第2章 Access概述Word格式文档下载.docx

1、从而使Access应用越来越广泛，操作更加简单、方便。2.1.2 Access系统的特点Access是Microsoft Office的一个重要的组成部分，随着Office软件的升级而一次次升级。作为Office软件中一员，Access与Office中的其他软件在窗口界面上相类似，方便了用户快速地操作及制作符合使用要求的数据库系统。其主要特点如下：（1）Access中的文件格式单一 一个Access数据库文件中包含了7种数据库对象，分别是表、查询、窗体、报表、页、宏和模块，而这些数据库对象都存储在同一个以.mdb为扩展名的数据库文件中。在任何时候，Access只需打开一个数据库文件，便可以对各

2、种数据库对象进行操作，使对数据库的管理和操纵更加方便。（2）Access兼容多种数据格式 Access能直接导入Microsoft Office中的其他软件，如Excel、Word等的数据文件，而且其自身的数据库内容也可以方便地在这些软件中使用。Access提供了与其他数据库管理系统的良好接口，能够识别FoxPro等格式的数据。（3）Access具有强大的集成开发功能 Access可以在可视化的界面VBE中用VBA编写数据库应用程序，使用户能够方便地开发各种面向对象的应用程序，达到对数据设计的要求。同时，Access还支持结构化查询语言SQL的设计。（4）Access具有丰富的向导功能 Acc

3、ess有许多方便快捷的工具和向导，如表达式生成器、表向导、查询向导、窗体向导、报表向导等，利用这些向导，可以轻松地创建自己的数据库系统。（5）Access具有Web网页发布功能 Access 2000及以上版本增加了数据访问页功能，通过创建数据访问页可将Access中的数据发布到网络上，在网络上实现共享信息和管理数据。（6）Access具有强大的帮助信息 Access有强大的帮助功能，用户可根据需要随时浏览帮助信息，从中获得帮助。（7）Access各个版本之间具有兼容性 Access 2003可以查看用Access 97、Access 2000、Access 2002编写的数据库，用户不用因为

4、版本的升级而重新设计数据库，使不同版本的用户间可以共享数据库且更加方便。2.2 Access的工作界面2.2.1 Access系统的安装由于Access是Microsoft Office的一部分，在完全安装Office时，Access已作为常用组件默认装入，但是只安装Access常用组件，这种安装对于只是运行Access数据库应用系统的用户而言已经足够了，但如果要应用Access开发设计数据库应用系统，则必须完全地安装Access。对于已安装Office的用户无需卸载原有的Office，只要在此基础上选择自定义安装Access即可。组件添加过程如下： 将Microsoft Office安装光盘

5、插入光驱，将自动执行安装程序，进入下面的工作界面，如图2.1所示。图2.1 Office维护界面 在打开的窗口中，选择“添加或删除功能”单选按钮，单击“下一步”按钮，选定“选择应用程序的高级自定义”复选框，打开如图2.2所示的窗口，选择Access的相应组件，如图2.3所示，并单击“更新”按钮。图2.2 选择安装组件界面图2.3 选择Access组件界面安装完成后，系统给出提示，如图2.4所示。单击“确定”按钮关闭对话框。图2.4 Office完成安装界面2.2.2 Access系统的启动启动Access一般可选用以下几种方法：1方法一从“开始”菜单启动，操作步骤如下：单击Windows桌面任

6、务栏左下角的“开始”按钮；在“开始”菜单中选择“所有程序”选项；在“所有程序”子菜单中选择“Microsoft Office”选项；在“Microsoft Office”子菜单中选择“Microsoft Office Access 2003”选项即可启动Access 2003。2方法二如果在桌面上有Microsoft Access的快捷方式，可以直接双击该快捷方式图标，或单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“打开”命令，即可启动Access。3方法三双击扩展名为mdb的数据库文件，或在扩展名为mdb的数据库文件上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“打开”命令，也可启动Access。此方法同时

7、打开所选的数据库文件。2.2.3 Access系统的退出退出Access通常可以采用以下方式： 单击窗口右上角的关闭按钮。 选择“文件”菜单中的“退出”命令。 使用快捷键【Alt+F4】。 在标题栏单击鼠标右键或单击控制菜单图标，在弹出的菜单中选择“关闭”命令。 打开“文件”菜单，按【X】键。 按【Ctrl+Alt+Del】组合建，打开“Windows任务管理器”窗口，选择“Microsoft Access” 选项，单击“结束任务”按钮。注意：在退出系统时，如果没有对文件进行保存，会弹出对话框提示用户是否对已编辑或修改的文件进行保存。2.2.4 Access的工作环境Access 2003将工

8、作环境分为两个部分：Access主窗口和Access数据库窗口。1Access主窗口Access主窗口主要是提供应用程序的操作范围，与其他应用程序窗口一样，都有标题栏、菜单栏、工具栏、工作区和状态栏等，如图2.5所示。图2.5 Access主窗口（1）标题栏 标题栏位于Access主窗口的最上方，它包含系统控制菜单图标、窗口标题、最小化按钮、最大化按钮/还原按钮和关闭按钮5个对象。（2）菜单栏 菜单是Windows系统里窗口的标准组件，里面存放的是事先已归类好的各种功能。Access菜单包含文件、编辑、视图、插入、工具、窗口和帮助7个选项。需要强调的是，Access菜单栏中的各个功能选项将随着

9、Access的不同视图状态而有所变化，故有时也称之为敏感菜单。Access菜单的敏感性主要表现在：子菜单的内容可变，随当时操作的情况而变化；菜单项的颜色可变，菜单项可有深、浅两种显示颜色，随当时的数据环境而变化，如果某一菜单项当前为灰色，表示它暂时不能使用。Access菜单中使用的符号说明：菜单项名称中带下划线的英文字母,代表该菜单项的热键。当该菜单激活时,键入这些字母就可执行相应的命令,其功能等同于用鼠标单击该菜单项；菜单选项前面有选择标记“”,表示该菜单项提供的功能目前有效,若想使其无效,只需再次点击它即可；菜单选项后面带有省略号“.”,表示该菜单项选中后将打开一个同名的对话框。菜单选项后

10、面标有组合键，代表该菜单项的快捷键，按下组合键直接执行相应的命令，而不必通过菜单操作。菜单选项后面标有符号“”,鼠标指向它时，将弹出一个子菜单。（3）工具栏 工具栏是一个可供选择的“工具箱”，其中的每个按钮都对应着不同的功能，这些功能都可以通过执行菜单中的相应命令来实现，但利用工具按钮更快捷、方便。如果想知道某个按钮是什么功能，只要将鼠标箭头移到按钮上，停留大约两秒钟，就会出现按钮的功能提示。（4）工作区 在工具栏与状态栏之间的一大块空白区域是系统工作区，各种“工作窗口”将在这里打开。（5）任务窗格 任务窗格的功能与菜单栏的功能相同，将相关的操作命令集合在一起，提供了许多快捷的操作。（6）状态

11、栏 状态栏位于屏幕的最底部，用于显示系统正在进行的操作信息，可以帮助用户了解所进行操作的状态。2Access数据库窗口数据库窗口是Access中非常重要的部分，它帮助用户方便、快捷地对数据库进行各种操作。而它本身又包括标题栏、工具栏、对象栏、系统引导提示与对象列表，如图2.6所示。图2.6 Access数据库窗口（1）标题栏 显示数据库名称和文件格式及数据库窗口的3个控制按钮（最小化按钮、最大化/还原按钮、关闭按钮）。（2）工具栏 工具栏包括“打开”、“设计”与“新建”按钮3个工具按钮。使用“打开”按钮可以打开当前操作的7个对象之一，使用“设计”按钮可以修改当前对象，使用“新建”按钮可以创建当

12、前对象的新项目。工具栏还包括4种列表方式（大图标、小图标、列表与详细资料）和一个“删除”按钮。（3）对象栏 对象栏分类列出了Access数据库中的所有对象，对象栏可展开，可收缩。单击某个对象，使其变为深颜色，则标志着当前操作的对象。例如用鼠标单击“表”，窗口右边就会列出本数据库中已经创建的所有表。组：组提供了另一种管理对象的方法，可以把那些关系比较紧密的对象分为同一组，不同类别的对象也可以归到同一组中。当数据库中的对象很多的时候，用分组的方法可以更方便地管理各种对象。需要说明的是，组中的对象只是真实对象的快捷方式，如果删除组中对象，只是将对象在组中建立的这个快捷方式删除了，并不影响该对象及其里

13、面的内容的完整，它仍然存在于数据库中。（4）系统引导提示与对象列表 该区的上部分是系统为用户提供的快捷操作提示，下部分是依据不同的对象，将用户创建的具体操作保存后形成的列表。建议用户查看操作对象的列表时，单击工具栏上的“详细资料”按钮进行查看，详细资料中包括名称、类型创建时间等，并且可以排序，其功能类似于Windows中的资源管理器。说明：用户在Windows窗口启动Access，就打开了Access主窗口，但是用户在操作中要面对的窗口是数据库窗口，数据库窗口是包含在Access主窗口中的。2.2.5 设置自己的工作环境Access允许定义具有个人风格的工作环境，因而每一台计算机的窗口界面都各有特色，可能都不尽相同。工具栏是使用Access的得力助手，由于工具栏中的工具按钮都是对应到菜单中的一项功能，所以只要善用工具按钮就可以节省翻阅菜单的许多动作。工具按钮放得是否恰当，会影响工作效率，用户可以适当地插入、删除或自定义工具栏。1. 显示或隐藏工具栏Access中的工具栏同它的菜单栏一样，随着Access视图状态的