03会议管理实务(大型活动组织)PPT文件格式下载.ppt

1、如果确需讨论达成一致，一般会采取分组讨论的形式。的形式。从会议的要求上讲：一般大型会议需要营造一个隆重的、正式的会议氛围；除非特别情况，会议中间不以个人意志改变会议形式。从会议的场地上讲：一般用专用的场地（如大礼堂），要求设施齐全，配从会议的场地上讲：一般用专用的场地（如大礼堂），要求设施齐全，配套衣食住行方便，交通便利。套衣食住行方便，交通便利。从会议的日程上讲：一般配合着宴会、文娱活动、参观等活动。从会务的组织上讲：工作重点是会前的筹备和会后的落实。10/27/202267大型会议特征大型会议特征3、大型会议筹备的本质项目管理、大型会议筹备的本质项目管理成本成本质量质量目标目标（加强沟通）

2、（加强沟通）（加强跟催）（加强跟催）（加强控制）（加强控制）时间时间（加强验收）（加强验收）10/27/202278大型会议特征大型会议特征3、会议组织简易流程、会议组织简易流程确定会议主题确定会议主题组建筹备小组组建筹备小组审核主体方案审核主体方案 编写主体方案编写主体方案制定筹备方案制定筹备方案下发主体方案与通知下发主体方案与通知实时跟踪协调实时跟踪协调分工筹备分工筹备验验 收收主体方案全面落实主体方案全面落实效果评估与整改检讨效果评估与整改检讨跟催决议落实及精神传承跟催决议落实及精神传承归档与反馈归档与反馈方案策方案策划阶段划阶段具体筹具体筹备阶段备阶段组织实组织实施阶段施阶段落实评落实

3、评估阶段估阶段公司领导公司领导筹备总协调筹备总协调筹备小组筹备小组10/27/202289大型会议特征大型会议特征5、控制关键点、控制关键点从会议组织的四个阶段来讲：具体筹备阶段和落实评估阶段的任务量比较繁重；从会议组织的具体活动来讲：制定筹备方案和实时跟踪协调是工作重点，组建筹备小组、跟催决议落实和精神传承、效果评估及整改检讨是容易忽视的环节。从会议组织的角色分工来讲：会议效果的优劣主要取决于总协调的流程控制能力和组织协调的能力。10/27/2022910大型会议特征大型会议特征关键行为支持文档前8周前7周前6周前5周前4周前3周前2周前1周前1天前夕当天后1周确定会议内容、主题 召集筹备会

4、议会议纪要讨论总体方案和分方案以及预算总方案初稿子方案初稿与集团领导沟通确认方案方案（预算）定稿明确各项目的详细分工与要求分工表进入实质运作跟踪报道下发会议有关通知会议通知阶段性验收验收单现场跟踪当天分工表会议精神落实会议纪要、传承通知等费用结算费用报销单召开总结与分析会会议纪要文件存档整套档案以八六庆典大会筹备为例，关键控制环节如下：10/27/20221011第二章会议策划实务第二章会议策划实务1、确定会议主题2、组建筹备小组3、编写主体方案4、审核主体方案10/27/20221112会议策划实务会议策划实务1、确定会议主题、确定会议主题会议主题是 的体现，是整个会议的 。常见问题：会议筹

5、备方案多次被领导推翻、筹备将近尾声时被全盘否定。症结所在：没有与领导充分沟通会议主题，或者没有真正达成一致认同。历次八六庆典主题：04年知识、健康、发展 05年企业执行力与持续发展 06年企业文化落地和国际化 会议日程的安排和场地的布置必须围绕会议主题展开。会议目的会议目的灵魂灵魂10/27/20221213会议策划实务会议策划实务1、确定会议主题、确定会议主题会议主题与会场风格：纪念会议座谈会议代表大会工作会议庆祝大会和谐融洽简单实用喜庆热烈庄严朴素隆重典雅会议主题的体现：会标、会徽、桌牌、台幕、标语、邀请函、桌椅布置、花卉等。铁树、棕榈万年青、君子兰富贵友谊长存/万事如意喜庆庄严菊花月季、

6、玫瑰牡丹高洁小练习花语小练习花语10/27/20221314会议策划实务会议策划实务2、组建筹备小组、组建筹备小组（1）原则：临时性、紧密性（2）人员构成：从权责分配上总指挥总指挥/总协调总协调筹备小组组长筹备小组组长筹备小组组长筹备小组组长筹备小组组长筹备小组组长筹备小组成员筹备小组成员筹备小组成员筹备小组成员筹备小组成员筹备小组成员分组方式一般有两种：分组方式一般有两种：1、按照筹备工作内容分，如文秘组、勤务组、会务组等；、按照筹备工作内容分，如文秘组、勤务组、会务组等；2、按照有关活动项目分，如会议组、宴会组、文娱活动组等。、按照有关活动项目分，如会议组、宴会组、文娱活动组等。职职 责：

7、负责活动思路的确定、活动筹备方责：负责活动思路的确定、活动筹备方案的指导和把关、各个项目的验收和评估，案的指导和把关、各个项目的验收和评估，对活动的整体效果负责。对活动的整体效果负责。负责各个项目方案的编写、项目责：负责各个项目方案的编写、项目具体分工和落实、项目成果的总结和汇报，具体分工和落实、项目成果的总结和汇报，对单个项目的效果负责。对单个项目的效果负责。根据项目分工进行有关筹备工作责：根据项目分工进行有关筹备工作的落实，按照进度完成并汇报完成情况，的落实，按照进度完成并汇报完成情况，对单个工作的完成质量负责。对单个工作的完成质量负责。10/27/20221415会议策划实务会议策划实务

8、常见问题：随意指定一个人负责；中途更换责任人；单独一个部门（人）完成全部工作；部分参与者不了解所需信息。2、组建筹备小组、组建筹备小组（2）人员构成：从能力结构上：请有一定职务和权威性的领导担任总指挥（总协调）；选择最有经验的人员、对公司文化理解较深的人员参与到筹备工作中来；调动所有参与者的积极性和创造性，大胆创新；涉及多个部门协作，一定请有关部门人员参与，更加有利于考虑周全。导致效率低下、延误时间、质量不高！10/27/20221516会议策划实务会议策划实务2、组建筹备小组、组建筹备小组（3）小组纪律与要求：听从统一的指挥；按照要求进度完成；以绩效为牵引，合理奖惩；定期参加筹备小组会议，定

9、期汇报；加强协作，提倡主动负责的精神。举例：2006年八六庆典大会组织构成：总 监：胡晓明总 协 调：王景启参与单位涉及：总裁办、董事局办公室、党群工作办公室、文化中心、信息中心、人本中心、安委会、酒店公司、总部物业、控股总经办等单位 10/27/20221617会议策划实务会议策划实务3、编写主体方案、编写主体方案会议方案的概念：会议方案是召开会议之前，对会议如何召开所作的会议方案的概念：会议方案是召开会议之前，对会议如何召开所作的预想性方案，是书面文字材料。预想性方案，是书面文字材料。会议方案的特点：1、预想性、预想性2、程序性、程序性3、请示性。、请示性。会议方案的要素：时间、地点、参加

10、人员、主题、原则、组织保障、会议方案的要素：时间、地点、参加人员、主题、原则、组织保障、主要日程、会议材料、分工方案、筹备进度、成本预算等。主要日程、会议材料、分工方案、筹备进度、成本预算等。案例：2006年八六庆典大会总体方案年八六庆典大会总体方案10/27/20221718会议策划实务会议策划实务4、审核主体方案、审核主体方案主要由集团领导完成，一般从以下几方面进行审核：筹备人员在与领导充分沟通的基础上，按照领导意见对进行会议筹备方案进行修正和完善，完成会议的策划。1、主题思想是否鲜明和突出；2、日程设置是否合理，衔接是否顺畅；3、参加人员是否合理，发言是否恰当；4、成本是否合理，保障是否

11、有力。10/27/20221819第三章会前筹备实务第三章会前筹备实务1、制定筹备方案3、跟踪协调与验收2、下发主体方案与通知并分工筹备10/27/20221920会前筹备实务会前筹备实务1、制定筹备方案、制定筹备方案（1）筹备方案与主体方案相对比：）筹备方案与主体方案相对比：相同点：都是筹备过程的文档资料，共同要素有时间、地点、主题、日都是筹备过程的文档资料，共同要素有时间、地点、主题、日程、进度等。程、进度等。不同点：主体方案是指导性的方案，具有原则性和纲领性，是请示领导主体方案是指导性的方案，具有原则性和纲领性，是请示领导意见和公布周知的；意见和公布周知的；筹备方案更加详细、具体，任务明

12、确、责任到人，是会议操作筹备方案更加详细、具体，任务明确、责任到人，是会议操作的手册和备忘录。的手册和备忘录。关联性：筹备方案是保障会议主体方案全面落实和保质保量完成的重要筹备方案是保障会议主体方案全面落实和保质保量完成的重要工具。工具。10/27/20222021会前筹备实务会前筹备实务1、制定筹备方案、制定筹备方案（2）筹备方案的要素和要求之一时间、地点、主题、参加人员、日程 时间明确到分钟，不厌其详；地点明确到会议室名称（分会场交待清楚），主题清晰（说明有哪些安排是体现主题的），参加人员列出名称和身份（座位和站位图），日程分时间段列出项目和发言人（主持人）。10/27/20222122会

13、前筹备实务会前筹备实务1、制定筹备方案、制定筹备方案（2）筹备方案的要素和要求之二筹备工作分工文秘工作方面大会发言材料的编写：包括方案、通知、主持词、报告、总结发言 、致词等会议主题文字的确定：包括条幅、标语、会议名称等文字确定会议跟踪和记录工作：包括签到、录音、记录、材料发放回收、大 会简报、纪要编写发放等工作筹备过程的秘书工作：协助总协调进行筹备会组织、资源协调、进 度跟催、筹备会纪要编写、信息发布、嘉宾 邀请等。小贴示：重要领导的讲话材料一定要预留小贴示：重要领导的讲话材料一定要预留听众鼓掌的间隔，并与领导沟通，才能达到听众鼓掌的间隔，并与领导沟通，才能达到最佳效果。最佳效果。10/27/20222223会前筹备实务会前筹备实务1、制定筹备方案、制定筹备方案（2）筹备方案的要素和要求之二筹备工作分工会务工作方面会场布置：场内布置关注点主席台、条幅、桌签、分桌、标语、声 响设备、鲜花、绿植等。场外布置关注点安全、车辆停靠、气球、标语、彩旗、植物等会议服务：如饮水设备及服务、卫生间设备、卫生保健、茶点服务、引领服务、礼仪服务等。宣传报道：录音、录像、摄影等。引领问题：04年八六庆典大会 05年八六庆典大会 06年八六庆典大会领导先入