规范办公行文-轻轻松松掌握行文PPT推荐.ppt

1、决定：通报：表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。请示：向上级机关请求批示、批准。报告：向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。意见：对重要问题提出见解和处理办法。函：不相隶属机关之间洽谈工作等（平行文）。7请示与报告的区别请示与报告的区别文种 性质 目的 时间 内容对上级要求公文结尾请示 请求性文件 请求指示和批准事前行文 只能一事一文有肯定性要求上级要有“批复”“妥否，请批示”报告 陈述性文件 汇报工作、反应情况事后行文可多事报一事报无肯定性要求上级一般不做批示，更无“批复”“特此报告，请审阅”一、公文种类一、公文种类8 （二）非法定文（二）非法定文 非法定文种，不能独立行文，

2、非法定文种要上报或下发时，必非法定文种，不能独立行文，非法定文种要上报或下发时，必须从法定文种中寻求一个文种当载体，载着它行文。须从法定文种中寻求一个文种当载体，载着它行文。非法定文种包括：管理规定、工作总结、规划计划、调研报告非法定文种包括：管理规定、工作总结、规划计划、调研报告等。等。如：关于印发海油发展科技驱动战略发展纲要的通知关于印发海油发展科技驱动战略发展纲要的通知 海油发展科海油发展科20122012229229号号一、公文种类一、公文种类9一、公文种类一、公文种类10 越级警告！越级警告！一般不得越级请示和报告，如确需越级的应抄送被越过的单位。“请示”应当一文一事，一般只写一个主

3、送机关，需要同时送其他机关的，应 当用抄送形式；但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送 “请示”、“报告”、“意见”。机关内部不以文件方式办理。部门需呈报公司领导审批的事项，采用“请示报 签”方式。二、行文规则二、行文规则11 发文流程：草拟文稿、部门审核、会稿发文流程：草拟文稿、部门审核、会稿/会签、核稿、签发、编号、缮印、会签、核稿、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发校对、用印、登记、分发 （一）（一）草拟文稿草拟文稿:准确、简洁、朴实、准确、简洁、朴实、提交、留存提交、留存 1.1.标题标题：发文机关（作

4、者）、事由和文种发文机关（作者）、事由和文种 转发上级机关文件标题：发文机关、转发转发上级机关文件标题：发文机关、转发/批转批转/印发（发布）、原文标题和文种印发（发布）、原文标题和文种 标题中常用的三种标号：括号（补充、解释、说明）、引号（特指名称：标题中常用的三种标号：“五一五一”“”“十十一一”）、书名号（引用法规性文件）、书名号（引用法规性文件）如如:关于进一步加强建设项目关于进一步加强建设项目“三同时三同时”管理的通知（海油发展安字管理的通知（海油发展安字201220123636号）号）发文机关一般省略。发文机关一般省略。2.2.主送机关使用全称或规范化简称主送机关使用全称或规范化简

5、称。三、发文办理三、发文办理12 3.3.引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。引用公文应当先引标题，后引发文字号。现将总公司办公厅转发的如：现将总公司办公厅转发的国家档案局办公室关于加强汛期档案安全保管的紧急国家档案局办公室关于加强汛期档案安全保管的紧急 通知通知（档电（档电201220126 6号）转发给你们，请结合要求认真落实。号）转发给你们，请结合要求认真落实。4.4.结构层次序数，第一层为结构层次序数，第一层为“一、一、”，第二层为，第二层为“（一）（一）”，第三层为，第三层为“1.1.”,第四第四 层为层为“（1 1）”不要越级套用，限制在四层以内；一般不用

6、不要越级套用，限制在四层以内；一般不用“第一第一”“”“第二第二”“”“首首 先先”“”“其次其次”“”“再次再次”5.5.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词组、惯用语、缩略语等数字公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词组、惯用语、缩略语等数字 必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。三、发文办理三、发文办理13 6.6.主题词标注：应使用公文的关键词（名词或名词性词组）。主题词标注：主题词一般不超过主题词一般不超过5 5个，最后一个为文种。个，最后一个为文种。（二）（二）部门审核部门审核 部门负责人对文稿进行审核把关，审核的重点为政策、

7、法规、专业技术、业务工部门负责人对文稿进行审核把关，审核的重点为政策、法规、专业技术、业务工作等项内容，合格后在拟文稿纸的作等项内容，合格后在拟文稿纸的“部门审核部门审核”栏内签字（含日期）。栏内签字（含日期）。（三）（三）会稿会稿/会签会签 文稿内容如果涉及其他部门的业务工作，拟稿部门应牵头与相关部门进行会稿和协文稿内容如果涉及其他部门的业务工作，拟稿部门应牵头与相关部门进行会稿和协商，取得一致意见后，相关部门负责人在拟文稿纸的商，取得一致意见后，相关部门负责人在拟文稿纸的“会稿会稿”栏内签字（含日期）。文稿内容如果涉及两个以上公司领导的主管业务，拟稿部门应将文稿送各主管领导文稿内容如果涉及

8、两个以上公司领导的主管业务，拟稿部门应将文稿送各主管领导审批，主管领导在拟文稿纸审批，主管领导在拟文稿纸“会签会签”栏内签字（含日期）。三、发文办理三、发文办理14（四）核稿 1.是否确需行文；2.行文方式是否妥当；3.是否符合行文规则和拟制公文的有关要求（机关和部门不能联合行文）；4.公文格式是否符合规定。（五）签发 上报上级机关，由总经理签发；联合行文主办机关首先签署意见，协办单位依次会签，一般不使用复印件会签；不相隶属单位的函，根据涉及内容由主管领导签发。三、发文办理三、发文办理15公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以

9、下主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。四、公文格式四、公文格式16 发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，用红色标识。发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识用3号仿宋体字；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即 1不编为001），不加“第”字。四、公文格式四、公文格式17 签发：公文标识签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。公文标题：红色反线下空2行，2号小标宋体字，

10、可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排 列对称，间距恰当。四、公文格式四、公文格式18 主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。公文正文：主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。附件：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。四、公文格式四、公文格式19 成文日期：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”。单一发文印章：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日

11、期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。联合行文印章：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。采用同种加盖印章方式，。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。四、公文格式四、公文格式20 特殊情况说明：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。附注：公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。主题词：用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；

12、词目之间空1字。四、公文格式四、公文格式21 抄送机关：公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识文法同抄送机关。印发机关和印发日期：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。四、公文格式四、公文格式22 版记中的反线：版记中各要素之下均加一反线，宽度同版心。版记的位置：版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。页

13、码：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。四、公文格式四、公文格式23 收文登记：各级来文由综合办公室文书统一签收、拆封，对文件进行分类、登记、编号，综合办公室文书对收到的文件进行检查，检查主要包括：下属单位上报的公文是否符合行文规则，问题严重的退回原单位修改；上级机关来文和外来文件是否主附件齐全，若有缺失应与其联系索要。公司领导和各部门人员开会带回的或通过其它途径收到的文件，要及时交综合办公室文书，不能自行处理或存放个人手中。拟办：综合办公室主任按照来文

14、性质、内容及办理要求提出拟办意见。紧急文件要即阅即办。批示：综合办公室文书根据拟办意见将文件及时分送有关领导批示、阅知。领导批阅文件应及时，并在收文处理纸签署处理意见，若无意见应署名表示阅过。五、收文处理五、收文处理24 承办：综合办公室文书根据领导批示意见将文件及时分送相关部门办理。承办部门要认真研究交办文件的内容和批办意见，并抓紧办理，急件、特急件应随到随办并按限时办理完毕；如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天；属于本部门职权范围的事项，应当由部门自行办理；涉及两个以上部门的文件，由主办部门会同有关部门共同办理，不得互相推诿，贻误工作。承办部门要将处理结果填写在公文阅办单上。办文：收文办理意见一律用钢笔或签字笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。对有关部门承办的文件，综合办公室要负责催办，了解和反馈承办情况，督促落实；阅批文件后应签名以示负责。五、收文处理五、收文处理25 如有领导如有领导“批示批示”、“拟办意见拟办意见”，文书应责成有关部门和人员按文件，文书应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。文书对文件负有催办检查督促的责任，所提要求和领导批示办理有关事宜。文书对文件负有催办检查督促的责任，以防积压或漏办。各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要以防积压或漏办。各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况