如何高效开会20121113PPT课件下载推荐.ppt

1、因为开会加了多久的班？因为开会失去多少关键时刻？因为开会耽误多少工作？算算看，你一算算看，你一周周内总共：内总共：开会让您小组面对面沟通众多讯息一次交流融合意见凝聚共识分派工作，公平合理但开会也让您工作时间被分割人多口杂，讨论耗时晚上加班没有产能别人发言比自己开口多耽误重要工作或客戶会议成本的计算会议成本的计算1.1.会议的时间成本会议的时间成本2 2.直接的会直接的会议成本成本3.3.效率损失成本效率损失成本小组讨论：小组讨论：会议低效的原因？会议低效的原因会议低效的原因项项 次次原因原因具体表现具体表现（1）时间会议安排在即将就餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2）地点会议地点设在经

2、理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。（3）开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4）主持人的技能会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（5）参会者的技能参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。（6）会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）开会的原因、目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。会议管理流程会议管理流程会中控制会中控制会议前准备会议前准备第二部分：会议管理流程第二部分：会议管理流程会后追踪会后追踪一、会前准备一、

3、会前准备1.1.明确会议举行的目的明确会议举行的目的2.2.合理安排会议时间合理安排会议时间3.3.邀请适当邀请适当的人出席的人出席4.4.准备准备背景背景资资料料5.5.设设定定会议议程会议议程1.1.明确举行会议的目的明确举行会议的目的信息传播共享动员激励问题解决和决策制定2.2.合理安排会议时间合理安排会议时间不要不要迟到到 浪费时间等于浪费生命，浪费别人的时间等于谋财害命！不要随意推不要随意推迟和和变更开会更开会时间打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排，有些人可能因此不能出席会议；还会导致召集部门（人）的威信下降。严格按照格按照议程程进行，不要超行，不要超时1 1、参会人、参会人员

4、的的选择 知情者 决策参与者 执行者 重大关系人 3.3.邀请适当的人参会邀请适当的人参会2 2、预约参会人参会人员找出最适宜所有参会人的开会时间。会议通知（目的、时间、地点）。有用的信息提前发布到公告栏里。提前发放会议资料，让与会者做好准备。会议结束2-3天内，所有与会者应拿到会议记录。4.4.准备背景资料准备背景资料5.5.制定议程制定议程 1.列出团队会议的目标 2.为会议制定规则 3.确定与会者名单 4.确定会议召开的时间、地点和持续时长 5.指定会议角色议程实例议程实例标准化作业流程标准化作业流程推行会议议程推行会议议程会议议题会议议题：如何使用和推行标准化作业流程会议时间会议时间：

5、3月21日（下周一）15：00-16：00 会议地点会议地点：五楼大会议室 与会人员与会人员：作业组各组组长，运营组、质控组全体同事。主持人主持人：区经理记录员记录员：行政助理1、15：00-15：15 标准化作业流程介绍，主讲人区经理2、15：15-15：45 推行方案和时间表，推行过程中可能遇见的问题，与会者讨论。3、15：4516：00 区经理做会议总结，任务分配，并确定检查方法会议资料会议资料：标准化作业流程练习练习请每组制定一个会议议程，写在白板上，并请其他组进行点评。二、会中控制二、会中控制1.开场白开场白欢迎词讲明会议背景及目的宣布会议议程制定纪律规则开场白示例开场白示例 首先，

6、欢迎各位按时与会。近来公司的营运状况因为受到经济不景气的影响,使得本季的营收目标达标率只有70%。因此今天召开会议主要讨论两大问题,第一就是如何刺激原市场的买气,第二讨论新市场的扩展计划。首先将由市场部周厚坤经理为我们说明目前市场状况,再由各位一起讨论,然后各区市场督导会一一提出配合方案,最后由营销部门整合后提出执行方案。本次会议的进行时间预估为1.5小时。希望今天经由在场各位的相互讨论及创意激荡,能够产生一套完整有效的业绩提升计划,大家加油!2.2.会议主持人职责会议主持人职责 营造和谐气氛严格按严格按严格按严格按照议程进行照议程进行照议程进行照议程进行正确总结讨论内容引导发言者解释令人困惑

7、的发言帮助与会者厘清不假思索的想法尊重少数人的意见，避免会中意见一面倒的情况 减少与议题无关的争辩与讨论保持中立态度 会议中的常见问题会议中的常见问题短话长短话长说说独占发言独占发言人身攻人身攻击击时间不足时间不足为反对而反对为反对而反对离题离题争功诿过争功诿过争议争议抱怨抱怨常见问题常见问题小组讨论：作为会议主持人，面对以上问题，您作为会议主持人，面对以上问题，您有什么对策？有什么对策？人身攻人身攻击对双方进行安抚重申议事规则重提主体进行讨论离离题兜一圈切回主题给予肯定再切断话题将离题的议题留置最后再做讨论请他做归纳或替他做归纳事先请将规则讲清楚发言限定时间常见问题的对策常见问题的对策争争议

8、暂停该项议题，容后再议参与第三者的意见将双方意见列表比较进行不记名投票重整双方意见提出新的方案重申共同利益抱怨抱怨同情其不满的情绪归纳其不满的原因寻求解决的方法独占独占发言言主持人制止其行为。说明规则强制执行唠唠叨叨叨叨清楚其具体的想法不要粗鲁打断对发言予以认可时间不足不足选择重要的议题进行讨论。限制发言人数（可事先登记）限制发言时间征求与会人意见，是否挪到下次会议争功争功诿过主持人应制止不当的发言,并给予其适当的肯定。引导组织成员彼此说出对方的优点,让大家都能受到适当的肯定为反反对而反而反对请他提出更好的对策。引导他思考是否有考虑周全不断施压不参与不参与发言言设置暗桩,带动与会人员的热烈参与

9、,有抛砖引玉的效果。主动出击,适时发问,塑造发言机会,且予以正向的肯定与鼓励。有效倾听与良好沟通。案例一：角色扮演角色扮演（5 5）部门计划组织出游活动，召集各作业组组长开会决定活动方式和地点。A组组长郭业宏认为本组新员工比较多，不熟悉上海，想组织大家去外滩和陆家嘴游览；B组组长汤振华认为室外活动应该亲近自然，建议去植物园踏青；C组组长秦苗苗建议组织集体体育运动，增强团队凝聚力。这些不同观点在讨论过程中，争论得比较激烈，眼看讨论时间将近尾声，但与会代表为了充分表达自己的主张，很难“刹车”。每组分别派一人扮演主持人和A、B、C组组长，其他人观察主持人如何应对这种局面?又如何就讨论的问题作总结和决

10、定?小小组发表分享（表分享（5 5）案例二：案例二：分分组研研讨（5 5）你所在的小组正在举行新险种上线测试的阶段总结会议。A在会议中高谈阔论，自以为是；B则唯唯诺诺、沉默寡言；C不断抱怨测试中出现的问题，表现得十分悲观；D总是对他人提出的问题表示出异议，并否定对方的改进意见。如果你是会议主持人，面临与会人员的这种情况，你准备如何应对？小小组发表分享（表分享（5 5）3.3.与会者的责任与会者的责任 发言内容要有组织适时发言一次只讨论一个重点口齿清晰，陈述有力一针见血音量适当解释方式让人易懂口吻要自信在要点处可稍加大音量 4.4.会议记录要点会议记录要点时间地点与会人议题重要发言行动方案会议决

11、策或结论完成时限执行追踪检验会议记录的技巧会议记录的技巧活用5W2H:即what、where、when、who、why、how、how much.掌握主词、动词、形容词明确数字运用关键词列点说明:可了解发言重点,归纳出主题方向一言以蔽之三、会后追踪三、会后追踪会议记录发放执行督促按会议决议追踪检验准备下阶段会议课程回顾课程回顾情景模拟情景模拟第三部分：有效会议的方法第三部分：有效会议的方法高效会议清单高效会议清单1.1.提高会议效率的清单提高会议效率的清单会会议准准备 会议目的明确 与会人选合适 会议地点确定 所需会议资料已经准备就绪并可用 已按时发出会议通知 会议通知应包括如下要点：会议目的

12、 待讨论的日程要点 会议地点 会议开始、结束时间 与会者应作的准备会会议主持人主持人 主持会议 与会议安排在时间上保持一致 鼓励与会者 让与会者充分交流他们的观点 确保不偏题 总结会议要点 确保已做出了决定（谁？是什么？什么时候？）与会人与会人员 按时到会 认真倾听并尽力理解别人的发言 不要打断别人的发言 创造一种开放的、创造性的氛围 清晰地交流，井井有条、切中要点会会议记录 计时考勤 记下谁在何时做了何事 会议结论，行动方案 会后及时下发2.2.情景模拟练习情景模拟练习各各组分分别进行如下背景的会行如下背景的会议模模拟练习（3030）作业小组召开周例会，对本周工作情况做出总结，讨论数件有争议的案件，并布置下周工作。要求包括以下环节：1.会前准备工作（旁白解说）2.会中安排和控制3.问题人物处理4.要求有书面的议程和会议记录其他其他组进行分析点行分析点评