文书档案分类与整理优质PPT.ppt

1、将案卷按年度、组织机构或问题等标准系统排列，以固定案卷序列。5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号等。档案整理工作的原则已办理完毕的，有保存价值的遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系区分不同价值便于档案的保管和利用保持文件之间的有机联系是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系，主要表现在文件在来源、时间、内容和形式等方面的联系。如：一个单位及其内部机构 一定的历史阶段、一个年度 一项特定的活动、处理一项业务、进行一次调查、承办一个案件、召开一次会议 不同的文种、载体材料等区分不同价值要依照机

2、关文件材料归档与不归档范围和关于机关档案保管期限的规定（或机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定的要求，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同的保管期限。保存价值大重点整理和保管 保存价值小根据条件区别对待 无保存价值不需归档、销毁便于档案的保管和利用是档案整理工作的基本出发点和根本目的当与保持文件之间的历史联系发生矛盾时，应充分考虑档案保管和利用的方便新的整理方法以件为管理单位归档文件整理规则规则是在充分调研国内外归档文件整理方法和借鉴传统立卷方法合理性的基础上，适应档案管理现代化的需要，对归档文件整理工作的原则和具体方法作出了规定。规则的制订，弥补了我国档案工作法规标准体系中归档文件整

3、理工作方面的空白，是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。一、基本概念v归档文件立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。v归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。v件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件；文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；正文与文件处理单等为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可各为一件。二、文件修整一般包括：v对破损文件进行修校；v对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；v去除文件上易锈蚀的金属物；v对过

4、大的文件进行折叠。三、文件装订v归档文件应按“件”装订v“件”内排序 正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后；复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。v对齐方式 1、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。2、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。3、采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。v装订方式和用品：常用的有三种1、线装：缝纫机轧线2、粘接式：包角3、变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹符合档案保护要求，降低成本、简便易行四、归档文件的分类（一）分类方法：年度分类法、机构/问题分类法、保管期限分类法。（二）分类

5、方案：1、年度机构（问题）保管期限（例1、2）2、年度保管期限（例3）3、保管期限年度机构（问题）（例4）4、保管期限年度v例1：2001年：办公室永久、长期、短期 v 人事处永久、长期、短期v 管理处永久、长期、短期v 2002年：办公室永久、长期、短期 v 人事处永久、长期、短期v 管理处永久、长期、短期v v 2003年：v v例2：党群类永久、长期、短期 业务类永久、长期、短期 行政类永久、长期、短期 2002年：党群类永久、长期、短期 业务类永久、长期、短期 行政类永久、长期、短期 2003年：v例3：永久、长期、短期 2002年：永久、长期、短期 2003年：永久、长期、短期 v例

6、4：永久：2001年办公室、人事处、管理处 2002年办公室、人事处、管理处 2003年 长期：2001年办公室、人事处、管理处 2002年办公室、人事处、管理处 2003年 短期：2001年办公室、人事处、管理处 2002年办公室、人事处、管理处 2003年五、归档文件的排列v是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。v事由原则v结合时间、重要程度v会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列（一）同一事由内的归档文件排列按文件形成时间的先后顺序；按文件的重要程度排列。（二）不同事由间的归档文件排列按不同事由形成时间的先后顺序排列；按事由的重要程度排列；按事由具有

7、的共同属性分别集中排列。六、归档文件的编号v归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。v归档章必备项目为：全宗号、年度、保管期限和件号；选择项目为：机构（问题）。全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号；年度指归档文件的形成年度；保管期限是按照文书档案保管期限表给归档文件划定的；件号指归档文件的排列顺序号。v填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料v加盖归档章的时间v归档章格式（如图）全宗号全宗号 年度年度 室编件号室编件号机构或问题机构或问题保管期限保管期限 馆编件号馆编件号七、归档文件的编目v归档文件应依据分类方案和室编件号

8、顺序编制归档文件目录v归档文件目录由二部分构成：归档文件目录 归档文件目录封面归档文件目录v归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条目。来文与复文件为一件时，只对复文进行编目。v归档文件目录各项目应体现归档文件的内容和形式特征，方便检索和利用。v归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。归档文件目录归档文件目录机构：办公室机构：办公室件号件号责任者责任者 文号文号题题 名名 日期日期 页数页数备备注注00001国家档案国家档案局局档办档办20048号号国家档案局办公室关于加强档国家档案局办公室关于加强档案安全保管的通知案安全保管的通知20040305200002浙江省

9、档浙江省档案局案局浙档浙档 200456号号浙江省档案局关于转发浙江省档案局关于转发国家档国家档案局关于加强汛期档案安全管案局关于加强汛期档案安全管理的几点意见理的几点意见的通知的通知20040610300003杭州市人杭州市人民政府民政府杭政杭政200412号号关于进一步加强我市精神文明关于进一步加强我市精神文明建设的决定（附：市民公约）建设的决定（附：市民公约）200402208v归档文件目录用纸采用国际标准A4型纸横排或竖排v归档文件目录应打印装订成册并编制封面v归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目归档文件目录封面归档文件目录全宗名称：中国银行年度：2004年

10、保管期限：永久机构：行长办公室（问题）八、归档文件的装盒v装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。v装盒的要求：不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒；分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。档案盒封面（全宗名称）（全宗名称）档案盒盒脊（馆馆）（室室）全宗号全宗号年年 度度保管期限保管期限机构机构（问题问题）起起止止件件号号盒号盒号备 考 表盒内文件情况说明盒内文件情况说明盒内文件齐全完整程度；盒内文件齐全完整程度；盒内文件缺损、修改、补充、盒内文件缺损、修改、补充、销毁等

11、情况；销毁等情况；备注项内容。整理人：检查人：年年 月月 日日九、排架v档案按分类方案 如年度机构（问题）保管期限 或年度保管期限机构（问题）从上到下、从左到右的顺序排列上架,也可将历年档案统一按保管期限分别排架。传统整理方法以卷为管理单位v案卷是有密切联系的若干文件的组合体v立卷就是把已办理完毕并具有查考保存价值的文件，根据其固有的特征和内部联系，分门别类地有序地组合成案卷，也即是将互有联系的文件进行分类、组合、编目的一个过程v立卷工作是文书工作的重要组成部分一、全宗内档案分类（一）分类的常用方法1、年度分类法 将文件按其形成和处理的年度进行分门别类。一般文件归入文件形成年度，对跨年度或专门

12、年度的文件根据具体情况区分年度。2、组织机构分类法 将文件按其形成或承办的机构进行分门别类。3、问题分类法 将文件按其内容所反映的问题进行分门别类。（二）常用的复式分类方法v1）年度与组织机构分类法v如：20002000年年 办公室办公室 20012001年年 办公室办公室 人事处人事处 人事处人事处 业务处业务处 业务处业务处 v 办公室办公室 20002000年年 人事处人事处 20002000年年 20012001年年 20012001年年 20022002年年 20022002年年 v2）年度与问题分类法v如：20002000年年 党群类党群类 20012001年年 党群类党群类 行政

13、类行政类 行政类行政类 教学类教学类 教学类教学类 外事类外事类 外事类外事类 v 综合类综合类 20002000年年 业务类业务类 20002000年年 20012001年年 20012001年年 20022002年年 20022002年年 二、立卷组合方法立卷“六个特征”，即问题、作者、名称（文种）、时间、通讯者、地区特征组卷1 1、按问题组卷、按问题组卷 将文件内容涉及的同一事件、问题或同一类性质的问题组成案卷2 2、按作者组卷、按作者组卷 将同一作者的一些文件组成案卷 3 3、按文种（名称）组卷、按文种（名称）组卷 将文件种类或名称相同的文件组成案卷4 4、按时间组卷、按时间组卷 按文

14、件形成的时间或文件内容针对时间，将属于同一时期的文件组成案卷5 5、按通讯者组卷、按通讯者组卷 将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来往文件组成案卷 6 6、按地区组卷、按地区组卷 将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成案卷 实际工作中，一般是运用两个以上的特征来组成一个案卷 如如“市委党委会市委党委会19991999年会议记录年会议记录”就运用了作者、时就运用了作者、时间和名称三个立卷特征间和名称三个立卷特征三、卷内文件整理（一一）检查调整组卷检查调整组卷1、检查已归卷的文件是否齐全完整，是否保持了文件之间的有联系；2、检查卷内是否有不需要归档的或应转入一年度立卷的文件；3、检查卷内

15、文件的保管期限是否一致和卷内文件的数量多少；4、检查卷内文件是否有破损、纸张过大过小、有无金属物等，及时进行修整。（二二）卷内文件的排列和编号卷内文件的排列和编号1、卷内文件排列 按重要程度或时间顺序排列、注意文件间的联系，保持来文与复文、正文与附件、同一文件的各种不同稿本（正本、定稿等）之间不可分离的联系。一般情况下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；案件的结论性文件在前，依据性材料在后。2、卷内文件编号 文件页码用页码机打印在正面右上角、反面左上角，从001开始编起。一般每卷不超过2公分（200张）。不装订的案卷应在卷内每份文件的右上方加盖档案号章，并逐件编序号。（三）编制卷内文件目录（三）编制卷内文件目录顺顺序序号号文号文号 责任者责任者题题 名名日期日期页号页号备注备注1 1浦银杭浦银杭发发200420042020号号浙江省档浙江省