办公室实务第一讲PPT文档格式.ppt

1、o所谓实务：即实际从事的业务。其中的所谓实务：其中的“业业务务”意指个人或某个机构的专业工作。意指个人或某个机构的专业工作。o所以办公室实务就是指办公室的专业工作，所以办公室实务就是指办公室的专业工作，文员实务就是指文员的专业工作。文员实务就是指文员的专业工作。1、办公室的含义和职能、办公室的含义和职能o（1）办公室的）办公室的含义含义o（2）办公室的）办公室的职能职能o（3）办公室）办公室事务管理工作的事务管理工作的特征特征1 1、办公室的含义、办公室的含义办公室是一个常用而普通的名词，却有着多种办公室是一个常用而普通的名词，却有着多种含义：含义：第一种：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教

2、第一种：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等等。室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等等。第二种：是指某一类职业人员或某一级职务人员的第二种：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。如：教师、护士、厂长、院长办公室等办公场所。教师、护士、厂长、院长办公室等.第三种：指党、政府机关、企事业单位内的综合办第三种：指党、政府机关、企事业单位内的综合办事机构。中共中央办公厅、三星公司办公室等事机构。中共中央办公厅、三星公司办公室等.第四种：指某种专门的独立的工作机构。如国务院第四种：如国务院台湾事务办公室等。台湾事务办公室等。2 2、办公室的职能、办公室

3、的职能办公室的职能办公室的职能办公室的职能办公室的职能政务政务（或业务或业务）服务服务事事 务务 管管 理理事务管理是为确保有效、快捷的政务或业务事务管理是为确保有效、快捷的政务或业务服务而开展的辅助性工作，它是办公室工作服务而开展的辅助性工作，它是办公室工作体系中不可缺少的重要组成部分。体系中不可缺少的重要组成部分。主主要要是是中中高高级级文文秘秘人人员员的的工工作作.3 3、办公室事务管理工作的特征、办公室事务管理工作的特征办公室事办公室事办公室事办公室事务管理工务管理工务管理工务管理工作的特征作的特征作的特征作的特征服务性服务性分散性分散性专业性专业性主动性主动性繁杂性繁杂性为上司为上司

4、服务服务工作工作分散分散涉及涉及面广面广为组织为组织服务服务为公众为公众服务服务人员人员分散分散独立性独立性专业性专业性、办公室实务的范围和内容、办公室实务的范围和内容办公室实务就是指办办公室实务就是指办公室的工作事务和操作实公室的工作事务和操作实务务.主要工作人员是秘书主要工作人员是秘书人员和文员人员和文员.1 1、我国办公室实务的主要、我国办公室实务的主要内容内容2 2、国际秘书协会确定的办、国际秘书协会确定的办公室实务的主要内容公室实务的主要内容3 3、我国外资、合资企业办、我国外资、合资企业办公室实务的主要内容公室实务的主要内容1 1、我国办公室实务的主要内容、我国办公室实务的主要内容

5、u文书撰写（会议记录等）文书撰写（会议记录等）u文书制作（打字、复印等）文书制作（打字、复印等）u文书处理（收发、传递等）文书处理（收发、传递等）u档案管理（归档、管理等）档案管理（归档、管理等）u会议组织（准备、善后等）会议组织（准备、善后等）u调查研究（计划、实施等）调查研究（计划、实施等）u信息资料（收集、整理等）信息资料（收集、整理等）u信访工作（来访、投诉等）信访工作（来访、投诉等）u接待工作（接待工作（各种来访的接各种来访的接待待）u 协调工作（政策等）协调工作（政策等）u 督察工作（督察工作（决议的实施决议的实施）u 日程安排（各种日程）日程安排（各种日程）u 日常事务（通讯值班

6、）日常事务（通讯值班）u 办公室管理（环境等）办公室管理（环境等）u 其它临时交办的事项其它临时交办的事项以上除以上除 项外，其余工作文员都会涉及到。项外，其余工作文员都会涉及到。2 2、国际秘书协会确定的、国际秘书协会确定的 办公室实务的主要内容办公室实务的主要内容o速记上司交代事项；速记上司交代事项；o执行录音吩咐；执行录音吩咐；o档案管理；档案管理；o阅读并分类信件；阅读并分类信件；o以电话维持公共关系；以电话维持公共关系；o替上司定约会并记录；替上司定约会并记录；o按上司指示完成信函；按上司指示完成信函；o在权限内自发信函；在权限内自发信函；o接待来访宾客；接待来访宾客；o替上司接洽外

7、界人士；替上司接洽外界人士；o自动处理例行的事务；自动处理例行的事务；o为上司安排旅行或考察；为上司安排旅行或考察；o替公司宾客订房间机票等；替公司宾客订房间机票等；o准备好公司要公开的资料；准备好公司要公开的资料；o替上司收集演讲等的资料；替上司收集演讲等的资料；o协助上司准备财务等报告；协助上司准备财务等报告；o整理并组织好粗略的资料；整理并组织好粗略的资料；o替上司保管各种记录；替上司保管各种记录；o协助上司搞好交税等事务；协助上司搞好交税等事务；o督导一般职员或速记员；督导一般职员或速记员；o21、搞好会务工作搞好会务工作o22、复印资料复印资料 3 3、我国外资、合资企业办公室实、我

8、国外资、合资企业办公室实务的主要内容务的主要内容o、办公室环境的布置和整理；、办公室环境的布置和整理；o、通讯事务、电话、信函和邮件处理；、通讯事务、电话、信函和邮件处理；o、执行上司交办事项；、执行上司交办事项；o、照料上司身边的琐事；、照料上司身边的琐事；o、接待宾客和员工的来访；、接待宾客和员工的来访；o、记录上司指令及会谈、会议内容；、记录上司指令及会谈、会议内容；o、打印文告及表格；、打印文告及表格；o、收集及整理各种信息；、收集及整理各种信息；o、保管办公室设备及用品；、保管办公室设备及用品；o、外出办事，如银行、邮局、税务所等。、外出办事，如银行、邮局、税务所等。3、办公室环境的

9、布置和管理、办公室环境的布置和管理o一、办公室环境布置的目的一、办公室环境布置的目的 （1）创造舒适而又工作效率高的环境；）创造舒适而又工作效率高的环境；（2）塑造组织形象；）塑造组织形象；（3）建立挡驾制度；）建立挡驾制度；（4）有利于保密工作；）有利于保密工作；o注意兼顾上司的工作内容、爱好注意兼顾上司的工作内容、爱好年龄与个性。年龄与个性。办公室环境办公室环境o包括自然环境和人文环境两部分包括自然环境和人文环境两部分 自然环境包括办公室所处的位置、建筑设自然环境包括办公室所处的位置、建筑设的特点、室内的光线、色彩、空气、设备和布的特点、室内的光线、色彩、空气、设备和布局等要素。局等要素。

10、人文环境包括办公室的整体形象标志、人际人文环境包括办公室的整体形象标志、人际关系、办公室文化等要素。关系、办公室文化等要素。办公环境布置办公环境布置 布置要点布置要点 营造一个安静的工作环境；营造一个安静的工作环境；保证良好的采光、照明条件；合理安排座位；力求整齐、清洁。二、环境的整理准备二、环境的整理准备1、办公室的布置；、办公室的布置；o照明及隔音的管理；照明及隔音的管理；o色彩的调整；色彩的调整；o空气的调节；（换气和温度）空气的调节；（换气和温度）o上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更换、摆设上司办公室和会客室的整理、清扫、装饰、更换、摆设o办公室配置的检查、上司办公桌的整理；办公

11、室配置的检查、上司办公桌的整理；o办公器械、用品的准备和管理。（电脑、打印机、复印机办公器械、用品的准备和管理。（电脑、打印机、复印机等的配备。）等的配备。）2、不同类型办公室的环境布置。（大办公室、小办公室、公、不同类型办公室的环境布置。（大办公室、小办公室、公寓式办公室）寓式办公室）4、办公器械的使用、办公器械的使用o传真机的使用（优点、缺点）传真机的使用（优点、缺点）o复印机的使用（操作步骤）复印机的使用（操作步骤）o录音机的使用录音机的使用o投影机的使用投影机的使用o打印机、数码相机的使用打印机、数码相机的使用5、办公用品、办公零用现金的管理、办公用品、办公零用现金的管理o办公用品的种

12、类；办公用品的种类；o订购和储备办公用品订购和储备办公用品6、办公零用现金管理、办公零用现金管理（建立零用收支基金；用零用现金付账、补充基金、建立（建立零用收支基金；用零用现金付账、补充基金、建立管理账本）管理账本）第二章第二章 文员实务文员实务1、文员的工作顺序、文员的工作顺序第一、确定文员工作的指导思想第一、确定文员工作的指导思想 第二、按照第二、按照“优先顺序优先顺序”处理工作处理工作第一：第二：第三：先计划，再执行！第二、按照第二、按照“优先顺序优先顺序”处理工作处理工作u如何决定工作的优先顺序呢？如何决定工作的优先顺序呢？文员面对多项工作时，正确决定工作的优先顺序是十文员面对多项工作

13、时，正确决定工作的优先顺序是十分重要的，既能提高工作效率，也有利于文员的时间管理分重要的，既能提高工作效率，也有利于文员的时间管理.第一阶段：第一阶段：以工作的重以工作的重以工作的重以工作的重要程度为标准分解工作要程度为标准分解工作要程度为标准分解工作要程度为标准分解工作.第二阶段：第二阶段：以工作的紧以工作的紧要程度为标准要程度为标准分解工作分解工作分解工作分解工作.第三阶段第三阶段:同时考虑上司和本身实际情况同时考虑上司和本身实际情况,对于现对于现在该做的重要且紧急的工作决定优先顺序在该做的重要且紧急的工作决定优先顺序.请请 示示 A、是否应该做的事？、是否应该做的事？B、是否做或不做都无

14、所谓的事？、是否做或不做都无所谓的事？C、是否不可以做的事？、是否不可以做的事？应该做的事，应该做的事，集中精力做。集中精力做。A、重要且紧急的事；重要且紧急的事；B、紧急但不重要的事；紧急但不重要的事；C、重要但不紧的事；、重要但不紧的事；有价值，但不紧急，也不重要；2、文员管理时间、费用的方法、文员管理时间、费用的方法（1 1）管理好文员自己的时间管理好文员自己的时间成功管理好自己的时间成功管理好自己的时间会使文员的工作更顺利、生会使文员的工作更顺利、生活更愉快！活更愉快！（注意注意16点）点）（2 2）文员要学会节约开支文员要学会节约开支文员要有主人翁意识，文员要有主人翁意识，仔细管理钱财和物品，学会仔细管理钱财和物品，学会节约开支，避免浪费应成为节约开支，避免浪费应成为每一个文员都要追求的目标每一个文员都要追求的目标.厉行节约厉行节约!时间就是生命时间就是生命,就是效益就是效益!3、文员的工作方法、文员的工作方法（1）请示方法与报告方法）请示方法与报告方法（2）计划方法