核心干部培训-卓越的时间管理PPT资料.ppt

1、怕万一达不到怎么办？会有失败感。无此意愿：为何要设定目标，每天过得好好的就可以了。误将行动当成就：每天忙来忙去，好像很有成就感。其实行动不等于成就，有结果才算有成就，所以一定要设定成就目标。二、策略性的目标设定（三）目标设定原则：目标要具体，例如我想要升教授、当主任、得到硕士学位等。目标必须是可衡量的。目标是可能实现的。目标是切合实际的。一定要设定时间表。二、策略性的目标设定（四）耶鲁大学的目标设定七个步骤：先拟出您期望达到的目标；列出好处：您达到这目标有什么好处?譬如您有一个目标想买房子，列出买房子对您有那些好处；列出可能的障碍点：您要达到此目标之障碍，可能是钱不够、能力不够等，一一列举；列

2、出所需信息：思索需要那些知识、协助、训练等；列出寻求支持的对象：一般而言，很难靠自己一个人即能达到目标，所以应将寻求支持的对象亦一并列出；订定行动计划：一定要有一个行动计划；订定达成目标的期限。二、策略性的目标设定（五）立定标竿的四个步骤：消除恐惧：不要担心失败，立定目标是必须的；认同每个人一定要有目标这个想法；完成耶鲁大学七步骤；坚持目标：若不坚持，任由挫折、打击所摆布因而放弃，则永远达不到预定的目标。一位希望追求成功的人须能坚持、决不放弃，才会成功地达到目标，例如爱迪生不断地尝试及坚持，终于达成目标。二、策略性的目标设定（六）目标管理：一个人需要在三方面设定目标：个人和家庭：这是您生活的诱

3、因；职业生涯和财务目标：这是您的方法；个人发展和专业发展：这是您的成果。二、策略性的目标设定（七）目标设定的步骤：写下目标：通常用想的还是不够，一定要写下您的目标，才能加深印象，进入我们的潜意识。设定优先顺序：目标可能有很多，一定要排定其优先级。拟定计划：依据目标之优先级拟定计划。对计划设定优先等级和先后顺序。排定时程表。确实做、马上做。二、策略性的目标设定（八）策略性的目标设定：您需要有六个月、一年、三年、五年、十年以及一生的目标：甚至于想好将来自己的墓碑上要刻那些字，这是一生的目标；除掉障碍；寻求合作；充实知识；决定关键步骤；人类因梦想而伟大：作伟大的梦、并使它们实现；每天早上重写一遍您的

4、目标，每天晚上审查这些 三、设定优先次序 每个人每天都有非常多的事情要做，为有效时间管理一定要设定其优先次序；会设定优先次序是快速晋升职位者的人格特质；根据柏拉度80/20 定律：在日常工作中，有20%之事情可决定80%的成果；目标须与人生、事业之价值观相互符合：如此才不致浪费力气；发展专长，从事高价值的活动：无益身心之低价值活动，会腐蚀我们的精力与精神尽量不要去做；三、设定优先次序 时间应如何运用才最有价值?一个重要的观念是要做对及重要的事情，而不是把事情做对！一般人的习惯是不管所做的事情是否正确，只知一味的去做，这样是不对的。惟有努力去做对的事情才会有高产能，要有勇敢的特质，拒绝不重要的事

5、，来者不拒是不好的。忘掉过去种种，而努力未来。专注于目前有什么机会上，努力去把握，要有时间的远景。真正的成功本身是一种态度，亦即要有成功的意念、欲望、决心，每天要有足够的时间来做重要的事。四、规划与组织（一）保持整洁能够提升我们的自我价值、自我形象以及自我尊严。（二）文件处理流程：投掷：将不用的资料丢掉 转手：将资料转交给别人去做 行动：重要的事情一定要马上去做 归档：有使用价值且重要者才归档，根据统计 约80%-90%的归档数据是不会再去用它。若在五分钟之内无法找到所要的档案，就是不好的文件系统，所以一段时间要整理档案并将不需要的档案丢掉。四、规划与组织（三）成功的关键：有毅力、耐心的持续工

6、作，直到完成。做完工作，给自己适度的报酬与奖励。花1分钟时间规划，可节省4分钟的运行时间。有组织的文件系统。重视规划：善于利用内在及外在的巅峰时刻，内在巅峰时刻是指利用自己精神最好的时刻来做重要的事情；外在巅峰时刻是指与别人接洽时要掌握别人最有空的时段。列出工作清单。善用百分之三十定律：一般人完成工作所需要的时间通常会超出您所预定时间的30%以上。善加规划能减轻压力。练习会导致完美。不要制造借口，要妥订计划将工作完成。五、提高生产力一般人只用50%的能力工作，一分耕耘一分收获，牢记播种与收割定律。养成环境及桌面整洁的习惯，专注工作的焦点，专心工作。用一整段的时间工作，找出至少30分钟或1小时不

7、会被打扰的时间，来做重要的事。要有坚忍的毅力，一气呵成，一次处理完成，才不会浪费时间。工作中断时，要有“回去工作”的驱动力。五、提高生产力要有完成工作、结束工作的强制力，不要每件事都只作一半而无结果。维持高生产力的肢体语言，坐正挺胸，做出很有精神的样子，如此生产力自然会提高。集中能力于自己的优点上，发挥自己的专长。设定完成工作的期限。达成对别人的承诺。六、有效的项目管理（一）当在工作上和时间管理上愈来愈有绩效时，可能会被指派更多的工作，有效的项目管理（组织和执行能力）将是成功的关键，其内容包括多重的工作计划，若您越能做多重的工作计划，即代表您的能力越强。规画和组织：事先一定要有很好的规画及组织

8、。定义理想的结果：譬如您希望届时会有署长、处长等人之莅临及热闹场面等的理想成果。设定完成期限：任何事情一定要设定一个期限来完成它。列出完整的工作清单。六、有效的项目管理 判定限制的步骤：看看那些事情会影响结果，想办法解决。多重工作计划的管理可依循序法或并行法进行。指派和授权：事情实在太多，不可能自己一个人完全承担，有些事情一定要指派给别人。检核：当事情指派给别人时，一定要记得做检核的动作，检视对方是否有依照自己的理想去做。风险预估和替代方案：要评估风险，若失败的话是否有其它方案可以替代。（二）墨非定律：凡是可能出错的都会出错 每次出错的时候，总是在最不可能出错的地方。不论您估算多少时间，计划的

9、完成都会超出期限。不论您估算多少的开销，计划的花费都会超出预算。您做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。（三）崔西定律：任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比：例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度是9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须要简化工作流程。简化工作是所有成功主管的共同特质，工作愈简化，愈不会出问题。七、消除时间杀手 电话干扰：一般人在接电话后习惯聊天一阵子，这样很浪费时间 开会：不重要的会尽量不要召开，开会一定要准时开始及结束，要好好地计划，才不会浪费时间 不速之客：临时有人敲门拜访，一闲聊就花掉数十分钟，所以尽量花费数分钟即结束救

10、火：即总是在做应急的事情拖延的习惯七、消除时间杀手 犹豫不决过度承诺 个人组织能力不佳 缺乏目标缺乏优先等级缺乏完成期限七、消除时间杀手 授权能力不佳权力或责任界定不清缺乏所需资源八、克服拖延的习惯 要有良好的组织由重要的事情开始着手工作建立一个报酬时间表培养紧急的意识以快节奏工作八、克服拖延的习惯 一旦开始，不要停止订出一段特定的时间工作从最糟的事情开始详细的计划不可找借口设定截止期限九、授权与沟通 工作时间中有75%的时间是花在与人沟通上在世界上最浪费时间的，就是不良的人际关系在职业生活中您是否成功，百分之84决定于您如何有效地与别人沟通每一次沟通的破裂，都发生于意见表达不明确不良授权是浪

11、费时间的主要因素九、授权与沟通 您与上司的沟通，要弄清楚您要去沟通什么 要使自己成为解决方法导向的人要将可能交办出去的工作授权出来要教导您的部属，如何做您所交办的工作要向外界争取资源协助您十、时间管理哲学 培养个人的时间管理哲学；要有远大的眼光；要有延后满足的能力；培养个人的特质，在行动中自我操练；学习微视，以每分钟来衡量时间；学习如何说“不”；十、时间管理哲学 要记住时间等于金钱 要以每小时的工资为基础，来衡量每一件您被期待去做的事 完成较高价值的工作 时间管理是一生的技巧 以榜样去引导您的部属 平衡与适度：放轻松、要休假和运动 十、时间管理哲学 确定您的目标与价值一致；定期健康检查；吃清淡

12、的食物；下定决心活到100岁。贰、时间管理的概念与技术生命周期持续缩短 凡事皆有定期 竞争环境中时间、速率成为成败关键：时机（timing）时间管理是自我管理之始，也是成败关键 由于时间对人类心理具有极高的意义，兹分下述几点分享之：一、掌握时间效能之周期观 二、人格与时间观 三、加强心理、物理能力 四、年龄等主观经验下之时间观 参、时间管理在工作内容与时间分配之对应一、做所当做，授所当授二、时间管理的迷思三、做时间的好管家二、时间管理的迷思在时间上也常常会出现一些时间迷思。例如：能者多劳，有事找他准没错（变相惩罚了时间高手）。决策层级越高，决策质量越好。推迟会提高决策质量与绩效。授权可以节省时

13、间（所托得人才会有效果）。自己去干，工作会完成的更好（不敢授权）。二、时间管理的迷思效率取代了效能，只知 do the thing right，而非 do the right thing。只要去做，就会有绩效。每天累惨惨才是工作有绩效的同义词。鉴定问题比解决问题花较少之时间。三、做时间的好管家练习心像技术；凡事先在心里预演一遍，等到真正操作时就会水到渠成，节省许多时间。起床就先列出行动清单与每日计划。专注将会产生涌流经验（flow experience）。数据与知识管理（随身携带卡片、笔记PDA），减少重复犯错之机会。工作时保持平稳速度。三、做时间的好管家凡事注重轻重缓急，紧急而重要者先做。避

14、免不切实际的时间估计，宁多勿少。分解任务；使用瑞士奶酪法（蚕食法），难处自然就分解了。善用零散时间。同时处理同类事务。记住物品置放之场所，并养成好习惯物归原位。设定时限。绝对避免拖延、犹豫，今日事、今日毕。三、做时间的好管家选择刻意忽略，切勿吹毛求疵。要有断路控制设施与躲避计划，以逃避一些不速之客与偶发事件之干扰。保持桌面井然清洁，每天与定期大扫除，去芜存菁。检视习惯，挑战违反时间效能之习惯。适时拒绝，避免成为时间黑洞的牺牲者。肆、领导力的本钱时间管理秘笈时间之所以不够用，往往是因为它未被善用；高效率领导人珍惜时间，绝不使自己陷入不敷使用之窘境；了解自己的习惯，巧用最佳的帮手，时间管理帮助你随时进入状况！肆、领导力的本钱时间管理秘笈秘笈1：灵活掌控工作秘笈2：谢绝外来干扰秘笈3：数字说明一切秘笈4：善用最佳帮手秘笈5：巧妙分配时间结语今天是个礼物 请珍惜你所拥有的美好时光，特别是一些值得你付出的人来分享这些时光。别忘了时间不等人。昨天已成历史，明天则遥不可知，而今天是一个礼物，所以英文把现在称为 Present，请珍惜这份礼物。