货运代理海外操作部培训资料SOPWord文档下载推荐.docx

1、MSN :SKYPE:一封邮件将该说的、必须解决的问题一次解决，想在客户前面收到邮件需要及时回复，如果暂时无法处理的，应在邮件后标注小红旗。抄送相关人员。邮件要有主题，便于以后查找。2.快件寄快件一般国内快递找顺丰，有月结协议（对于同行到付，直客预付）。每天上午11.00-11.30（上午要寄件的，请注意这个时间段，否则就赶不上上午的寄件了）和下午下班前会来收两次件。国外快递一般找TNT，合同号：60535，收件时先付款，在快递单上写上工作号，再去财务报销。（有时候也帮客人用DHL 寄件，账号：601519820 ，有8折优惠）海外代理出正本提单的，快递费由代理承担，我们预付，将快递费开进账单

2、。工厂的一般由我们做预付。寄出的快件，将快递号发给收件人并且在JOB SHEET上写上快递号以及日期，以便跟踪。收快件收到快件时，签收人要第一时间把快递单交给快递单上的收件人，若收件人不在，先代签收并妥善保管，待收件人在时当面交接。若收件人请假的，打开快件，若是发票和提单，作登记以后第一时间交财务，并知会收件人。3.电话座位上电话响，需尽快接听。如果人员离开，其他同事应主动代为接听，（*72# 抢接电话）并将电话内容记录在便签纸上及时转告相应同事。4.文件资料正在操作的文件需整齐排列在桌面，以便查找。每一项操作的内容需及时记录在 JOB SHEET上。一个季度整理一次已经结束的单，用订书机订起

3、来，按工作号排列存放在指定文件柜里。5.核销单管理自己用专门的本子记录核销单抬头、核销单号、报关行、开船日期、退回核销单日期、寄送日期、快递号等信息。二、日常工作每天来了先安排当日比较急的付款（上午10:30之前，下午14:00之前向财务JOE 报付款,邮件或者MSN,写明工作号，收款方，付款金额，注意要与系统里录入的金额进行核对）；按操作流程进行各项业务操作，安排拖车、报关、文件、对账等具体操作事宜；价格有更新时需及时报价给代理。整理工厂资料，联系方式，开票抬头，邮寄地址等每周整理一次SHIPPING STATEMENT；定期联系代理比较长走的SHIPPER，看是否近期有出货安排，可提前通知

4、代理；及时更新和整理SHIPPER资料，可定期拜访，以了解是否有其它货物可以委托我们安排；按期查询代理付款情况，并及时跟进催款。及时更新代理资料，联系人资料、工厂信息、特殊要求等信息。三、操作流程及规范1.New Booking订舱如果是代理下过来的格式就用他们的，如果是还没收到代理的邮件，先收到客人的BOOKING，就用下面的格式发给代理确认。Subject: new bkg.-SHIPPER/CNEE/起运港-目的港/柜型/柜量Received booking as below:SHPR:CNEE:NOTIFY PARTY:POL:POD:VOL:TERMS:Goods will be r

5、eady on .The best rate we have is: USD by carrier：Valid to .Pls check and advise which service to use. Waiting for your revert to make further arrangement.确认SHIPPER、CONGIGNEE、NOTIFY PART、船期、起运港、目的港，柜型，柜量，品名（是否危险品，是否在我们合约允许的品名范围内）、重量（是否重柜）、价格等资料是否正确，还应注意客户是否有其他特殊要求，比如目的港免堆存免柜租的要求，比如是否对集装箱柜子有特殊要求等等。根据

6、各订舱公司的要求相应订舱。订舱时要注意所用的订舱合约号、客户资料的保密，一些客户保密的资料要慎重给到订舱公司，并及时确认舱位和放舱时间，尤其在舱位紧张的情况下，一定要追紧放舱。船公司一般是船开前七天放舱。如果遇到舱位有问题或缺柜的情况，建议客户改其他船东。不同船公司不同柜型对重量、体积的规定，见海外部报价表不同船东订舱，见海外部订舱SOP按照代理区分文件夹，子文件夹按照灏东工作号建立，需将H B/L、M B/L、D/N、扫描件等文件统一放入，如ITC/SZH2010000012.放舱填写海外部业务单，确认价格，写在业务单上。拿到舱位后，请仔细核对S/O上内容是否和订舱一致，包括船期，起运港，目

7、的港，柜型，柜量，品名，重量等，如有问题，请及时向船公司修改，修改正确以后再放给客户。S/O给客户时必须注意资料的保密，把该涂抹的文字去掉，包括订舱公司的合约号，名称，联系电话等。S/O给客户以后请电话或者邮件确认S/O是否收到并确认做柜时间。旺季舱位紧张时，一定要及时与客户确认是否做柜，以便我们调整舱位。ENS截止前一天请与客户确认做柜情况。给代理发邮件格式如下：Booking inf. with schedule:（拿到S/O发给shipper后即发）S/O has been released to the shipper , details as below:S/O NO.:VSL/VO

8、Y:ETD:3.拖车询价若客户委托我司安排拖车事宜，请与客户确认好做柜的时间，地点，联系人、联系电话，货物品名，货物重量，报关方式（清关还是转关），确认好客户装柜信息后，向拖车公司询价，询价时需提供装柜地，货重，报关方式以及还柜港口等信息。派车客户确认好拖车价格之后就要向车行派车，制作派车委托书，将S/O和派车委托书一并传给拖车公司。车行会凭S/O去打设备交接单，设备交接单上的信息指示司机提柜和还柜。一般船公司打单时间在上午9点至中午12点，下午2点至下午5：30，周一至周五，部分船公司周六上午可以打单。要注意S/O上的截关时间，如做柜地点较远，做柜时间离截关时间较近，需在派车前向车行特别说明

9、，以免赶不上截关。若是转关的，请务必通知拖车行带司机本，并要三证一致，（行驶证、驾驶证、司机本）。若装柜时有监装人员，需在派车单上特别注明拖车一定要准时到场，以免监装人员在工厂等候。约车的时间要尽早，尤其是旺季的时候要提前询问客户是否需要我司安排拖车，我司也要通知拖车行留车给我司。装柜在预定装柜时间之前向车行索要柜号、封条号、司机手机、车牌号等信息，然后转发给装柜联系人，以便其核对所到拖车是否正确。要随时跟踪车辆情况直至车辆到场。若车辆不能准时到达，要询问时什么原因造成迟到，并确认司机最快能到达工厂的时间，及时向客户和工厂联系说明情况。货物装完，工厂封柜后，应督促司机及时把重柜还进码头，不要中

10、途逗留。并记录司机离开工厂和重柜还进码头的时间，若中间时间过长，请查明延误时间的原因。司机还重柜入场以后，让拖车行及时传真重柜纸给我司，如有过磅要求的，向车行索要过磅纸。可能产生的额外费用派车期间有任何额外费用产生需写在派车单上，以便业务写单。费用一般有：改单费：如果打单出来不是在还柜码头提柜，有些车行可以将打出的单上的提柜地点改回还柜地，这样会产生改单费，改单费一般和异地提柜费差不多。异地提柜费：如果打单出来不是在还柜码头提柜，又没办法改单，车行会收异提费。这两项费用一般在RMB100200。压夜费：一般车行都有限定装柜时长，68小时左右，装柜时间过长车行会收取压夜费，一般是RMB500。过

11、磅费：有时候客户有过磅要求，费用一般是1元-1.5元/吨高速费：拖车一般都是走国道，有时会因赶截关时间等特殊情况走高速公路，具体费用视情况而定，需要车行将票据传真过来。4.入仓如果需要安排入仓的，尽早与shipper确认司机联系方式、车牌号、出发日期、到达日期等信息，将操作通知书和SO发给仓库，注明装箱要求，如拍照、称重等。如果码头缺柜，开舱后需让仓库提前去打单提柜。还柜后将柜号、入仓费填写在业务单上。5.报关如果客户委托我司报关，我们要询问客户装的货物是什么，重量是多少，是否有核销单报关还是买单报关，是否需要做商检等。如果货物有A货，要向客户询问清楚都多少体积是A货，货装在什么位置，进哪个码

12、头，根据这些信息我们向合作报关行咨询是否可以报关，价格是多少。如果报关行不接受此类货物报关，我们要及时向客人反馈。赤湾还柜的需要还柜纸（如需我们安排报关的，需要传真给报关行）如果换商检的，需要将原件重柜纸送到报关行，盐田不需要重柜纸。有核销单报关a.报关资料的准备如果客户有核销单报关，我们要求客户在装货之前把以下资料原件快递或者送至我司：核销单，销售合同（盖章），报关委托书（三联，盖章），装箱单（盖章），商业发票（盖章），商检换证，质检，报关单等（寄资料给我司时，最好让客人多放几张盖章的空白纸）。我们收到资料以后要检查资料是否齐全，内容是否完整，是否有盖章，若缺资料或者没有盖章，要立刻通知客户

13、重新寄过来（蛇口不接受盖章的清单彩色打印版本，所以客户一定要多寄几份盖章的空白纸），不要延误时间以免错过船期。若果资料没问题，请转寄给报关行，随后要确认报关行是否收到资料，资料是否完整，如有问题，及时处理。需记下核销单号、核销单抬头和货值，方便日后查找核销单退回客户。检查核销单上的资料与补料内容是否一致，重量、体积、品名等。b.报关还柜后，立即通知报关行报关。报关资料提交半天以后，向报关行咨询是否放行，如果遇到查柜，要第一时间通知客户，询问所提供的报关资料是否与装箱一致，若一致，督促报关行及早查柜放行。若不一致，要客户把真实的装箱情况告诉我们，操作应把这种情况告知业务员，待商量后再妥善安排报关

14、。若没有遇到查柜，三天以上报关时间，报关行仍不能放行导致柜子延船期产生的费用，报关行应承担（问报关费的时候一定要注意是含仓租的还是不含仓租的）。报关放行以后，向报关行索要报关底单，并转发给客户。c.核销单管理收到核销单要登记核销单号码，抬头以及相应的提单号，柜号，客户名称，一般报关一个月后核销单可以退下来，届时需去财务部查找，并尽快退给客户做收汇和结汇。买单报关买单报关时，只需要提供S/O（船名航次、箱封号）和装箱单（品名、件数、体积、重量、规格），重柜进港后即可以报关。同样，报关资料提交半天以后，向报关行咨询是否放行，如果遇到查柜，要第一时间通知客户，询问所提供的报关资料是否与装箱一致，若一致，督促报关行及早查柜放行。若没有遇到查柜，三天以上报关时间，报关行仍不能放行导致柜子延船期产生的费用，报关行应承担。报关放行以后，及时通知客户。6.录入系统将该票单的信息录入系统。产生的流水号写在订舱资料表上。工作号以开船日期为准，月底时需注意，下月开船的需录入下月的工作号（让CICI预先生成）。1.委托页面产生流水单号、委托单位、收货人，通知代理人，代理，品名，唛头，装货港、目的港、箱型、箱号，船公司，船名、航次，S/O号，预计开船时间和到港时间。2订舱页面：订舱代理（ 船公司的订舱窗口，即一代，也就是我们要付款出去的公司），船公司3.提