如何做好部门控制与协调优质PPT.ppt

1、誤或反常的再次發生。1.6.內部控制由五個相關成分組成：控制環境、內部控制由五個相關成分組成：控制環境、風險評估、控制活動、信息交流及監控。這些風險評估、控制活動、信息交流及監控。這些組成成分的每一個部分都是管理程序的一個合組成成分的每一個部分都是管理程序的一個合成部分并在部門內部控制程序中起到明確作用。成部分并在部門內部控制程序中起到明確作用。1.7.控制環境因素包含完整性控制環境因素包含完整性倫理價值及組織倫理價值及組織中各人的能力中各人的能力管理者的哲學及運作風格管理者的哲學及運作風格管管理者指派權力及職責以及組織和開發人力資源理者指派權力及職責以及組織和開發人力資源的方式的方式執行委員

2、會提供的注意力方向。執行委員會提供的注意力方向。1.8.風險評估的一個前提條件是目標的建立風險評估的一個前提條件是目標的建立在在各層面上的聯系及內部調和性。各層面上的聯系及內部調和性。1.9.有效的信息交流必須在更廣的涵義上體現有效的信息交流必須在更廣的涵義上體現流下流下交叉然后上反饋到組織結構。所有人員交叉然后上反饋到組織結構。所有人員必須從最高管理者處接收到清楚的信息從而可必須從最高管理者處接收到清楚的信息從而可以嚴肅對待其控制責任。它們必須明白其在內以嚴肅對待其控制責任。它們必須明白其在內部控制系統中的角色如個體行為是怎樣與他人部控制系統中的角色如個體行為是怎樣與他人工作相關的。它們必須

3、有一個交流方法及信息工作相關的。它們必須有一個交流方法及信息流。流。10.不管內部控制設計得如何完善不管內部控制設計得如何完善它始終只能是為目標達它始終只能是為目標達成提供合理保証。內部控制系統中有一些內在局限性成提供合理保証。內部控制系統中有一些內在局限性大致如下：大致如下：a）控制的有效性將會因人為判斷時面臨的壓力來處理控制的有效性將會因人為判斷時面臨的壓力來處理手頭信息而受到限制。手頭信息而受到限制。b）即使內部控制設計得再好也會崩潰。雇員有時會誤即使內部控制設計得再好也會崩潰。雇員有時會誤解指令或犯簡單的錯誤。新技朮及電腦化信息系統解指令或犯簡單的錯誤。新技朮及電腦化信息系統的復雜性也

4、將導致錯誤的產生。的復雜性也將導致錯誤的產生。c）高層人員也許會為了個人的利益跨越規定的政策或高層人員也許會為了個人的利益跨越規定的政策或程序進行管理。不可將其與代表管理者行為與規定程序進行管理。不可將其與代表管理者行為與規定政策及合理用途的程序的管理層干涉行為混淆。政策及合理用途的程序的管理層干涉行為混淆。d）控制系統周圍可能有雇員共謀。個體的集體行動能控制系統周圍可能有雇員共謀。個體的集體行動能更改財務數據或其它管理信息且在某種意義上使得更改財務數據或其它管理信息且在某種意義上使得控制系統無法識別。控制系統無法識別。11.內部控制目標即想要得到的目標或特定事件循環下的條內部控制目標即想要得

5、到的目標或特定事件循環下的條件件如果達成如果達成則將使得潛在的浪費則將使得潛在的浪費損失損失未授權的未授權的實用及盜用的發生最小化。實用及盜用的發生最小化。1.12.控制目標包括：控制目標包括：1.1）授權性）授權性該目標用來確保負責人士在交易進行前得該目標用來確保負責人士在交易進行前得到的所有批准有記錄遵從個人或整體權限。到的所有批准有記錄遵從個人或整體權限。1.2）完整性）完整性該目標用來保証帳目記錄上無被省略的非該目標用來保証帳目記錄上無被省略的非法交易。法交易。1.3）正確性）正確性該目標用來保証所有合法交易的正確性并該目標用來保証所有合法交易的正確性并與組織交易數據一致與組織交易數據

6、一致其信息應按時間保存。其信息應按時間保存。12.控制目標包括控制目標包括1.6）過失處理）過失處理該目標用來保証在處理的任何階段中檢該目標用來保証在處理的任何階段中檢測到的過失及時得到糾正并報告給相關管理層。測到的過失及時得到糾正并報告給相關管理層。1.4）有效性）有效性該目標用來保証所有記錄的交易清楚地表該目標用來保証所有記錄的交易清楚地表現了實際發生的經濟事件在本質上是合法的現了實際發生的經濟事件在本質上是合法的且遵從管且遵從管理者的一般授權執行。理者的一般授權執行。1.5）自然防護及安全）自然防護及安全該目標用來保証進入自然資產及該目標用來保証進入自然資產及信息系統的途徑得到控制且嚴格

7、地受限于個人權限。信息系統的途徑得到控制且嚴格地受限于個人權限。1.7）職責分離）職責分離-目標要保証職責指派給個人使得單個人目標要保証職責指派給個人使得單個人能控制記錄功能及交易處理的相關程序。能控制記錄功能及交易處理的相關程序。作業層級作業層級內部控制內部控制A）基本作業內部控制基本作業內部控制1.原料及採購原料及採購1.1後勤管理後勤管理控制目標控制目標1：確保所有收到的材料及相關資訊均經處理，：確保所有收到的材料及相關資訊均經處理，且及時供生產、倉存等。且及時供生產、倉存等。風險風險1：未把生產計劃與時間表反影在系统中，原料及採未把生產計劃與時間表反影在系统中，原料及採購相關部門未掌控

8、何時需要用材料，或何部生產。購相關部門未掌控何時需要用材料，或何部生產。控制點控制點1.生產計划或生產時間表須載明需要材料的種生產計划或生產時間表須載明需要材料的種類類時間及地點時間及地點2.生產計划或生產時間表均須通知采購部生產計划或生產時間表均須通知采購部3.定期匯總材料需求之資訊定期匯總材料需求之資訊交給驗收部門交給驗收部門4.凡經驗收的材料均須遵守運送程序凡經驗收的材料均須遵守運送程序入庫或送生入庫或送生產線產線5.把非例行材料如何運送之資訊通知采購部把非例行材料如何運送之資訊通知采購部6.對因材料及零件缺貨（績效指標）而造成之生產對因材料及零件缺貨（績效指標）而造成之生產問題問題進行

9、監督進行監督7.考慮實施及時生產制或其他類似的存貨管理制度。考慮實施及時生產制或其他類似的存貨管理制度。1.1後勤管理後勤管理控制點控制點1.訂定存貨記錄須迅速更新之訂定存貨記錄須迅速更新之程序程序并予執行并予執行2.比對實際驗收材料之日期與比對實際驗收材料之日期與輸入資訊之日期輸入資訊之日期如有不符如有不符進行追查進行追查3.定期檢查驗收單的資訊是否定期檢查驗收單的資訊是否已先輸入資訊系統已先輸入資訊系統驗收單驗收單須預先編號須預先編號須檢查編號是須檢查編號是否缺號否缺號若有追查。若有追查。風險風險2驗收材料之資訊未輸驗收材料之資訊未輸入資訊系统，輸入的資訊不正確，入資訊系统，輸入的資訊不正

10、確，或未及時輸入。或未及時輸入。1.1後勤管理後勤管理風險風險1：訂購單遺失。控制點控制點訂購單須先編號訂購單須先編號須檢查編號是否連續。須檢查編號是否連續。控制目標控制目標3：驗收及退還材料之記錄完整且正確。風險風險驗收單或出貨單遺失。驗收單或出貨單遺失。控制點控制點驗收單或出貨單須預先編號驗收單或出貨單須預先編號檢查是否缺號。檢查是否缺號。風險風險2：缺乏或不準確交貨日期的資訊。：控制點控制點建立一個尚未采購之訂購單的資訊系統建立一個尚未采購之訂購單的資訊系統用用以確認雖已到采購期以確認雖已到采購期但尚未采購之訂購單。但尚未采購之訂購單。控制目標控制目標2：防止已開立訂購單，但尚未採購之案

11、防止已開立訂購單，但尚未採購之案件發生。件發生。1.2驗收驗收風險：負責採購的員工不知道訂購材料風險：負責採購的員工不知道訂購材料之資訊。之資訊。控制點控制點1.核對訂購單與之驗收之材料核對訂購單與之驗收之材料未經訂購之材料不得驗收未經訂購之材料不得驗收2.對有驗收單而無訂購單之個對有驗收單而無訂購單之個案（績效指標）進行監督案（績效指標）進行監督檢查其付款單據。檢查其付款單據。控制目標控制目標4：透過適當程序訂購之材料，：透過適當程序訂購之材料，才可驗收。才可驗收。1.2驗收驗收控制目標控制目標5：只有符合訂購單規格之材料，才可驗收。未測試材料是否符合規格。控制點控制點1.制訂測試材料規格之

12、程序制訂測試材料規格之程序2.監督因材料未符合標准規格而出現的生產問監督因材料未符合標准規格而出現的生產問題（績效指標）。題（績效指標）。訂購單未清楚訂明訂購材料之規格。控制點控制點1.備置測試材料所使用之規格清單備置測試材料所使用之規格清單2.會同采購人員（會同采購人員（IQC）共同驗收共同驗收檢查購入檢查購入材料之規格材料之規格3.監督因材料及零件不符標准規格而造成的生監督因材料及零件不符標准規格而造成的生產問題（績效指標）。產問題（績效指標）。1.2驗收驗收控制目標控制目標6：凡轉移至其他作業之材料，均已凡轉移至其他作業之材料，均已記錄。記錄。材料轉移時，未製成憑証。控制點控制點材料由驗

13、收部門轉移至其他部門時材料由驗收部門轉移至其他部門時須附隨適當憑証。須附隨適當憑証。材料轉移之憑証遺失。控制點控制點1.憑証預先編號憑証預先編號調查是否缺號調查是否缺號2.定期盤點材料定期盤點材料與永績盤存記錄核對與永績盤存記錄核對如如有差異（績效指標）有差異（績效指標）則予調查。則予調查。1.2驗收驗收控制目標控制目標7：保障已驗收材料之實體安全：保障已驗收材料之實體安全風險：維護已驗收材料所採取的實體安全措施風險：維護已驗收材料所採取的實體安全措施不當。不當。控制點控制點1.維護已驗收材料之實體安全維護已驗收材料之實體安全2.材料之保管及記錄材料之保管及記錄分由不同員工負責。分由不同員工負

14、責。1.2 驗收驗收控制目標控制目標8：確保在收到材料時，應付帳款材料及訂購：確保在收到材料時，應付帳款材料及訂購單之資訊均經更新。單之資訊均經更新。驗收的資訊遺失。控制點控制點1.驗收單預先編號驗收單預先編號調查是否缺號調查是否缺號2.定期辨認是否有訂購單已開立定期辨認是否有訂購單已開立但未予采購之事情但未予采購之事情并予并予調查調查3.定期盤點定期盤點對數對數如有差異如有差異應予調查。應予調查。輸入資訊系統之驗收材料資訊，可能不正確或不及時。控制點控制點1.定期驗証應付賬款定期驗証應付賬款材料或尚未開采購訂購單等資訊之正材料或尚未開采購訂購單等資訊之正確性確性2.定期抽查驗收材料之資訊已及時輸入資訊系統。定