档案管理9章PPT资料.ppt

1、档案检索语言的特点档案检索语言的特点l单义性单义性l专业性专业性（二）（二）中国档案分类法中国档案分类法 中国档案分类法于1987年编制出版的，后经大幅修订，1996年出版第2版，主要用于档案分类标引和组织档案分类目录。中国档案分类法由编制说明和中华人民共和国档案分类表、新民主主义档案分类表、民国档案分类表及清代档案分类表4个分类表组成。（三）（三）中国档案主题词表中国档案主题词表 中国档案主题词表是一部由反映档案内容的规范词目组成的词典，是进行档案主题标引和主题查检的语词控制工具，是供档案馆（室）及文书处理部门标引和检索档案、文件、资料专用的主题检索语言。中国档案主题词表由主表（字顺表）、词

2、族索引、范畴索引、首字笔画检字表和附表、附录组成。三、档案著录三、档案著录l档案著录就是在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。行业标准档案著录规则（DA/T18-1999）分别从著录项目、著录用标识符、著录条目格式、著录用文字、著录信息源、著录项目细则等多个方面对档案著录工作做出详细要求。（二）标识符号标识符号是表示不同著录项目和著录含义的标志。（一）著录项目 档案的著录项目是指用以揭示档案内容和形式特征所需要的记录事项。包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体类型与形态项、附注项与提要项、排检与编号项。（三）著录条目格式著录格式是指著录项

3、目在载体上的排列顺序及表达方式。著录格式有段落符号条目式和表格条目式。段落符号条目式著录格式（如下图）：四、档案标引四、档案标引l挡案标引就是在档案著录的过程中，对档案内容进行分析，从自然语言转换成规范化检索语言的过程，也即对内容分析结果赋予规范化检索标识的过程。其中，赋予分类号标识的过程称为分类标引，赋予主题词标识的过程称为主题标引。l（一）档案分类标引 1.基本原则 2.工作步骤（1）系统研读分类法。（2）分析档案内容，确定主题概念。（3）判断主题类别。（4）标引分类号。（5）审校。3.分类标引的质量控制（二）档案主题标引1.基本原则档案主题标引应以档案论述的客观事物和研究对象为依据，客观

4、反映档案主题，依据中国档案主题词表及各种专业档案主题词表，保证档案主题标引的准确性和一致性，提高标引工作的质量和检索效率。l2.工作步骤l（1）了解内容，分析主题l（2）查表选词，概念转换l（3）审校l3.主题标引的质量控制五、档案计算机检索系统的建立五、档案计算机检索系统的建立（一）档案计算机检索的特点1.信息存储量大2.检索速度快，检索效率高3.检索途径多元化4.检索灵活方便索灵活方便5.音、像、意音、像、意结合，直合，直观生生动6.对计算机算机检索系索系统的依的依赖性性（二）档案计算机检索系统的建立l 1.硬件l 2.软件l 3.数据库l4.通讯网络 六、其他档案六、其他档案检索工具的索

5、工具的编制制（一）全宗目（一）全宗目录（二）案卷目（二）案卷目录（三）卷内文件（三）卷内文件目目录（四）（四）归档文件目档文件目录（五）分（五）分类目目录（六）主（六）主题目目录（七）（七）专题目目录（八）文号索引（八）文号索引 （九）档案（九）档案馆指南（十）全宗指南指南（十）全宗指南第二节 档案的编研档案编研的含义可从两个层面上理解：一般地讲，它是组织和个人以各种门类和载体的档案为主要开发对象，在研究的基础上，编辑档案文献汇编，编写档案参考资料，撰写论著，从事创作等活动。广而言之，任何组织和个人围绕自己所承担或从事的职能、职业或其他活动而开展的信息调研、决策咨询、科技开发、广告宣传等诸多工

6、作，凡调研对象包括档案者，或者有档案机构主持和参与其事者，都可视为一种档案编研工作。档案编研成果的类型档案编研成果的类型：1.1.复制型即原文（图、记录）汇编型成果，亦即各种门复制型即原文（图、记录）汇编型成果，亦即各种门类的档案文献汇编类的档案文献汇编2.2.浓缩型即信息缩编型成果浓缩型即信息缩编型成果3.3.综述型即信息概述型成果综述型即信息概述型成果4.4.创新型即创作、论著型成果创新型即创作、论著型成果（二）档案编研的基本程序（二）档案编研的基本程序档案编研工作的基本程序，大致可划分为选题（选定题档案编研工作的基本程序，大致可划分为选题（选定题目）、搜集（搜集材料）、选材（筛选材料）、

7、转录目）、搜集（搜集材料）、选材（筛选材料）、转录（复制、摘记、校勘）、重组（编排、整序）、研究、（复制、摘记、校勘）、重组（编排、整序）、研究、写作、校审（校对、审核）和传播（出版、发送、公布、写作、校审（校对、审核）和传播（出版、发送、公布、展览）等展览）等9 9个环节。个环节。l二、档案编研中的选题、搜集与选材二、档案编研中的选题、搜集与选材l（一）选题l选题，即选择和确定将要着手进行的编研课题，是档案编研工作的第一步，编研过程的其他环节都要以此为根据展开。（二）搜集搜集，即围绕选定的题目搜集材料。这一步至关重要，因为任何编研课题，都必须以充分占有材料为基础。（三）选材选材，也就是筛选材

8、料，即对已经搜集起来的材料进行鉴别、分析、比较和选择，剔除无关、虚假、重复、过时、无用或相形见拙、价值不高的材料，选留或摘取适用、可靠、精粹的材料。三、档案编研中的转录、重组与写作（一）转录转录，包括复制、摘记、校勘等多项工作。（二）重组重组，即编排整序，也就是对构成编研成品果的材料加以分类和排列，使之系统化、条理化、有序化。（三）写作写作，即撰写成果。对于复制型和浓缩型成果而言，该环节主要是指序、例、按、注等评注性辅文的写作，可称作辅文写作。四、档案编研中的研究、审校与传播l（一）研究（一）研究l考据，又称考证或考订，就是通过有关事实和证据的搜罗、考据，又称考证或考订，就是通过有关事实和证据

9、的搜罗、比较、分析和归纳，得出文献和史实真伪、正误的结论。比较、分析和归纳，得出文献和史实真伪、正误的结论。考据，是准确评估档案文献真实可靠性的基本方法。这里考据，是准确评估档案文献真实可靠性的基本方法。这里所说的考据，一是指档案文献的鉴别，包括辨别档案文献所说的考据，一是指档案文献的鉴别，包括辨别档案文献的真伪与考订其作者和形成时间；二是指档案记事的考证。的真伪与考订其作者和形成时间；l（二）审校（二）审校l审校主要是指审核和校对。审校主要是指审核和校对。l（三）传播（三）传播l将编研成果通过各种渠道传递给用户的过程，就是传播。将编研成果通过各种渠道传递给用户的过程，就是传播。五、各类档案编

10、研成果的编写五、各类档案编研成果的编写（一）档案文献汇编辅文的编写（一）档案文献汇编辅文的编写 1.1.序言的编写序言的编写关的基本史实、历史背景和其他情况；其四，介绍编关的基本史实、历史背景和其他情况；其四，介绍编辑体会和有关研究成果。辑体会和有关研究成果。档案文献汇编序言的主要内容包括四个方面：其一，档案文献汇编序言的主要内容包括四个方面：其一，阐明编辑意图；其二，评述汇编所收文献的内容和价阐明编辑意图；其二，评述汇编所收文献的内容和价值，包括：介绍文献内容，评估文献价值，对文献涉值，包括：介绍文献内容，评估文献价值，对文献涉及的某些问题作必要的补充、修正或说明，评述重要及的某些问题作必要

11、的补充、修正或说明，评述重要观点；其三，评述有关的基本史实、历史背景和其他观点；其三，评述有关的基本史实、历史背景和其他情况；情况；2.编辑说明的编写 档案文献汇编的编辑说明，又称凡例、编辑例言等，是对汇编选收文献的范围、标准和编辑情况的总说明。编辑说明的主要内容包括两个方面：其一是汇编选收文献的范围和标准；其二是编辑情况，包括汇编的编排体例、转录与点校情况、辅文状况和编辑人员姓名（或单位名称）等。3.按语的编写按语即编者按，简称按，是编者对一组或一篇文献所作的介绍、评论和说明。4.注释的编写 档案文献汇编的注释，是对汇编所收文献中某些不易被读者理解的内容和文字，以及点校情况、文献来源等问题的

12、解释和说明。常见的汇编注释包括题解、内容注释、语词注释、点校注释、特殊文句注释和来源及外形注释等种类。（二）浓缩型成果的编写1.档案文摘的编写定义：“以提供文献内容梗概为目的，不加评论和补充解释，简明、确切记叙文献重要内容的短文。”档案文摘各条目的主要成分包括：（1）文摘编号。（2）文摘题录（3）文献内容摘要（4）文摘编写者姓名，以示负责。按照摘要部分的详简程度及相应的功能差异，可以将常见的档案文摘分为指示性文摘和报道性文摘两类。指示性文摘只是简略地介绍档案的主题内容，主要是给读者提供档案线索，并供读者判断是否需要阅读原文。报道性文摘则应对档案原文的要点作比较详细的摘录。要全面反映档案所记录的

13、具体对象、事实、数据、观点、方法、过程、结果或结论等，要使读者不查阅原文便能了解原文的精华。2.档案内容提要的编写档案内容提要通常比指示性文摘更为简短，且可对档案内容及其价值进行提示性的简略评论，是一种指示性与评论性相结合的更精炼的文摘。3.档案信息快报的编写档案信息快报是一种及时向用户通报档案信息的文献。三大特点：快、活、明 4.数据汇集的编制 数据汇集可分两大类：一大类是统计数字汇集，又称基础数字汇集、基本情况统计。另一大类是科技数据汇集，又称参数汇集、参数表、参数手册等。（三）综述型成果的编写1.大事记的编写大事记是按照时间顺序,扼要记载一个国家、地区、社会组织或者个人一段时间的重大事件

14、和重要活动的综述型档案编研成品,又简称大事年表。2.企业组织沿革的编写企业组织沿革是系统记载企业生产、经营范围与规模，经营管理体制，内部组织机构，人员配置的基本情况及其沿袭和演变的综述型档案编研成果。3.专题概要的编写 专题概要是筒要记述某一方面社会活动或自然现象的基本状况及其发生、发展、变化过程的档案参考资料。专题概要种类很多，常见的有会议简介、项目与成果简介、行业或专门问题概况、产品说明书、专题经验总结、地区性情况综述，还有地区、行业和组织的年鉴等。思考练习题1.1.简述中国档案分类法的分类体系和中国档案主题词表简述中国档案分类法的分类体系和中国档案主题词表的基本结构。的基本结构。2.2.什么是档案著录？如何进行档案著录什么是档案著录？如何进行档案著录？3.3.什么是档案标引？如何进行档案标引什么是档案标引？如何进行档案标引？4.4.如何建立档案计算机检索系统如何建立档案计算机检索系统？5.5.如何编制文号索引与全宗指南如何编制文号索引与全宗指南？6.6.什么是档案编研工作？档案编研成果的主要类型有哪些什么是