张晓彤《管理者的高效时间管理》PPT资料.ppt

1、Checklists 便条及核对单2.Calendars&Appointment books 日历及记事本3.Important&Urgent 重要及紧急的4.Manage ourselves 管理自己 v人生人生7070古来稀（您计划活古来稀（您计划活_岁？）岁？）让我们做一项残酷的活动：生命倒计时！We all have the same time.We all have the same time.时间面前人人平等时间面前人人平等u一天一天1,440 1,440 分钟分钟u一周一周10,08010,080分钟分钟u一年一年525,600 525,600 分钟分钟 假设一个人寿命为假设一个

2、人寿命为7272岁岁 现在是周一晚上，你要计划未来现在是周一晚上，你要计划未来5 5天的日程，这五天要做的事情有：天的日程，这五天要做的事情有：u1你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生 u2星期六是一个好朋友的生日-你还没有买礼物和生日卡 u3你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话 u4下个星期二，你要参加一次业务考试 u5明晚8 点有个1 小时长的电视节目，与你的工作有密切关系 u6明晚有一场演唱会 u7你在图书馆借的书明天到期 u8外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李 u9你要在星期五交计划书之前把它复印一份 u10明天下午2 点到4 点有一个会议 u11你欠某人200 元钱-他明天也

3、将参加那个会议 u12你明天早上从9 点到11 点要听一场讲座 u13你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面 u14你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗 u15你想好好洗个澡 u16你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1小时 u17你身上只有5 块钱，需要取钱 u18大家明天晚上聚餐 u19你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录 u20这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2 小时 u21你收到一个朋友的信1 个月了，没有回信，也没有打电话给他 u22周日早上要作一次业务演讲，准备时间要15个小时，且只能用业余时间 u23你邀请父母后天晚上来你家晚餐，

4、但家里什么吃的也没有 个个 人人 目目 标标 金金 字字 塔塔人生终极目标人生终极目标长期目标长期目标短期目标短期目标每日目标每日目标中期目标中期目标1010年以上年以上5 5至至1010年年1 1至至5 5年年每天每天2至至5个目标个目标 设立你的目标设立你的目标目标要符合自己的价值观。了解你目前的状况。设定具体的目标。Specific:具 体 的 Measurable:可 衡 量的 Achievable:可 达 到 的 Realistic:现 实 的 Time-bound:有 时 间 限 制 的 时间管理理论uIts not enough to be busy,the question i

5、s What you are busy doing?u光忙是不够的，关键是你在忙着干什麽？Keeps a time log Keeps a time log 做时间记录做时间记录杜拉克时间管理法杜拉克时间管理法v现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从现代管理之父杜拉克认为，有效的管理者不是从他们的任务开始，而是从他们时间开始。他们的任务开始，而是从他们时间开始。记录时间；分析时间；管理时间。如何做？Complete it at the end of each hour每个小时结束时填写表格Do it 5 daysthen stop!连做5天不要停！Keep it privateand be

6、 honest with yourself.不要给别人看，对自己要诚实 Analysis of the result结果分析结果分析 A task isA task is一项任务是一项任务是uIMPORTANTIMPORTANT if doing it has a high benefit and if doing it has a high benefit and value for achieving the goals of your job.value for achieving the goals of your job.u重要重要-如果做它能为达到工作目标增加很大的如果做它能为达到

7、工作目标增加很大的好处及价值好处及价值uURGENTURGENT if failure to complete it now,or as soon as if failure to complete it now,or as soon as possible,will cancel or reduce the benefit of doing it possible,will cancel or reduce the benefit of doing it at all.at all.u紧急紧急-如果现在完不成，或不能尽快完成，将如果现在完不成，或不能尽快完成，将完全抵消或减少做这件事的好处完

8、全抵消或减少做这件事的好处 紧紧 急急不紧急不紧急重重 要要不不重重要要重重 要要紧紧 急急重重 要要不紧急不紧急不重要不重要不紧急不紧急不重要不重要紧紧 急急 轻轻 重重 缓缓 急急 矩矩 阵阵I IMMP POOR RT TA ANNC CE EURGENCYURGENCYURGENCYURGENCYA AB1B1B2B2C C 举举 例例 说说 明明紧 急不紧急重 要不重要 干扰、电话 某些信件、报告 某些会议 迫在眉睫的事 符合别人期望的事 做计划，长远规划 人际关系的建立 准备工作 预防措施 提升自己的能力 抓住新机会 忙碌琐碎的事 广告函件，邮件 某些电话 闲聊天 找东西 等人 紧

9、急状况 迫切的问题 限期完成的工作计划好的会议A AB1B1C CB2B2 每一个象限的结果？每一个象限的结果？紧 急不紧急重 要不重要 短期行为重点 可能出现危机 看不到长远目标 觉得是牺牲者，失控 人际关系淡漠或崩溃 远景，长远规划 生活工作平衡 自律 控制性强 很少出现危机 完全无责任心 失去工作 事事依赖别人 事事需要指示 压力 自我爆炸 危机 救火A AB1B1B2B2C C Time Categories Time Categories 时间分类时间分类uCategory ACategory A High importance/High urgency High importanc

10、e/High urgency=给它许多时间，立即就做！给它许多时间，立即就做！uCategory B1Category B1 High urgency/Low importance=High urgency/Low importance=现在就做，给少量的时间现在就做，给少量的时间紧 急重 要 紧急状况 迫切的问题 限期完成的工作 计划好的会议紧 急不重要 干扰、电话 某些信件、报告 某些会议 迫在眉睫的事 符合别人期望的事 Time CategoriesTime CategoriesuCategory B2Category B2 High importance/Low urgency=Hig

11、h importance/Low urgency=给它很多时间，计划好你将何时做给它很多时间，计划好你将何时做uCategory CCategory C Low importance/Low urgency=Low importance/Low urgency=控制花在这些任务上的时间控制花在这些任务上的时间 当所有重要且紧急的事做完后再做当所有重要且紧急的事做完后再做不重要 忙碌琐碎的事 广告函件 某些电话 闲聊天不紧急重要不紧急 做计划，长远规划 人际关系的建立 准备工作 预防措施 提升自己的能力 抓住新机会 u给重要的工作留大块儿的时间u直截了当处理紧急事务u控制花在不重要事务上的时间，

12、即使它们很紧急Plan Your Work,Work Your PlanPlan Your Work,Work Your Plan计划你的工作，工作你的计划计划你的工作，工作你的计划Failure to planFailure to planFailure to planFailure to plan，is the plan for failure!is the plan for failure!计划失败了，就是计划着失败！80%80%的价值来自的价值来自20%20%的因子的因子;其余其余20%20%的价值来自的价值来自80%80%的因子。的因子。意大利经济学家兼社会学家维弗列度意大利经济学家

13、兼社会学家维弗列度.巴莱多巴莱多（又称巴莱多定律）（又称巴莱多定律）此原则决定事情的重要程度此原则决定事情的重要程度时间管理的原则：时间管理的原则：80/2080/20原则原则 80/20 80/20 举举 例例 说说 明明u80%的结果来自投入的20%的时间u80%的价值集中在20%的项目上u80%的销售额是源自20%的顾客u80%的工作失误来自20%的管理不当u80%的看报时间都花在20%的版面u80%的病假来自20%的员工 时间管理的原则：80/2080/20原则原则u将一天的工作全部列出例会审阅文件，资料与HR经理谈奖金问题准备招聘计划辅导下属（3件）与财务经理讨论费用预算问题会见客户

14、准备工作总结向营销总监汇报工作处理应急事项（3件）接听电话并处理老总召见聊天等沟通关系 时间管理的原则：80/2080/20原则原则u工作价值分类价值价值80%80%的工作的工作价值价值20%20%的工作的工作审阅文件例会准备工作总结并汇报辅导下属撰写计划，预算费用报告部门会议处理重要及紧急事项会见客户谈奖金问题接听和打出不太重要的电话聊天等 时间管理的原则：80/2080/20原则原则u时间和精力分配价值价值80%80%的工作的工作价值价值20%20%的工作的工作审阅文件30分钟例会如无必要可以取消9:00-11:00 准备预算报告辅导下属可以在下午短时间处理11:00-12:00准备工作总

15、结如不是太重要客户让下属见留1小时处理重要及紧急事项奖金问题推迟到另外时间或请HR部门帮忙请助理帮忙过滤电话 时间管理的原则：80/2080/20原则原则u一般做法接听所有的电话会见所有的电话阅读所有的文件接受所有下属的建议出席所有的会议每天要做完所有的工作u按照80/20原则由秘书过滤及接听电话，只处理重要的只会见占销售额80%的20%的客户只批阅占80%信息量的20%的文件听取20%下属80%的建议出席20%的重要会议先做完20%重要性是80%的工作救火！救火！充裕！Most hated interruptionsMost hated interruptions最令人痛恨的干扰最令人痛恨的干扰uProcrastination 拖延uDrop-in Visitors 不速之客uTelephone