，因此对句子的语法结构、逻辑联系、遣词表达，甚至标点符号等的准确性都要求很高。例2：由“维多利亚”轮运走运走的最后一批货将于10月1日抵达伦敦。Thelastbatc

6、hperS.S.（=Steamship）“Victoria”willarriveatLondononOctober.由“维多利亚”轮运来运来的最后一批货将于10月1日抵达伦敦。ThelastbatchexS.S.“Victoria”willarriveatLondononOctober.由“维多利亚”轮承运承运的最后一批货将于10月1日抵达伦敦。ThelastbatchbyS.S.“Victoria”willarriveatLondononOctober.源自拉丁语的介词ex与per有各自不同的含义。英译由某轮船“运来”的货物时用ex，由某轮船“运走”的货物用Per，而由某轮船“承运”用by。

7、例3该货于11月10日由“东风”轮运出，41天后抵达鹿特丹港。ThegoodshallbeshippedperM.V.（=motorvessel）DongFengonNovember10andareduetoarriveatRottedamlin140days.指“多少天之后”的确切的某一天，常常必须用介词in，而不能用after，因为介词after是指“多少天之后”的不确切的任何一天。语气得体性语气得体性在商务信函中，使用语言的礼貌和得体的措词能够给对方留下良好的印象，创造良好的交流氛围，一方面体现了发函方业务人员的业务素质，另一方面也有利于树立公司的形象，从而有利于促进交易的达成，因此，商

8、务信函中都十分注意使用得体的礼貌语言。例3：.Wehavetodayreceivedwith thanksinformationconcerningtransactionsontheNewYorkWheatExchangewhichwillbemadefulluseofbyourresearchdepartment.译文：欣悉有关纽约小麦交易所的业务信息。我们将充分研究和利用这些信息。例4：.Wehave the pleasuretoacknowledgeyourfavorofyesterdayadvising25casesforShanghai.译文：您您昨日告知向上海发出25箱的信函我们已

9、敬敬悉。内容的专业性内容的专业性由于商业信函是与商业贸易有关的书信，就不可避免地涉及很多商业与贸易领域的术语，如：海运提单（marineBillofLading）；（空白支票等的）背书人（endorser），被背书人（endorsee），还包括很多缩略词、套语等。例5Wedliketoinformyouthatourcounter samplewillbesenttoyoubyDHLbytheendofthisweekandpleaseconfirmitASAPsothatwecanstartourmassproduction.Paymentwillbemadeby100%confirmed,

10、irrevocable Letter of Creditavailablebysight draft。现通知贵方，我方的回样回样将于本周末用特特快专递快专递寄发，请尽快确认，以便我方开始批量生产。要求用100%不可撤消的即期保兑信用证不可撤消的即期保兑信用证支付货款。在这段信函中包含了很多的商务术语：countersample（对等货样）；DHL（敦豪速递公司）;ASAP=assoon aspossible（尽快）；confirmedL/C（保兑信用证）；irrevocableL/C（不可撤消信用证）；sightdraft（即期票据）。例6荣幸地向贵方推荐我方电子产品，随函附上第28号报价单报

11、价单供贵方参考。WehavepleasureinrecommendourelectronicproductstoyouandencloseherewithquotationNo.28foryourconsideration.商务信函中还有很多套语频繁地得以使用。由于商务信函的目的不同，因而各种函件（如建立业务关系函、通函等）的套语也有所区别。具体参见附件：商务信函的常见套语。商务信函的翻译外贸信函翻译的思路商务信函是不同其他题材的实用性文书，其基本目的在于传递信息，因此在翻译时，应以“达意”为最高翻译原则，注意格式规范的调整、语气措词的恰当、语言表达的简洁、专业术语的对应等诸多方面。具体表现为

12、以下几点：首先要注意格式的转化。其次要注意句式的转换。再次要注意运用商业术语和套语。最后要注意语言表达的简洁、措词准确和最后要注意语言表达的简洁、措词准确和专业术语的正确使用。专业术语的正确使用。格式的转化格式的转化在同一中语言里，信函的基本格式是相同的，但在不同语言间，格式却有所差别。英语和汉语的书信格式是不同的，例如，收（寄）信人地址在英语里是按从小到大的顺序进行排列的，而在汉语里则刚好相反，即是按从大到小的顺序进行排列；英汉语里收（寄）信人地址所摆放的位置和日期等也是不同的。鉴于这种差异性，翻译时应做出调整，以适用目的语的格式规范。例7AllenP.Fairbank2FlowerPlac

13、eOregon,Wisconsin36752U.S.A.将上面的收信人地址译成汉语为：美国，36752（邮编）威斯康星州，欧莱根市，弗洛尔普拉斯2号，艾仑普弗尔柏克先生句式的转换句式的转换由于英语和汉语分属两种不同的语言体系，句法结构上存在一定的差异性。英语被动句的使用较多，在译成汉语时应注意转换成主动句，反之亦然。例8.Noticeishereby giventhattheannualgeneralmeetingoftheshareholdersofourcompanywill be heldattheBankersClubonMar.1.译文：本公司股东年会，将于3月1日在银行家俱乐部召开

14、，特此函告。例9.Astampedenvelopeis enclosedforreply.译文：盼复，并随信附上贴邮票的信封一个。英语是形合语言，十分注重语言的语法结构，一般主、谓、宾齐全；而汉语是意合语言，无主语句的使用频繁。翻译时要注意转换和调整。例10：We havethepleasureofenclosingherewiththedocuments.译文：兹兹随函奉上有关文件。例11：We havepleasureinenclosingherewithaBillofLadingcovering50balesofcotton.译文：兹兹随信附去50包棉花的提单一张。英语长句的使用比较常见，尤其是各种从句和短语的套用形成多级从句和多级短语；而汉语中多用短句，翻译时注意进行拆分和归并。例12：Wecanconfidentlyassertthatanybusinessyou may favour uswillbetransactedtoyoursatisfaction.译文：我们保证我们承接的任何业务都会令您满意。例13：Inordertofacilitatebusinessinconsiderationofthepresentmonetarystringency,thecooperation,onbehalfofwhichIamstudyingth