材料采购样品封样管理制度Word格式文档下载.docx

1、 土建公司职责1、核对预算处或房产工程处编制的各类材料的技术标准，是否符合设计要求和国家标准，如对材料的技术标准有疑问或合理化建议的，上报公司总经理进行确定材料的技术标准。2、负责审核材料样品厂家相关资质、检测报告、合格证书、服务承诺书等，对样品实物与资料的统一性进行审核，并对照已批准备案的材料技术标准，确认是否符合要求。3、负责参与封样确认会签，对材料样品封样进行签字确认，直至样品封样后移交给督查处、档案室。4、负责对样品进行检查核对，参与各种进场材料与封样样品的核对、确认工作。第1页，共17页5、负责做好样品移交监督工作。 预算处职责1、负责依据图纸及所选定的预算定额编制各类材料清单，明确

2、各类材料的规范、型号、数量等技术参数与标准。2、负责参与材料样品的选样确认。3、负责审核材料样品厂家相关资质、检测报告、合格证书、服务承诺书等，对样品实物与资料的统一性进行审核，并对照已批准备案的材料技术标准，确认是否符合要求。房产工程处职责1、负责确认各类材料的技术标准，是否符合设计要求和国家标准。2、负责参与封样确认会签，对材料样品封样进行签字确认，直至样品封样后移交给督查处、档案室。3、负责对样品进行检查核对，参与各种进场材料与封样样品的核对、确认工作。 督查处职责1、负责参与材料样品的选样确认。负责根据本制度的规定，接收材料处移交的各类封样样品。2、负责参与封样确认会签，对材料样品封样

3、进行签字确认，并按本制度要求做好样品移交书面手续。3、负责对各种进场材料与封样样品的核对、确认工作。4、负责建立样品库房，建立封样样品台帐，包括材料使用部门、名称、规格型号、品牌、厂家、产地及送样单位联系电话，并保存与封存样品相对应的等各种资料。5、负责样品房库的日常管理。 质安资料处职责2、负责审核材料样品厂家提供的相关资质、检测报告、合格证书等，对样品实物与资料的统一性进行审核或检测，并对照已批准备案的材料技术标准，确认是否符合要求。档案室职责第2页，共17页1、负责根据本制度的规定，接收材料处移交的各类封样样品，并按本制度要求做好样品移交书面手续。2、负责建立样品库房，建立封样样品台帐，

4、包括材料项目名称、名称、规格型号、品牌、厂家、产地及送样单位联系电话，并保存与封存样品相对应的各种资料。3、负责样品房库的日常管理。 财务处职责2、负责参与封样确认会签，对材料样品封样进行签字确认，直至样品封样后移交给督查处、档案室，并按本制度要求做好样品移交监督等书面手续。3、负责监督督查处、档案室是否建立封样样品台帐，包括材料项目名称、名称、规格型号、品牌、厂家、产地及送样单位联系电话，并保存与封存样品相对应的各种资料。三、样品封样工作流程与具体操作内容工作流程具体操作内容1、材料技术标准确定材料采购前，对所需采购的材料技术标准不明确的，材料处经办人负责编制材料技术标准审批表提出材料技术标

5、准建议，并经材料处采购主管、材料处负责人、土建公司、预算处或房产公司工程处审核上报公司总经理审批后，发至材第3页，共17页料处、督查处、财务处、质安资料处、土建公司及房产公司进行备案。2、材料采购招投标材料处根据公司领导审批确定的材料技术标准审批表，依据材料招投标采购管理制度编制招标文件、发布招标信息、开发供应商等材料采购活动，并负责要求供应商提供样品、相应的技术资料、检测报告、合格证书等文件。3、收取样品并进行检测、封样材料处负责接收材料供应商提供的材料样品及产品介绍资料，并负责组织土建公司、房产工程处、督查处、质安资料处、财务处、档案室进行封样，样品一式两份，都必须进行封样。如需要对样品检

6、测的，则材料处、质安资料处负责委托第三方检测机构进行检测后并进行封样。封样操作步聚：供应商经办人员在样品上进行签字确认，对于无法在样品上签字的。供应商经办人员在样品上贴上签字标签。材料处经办人员填写材料样品封样确认会签单，明确样品的产地、品牌、生产厂家以及各项技术参数，并供应商经办人员负责在封样确认会签单进行签字确认，后各处室现场封样人员签字确认。 材料处经办人员负责对样品进行拍照。样品如果是比较小的，能够装入专用的封样袋的，则将样品以及经供应商经办人员和各处室现场参与封样人员签字确认的材料样品封样确认会签单装袋进行封样，并在封口处贴上经各处室封样现场人员签字的样品封条。如果样品是大样的，无法

7、装入指定封样袋的，则直接在样品上贴上经各处室封样现场人员签字的封条和材料样品封样确认会签单。材料样品封样确认会签单与样品封条上的编号必须一致。 4、供应商选择并确定中标材料供应商根据各供应商的送样及报价情况，材料处、督查处、财务处、土建公司等进行再次询价议价，然后材料处依据材料招标采购管理制度编制材料招标采购询价审批表，经各处室汇签后，材料处负责人上报公司总第4页，共17页经理进行审批并确定中标供应商，材料处负责人上报中标价格和中标供应商时，必须将已封样的样品或真实照片一并上报总经理审核。公司与中标供应商签订采购合同时，必须明确供应商所提供的实物必须与样品一致；如不一致的，按合同中约定条款追究

8、供应商的违约责任。5、移交封样样品并办理入库手续材料处负责现场将中标单位提供的封好样的样品、相关资料文件 移交给档案室，移交方、接收方和监督方在书面封样样品移交表上进行签字确认，详细注明样品规格、技术参数等信息。封样样品移交表原件材料处保存，接收方和监督方各留存复印件。封样样品移交表、材料样品封样确认会签单与样品封条上的编号必须一致。另一份封样样品材料处移交给督查处，移交方、接收方和监督方在书面封样样品移交表上进行签字确认。封样样品移交表原件材料处保存，督查处、财务处和土建公司各留存复印件。对于个别计入材料供应商送货数量内的封样样品，必须在移交表上写明。 封样确认会签单原件一式三份，其中两份原

9、件分别装入封样袋中一并移交给督查处、档案室，另一份原件材料处保存，其他处室留存复印件。6、材料进场与封样样品核对验收对于材料进场，督查处验收人员负责带上封样样品，土建公司、材料处、督查处、财务处以及项目部依据材料验收管理制度的规定进行验收，并对照封样样品和实物以及相应的技术资料、检测报告、合格证书、服务承诺书等文件，进行符合性验证验收。对进场材料与样品实物及配件的外观品质、规格型号、颜色等进行验收； 对进场材料的报验资料与样品备案的技术标准进行符合性对比验收。 对进场材料与封样样品的技术和质量标准不一致的材料，验收人员有权拒绝验收，该批材料拒绝使用。对进场材料与样品及报验资料核验后，实物与样品

10、的技术和质量标准一致的予以验收，并办理验收确认手续。7、封样样品的处理第5页，共17页依据材料采购合同，供应商已履行完毕且保质期满后一个月内，材料处提出封样样品处理申请，填写封样样品处理申请单经土建公司、督查处、财务处审核，上报公司总经理审批后，材料处向督查处、档案室办理封样样品移交手续后，材料处负责退还给供应商。对于未中标供应商提供的样品原则上不予退还，如供应商需要退还的，则材料员填写封样样品退还申请单经土建公司、督查处、财务处审核后上报公司总经理审批后，可以退还给供应商。对于失去封存价值，生锈、变质或无法正常使用的且供应商也不申请退还的封样样品，按材料报废管理制度进行报废处理。材料样品封样

11、库房管理1、档案室、督查处分别设立材料样品封样库房或专用保管柜，并进行上锁管理，指定两名人员掌管库房或保管柜钥匙。2、档案室指定专人负责样品封样库房管理，负责建立封样样品出入库台帐，并负责不定期对库房或保管柜内的样品进行检查，并做好相应检查记录，并指定人员签订封样样品管理责任状。3、材料处负责对已移交档案室的封样样品建立台帐。4、财务处负责不定期对档案室的封样样品实物与台帐进行盘点，督查处与档案室每月进行账账核对，财务处、材料处定期不定期进行账实核对。5、档案室必须严格做好库房封样样品的管理，如发生样品缺少或被调换等，样品库房管理责任人将直接开除。四、如遇特殊材料采购无法提供样品或样品无法按本

12、制度规定的内容进行封样的，按特殊情况上报公司领导进行特殊审批。五、本制度材料处负责解释，经公司制度调研与建设领导小级审核董事长审批后实施，修改亦同。原浙中实材制字008号废止，以本制度为准。六、附件附件1 建筑材料采购封样明细表 附件2 材料样品封样操作流程第6页，共17页附件3 材料技术标准审批表 附件4 材料样品封样确认会签单 附件5 样品封条 附件6 封样样品移交表 附件7 封样样品处理申请单 附件8 封样样品出入库台帐 附件9 封样样品管理责任状第7页，共17页第8页，共17页第9页，共17页第10页，共17页附件3：材料技术标准审批表工程名称 材料名称 主要 技术 标准 说明 是否需

13、要 样品 审批意见 材料处 经办人 材料处 负责人 房产工程处负责人 预算处 材料处 采购主管 土建公司 技术负责人 房产公司 总经理总经理 注：本表材料处经办人负责填写并提出建议材料的技术标准，然后分别、预算处、土建公司或房产公司进行审核后上报公司领导进行审批。审批后作为材料处材料招投标采购的依据。第11页，共17页附件4：材料样品封样确认会签单编号： 填写日期：年月 日 工程名称 样品编号 厂家名称 送样单位样品名称 品牌 联系人 产地 联系电话 使用单位 规格型号等技术参数封样验收项目及内容 实物是否完好 其他说明 主要技术标准说明 封样会签 供应商签字 材料处 采购主管 督查处 质安资料处 土建公司材料处经办人 材料处负责人 财务处 房产工程处 是 否 有无 合格证书 有 无 有无 检测报告 有 无 注：封样确认会签单原