秘书培训课件PPT文档格式.ppt

1、源义为可靠的职员。4 4、全美秘书协会：高级官员的助手，掌握机关职责并具有在不同上、全美秘书协会：高级官员的助手，掌握机关职责并具有在不同上司直接监督下承担任务的才干，发挥积极主动性，运用判断力在其职司直接监督下承担任务的才干，发挥积极主动性，运用判断力在其职权范围内对机关工作做出决定。权范围内对机关工作做出决定。5 5、国际秘书协会：所谓专业秘书，就是一位办公室内特定主管的助、国际秘书协会：所谓专业秘书，就是一位办公室内特定主管的助手。其任务是在认可的职权范围内，不必经过直接的督管，就能运用手。其任务是在认可的职权范围内，不必经过直接的督管，就能运用办公室的工具设备，从事该主管指定之行政任务

2、。办公室的工具设备，从事该主管指定之行政任务。6 6、秘书国家职业标准：专门从事办公室程序性工作、协助上司处理、秘书国家职业标准：专门从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。7 7、韦氏秘书手册：秘书绝不是单纯的接待员兼打字员，而是连接决、韦氏秘书手册：秘书绝不是单纯的接待员兼打字员，而是连接决策者和执行者的关键环节，是行政管理的助手，不仅是经理和工作人策者和执行者的关键环节，是行政管理的助手，不仅是经理和工作人员的桥梁，而且还应是协助经理的左右手。员的桥梁，而且还应是协助经理的左右手。1、行政秘书2、特勤秘书3

3、、公关秘书4、接待秘书5、商务秘书6、法律秘书7、董事会秘书1 1、行政类，这类秘书可以直接过渡到行政管理、办、行政类，这类秘书可以直接过渡到行政管理、办公室主任、综合管理部主任等职位，常见于政府部公室主任、综合管理部主任等职位，常见于政府部门、大型企业。门、大型企业。2 2、助理类，可以进一步发展为总经理秘书、总经理、助理类，可以进一步发展为总经理秘书、总经理助理。助理。3 3、人事类，可以发展为人力资源主管。、人事类，可以发展为人力资源主管。4 4、公关类，从接待、协调工作过渡到公关经理、客、公关类，从接待、协调工作过渡到公关经理、客户经理，这种在餐饮、娱乐、商场中比较常见。户经理，这种在

4、餐饮、娱乐、商场中比较常见。5 5、业务类，他们平时跟着老板抓业务，可以进一步、业务类，他们平时跟着老板抓业务，可以进一步发展为商务主管，业务经理。发展为商务主管，业务经理。A A 服务性服务性 B B 从属性从属性 C C 繁杂性繁杂性 D D 辛苦性辛苦性 E E 机要性机要性 F F 融合性融合性1 1、需当机立断、需当机立断 的事情多的事情多2 2、工作内容变、工作内容变 化快化快3 3、一心几用的、一心几用的 时候多时候多4 4、忙闲不一的、忙闲不一的 情况多情况多（一）初级秘书（一）初级秘书又称文员又称文员处理日常事务性工作：受理和传达电话、安排约会、安排公务处理日常事务性工作：受

5、理和传达电话、安排约会、安排公务旅行、回复信函、会议记录和管理文档材料、整理办公室等。旅行、回复信函、会议记录和管理文档材料、整理办公室等。（二）中级秘书（二）中级秘书又称行政主管或办公室主任又称行政主管或办公室主任管理办公室事务、公文写作、会务与活动组织、运用相关政策管理办公室事务、公文写作、会务与活动组织、运用相关政策法律和程序等知识处理事件等。法律和程序等知识处理事件等。（三）高级秘书（三）高级秘书又称行政经理或经理秘书又称行政经理或经理秘书不仅能熟练运用外语，掌握调查研究、信息整理与传播等办公不仅能熟练运用外语，掌握调查研究、信息整理与传播等办公室工作方面的知识和技能，还要熟悉企业的运

6、作方式和管理方室工作方面的知识和技能，还要熟悉企业的运作方式和管理方式，具有很强的综合分析和判断能力、协调能力以及与人交往式，具有很强的综合分析和判断能力、协调能力以及与人交往的能力，善于处理各种复杂的人际关系，善于应对复杂局面、的能力，善于处理各种复杂的人际关系，善于应对复杂局面、解决棘手问题，有较丰富的实际工作经验和社会经验，能综合解决棘手问题，有较丰富的实际工作经验和社会经验，能综合运用法律、财务、管理和国际贸易等方面的知识，为领导提供运用法律、财务、管理和国际贸易等方面的知识，为领导提供咨询性、参谋性的对策、措施、建议和意见，辅助领导决策。咨询性、参谋性的对策、措施、建议和意见，辅助领

7、导决策。该职位年龄要求一般不低于三十多岁。（一）思想和道德素质要过硬（一）思想和道德素质要过硬1 1、职业道德、职业道德懂政治，讲全局，懂政治，讲全局，品行端正，讲实情，说真话，坚持实品行端正，讲实情，说真话，坚持实事求是，公道正派，自谨自律，做好事求是，公道正派，自谨自律，做好绿叶、安于寂寞，淡泊名利，忠于企绿叶、安于寂寞，淡泊名利，忠于企业，忠于上司，保守秘密。业，忠于上司，保守秘密。2 2、事业心、事业心业精于细成于物，认业精于细成于物，认真，沉着，细心，吃苦耐劳精神。真，沉着，细心，吃苦耐劳精神。3 3、良好人际关系、良好人际关系谦逊，礼貌，谦逊，礼貌，注意分寸，保持大众化，有团结精神

8、。注意分寸，保持大众化，有团结精神。1 1、基础知识要扎实、基础知识要扎实2 2、专业知识要深透、专业知识要深透3 3、相关知识要广博、相关知识要广博1 1、独立的工作能力、独立的工作能力2 2、组织管理能力、组织管理能力3 3、实际操作能力、实际操作能力4 4、创新能力、创新能力5 5、获取、加工和利用信、获取、加工和利用信 息的能力息的能力1 1、易于投入、有工作热情、易于投入、有工作热情2 2、保持乐观稳定的工作情绪、保持乐观稳定的工作情绪3 3、多一些自信、多一些自信4 4、自主、主动工作、自主、主动工作5 5、要有一个平和的心态，善于容人、要有一个平和的心态，善于容人6 6、性格成熟

9、稳定，有分寸感、性格成熟稳定，有分寸感7 7、追求卓越、渴望成功、追求卓越、渴望成功8 8、善于自我修炼，塑造完美、善于自我修炼，塑造完美9 9、灵活激敏，既会做事又会做人、灵活激敏，既会做事又会做人1.1.良好的文字处理能力良好的文字处理能力,字体优美字体优美,书写工整书写工整;2.2.良好的口头表达能力良好的口头表达能力,如得体的应对电话如得体的应对电话;3.3.善于与人沟通善于与人沟通;4.4.随机应变能力强随机应变能力强;5.5.能严守秘密能严守秘密,谨慎处理保密文件谨慎处理保密文件;6.6.能准确理解上司意图能准确理解上司意图;7.7.能沉着处理紧急事件能沉着处理紧急事件;8.8.能

10、代表上司出席员工大会并讲话能代表上司出席员工大会并讲话,准确恰当地传达上司的意见准确恰当地传达上司的意见;9.9.及时将企业内外部信息传递给上级及时将企业内外部信息传递给上级;10.10.上司外出时能主动主持办公室工作上司外出时能主动主持办公室工作;11.11.良好的职业道德和强烈的进取心良好的职业道德和强烈的进取心;12.12.精力充沛精力充沛;13.13.良好的时间安排能力良好的时间安排能力（如出差计划与安排如出差计划与安排）;）;14.14.良好的记忆力良好的记忆力,尤其对人名尤其对人名 地名地名 电话号码反应迅速电话号码反应迅速;15.15.有组织观念和团队精神有组织观念和团队精神;1

11、6.16.与同事及上司能融洽相处与同事及上司能融洽相处,并能从中起协调作用并能从中起协调作用;17.17.能参与企业具体项目的开展能参与企业具体项目的开展;18.18.积极主动而非被动工作积极主动而非被动工作;19.19.懂办公室内部财务管理懂办公室内部财务管理;20.20.知错能及时纠正知错能及时纠正;21.21.知道何时征求上司意见和给上司建议知道何时征求上司意见和给上司建议;22.22.能以最佳的方式管理文件能以最佳的方式管理文件（归档归档 保存保存 查找查找）;23.23.有一定的数学头脑有一定的数学头脑;24.24.会多种语言并且能适应多国文化环境会多种语言并且能适应多国文化环境;2

12、5.25.求知欲强求知欲强;26.26.掌握先进计算机软件应用掌握先进计算机软件应用;27.27.能替代上司处理日常事务能替代上司处理日常事务;28.28.独立工作能力强独立工作能力强.1 1、像心理学家一样善于观察和理解他人、像心理学家一样善于观察和理解他人2 2、像政治家一样具有灵敏的头脑、像政治家一样具有灵敏的头脑3 3、像外交家一样具有潇洒的风度、像外交家一样具有潇洒的风度4 4、有调查各种棘手问题的丰富经验、有调查各种棘手问题的丰富经验5 5、有良好的速记能力及文字功底、有良好的速记能力及文字功底6 6、熟悉各种商业往来中的法律关系、熟悉各种商业往来中的法律关系7 7、能够熟练使用各

13、种办公自动化设备、能够熟练使用各种办公自动化设备8 8、具备相当的金融和税务知识、具备相当的金融和税务知识9 9、能够熟练地对各种文件和资料进行整理归类、能够熟练地对各种文件和资料进行整理归类（一）商务礼仪（一）商务礼仪 1 1、形象礼仪、形象礼仪 2 2、会面礼仪、会面礼仪 3 3、电话礼仪、电话礼仪 4 4、交谈礼仪、交谈礼仪 5 5、排位礼仪、排位礼仪 6 6、涉外礼仪、涉外礼仪 7 7、馈赠礼仪、馈赠礼仪1 1、会议安排、会议安排2 2、信访接待、信访接待3 3、领导与各部门协调、领导与各部门协调4 4、办公用品及设备的管理、办公用品及设备的管理5 5、通信管理、通信管理6 6、督查工作、督查工作7 7、外事工作、外事工作8 8、档案及保密管理、档案及保密管理