接待流程PPT资料.ppt

1、接待工作政策：“统一规范，归口统一规范，归口管理，分类分级，信息共享管理，分类分级，信息共享”。接待工作的组织采用接待工作的组织采用“分散资源，集中控制分散资源，集中控制”的原则，的原则，公司统公司统一制定接待一制定接待工作方针、流程、接待标准、行为规范，接待资源部门分散，并工作方针、流程、接待标准、行为规范，接待资源部门分散，并开发外部开发外部接待资源，尽量采用外包。接待资源，尽量采用外包。方方 针针接待元素分为十大模块会见及交会见及交流流迎接迎接礼品礼品参观参观游览游览送行送行住宿住宿就餐就餐接待信息接待信息接待人员接待人员一、迎接模块一、迎接模块确定迎接人员 迎接车型 迎宾布置要求选择应

2、接地点 确定迎接要求确定迎接要求 确认客人人数如客人需要公司帮助预订机票或火车票，应确认客人离福日期并落实机票或火车票等注意事项根据客人的来访目根据客人的来访目的和重要程度选择的和重要程度选择各要素选项各要素选项会见及交会见及交流流迎接迎接礼品礼品参观参观游览游览送行送行住宿住宿就餐就餐接待信息接待信息接待人员接待人员p公司门口p总裁p有特殊要求车型p鲜花迎宾p机场p公司副总裁p车型：p迎接地点挂欢迎横幅p航班号：p总监p无特殊要求p铺红地毯p火车南站p部门经理p摄像p火车北站p指定领导p拍照p车次：p接待人员p酒店p司机p酒店名称：p时间：p其他公司p地点：p公司地址：会见及交会见及交流流迎

3、接迎接礼品礼品参观参观游览游览送行送行住宿住宿就餐就餐接待信息接待信息接待人员接待人员二、住宿模块二、住宿模块确定住宿要求确定住宿要求确定住宿时间选择入住酒店入住时间：离开时间：确定支付方式客人住宿要求名称名称标准准房房间类型型位置位置西湖酒店五星级豪华湖景单间_间豪华湖景标间_间行政套房_间西湖边香格里拉五星级豪华单间_间豪华标间_间行政套房_间五一广场威斯丁五星级豪华单间_间豪华标间_间行政套房_间江滨路美仑华美达五星级豪华单间_间豪华标间_间行政套房_间长冠城福州大饭店四星级高级单间_间豪华标间_间豪华套房_间五一广场景城大酒店四星级高级单间_间豪华标间_间豪华套房_间福新路口左海大厦三

4、星级普通标间_间豪华标间_间普通单间_间豪华单间_间左海温泉戴斯三星级行政大床房_间行政标间_间行政套房_间长冠城四级如春快捷标间_间单间_间屏西如家快捷标间_间单间_间铜盘河p支付方式：p公司全部承担p公司只承担房费p公司与客人共同承担p客人完全自理p提前办理好入住手续p楼层要求p摆放鲜花p摆放水果p摆放公司欢迎牌p摆放公司宣传册根据客人的来根据客人的来访目的和重要访目的和重要性选择选项性选择选项三、就餐模块三、就餐模块确定就餐要求确定就餐要求费用承担 确定客人人数 选择就餐酒店 接、送宴陪同领导会见及交会见及交流流迎接迎接礼品礼品参观参观游览游览送行送行住宿住宿就餐就餐接待信息接待信息接待

5、人员接待人员 事先了解客人风俗习惯，尊重客人习惯。做好费用预算事先确认用餐酒水安排就餐用车 接待人员注意事项接待人员注意事项根据客人来访的根据客人来访的目的和重要程度目的和重要程度选择各要素选择各要素午餐和晚餐午餐和晚餐一类：p西滨九号会所p香格里拉酒店p威斯丁酒店p最佳西方财富酒店p领导指定酒店二类：p园中园酒楼p梅峰荣誉酒楼p西二环牡丹大酒店p康特大酒店p温泉大饭店p舒友酒楼三类：p工作餐p黄鹤楼酒楼p普通连锁酒楼客人人数：接、送宴陪同人员接、送宴陪同人员:p总裁p公司副总裁p部门总监p部门经理p指定领导p接待人员全程陪同人员全程陪同人员:p总裁p公司副总裁p部门总监p部门经理p指定领导p

6、接待人员p公司全部承担p客人完全承担p公司承担接、送宴，其余客人自理p其它四、会见及交流模块四、会见及交流模块 确定会见及交流的内容和要求确定会见及交流的内容和要求其他要求 安排会见领导技术交流 交流人员 管理交流 根据客户的来访目根据客户的来访目的和重要程度选择的和重要程度选择各要素选项各要素选项准备工作准备工作 摆放资料确定会议室人数：时间：所需设备注意事项：会前将汇报材料与相关领导沟通会见及交会见及交流流迎接迎接礼品礼品参观参观游览游览送行送行住宿住宿就餐就餐接待信息接待信息接待人员接待人员p投影仪p写字板p视频会议p其它p总裁p副总裁p总监p部门经理p领导指定人员p其它p公司汇报提纲p

7、公司宣传片p公司画册p公司团刊p交换p传输p无线p数据通信p网络优化p其它p公司汇报p企业文化p公司管理机制p人力资源管理p其它p技术部p项目管理部p人力资源部p财务部p综合部p录音p录像p拍照p会议室茶点p会议记录五、游览模块五、游览模块 确定游览方式确定游览方式游览准备工作游览准备工作图纸饮料和药品 照相机景观门票确定游览要求确定游览要求确定游览项目确定游览项目 景点景点 会见及交会见及交流流迎接迎接礼品礼品参观参观游览游览送行送行住宿住宿就餐就餐接待信息接待信息接待人员接待人员短途：短途：p三坊七巷p鼓山p西湖、左海p贵安温泉周边游：周边游：p永泰青云山（夏季漂流/冬季温泉）p永泰天门山

8、（夏季漂流/冬季温泉）p永泰云顶p莆田湄洲岛p厦门鼓浪屿p永定土楼p武夷山p五星级p四星级p三星级p普通快捷酒店游览住宿标准游览住宿标准p高尔夫p水上乐园pKTV唱歌p养生会所p茶舍品茶p榕城歌剧院娱乐项目娱乐项目p安排旅行社p安排导游p公司接待人员全程陪同p公司提供门票，客人自行游览p其它六、礼品模块六、礼品模块 确定礼品要求确定礼品要求领导会见时送礼时 其他 选择送礼最选择送礼最佳时机佳时机确定礼品要求确定礼品要求填写送礼申请单填写礼品申请单，并提交相应领导审批选择礼品时上报相应领导汇报决定。送礼准备工作根据客户的来访根据客户的来访目的和重要程度目的和重要程度选择各要素选项选择各要素选项p

9、 寿山石p 根雕p 牛角梳 电器类文化类特殊礼品 工艺品类生活类p 茶叶p 大世界橄榄p 海鲜干货 详见礼品清单会见及交会见及交流流迎接迎接礼品礼品参观参观游览游览送行送行住宿住宿就餐就餐接待信息接待信息接待人员接待人员礼品与要求赠送的礼品不同时，接待人员要与办事处等相关人员沟通七、送行模块七、送行模块 接待人员与客人最后确认离深时间、订票情况等：安排送行车辆，并注意车型要求确定送行确定送行p领导送行p接待人员送行 p司机送行 p不需送确定送行方式确定送行方式确定发送地确定发送地p公司门口p住宿酒店p机场 其他其他p赠送小篮热带水果p花束 会见及交会见及交流流迎接迎接礼品礼品参观参观游览游览送

10、行送行住宿住宿就餐就餐接待信息接待信息接待人员接待人员根据客户的来访目的根据客户的来访目的和重要程度选择各要和重要程度选择各要素选项素选项接待人员注意事项接待人员注意事项会见及交会见及交流流迎接迎接礼品礼品参观参观游览游览送行送行住宿住宿就餐就餐接待信息接待信息接待人员接待人员八、接待人员模块八、接待人员模块-接待实施接待实施 接待过程中发生问题时应及时请示领导，或与接待委托人协商解决，情况紧急时可根据实际情况灵活处理，事后再向领导汇报：计划变更应及时通知相关协作部门人员，并向信息员汇报动态。接待实施接待实施实施过程中问题处理原则实施过程中杂费处理原则按计划实施各项接待活动在接待实施过程中，尽

11、量事先通知下一步骤相关人员。可报销杂费项目：酒店客房服务员、行李生小费：用餐酒店或酒楼服务员小费：游览区内风味小食摊档费用、无票据游乐项目、纪念品/工艺品购买费用：出租车费（代客人付，接待人员未陪同）其他费用项目（需特别说明）费用标准参照接待陪同人员杂费报销制度执行：不卑不亢、落落大方不卑不亢、落落大方礼仪得体、谦虚适度礼仪得体、谦虚适度实事求是、灵活处置实事求是、灵活处置会见及交会见及交流流迎接迎接礼品礼品参观参观游览游览送行送行住宿住宿就餐就餐接待信息接待信息接待人员接待人员九、接待人员模块九、接待人员模块-接待总结接待总结接待总结接待总结有票据费用项目填制费用报销单报销“无票据费用项目遵

12、照市场客户接待人员无票据费用报销制度进行核销：收集整理接待信息收集整理接待信息编写接待总结，费用编写接待总结，费用总结并填制相关表格总结并填制相关表格接待总结：接待费用统计：高层领导会见客户登记表：向相关部门反馈接待向相关部门反馈接待信息信息将经审批的接待总结和费用统计传真给相关接待委拖部门/办事处接待信息、接待总结和接待费用统计交信息员归档：省会城市副局级以上来访客户信息由信息员反馈市场管理部：核销接待费用核销接待费用来访客人基本信息：重要客人信息：会谈纪要：不卑不亢、落落大方不卑不亢、落落大方礼仪得体、谦虚适度礼仪得体、谦虚适度实事求是、灵活处置实事求是、灵活处置会见及交会见及交流流迎接迎接礼品礼品参观参观游览游览送行送行住宿住宿就餐就餐接待信息接待信息接待人员接待人员十、参观模块十、参观模块确定参观要求确定参观内容确定是否需要在公司门口打欢迎牌会议要求p会议室挂横幅p拍照p录像p会议记录是否领导陪同p荣誉室p办公区域根据客人的来访目根据客人的来访目的和重要程度选择的和重要程度选择选项选项p总裁p公司副总裁p部门总监p部门经理p指定领导p接待人员