商务部管理制度.doc

1、商务部规章制度一、制度总则本规则是规定本公司业务处理方针及处理标准，其目的在于使业务得以圆满进行,适用于商务部以及与之相协作的相关部门. 二、商务销售人员工作守则1、 商务销售人员认真对待每个客户，对业务进行跟单、回访，尽最大努力订单，要积极主动与客户联系，与关键客户必须保持长期定时的联络。2、接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。3、商务销售人员应定期拜访客户，询问、了解产品的使用及售后情况，进行必要的感情投资，寻求双方长期的合作可能性。4、商务销售人员应积极学习，提高个人对产品及市场的敏锐嗅觉，充分

2、了解客户的中长期发展规划，发掘客户的需求。5、工作期间，不得与客户发生冲突，不卑不吭，尽量友好协商处理。如发生此类情况将严重处理，同时也不得过份迁就客户过份要求，造成公司损失。6、商务销售人员在与客户洽谈中需要对价格策略进行调整时，应及时与上级主管领导说明原因及具体调整的方案，获批准后再与客户接触。若出现营销计划以外的重大情况时，应向上级主管领导及时汇报，获得批准后方可与客户商谈，不得擅自作主决定营销计划以外的重大问题；7、商务销售人员在与客户接触沟通时时，需及时记录整理会谈内容并存档。8、商务销售人员与客户接触，除介绍公司业绩和技术实力外，为增加沟通效果可视实际情况在预算范围内可进行必要的宴

3、请和赠送纪念品。三、商务销售人员责任1、商务销售人员必须对其活动的后果负责，并确保其作出的决定、介绍和行为能符合公司的营销战略并满足客户的要求。2、商务销售人员必须不得向第三方泄露公司机密及客户资料信息，不得在外同时兼职同行职业。四、商务人员工作职责1）岗位名称：电子商务工作关系： 1、直接上级：销售主管2、直接下级：无 工作职责： 1、遵守公司的规章制度，服从公司的安排与管理2、努力完成上级下达的销售目标3、认真对待每一个客户，做到有始有终，做好客户记录，保管好报价单、图纸等资料。4、规范发帖，保证所发贴子的质量，完成公司每天布置的数量5、如遇到客户报修、催货、催票等问题，及时转交客服，与协

4、助客服处理问题，任何情况下不得与客户发生冲突，保持良好的客情关系。6、遇到特殊情况（如有人刺探公司情况等），需立即上报7、积极参加公司组织的各项培训与活动，努力提升自身的能力8、团结同事，不管在职与离职都不得做出损害公司的行为2）岗位名称：商务主管工作关系： 1、直接上级：商务经理2、直接下级：电子商务 工作职责： 1、遵守公司的规章制度，服从公司的安排与管理2、努力完成公司下达的销售任务，合理分配任务目标3、认真对待每一个客户，做到有始有终，做好客户记录，保管好报价单、图纸等资料。4、如遇到客户报修、催货、催票等问题，及时转交客服，与协助客服处理问题，任何情况下不得与客户发生冲突，保持良好的

5、客情关系。5、合理分配组内的资源，保管好了组内的各种资料（包括组员的）6、组内各项事务的及时处理与汇报7、保持整个团队的激情与工作热情8、合理安排组员的工作，让每个组员都能发挥自己的潜能9、定期给组员培训，增强整个团队的实力10、要以身作则，端正自己工作态度，注意平时的言行，为组员树立良好的目标3）岗位名称：客服专员工作关系： 1、直接上级：客服主管2、直接下级：无 工作职责： 1、遵守公司的规章制度，服从公司的安排与管理2、做好电加热行网单子的承接，认真对待每一个客户，做到有始有终，做好客户记录，保管好报价单、图纸等资料3、努力完成上级下达的销售任务4、及时解决好转交或直接接到的客户报修、催

6、货、催票等问题，任何情况下不得与客户发生冲突，保持良好的客情关系。5、如遇到无法解决或需要协助的问题，需立即上报6、仔细整理好公司的合同、失效客户等各种资料，并做好分类。7、保管好各项资料，不可造成遗失或泄露8、做好客户群的定期电话回访与短信回访，及节假日的短信问候。维护好公司的客户群9、团结同事，不管在职与离职都不得做出损害公司的行为4）岗位名称：公关工作关系：1、直接上级：商务经理2、直接下级：无工作职责：1、遵守公司的规章制度，服从公司的安排与管理2、熟悉公司的业务工作与业务流程，协助商务与客服工作3、代表公司接待客户，建立公司与客户间的相互了解、信任和支持的关系，树立良好的企业形象。4

7、、主动收集客户的意见和反应，及时向管理部门通报各种信息。5、监督各业务组的工作情况以及不断督促他们提高服务质量6、妥善处理客户的投诉问题，维护好公司的形象五、销售计划(一)每年或根据实际情况择期举行不定期的业务会计，并就目前的国际形势、产业界趋势、同行业市场情况、公司内部状况等情况来检查并修正目前的销售方针，方针确定后，传达给所有相关人员。其内容包括：1、制品种类、项目;2、价位;3、选择、决定接受订货的公司;4、交货日期及付款日期;5、契约款品。(二)产品种类及项目，应视行情的好坏，订货的繁易等条件，按下列各项进行评核：1、停止多种类少数量的销售方针，并以尽量减少种类、增加单位数量为原则。2

8、、以接受订货为主，订货量需加上确实标准品的预估生产销量。3、所接受的订货数量很多时，除应自行生产外并应注意其他商品销路。(三)商品价格的定位须区分为目前获利者与未来获利者，并考虑较容易让人接受的价位来决定产品的种类。(四)在选择、决定往来的订货公司时，须以下列为重点方针：1、从未来的贸易、特别需要或重要的产业着手。2、推展国家重点企业、军工企业及地方公共机构的开拓。(五)交货及付款日期，则须恪守下列各项方针：1、到期必须确实交货。2、收到订单时，须要求正确的交货日期，并且规定有计划性的生产。(六)在订立契约时，要尽可能使契约款项能长期持续下去。六、营业机构与业务分担(一)营业内容可分为内务与外

9、务两种，并依此决定各相关的负责人员。1、内务：(1)负责预估，接受订货及制作，呈办相关的文案处理。(2)记录、计算销售额及收入款项。(3)处理收入款项。(4)统计及制作营业日报。(5)制作及寄送收款通知书。(6)印制、寄送收据。(7)督促发货包装及监督。(8)与客户进行电话及其他相关联络。(9)搜集、整理产品及市场调查的相关资料。(10)制作收发文书。(11)进行广告宣传及制作、发布广告媒体。(12)计算招待、出差、事务管理及旅行费用。(13)接待方面的事务。2、外务：(1)探寻及决定下批订单的公司。(2)对下批订单后的状况进行调查、探究及掌握。(3)与客户做估价、接受订货及延揽交易。(4)接

10、受订货后、负责检查、交货的各项联络、协调与通知。(5)回复客户的通知及询问。(6)做有关产品出厂及检查的联络工作。(7)开拓、介绍客户。(8)客户的访问、接待及交际。(9)同业间的动向调查。(10)协作技术部作新产品的研究、调查。(11)制作客户的问候函。(12)请款、收款业务。(二)对于客户的资料应随时加以适当分类、记录下来。相关者或资料取得者也应随时记入所得的资料。1、把资料分类为对交易有重要性者及不重要者，并记入下列各评核事项：组织结构、负责人员、电话、场所、资产、负债、信用、业界的地位、交易情况、付款情况、交易系统、营业情况、使用场合、交货情况、态度等。2、除了以上的记录之外，还须将报

11、纸、杂志剪贴下来，分类整理。(三)销售业务必须依工作部门别及实际情况等分掌各项环节与跟进，努力使订货业务与此配合一致。(四)调查各产业或各地区、各家公司的经营状况，并以此来掌握有利的公司、事业、公家机构等，制定有效的推销政策，并对此展开宣传工作，以利开拓交易的进展。(五)每月应针对预估及实际的接受订货量，制成记录表，并随时与制造部门保持联系。1、客户下个月预定订货量及本月份的实绩。2、各品项，各工作别的预定量及本月实绩。3、交货、请款及收款的预定额及本月实绩。(六)为使生产及所接受的订货能够容易估算，生产及库存一定要先预估出固定的数量，在接受订货的同时也能做好交货。(七)如果客户表示热忱并有意举行商务会晤，公司可借此机会收集情报并借此斡旋、开拓交易。必要时公关部可支援交易的斡旋及开拓。七、交易原则(一)进行交易时，若有必要，须在交货后不定期地访问客户负责人员，以利听取他们对产品使用状况意见，或可利用书信邮件代询。(二)交货日期原则上由商务部向生产部洽询后决定，通知订货方。(三)交易应设法与对方订立长期或持续性契约，价格方面则另由其他条项规定。 拟稿人:周娓 审稿人: 审核人: