数据分类汇总课件PPT文件格式下载.ppt

1、选择“数据数据”主菜单下的主菜单下的“排序排序”命令；弹出命令；弹出“排序排序”对对话框，在其中设置各关键字、排序方向及标题话框，在其中设置各关键字、排序方向及标题行；单击行；单击“确定确定”按钮，完成排序设置。按钮，完成排序设置。数据数据排序排序关键字关键字排序方向排序方向标题行标题行分类汇总的操作方法 第二步：第二步：汇总汇总 选定要进行汇总的区域；选择选定要进行汇总的区域；选择“数据数据”主菜单主菜单下的下的“分类汇总分类汇总”命令；弹出“分类汇总分类汇总”对话框，对话框，在其中设置分类字段、汇总方式、汇总项等；单击在其中设置分类字段、汇总方式、汇总项等；单击“确定确定”按钮即可。按钮即

2、可。分类字段：是分类的标致即按何种方式分类分类字段：是分类的标致即按何种方式分类汇总方式：可供选择的汇总方式有汇总方式：可供选择的汇总方式有”求和求和”、“计计 数数”、”平均值平均值”等等汇总项：是要按分类字段分类后要汇总的项汇总项：是要按分类字段分类后要汇总的项替换当前分类汇总：该复选框表示是否替换替换当前分类汇总：该复选框表示是否替换当前已经做过的分类汇总当前已经做过的分类汇总每组数据分页：是否每组分类汇总数据分页每组数据分页：是否每组分类汇总数据分页打印打印汇总结果显示在数据下方：做完分类汇总后，汇总结果显示在数据下方：做完分类汇总后，汇总结果是否显示在要汇总数据的下方汇总结果是否显示

3、在要汇总数据的下方数据数据分类汇总分类汇总“分类汇总分类汇总”例题一要求例题一：例题一：将图一表格进行分类汇总，以将图一表格进行分类汇总，以“部门部门”为主关键字按字母为主关键字按字母/升序进行排序，通过升序进行排序，通过“分类汇总分类汇总”对话框，设置分类字段（部门）汇总方式（计数）对话框，设置分类字段（部门）汇总方式（计数）汇总项（姓名），汇总出每个部门的人数，如图二。汇总项（姓名），汇总出每个部门的人数，如图二。例题1图一图二部门部门主关主关键字键字字母字母 升序升序分类字段分类字段部门部门汇总方式汇总方式计数计数汇汇总项总项姓名姓名例题一具体操作步骤第一步：输入数第一步：输入数据后，选

4、定据后，选定A2:F16区域。区域。例题一具体操作步骤第一步：输入数据后，选定第一步：输入数据后，选定A2:选择第二步：选择“数据数据”主菜单主菜单“排序排序”，在弹出的，在弹出的“排序排序”对话框中设置对话框中设置主关键字主关键字（部部门门）、排序方向排序方向（升序升序）及及有无标有无标题行题行（有标题行有标题行）；单击；单击“确定确定”即完成排序设置。即完成排序设置。选择“数据数据”主菜单主菜单“排序排序”，在，在弹出的弹出的“排序排序”对话框中设置对话框中设置主关键字主关键字 （部门部门）、排序方向排序方向 （升序升序）及及有无标题行有无标题行 （有标题行有标题行）；单；单击击“确定确定

5、”即完成排序设置。第三步：选定要分类汇总第三步：选定要分类汇总的区域的区域A2:F16（第二行是每第二行是每一列数据的小标题也是字一列数据的小标题也是字段，必须选定段，必须选定）。选择“数据数据”主菜单主菜单“排序排序”，在弹出的，在弹出的“排序排序”对话框中设置对话框中设置主关键字主关键字 （部门部门）、排序方向排序方向 （升序升序）及及有无标题有无标题行行 （有标题行有标题行）；选定要分类汇总的区域第三步：选定要分类汇总的区域A2:F16（第二行是每一列数据的第二行是每一列数据的小标题也是字段，必须选定小标题也是字段，必须选定）。第四步：选择第四步：选择“数据数据”主菜单主菜单“分分类汇总

6、类汇总”，在弹出的，在弹出的“分类汇总分类汇总”对对话框中，设置话框中，设置分类字段分类字段（部门部门）、汇总汇总方式方式（计数计数）、汇总项汇总项（姓名姓名）等；单击等；单击“确定确定”即可。即可。选择“数据数据”主菜单主菜单“排序排序”，在弹出的在弹出的“排序排序”对话框中设置对话框中设置主关键字主关键字 （部门部门）、排序方向排序方向 （升序升序）及及有无标题行有无标题行 （有有标题行标题行）；F16（第二第二行是每一列数据的小标题也是字段，必须行是每一列数据的小标题也是字段，必须选定选定）。选择“数据数据”主菜单主菜单“分类汇总分类汇总”，在弹出的，在弹出的“分类汇总分类汇总”对话框中

7、，设对话框中，设置置分类字段分类字段 （部门部门）、汇总方式汇总方式 （计数计数）、汇汇总项总项 （姓名姓名）等；分类汇总易错处1、选定区域：占一个单元格的标题即是分类字段，合并单元格的标题不能被认为是分类字段，在选定区域时应后选定占一个单元格的标题不选定合并单元格后的标题。否则2、“分类汇总”对话框设置：汇总项，可以选定重复和多个项，如不选定，应单击已选中的复选框，取消选定；替换当前分类汇总，如果已经做多次汇总，应单击已选中的复选框，取消选定，否则以前做的汇总被这次的汇总替代了。创建多级的分类汇总 多级汇总是指在原有普通的分类汇总的基础上再对其他的字段进行分类汇总。例题一例题二多级分类汇总操

8、作步骤 在原来汇总的基础上再对部门基本工资在原来汇总的基础上再对部门基本工资进行汇总，操作步骤：进行汇总，操作步骤：选定前一次汇总后的区域。选择“数据数据”主菜单主菜单“分类汇总分类汇总”。设置设置“分类汇总分类汇总”对话框，设置分类字段为对话框，设置分类字段为（），（），汇总方式为（），汇总项为（），单击汇总方式为（），汇总项为（），单击“替换当替换当前分类汇总前分类汇总”复选框，取消该项选定。复选框，取消该项选定。单击第三步：单击“确定确定”按钮，显示多级汇总结果。按钮，显示多级汇总结果。数据数据分类汇总分类汇总分类字段分类字段汇总方式汇总方式汇总项汇总项例题二要求例题二：例题二：在例题一

9、汇总的基础上再对基本工资进行在例题一汇总的基础上再对基本工资进行汇总，以汇总，以“部门部门”为分类字段，以为分类字段，以“求和求和”为为汇总方式，以汇总方式，以“基本工资基本工资”为汇总项，求出每为汇总项，求出每个部门所发基本工资的和。个部门所发基本工资的和。例题二部门部门分类字段分类字段汇总方式汇总方式基本工资基本工资汇总项汇总项清除分类汇总操作步骤：操作步骤：单击分类汇总数据清单中任意单元格。选择“数据数据”主菜单主菜单“分类汇总分类汇总”，在在“分类汇总分类汇总”对话框中选定对话框中选定“全部删除全部删除”选项，选项，即可从现有的分类清单上删除所有的分类汇总信即可从现有的分类清单上删除所

10、有的分类汇总信息。息。数据数据分类汇总分类汇总全部删除全部删除小 结1、什么是分类汇总、什么是分类汇总2、分类汇总的操作方法、分类汇总的操作方法3、分类汇总易错处、分类汇总易错处4、创建多级的分类汇总及其步骤、创建多级的分类汇总及其步骤5、清除分类汇总、清除分类汇总习 题1、什么是分类汇总？、什么是分类汇总？2、简述分类汇总的操作步骤。、简述分类汇总的操作步骤。3、如何清除分类汇总？、如何清除分类汇总？上机习题 在在“我的电脑我的电脑”窗口中的地址栏，输入窗口中的地址栏，输入FTP地址地址ftp:/192.168.16.9 后，在窗口中选定后，在窗口中选定“数据分类汇总数据分类汇总.doc”文档，按照步骤完成上文档，按照步骤完成上机习题。机习题。课后习题谢谢!