行政助理培训PPT文档格式.ppt

1、6.随机应变能力强，沉着处理紧急事件。行政人员需要具备的特质7.能代替上司处理日常事务，独立工作能力强。8.良好的职业道德和强烈的进取心，求知欲强。9.知错能及时纠正，有组织观念和团队精神。10.良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码反应迅速。11.有一定数学头脑，懂办公室内财务管理。12.熟练掌握办公软件，能以最佳的方式管理文件 （归档、保存、查找）13.严守秘密谨慎处理保密文件。行政人员的角色扮演行政人员总调度参谋和助手桥梁和枢纽代言人不一定是上司的，要为同事服务角角色色扮扮演演图图行政人员必须要有的角色认知 在工作中，我们每个人扮演的都不止一个角色，我们既是上司的下属，又是同事的同事，

2、同时还是下属的上司，而这种角色会随着我们资历的增长或其他原因而发生改变，我们会在上司、同事、下属间转换，只有认清本位角色，才能更好的处理人际关系和工作关系，从而使我们更好的投入到工作中去，下面我们分别认识一下这三种基本角色。行政人员必须要有的角色认知上司同事下属“三位一体”是上级的窗口和桥梁完成目标同时实现自身的发展和提升是上级的辅助者和补充者是上级的执行者和推动者作为下属的四项职业准则下属同事上司下属同事上司内部内部客户客户是同事是配合者是竞争者骨干骨干计划者计划者执行者执行者教练员教练员团队领袖团队领袖沟通者沟通者下属上司同事行政管理工作内容简介 企业的行政管理工作内容包括行政事务管理、办

3、公事务管理、人力资源管理。具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、档案管理、会议管理、涉外事务管理，生活福利、车辆、安全卫生等。根据我公司实际情况，现将行政管理的工作内容细分为以下五大类，具体见下页表格。行政人员的日常工作工作内容办公室办公室管理管理1、办公耗材的申购、管理、发放、领用，并做详细记录，每月盘点库、办公耗材的申购、管理、发放、领用，并做详细记录，每月盘点库存，做办公耗材月盘点明细表，年终做汇总表；存，做办公耗材月盘点明细表，年终做汇总表；2、办公自动化设备使用办公自动化设备使用、维护，复印机使用记录；、维护，复印机使用记录；3、各部门报表的

4、保管及上呈，、各部门报表的保管及上呈，各部门工作计划的收集、存档、监督；各部门工作计划的收集、存档、监督；4、公司事务的联络、转达、交涉、调整；公司事务的联络、转达、交涉、调整；来电来函的接听收阅、分类来电来函的接听收阅、分类及传达（视情况而定以书面或口头传达），部门文书类工作协作及传达（视情况而定以书面或口头传达），部门文书类工作协作5、公司内外文件的收发、处理、整理、归档（包括订阅的报纸、杂志）、公司内外文件的收发、处理、整理、归档（包括订阅的报纸、杂志）6、内部会议召开地点的选择、会议内容的记录、存档，年终总结。、内部会议召开地点的选择、会议内容的记录、存档，年终总结。后勤后勤管理管理1

5、、员工食堂、宿舍及车辆的管理，并做好管理记录，涉及款项的要做好台帐，在年终时对食堂明细帐、宿舍使用情况、及办公室所属车辆外派情况做统计；2、清洁卫生管理，包括办公楼、食堂、宿舍等公司各个角落的清洁分配及管理，保持整洁的厂容形象；3、厂区绿化管理，分配人手定期对厂区内绿化作物修剪，保持良好的厂貌形象。人力资人力资源管理源管理1、员工招聘、入职培训、入职后员工招聘、入职培训、入职后分阶段的分阶段的能力拓展培训，薪能力拓展培训，薪酬规划、酬规划、员工考勤、员工福利员工考勤、员工福利2、人事制度及公司各部门日常办公及管理制度的建立、人事制度及公司各部门日常办公及管理制度的建立公关事公关事务管理务管理1

6、、重要接待，包括政府机构的检查、参观，及外来企事业单位的合作交流等情况下的人事接待；2、危机公关，对怀有不善意图来访者的接待或恶意事件的处理，根据具体情况可要求相关部门协助处理；3、媒体宣传，分为官方和非官方的，平时与各种媒体及广告公司接触，搜集信息、分析判断，根据公司需要选择适当的宣传方式，可与内部相关部门沟通采购事采购事务管理务管理协助各部门填写采购申请单，并存档，定期分类汇总，年底做年终汇总表。行政人员日常工作的三大特征多样性与系统性的统一辅助性与主动性的统一原则性与灵活性的统一行政人员要做好安全与保密工作积极防范突出重点有保有放内外有别不该说的不说不该问的不问不该看的不看不该记录的不记

7、录不在非保密本上记录不在私人通信中涉及不在公共场所谈论不在非保密区存放不在非保密区传达不在公共场所携带原则方针1.组织架构的设计、岗位描述、人力规划编制、考勤管理的工作。2.招聘使用3.员工基本信息管理4.工作报酬5.培训开发6.人员考核7.员工纪律管理组织架构的设计岗位描述人力规划编制考勤管理的工作招聘使用使部门人力资源计划与组织的战略协调一致，根据职位准备面试题库。对申请人进行面试作最终录用和委派决定。对提升、调迁、奖惩和辞退做出决定，职务分析和工作分析的编写。制定人力资源计划。实现人力资源合理配制。员工基本信息管理 主要包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、毕业院

8、校、专业、身份证号、职务、离职日期、离职原因、培训、工作履历、现住址、联系电话。员工应聘登记表加以收集并录机，统一管理，基本信息管理有助于人事部门对于员工的了解、管理以及工作调动、职务升迁等。工作报酬 制定合理的薪酬和福利。对员工的工作成果给予肯定和保障。促使员工提高士气和生产效率的各种激励策略。培训开发 市场说到底是人才的竞争，是一个企业整体素质的竞争。应把全员培训作为企业立业之本，追求卓越，以人为本的管理方式。提供培训开发需求和待培训者名单，制定并实施培训开发计划。职业技能培训和职业品质的培训。人员考核 工作考核，满意度调查，研究工作绩效考核系统和满意度评价系统。制定纪律奖惩制度，以工作职

9、责来制定绩效考核标准。促进人力资源开发和合理利用，并且提高和维持企业的经营的高效率。员工纪律管理 公司管理制度由各部门严格贯彻执行、人事部门监督并执行。收集、整理、汇总员工对公司制度的遵守状况。设立意见箱，改善公司制度的不合理之处。人事部门对反馈结果进行处理，修正、完善管理制度。行政助理发展训练工作语言“规范”沟通行政职务技术职称行业称呼时尚称呼标准称呼无称呼替代性称呼不适当地方性称呼称兄道弟不适当的简称禁忌称呼工作场合标准与禁忌称呼工作语言“文明”沟通接待三声接待三声来有迎声问有答声去有送声去有送声 文明语言服务“三”要素热情三到热情三到眼到（眼看眼）口到（讲普通话，因人而异）意到（有表情）

10、文明十字（五句）文明十字（五句）问候语：“您好”请求语：“请”感谢语：“谢谢”道歉语：“对不起”（危机公关语）道别语：“再见”用别人喜欢听的句式来说话同 事：“这台复印机的质量太差了，才买 回来几天就不能用了，你们办公 室是不是专买不合格产品阿？”行政人员：“我非常理解你的心情！如果我 是你我也会这么想，让我们一起来 看看，有什么办法能够补救吧。”句式一：用“我理解”平息不满与矛盾用别人喜欢听的句式来说话句式二：用“我会”表达服务意愿行政人员：“你的问题我已经明白了。我会给部门崔经理打电话 询问，我会尽快给你答复的，好吗？同 事：“那就OK啦，谢谢！“对于你的问题，我十分抱歉，我尽可能向部门经

11、理 崔经理询问吧。”同 事：“你这是在应付我嘛，尽可能就是有可能不会啦，真是的！“用别人喜欢听的句式来说话句式三：用“你能？”提出要求行政人员：“你必须参加这次会议，这次会议很重要！“同 事：“喂喂，你以为你是总经理呢！说话这么冲！“你能尽全力抽出时间来参加此次会议吗？因 为这次会议很重要！“好的，我会尽全力安排的，谢谢你了！”用别人喜欢听的句式来说话句式五：说“我”代替“你”以纠正错误同 事：“我的表格已经交上去很久了，怎么还不批下 来呢，比我晚交的都批下来了，这是怎么回事啊！“别怪别人，你的表格都填错了，当然没办法批了。“什么，是你让我这么填的！你”同 事：“我的表格已经交上去很久了，怎么还不批下来呢，比我晚交的都 批下来了，这是怎么回事啊？“看来我还需要把表格的填法给你重新讲一遍，因为刚才可能说得 不够清楚，这里有一部分应该是这样填的“同 事：“哦，知道了，不好意思麻烦你了”行政助理发展训练外在形象的重要性问题：人的印象的形成包含哪几部分？所占的百分比？六、行政人员的职业形象人的印象的形成=55%外表+38%自我表现+7%语言行政助理发展训练