会议会务管理培训课件PPT文件格式下载.ppt

1、一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知改地点了为什么不重新通知?一气之下，都回家去了。事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写

2、在请柬上，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？呢？前前 言言会议概论一、会议的涵义一、会议的涵义 会议是会议是“由有关组织

3、召开的听取情况、讨论问题和由有关组织召开的听取情况、讨论问题和布置工作的集会布置工作的集会”。二、办会的涵义二、办会的涵义 办会就是指秘书部门和秘书人员操办会议事项、是办会就是指秘书部门和秘书人员操办会议事项、是秘书工作的基本职责之一。具体包括起草并分发会秘书工作的基本职责之一。具体包括起草并分发会议文件、会场布置、会务接待、会议议题与议题磋议文件、会场布置、会务接待、会议议题与议题磋商、生活安排、会议记录、掌握会议进展和会后贯商、生活安排、会议记录、掌握会议进展和会后贯彻工作等等。彻工作等等。第一节第一节会议的特点作用与种类一、会议的主要特点一、会议的主要特点 、集体性；、集体性；、程序性；

4、、公开性；4 4、规范性。、规范性。二、会议的作用二、会议的作用 1 1、会议体现了民主。、会议体现了民主。2 2、会议交流了信息。、会议交流了信息。3 3、会议统一了集体认识和行为。、会议统一了集体认识和行为。4 4、会议促进了和谐和团结。、会议促进了和谐和团结。三、会议的种类三、会议的种类 1.1.按规模分：按规模分：特大型（万人以上）、大型（上千人）、特大型（万人以上）、大型（上千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。2.2.按性质分：按性质分：法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、外事性外事性

5、 、专题性、综合性。、专题性、综合性。3 3、按时间分：、按时间分：定期和非定期。4 4、按出席对象分：、按出席对象分：联席会、内部会、代表会、群众会联席会、内部会、代表会、群众会.5 5、按召开方式分：、按召开方式分：电话会、电视会、广播会、网络会。6 6、公司常见会议类型：、公司常见会议类型：经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、新产品新闻发布会、联谊会、表彰会。联谊会、表彰会。四、会议的要素四、会议的要素、形式要素：

6、、形式要素：名称、时间、地点、与会人员、会名称、时间、地点、与会人员、会议方式。议方式。、内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作指导思想、议题、目的、任务、作用。用。、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。会议结束、会议决定的贯彻落实。、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设会议经费、会议设备、会议服务设施。施。大家谈 你参加过一些什么样的会议？你你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？是否喜欢这些会议？第二节第二节会议秘书工作的基本任务一、组织的工作一、组织的工作一、组织的工作一、组织的工作 1 1 1 1、协助

7、领导确定会议议题；、协助领导确定会议议题；2 2 2 2、根据议题安排议程、日程；、根据议题安排议程、日程；3 3 3 3、发会议通知，负责会议报到；、发会议通知，负责会议报到；4 4 4 4、对与会人员进行编组；、对与会人员进行编组；5 5 5 5、布置会场，安排座次；、布置会场，安排座次；6 6 6 6、印发会议证件、印发会议证件、印发会议证件、印发会议证件（出席证、列席证、工作证等出席证、列席证、工作证等出席证、列席证、工作证等出席证、列席证、工作证等）；7 7 7 7、负责会议签到；、负责会议签到；8 8 8 8、会中组织和协调；、会中组织和协调；9 9 9 9、会场其他组织和管理；、

8、会场其他组织和管理；10101010、会外的联络和协调、会外的联络和协调、会外的联络和协调、会外的联络和协调（负责与会议有关的邀请、负责与会议有关的邀请、负责与会议有关的邀请、负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织组织组织组织）。11 1111 11、会议的结束收尾工作。、会议的结束收尾工作。二、文书工作二、文书工作 1 1 1 1、会议文书的起草；、会议文书的起草；2 2 2 2、会议文书编写；、会议文书编写；3 3 3 3、会议

9、文书印发及管理。、会议文书印发及管理。三、生活管理工作三、生活管理工作 1 1 1 1、与会人员的食宿管理；、与会人员的食宿管理；2 2 2 2、会议的财务管理；、会议的财务管理；3 3 3 3、会议的交通保障；、会议的交通保障；4 4 4 4、会议的文化活动；、会议的文化活动；5 5 5 5、与会人员的医疗保健。、与会人员的医疗保健。四、安全保卫工作四、安全保卫工作 1 1 1 1、会议的保密工作；、会议的保密工作；2 2 2 2、会议的警卫工作；、会议的警卫工作；3 3 3 3、会场内外的安全保卫工作、会场内外的安全保卫工作、会场内外的安全保卫工作、会场内外的安全保卫工作。会务工作流程图（

10、会前）确定会议主题与议题确定会议主题与议题确定会议名称确定会议名称 确定会议时间与会期确定会议时间与会期明确会议所需设备和工具明确会议所需设备和工具选择会议地点选择会议地点安排会议议程和日程安排会议议程和日程制发会议通知制发会议通知确定会议规模与规确定会议规模与规 格格布置会场布置会场 准备会议文件材料准备会议文件材料安排食住行安排食住行制定会议经费预算方案制定会议经费预算方案 制作会议证件制作会议证件 会场检查会场检查明确会议组织机构明确会议组织机构 确定与会者名单确定与会者名单会务工作流程图（会中）做好会议记录做好会议记录组织签到组织签到做好会议值班保卫工作做好会议值班保卫工作 报到及接待

11、工作报到及接待工作 做好后勤保障工作做好后勤保障工作 编写会议简报或快报编写会议简报或快报做好会议保密工作做好会议保密工作 会议信息工作会议信息工作会务工作流程图（会后）撰写会议纪要撰写会议纪要 催办与反馈工催办与反馈工 作作 安排与会人员离会安排与会人员离会 会议总会议总 结结会议文书的立卷归会议文书的立卷归 档档会议的宣传报道会议的宣传报道 第三节会务工作的 具体内容一、指导会务工作的原则一、指导会务工作的原则 1 1、准备充分；、准备充分；、组织严密；、服务周到；、确保安全。二、会前准备工作二、会前准备工作 1 1 1 1、确定会议主题与议题确定会议主题与议题确定会议主题与议题确定会议主

12、题与议题 确定主题的主要方法：一是要有切实确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对际；议题是对会议主题的细化。会议主题的细化。2 2、确定会议名称、确定会议名称 会议名称一般由会议名称一般由“单位单位+内容内容+类型类型”构成构成,应根据会议的议题或主题来确定。应根据会议的议题或主题来确定。3 3、确定会议规模与规格、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。主题。会议的规模有大型、中型、小型。会议的规格有高档次、中档次和低

13、档次。4 4、确定会议时间、会期、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。5 5、确定会议所需用品和设备确定会议所需用品和设备 （1 1 1 1）必备用品是指各类会议都需要的用品和）必备用品是指各类会议都需要的用品和）必备用品是指各类会议都需要的用品和）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。设备、空调设备、投影和音像设备等。（2 2 2 2）特殊用品是指一些特殊类型的