普通发票管理系统操作说明书Word文件下载.docx

1、2、 打印格式调整 223、 通用机打发票（平推式）营改增1+6填开 234、 通用机打发票（卷式）开票打印 265、 广东省出口商品销售统一发票 266、 广东省收购统一发票开票打印 287、 作废发票 298、 开具红字票 30八、 开票常用资料设置 311、货物或应税项目维护 312、客户资料维护 333、设置常用开票备注 334、广东省出口商品销售统一发票设置 34九、 手工票管理 351、一次录入 362、二次录入 383、两次录入对碰 38十、 发票数据导入 39TXT文件格式说明 40十一、 发票数据导出 411、发票数据导出模块各按钮功能说明 42十一、数据管理模块 461、数

2、据查询 462、数据统计 47十三、数据库管理 481、初始化数据 482、数据库备份 493、数据库恢复 49十四、版本、技术支持信息 50十五、技术支持 50纳税人普通发票管理系统使用说明一、系统安装或升级步骤：1、 双击“广东省普通发票管理系统9.exe”进入程序安装界面，见下图：2、 【点击】下一步，程序进入安装路径选择：如果检测到已安装广东省普通发票系统低版本时则安装路径默认为原来路径，不允许用户修改，见下图：3、 【点击】安装按钮进入安装状态，如下图：4、 安装完毕后点“完成”完成程序安装，如下图：二、系统新增或优化功能：1、9时，第一次进入系统后，将会弹出一个“纳税人资料设置”窗

3、口，请准确选择你当前所在的所属城市后点确定。如果选择的城市有误，可以通过“系统设置-纳税人资料设置”进行修改（见下图）。2、 区域选择说明：当用户所属区域选择为“广州市”时，在“系统设置-出口商品发票设置”菜单下多了一项“商品代码库维护”，（见下图一）里面已经导入了海关商品编的相关商品的标准编码、名称、单位、启用时间（商品信息及编码的启用时间）、停用时间（商品信息及编码的停用时间）、等，商品编码库分为左右两栏窗口，左边栏为商品编码族，商品编码族分为三级树状。右边栏是自定义商品信息栏，每一个下级编码都有一个商品，企业可以根据自身的情况去选择对应的编码，再对自己的商品进行添加、修改、删除，添加进去

4、的商品程序自动勾选设置为常用商品编码，同时也可以自定义商品编码的简码，（见下图二）方便在填开发票时查询选用。 （图一） （图二）3、 商品代码库使用：在填开“通用机打票开票（平推式）、（卷式）开票打印”、“出口商品发票开票打印”、“收购开票打印”界面中有多了一列“简码”，企业可以根据自己在“商品代码库”中定义的简码进行输入，系统自动带出相关的商品信息，用户也可以点击项目说明进行选择或手工输入。区别的是“出口商品发票开票打印”品名规格只能通过编码库进行选择，不能编辑。 4、 出口发票填开界面修改内容：加入是必填项的控制，名称的后边带“*”号的为必填项。5、 出口发票打印：新版修正后在品名规格栏加

5、入是商品编码，也就是当发票打印出来时在商品的前边会有一个编码，显示的格式为：商品编码加商品名称，例：。6、 出口商品信息维护贸易方式：贸易方式维护企业只需要找到自己的对应项目，在选择项打上勾就可以了，打上勾的为常用方式，如果一个都不勾选，在填开发票界面贸易方式栏会显示所有固定栏目，见下图：7、 手工发票录入：当所属区域选择“广州市”时，用户的手写发票不能通过原一次录入，二次录入功能界面进行录入，只能通过“手工票管理-手写发票”界面录入，录入时系统同时校验录入记录的商品明细信息， 确保该部分发票采集信息的完整性（见下图）。8、 未开发票作废：“机打票管理-购进发票录入”中增加“作废”按钮。选择需

6、要作废的未开发票记录，点击“作废”会弹出一个窗口，录入需要作废的未开发票号码段， 点“确定”，系统自动登记该未开发票号码为作废记录，金额自动登记为0（见下图）。9、 对手写发票、印有企业名称发票、定额发票在程序里放开了购票使用时间，企业自行根据税务机关售票的有效规定使用时间验旧核销发票。10、 记录分段导出：当用户发票核销导出文件中记录数据超出3000条时，程序自动生成多个dbf文件。名称格式为6位纳税人编码+文件数+第几个文件.dbf（见下图），导出记录中包含发票明细数据。 广州市万鸿计算机科技有限公司 2013年5月31日一、 系统简介普通发票管理系统是纳税人使用的单机企业版发票管理系统，

7、本系统提供了广东省国家税务局统一印制的通用机打发票（包括营改增1+6类行业发票）、省出口商品统一发票、省收购统一发票等发票的开具打印功能，以及普通发票数据（含通用手工发票、定额普通发票等）的录入、导入和导出，发票数据查询统计等功能。系统运行环境：Windows XP或以上。二、 系统流程1、 发票填开使用本系统可开具广东省国税通用机打发票（新增1+6行业分类发票）、省出口商品统一发票、省收购统一发票。基本操作流程如下：1）在“系统维护”菜单中的操作员管理设置操作操作员和权限2）在“系统设置”“纳税人资料设置”模块录入纳税人基本资料。4）可先进入“系统设置”模块的“客户资料维护”、“货物或应税项

8、目维护”、“设置常用开票备注”、“广东省出口商品销售统一发票设置”等模块中录入顾客、商品、备注信息以及广东省出口商品销售统一发票里常用的一些开票信息；5）进入“机打票管理”-首先进行购进发票录入；纳税人从税务机关购买发票后，进入“购进发票录入”模块录入购进的发票记录；发票购进记录保存后，选择对应的发票打印类型，进入“通用机打发票（卷式）开票打印”、“通用机打发票（卷式）开票打印”、 “广东省出口商品销售统一发票”、“广东省收购统一发票开票打印”模块进行开票和打印。6）通过手工票票管理录入并对碰手工发票或定额发票数据。7）通过”数据管理”发票数据导出模块导出发票数据提交税务机关。2、 手工票管理

9、和导出手工发票数据操作流程1）进行手工发票数据采集。手工发票数据的采集可分为下面几种方式： 手工发票数据采集在本系统中录入发票数据的方式进行采集，此采集方式适用（包括手写普通发票、定额普通发票），采集步骤如下：A、 从税务机关购买发票后，进入手工票管理“购进发票录入”模块录入购进的发票记录。B、 进入“手工票管理”模块下“一次录入”和“二次录入”（如果号码段是定额发票，在一次录入和二次录入模块，系统会自动填入开票金额和开票日期）。C、 进入“两次录入对碰”模块，进行两次录入对碰，修改对碰不符或录入错误的数据。 采用导入数据的方式采集普通发票数据。此采集方式适用于使用其他系统开具或录入普通发票数

10、据，以及使用“总局机动车销售统一开票软件”的企业。采集步骤如下：A、 进入“数据管理”“发票数据导入”模块，导入从其他系统中导出来的发票数据文件（具体文件格式见附录说明）或导入从“总局机动车销售统一开票软件”导出的发票数据备份文件。B、 保存导入的发票数据4）进入“发票数据导出”模块，点击“未导出清单”，选择要导出的发票数据后，点击“导出”按钮进行导出。三、 程序的安装1） 双击“广东省普通发票管理系统.exe”进入安装界面，见下图：2） 【点击】下一步，进入安装路径选择，见下图：3） 【点击】下一步，进入安装界面，如下图：4） 【点击】安装按钮进入安装状态，如下图：5） 对使用原普通发票管理

11、系统的用户，在安装过程最后一步程序自动检测，系统自动弹出对话窗口，需要数据迁移的用户请选择“将该系统的基础资料复制到本系统，选择后点击确定，系统自动完成旧系统的数据迁移工作，主要迁移信息包括：发票购买信息、已开发票信息、系统配置信息、产品信息和客户信息等。见下图：6） 安装完毕后点“完成”完成程序安装，如下图： 注：程序的默认安装路径为：C:Program Files广东省普通发票管理系统。四、 功能说明1、 程序的启动双击桌面的“普通发票管理系统”图标（图4-1）启动程序。（图4-1）或者选择“开始-程序-普通发票管理系统-广东省普通发票管理系统”启动程序。或者直接进入安装目录，双击Rece

12、ipt.exe文件启动程序。2、 第一次登陆系统使用用户名admin，密码123456登陆。3、 操作员设置（操作员即用户）1） 进入系统后，选择导航图按钮或菜单“系统维护”-“操作员管理”进入操作员管理界面，如图4-2所示。（图4-2）2） 进入界面后点击新增用户界面如图4-3所示：（图4-3）3） 新增用户：在操作员管理界面（图4-3）点击“新增”按钮，进入操作员设置界面，输入用户名、姓名、密码（需输入两次），双击选择相应的权限后按“保存”按钮进行保存。4） 删除用户：在操作员管理界面，选中需要删除的用户后点击“删除”按钮进行删除。5） 退出操作员管理界面：在操作员管理界面点击“退出”按钮

13、注：admin用户不能删除, 但可以修改admin用户的密码。4、 纳税人资料设置1） 进入系统后，选择导航图按钮或菜单“系统设置”-“纳税人资料设置”进入纳税人信息维护、修改界面，如图4-6所示。纳税人信息维护、修改界面如图4-7所示，部分资料为出口商品统一发票中使用的资料。（图4-6）（图4-7）2） 直接在图4-7的界面输入纳税人的各项信息后按“保存”按钮进行存盘。按“取消”按钮返回系统主界面。3） 注意，一定要确认输入的信息正确无误。纳税人编码12位码，如。税号系统自动校验15、17、18或者20位长度，不符合则不给保存。4） 注意录入完信息按了保存，则不能修改纳税人编码和税务登记号！

14、”保存后这两个字段自动会变成灰色，（图4-8），此时如要修改纳税人编码，必须先进入导航图上的“系统维护-初始化数据”，或菜单栏的“系统维护-数据库管理-初始化数据”模块进行数据初始化，数据初始化会清空所有的数据。详见“初始化数据”模块的说明。纳税人资料设置中填入的资料（特别是纳税人编码）必须正确，否则不能正常开电脑票或导出来的数据是非法数据。5、 用户密码修改（当前使用者密码的修改）进入系统后，选择菜单“系统维护”-“修改密码”进入修改密码界面（图4-9），输入旧密码和两次新密码后按“确认”按钮进行存盘。（图4-9）小提示： 通常使用Tab键或Enter键可以移动光标 由于admin用户权限较大，所以建议第一次使用admin用户登录后修改密码，同时建立普通用户时请注意修改使用权限。 纳税人资料设置中填入的资料（特别是纳税人编码）必须正确，否则可能会导致数据导出非法。五、 购进发票录入当从税务机关购买发票后，要首先在购进发票录入模块录入发票购买信息。1、操作说明5） 点击导航图或菜单栏上机打票管理菜单上的“购进发票录入”菜单进入购进发票录入界面。如图5-1所示：（图5-1）6） 进入购进发票录入窗口，点击“新增”按钮后在上面的列表中进行 购进发票的录入。录入完一项后，按回车（Enter