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1、请柬发出之后请柬发出之后 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。点写得一清二楚。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经

2、询问礼堂负责人才知看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知为什么不重新通知为什么不重新通知为什么不重新通知?一气之下，都回家去了。事后，会议主办机关的领导才

3、解释说，因秘书人员工作粗事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，心，心，心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，

4、才知得礼堂早已租给别的单位用了，只前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。成的不良影响也难以消除。n n这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢这个案例告诉秘书

5、在会议准备时应注意什么问题呢？1.1 1.1 会议的涵义会议的涵义 会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。信息、表达意愿的行为过程。1.2 1.2 会议的要素会议的要素、形式要素：、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会名称、时间、地点、与会人员、会议方式。议方式。、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作指导思想、议题、目的、任务、作用。用。、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。会议结束、会议决定的贯彻落实。、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设会

6、议经费、会议设备、会议服务设施。施。1 1 会议概述会议概述 1.3 1.3 会议的作用及缺陷会议的作用及缺陷1 1会议作用会议作用（）交流信息，互通情报（）交流信息，互通情报 （）发扬民主，科学决策（）发扬民主，科学决策 （）组织领导，推动工作（）组织领导，推动工作 （）带动消费，促进经济（）带动消费，促进经济 （）联络感情，塑造形象（）联络感情，塑造形象 2.2.会议缺陷会议缺陷（）造成时间、精力的浪费（）造成时间、精力的浪费（）造成经济的浪费（）造成经济的浪费（）造成信息的重复、浪费（）造成信息的重复、浪费（）滋长不正之风（）滋长不正之风 1.4 1.4 会议的种类会议的种类1.1.按规

7、模分：按规模分：特大型（万人以上）、特大型（万人以上）、大型（上千人）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。2.2.按性质分：按性质分：法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、外事性外事性 、专题性、综合性。、专题性、综合性。3 3、按时间分：、按时间分：定期和非定期。4 4、按出席对象分：、按出席对象分：联席会、内部会、代表会、群众会联席会、内部会、代表会、群众会.5 5、按召开方式分：、按召开方式分：电话会、电视会、广播会、网络会。6 6、公司常见会议类型、公司常见会议类型 经理例会与特

8、别会议、员工大会、公司年会、经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、联新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。谊会、表彰会。大家谈大家谈n n 你参加过一些什么样的会议？你参加过一些什么样的会议？你喜欢参加哪种会议？为什么？1.4 1.4 会议的申报与审批会议的申报与审批 1 1、申报与审批的形式、申报与审批的形式 口头申报、书面申报、会议申报。口头申报、书面申报、会议申报。2 2、会议申批的原则、会议申批的原则 精简从严原则、精简从严原则、“一枝笔一枝笔”原则。原则。

9、1.5 1.5 会议成本意识会议成本意识 会议成本会议成本=2ABT=2ABT 式中式中 A A 与会者平均工资的与会者平均工资的3 3倍（以小时计）倍（以小时计）;B B 参加会议的人数参加会议的人数;T T 会议的时间（以小时为单位）。会议的时间（以小时为单位）。1.6 1.6 会议秘书工作的基本任务会议秘书工作的基本任务 1 1 1 1、组织的工作、组织的工作、组织的工作、组织的工作 （1）（1）（1）（1）协助领导确定会议议题；协助领导确定会议议题；（2）（2）（2）（2）根据议题安排议程、日程；根据议题安排议程、日程；（3）（3）（3）（3）发会议通知，负责会议报到；发会议通知，负责

10、会议报到；（4）（4）（4）（4）对与会人员进行编组；对与会人员进行编组；（5）（5）（5）（5）布置会场，安排座次；布置会场，安排座次；（6）（6）（6）（6）印发会议证件印发会议证件印发会议证件印发会议证件（出席证、列席证、工作证等出席证、列席证、工作证等出席证、列席证、工作证等出席证、列席证、工作证等）；（7）（7）（7）（7）负责会议签到；负责会议签到；（8）（8）（8）（8）会中组织和协调；会中组织和协调；（9）（9）（9）（9）会场其他组织和管理；会场其他组织和管理；（10）（10）（10）（10）会外的联络和协调会外的联络和协调会外的联络和协调会外的联络和协调（负责与会议有关的邀

11、请、报负责与会议有关的邀请、报负责与会议有关的邀请、报负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织联系和组织联系和组织联系和组织）。（11）（11）（11）（11）会议的结束收尾工作。会议的结束收尾工作。2 2文书工作文书工作 （1）（1）（1）（1）会议文书的起草；会议文书的起草；（2）（2）（2）（2）会议文书编写；会议文书编写；（3）（3）（3）（3）会议文书印发及管理。会议文书印发及管理。3 3生活管理工作生活管理工作 （1）（1）（1）（1）与会人员的

12、食宿管理；与会人员的食宿管理；（2）（2）（2）（2）会议的财务管理；会议的财务管理；（3）（3）（3）（3）会议的交通保障；会议的交通保障；（4）（4）（4）（4）会议的文化活动；会议的文化活动；（5）（5）（5）（5）与会人员的医疗保健。与会人员的医疗保健。4 4安全保卫工作安全保卫工作 （1）（1）（1）（1）会议的保密工作；会议的保密工作；（2）（2）（2）（2）会议的警卫工作；会议的警卫工作；（3）（3）（3）（3）会场内外的安全保卫工作会场内外的安全保卫工作会场内外的安全保卫工作会场内外的安全保卫工作。12.2 12.2 会务工作流程图（会前）会务工作流程图（会前）确定会议主题与议

13、题确定会议主题与议题确定会议名称确定会议名称 确定会议时间与会期确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具明确会议所需设备和工具选择会议地点选择会议地点安排会议议程和日程安排会议议程和日程制发会议通知制发会议通知确定会议规模与规确定会议规模与规 格格布置会场布置会场 准备会议文件材料准备会议文件材料安排食住行安排食住行制定会议经费预算方案制定会议经费预算方案 制作会议证件制作会议证件 会场检查会场检查明确会议组织机构明确会议组织机构 确定与会者名单确定与会者名单12.2 12.2 会务工作流程图（会中）会务工作流程图（会中）做好会议记录做好会议记录组织签到组织签到做好会议值班保卫工作做好会议值班保卫工作 报到及接待工作报到及接待工作 做好后勤保障工作做好后勤保障工作 编写会议简报或快报编写会议简报或快报做好会议保密工作做好会议保密