文档一体化系统的建立与运行Word格式文档下载.docx

1、对于档案二挡案一词， 中华人民共和国档案法 是这样限定的：“一切国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学、文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声象等历史记录。”对于历史文件（即已处理完毕的文件）进行整理，将其中有查考和保存价值的部分，按一定的规则和程序组合保存起来，即形成档案。档案的基本单位是案卷，案卷的基本元素是文件。4.1.3 档案的形成特征与你特征形式特征是指文书、档案的外表特征，是文书、档案的显而易见的特征。例如，标题、作者、文号、档号、文件日期等。内容特征是指揭示文书、档案内容特点的项目。如分类号、主题词、提要等。4.1.4 数据在计算机科学中，数据的含义是广义的。计算机所贮

2、存和处理的对象，都可称为数据。数据是主客观对象的一种表示形式。4.1.5 信息信息的最为简单的定义是“消息” ，但消息也不全是信息。比较科学的定义是：信息是客观世界中各种事物的状态和特征的反映。文书和档案就是信息。从信息和数据的定义，我们可以看出两者的关系：信息是数据内涵的意义，也就是说，数据经过解释并赋予一定的意义之后，便成为信息。4.1.6 文书及档案管理自动化与文档一体化文书管理自动化和档案管理自动化是两个不同的概念。文书管理自动化就是以现代管理科学为理论基础，采用先进的电子计算机技术对文书实施管理。档案管理自动化，是以现代管理科学为理论基础，采用先进的电子计算机技术对档案实施管理。文书

3、及档案一体化管理，简称文档一体化，实际上就是将文件与档案进行一条龙管理，其目的在于充分利用计算机技术，减少重复劳动，提高管理效率。文档一体化，是以电子计算机的应用为标志的，但并不是说，采用了计算机就是实现了文档一体化。一个完整的文档一体化系统，应包括管理人员、管理技术、软件、管理设备及管理对象等五方面的内容。 （ 1 ）管理人员对于文书管理，就是指文书管理人员，对于档案管理，则是指档案管理人员。现代管理一个非常重要的特点，就是注重人的因素。对于一个文档一体化管理系统而言，人是最为重要的。 “只要有了人，什么人间奇迹都能创造出来”。人是万物之灵。计算机并不会自行形成一个文档一体化管理系统，因为有

4、了人，才有计算机，有了人，才能利用计算机形成文档一体化管理系统。人的素质，也是至关重要的。 （ 2 ）管理技术一个真正的文档一体化管理系统，它应该采用具有时代先进水平的管理技术，应该尽可能采用定量的、数理的分析和决策方法，并使管理程序标准化。文档一体化系统的技术依据是系统科学、行为科学与管理标准化。 （ 3 ）管理设备电子计算机，是自动化管理的最为关键的基础设备，其作用是用于贮存和处理管理信息。对于文档一体化管理而言，就是利用电子计算机贮存和处理文书及档案数据。另外，通信设备（如电传机、传真机、调制解调器等）、 输出设备（打印机、复印机 ）、缩微设备等，也是组成文档一体化系统的重要设备。（4

5、）软件这里所指的软件，即我们经常所说的计算机程序和有关文字材料。文档一体化管理的设想，必须通过软件才能实现。例如， S L WS 就是一个实现文书及档案管理一体化的软件。（5 ）管理对象如果一个管理人员，不知道自己在管理什么，你肯定会觉得可笑。对于文档一体化管理系统，管理的对象就是文书和档案。4.2 文档一体化管理的产生和发展4.2.1 文书、档案工作自动化的急迫性文档一体化管理系统的发展，是以计算机技术的发展为基础的。1946 年，诞生了第一几干算机， 1954 年，美国海军兵器图书馆使用 IBM701 型计算机实现了图书单元词组配检索，成为最早使用计算机的图书情报机构。60 年代，出现了第

6、一个计算机情报检索系统。这些系统的出现，为文书及档案管理系统自动化打下了良好的基础。我国对文书及档案管理自动化的研究，是从70 年代开始的。特别是近几年，我国的文书及档案管理自动化发展迅速，开发出的管理软件数以千计，且软件的实用性越来越强，自动化在文书及档案管理工作中变得越来越重要，这是因为：（1）随着经济的发展，文书及档案的数量急剧增加，传统的手工处理方式已越来越满足不了社会对于文书及档案处理的要求，文书得不到及时的处理，档案得不到及时、有效地利用。在这种情况下，文书及档案工作者急需寻找一种能够快速而又有效地处理文书与档案的方式。（2）计算机的诞生，使管理自动化成为可能，特别是微型计算机的出

7、现，为文书及档案管理自动化提供了一种使用方便、价格低廉、功能较强的理想设备。 （ 3）管理科学的发展，特别是系统科学、行为科学等学科的发展，为管理自动化提供了理论依据。图书自动化管理系统及情报自动化检索系统的出现，使文书及档案管理人员深受启发。（ 4）经过 40 年的建设，我国的文书及档案管理人员的文化结构已有较大改观，素质明显提高，接受新事物的能力和开拓能力都达到较高水平。特别是近年来，通过各种途径的培训，已有了一批具有自动化管理知识的专门人才。 （ 5）国家和社会对文书及档案管理工作越来越重视，特别是 档案法 的颁布和实施，把档案工作拉上了法治的轨道。4 . 2 . 2 实现文书档案管理自

8、动化的方式 实现管理自动化，有一个从低级到高级的过程。一般认为，文书及档案管理自动化的实施，有以下三种方式： （ 1 ）文书的形成与传递以及保存仍采用传统方式，只是对文书及档案的形式特征和内容特征信息进行整理，即我们所说的著录与标引，形成二次信息，并将这些信息存入计算机的存贮设备，如磁盘、磁带等，并以这些信息为依据，采用计算机进行管理。实际上，也就是对文书及档案的目录进行管理。这种方式，对计算机的要求较低，攒资少、见效快、效果也较好，现在，我国已开发成的绝大部分系统均采用这种方式。（ 2 ）文书的形成与传递仍采用传统的方式，但计算机贮存的，除通过著录与标引产生的二次信息外，文件全文的保存亦采用

9、计算机。这种方式的优点在于，检索的同时可输出文件全文，但一般来说，贮存文件全文所占用的磁盘空间是二次信息的数十倍，甚至上百倍，故对计算机，特别是贮存设备的要求要高得多。例如，一份文件通过著录和标引所产生的二次信息一般不超过 500 字符（250 个汉字），一个 20MB 的硬盘，可以贮存超过四万份文件的信息，若要贮存文件全文，则一般只能贮存几千份文件。另外，还要解决文件全文的输入问题，增加输入设备（如扫描仪、文字识别装置等）。（ 3）建立计算机网络，文件直接在计算机上形成，并通过计算机网络传递，在计算机上处理，这种方式，将使文件的产生、传递、处理、归档等方法发生根本性的改变，并对社会产生深远的

10、影响。但其投资巨大，技术亦相当复杂，并且要在计算机网络有一定的规模和普及程度后，才能发挥其应有的作用。SLWS7可覆盖上述三种管理方式，也就是说，不但可按第一种方式运行，即只对文件与档案的二次信息进行管理，亦可按第二、第三种方式运行，用户可根据自己的情况确定。4 . 3 计算机对文档管理工作的影响 4 . 3 . 1 在文档管理工作中手工管理与自动化管理的区别在探讨计算机管理自动化对传统的文书及档案管理工作的影响之前，让我们先了解一下它们之间的主要区别： （ 1 ）存储介质不同管理自动化与传统的管理方式的区别，首先体现在储存介质，即信息载体的变化上。传统的管理方式，信息载体以纸张为主，实现自动

11、化后，信息载体改变为磁性介质，如各种软磁盘、 硬磁盘及磁带等。现在，可读写的大容量光盘已经问世，可以预料， 不久的将来，光盘将在文书及档案的贮存中，得到广泛的应用。另外， 缩微胶卷也是管理自动化系统的一种重要的信息载体。特别是采用计算机处理缩微胶卷后，将使这种载体的优越性得到更充分的发挥。（2 ）数据库不同传统的管理方式，二次信息的贮存形式为目录或卡片，也可以说，是一种“人工数据库” 。实现管理自动化后，二次信息的贮存形式为机读文档，也就是我们常说的数据库。对于文书及档案，具体来说，就是文书数据库和档案数据库。建立这些数据库的过程称为建库过程，也称贮存过程。 数据库是管理自动化的物质基础， 它

12、的建立，不但需要文书及档案学的专业知识，且需要有较高水平的计算机技术及技巧。对于一个管理自动化系统而言，所建立的数据库的水平，直接影响到系统的应用效果。相对来说，建立传统的目录或卡片则要简单一些。 （ 3 ）检索方法不同传统的管理采用手工检索方法，要检索某一专题的文件或档案，必须采用人工翻阅各种检索工具 ，如案卷目录、专题目录、卷内目录、文件登记表等。 对于管理自动化系统，将检索条件输人计算机后，计算机将自动查找数据库，并将满足条件的所有数据（文件或档案）按要求输出， 其快速方便与准确完全是人工管理所无法比拟的 ，它是文书及档案管理自动化最为突出的优点。 （ 4 ）处理手段不同人工管理系统绝大

13、部分工作都要人亲手去做，管理自动化系统则将相当一部分繁琐的、重复的工作交给了计算机和其他设备去完成 。也就是说 ，人由自己指挥自己去完成任务改变为指挥计算机去完成任务，使人的能力得到了扩展。 （ 5 ）处理方法与效果不同前面已经介绍过自动化系统与人工系统在检索方法上的区别。另外，这两种系统在处理方法与效果上，还有以下不同： 处理速度不同。管理自动化系统的处理速度比人工处理系统要快得多，并且，其处理速度亦基本稳定。但在人工系统中，即使同一个人，在不同的时侯，其处理速度亦相差很远。 灵活度不同。计算机必须严格按软件所提供的步骤和方法去执行任务，要求处理的信息要有一定的结构化程度，即要有固定的格式。

14、对于处理的问题，必须有明确的定义。 所以 ，在管理自动化系统中，对于那些模糊的、无法预料的情况，仍然要靠人工去处理。这是因为，人是靠大脑按经验和常识去处理问题的，有很大的灵活性，而计算机却难以掌握这些经验和常识。4.3.2 管理自动化对文书及档案管理工作的影响从文书及档案管理自动化与传统的管理方式的区别，可以看出管理自动化对文书及档案管理工作有很大影响。首先，是扩展了文书学与档案学的研究领域。管理自动化系统的分析、设计、实施、评价等工作都需要新的理论作指导。这就需要文书及档案管理人员在原有文书学、档案学理论的基础上 ， 应用经济学、管理学、控制论、系统科学、运筹学、行为科学、计算机科学中的许多

15、概念、原理和方法，发展文书学、档案学理论，以适应新技术在文书、档案工作中的应用。比如说，文书及档案数据库的建立，文书及档案的自动检索甘数据的输入与输出等，都是新增的研究范围。其次，是对文书及档案管理工作有了新的要求，比如说，实施管理自动化，首先，必须管理工作标准化、科学化，以适应计算机管理的需要。参与自动化管理的人员，必须对计算机科学有一定的了解，并能熟练地使用计算机。第三，由于信息载体的改变，使文书及档案信息载体所需要的保存空间明显减少。比如说，一张大容量的光盘， 其体积与一张普通的唱片相当，但其贮存的信息，可超过 20 万张纸。在将来，一只皮箱所保存的信息，可以相当于现在一个中等档案馆的水平。再就是，实现管理自动化，使工作效率明显提高。一些繁杂、重复、费时的工作交给计算机处理后， 许多不可能或难以实现的工作都成为现实， 把文书